人事副档管理规定V2.0(国美-人资-人事003).doc
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国美－人资－人事003《人事副档管理规定》2008-02-01
版本号：
V2.0
附件数：
4
密级：
机密
撰写人：
张红霞
审核人：
决策委员会
审批人：
黄光裕
人事副档管理规定V2.0
目录
1.目的 2
2.范围 2
3.名词解释 2
4.职责 2
5.管理制度 2
5.1总部全体员工及大区和分部授权在总部人员副档的管理 2
5.2大区副经理级及以下、分部门店副经理级及以下人员副档的管理 3
5.3案卷内容 3
5.3.1卷内目录 3
5.3.2招聘资料 3
5.3.3入职资料 3
5.3.4在职资料 3
5.3.4调职调薪资料 3
5.3.5职务任命文件 3
5.3.6异动文件 4
5.3.7考核、评定工作中形成的有关材料 4
5.3.8奖惩材料 4
5.3.9离职资料 4
5.3.10其他应归档的资料 4
5.4员工副档归档时间 4
5.5归档材料的要求 4
5.6人事副档的借阅 5
5.6.1借阅制度 5
5.6.2借阅手续 5
5.6.3借阅注意事项 6
6.工作流程 6
7.注意事项 6
8.附件 6
1.目的
为进一步规范员工个人副档的管理，为公司各级单位提供开展工作的基础依据，特制订本规定。
2.范围
2.1适用范围：
国美电器总部各中心；各大区；各分部。
2.2发布范围：
国美电器总部各中心；各大区；各分部。
3.名词解释
人事副档是指在公司人事管理工作中形成的，记载和反映员工个人经历、基本情况、资历证明及在公司中工作业绩、工作表现、工作变动等文件材料，以个人为单位集中保存以备查考的文字、表格及其他形式的历史记录。
人事档案应真实全面地反映个人全貌，人力资源部门要经常通过相关部门，收集全公司员工的岗位调配、职务任免、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的，反映个人德、能、勤、绩等方面的文件材料，充实档案内容。
4.职责
4.1公司各级人力资源部门应为每位员工个人建立副档，并集中对档案进行收集整理、保管统计、借阅传递等管理工作。
4.2员工个人应按照公司要求及时提供真实准确、详细完善的资料。
4.3档案管理人员应严格遵守阅档保密制度，不得在公共场所及无关人员面前议论副档内容，不得转借给无关人员翻阅；未经审批不得向外公布副档内容。
4.4人事副档的交接和传递必须由档案管理双方亲自交接，并建立副档交接台帐（附件8.1）。
对不能亲自交接的人事副档，必须封好并加盖人事专用章后再邮寄至对方，不得由员工本人或他人代交。
4.5大区/分部人事副档必须由人力资源部门派专人负责保管。
5.管理制度
5.1总部全体员工及大区和分部授权在总部人员副档的管理
总部全体员工副档、大区和分部授权在总部人员（即：
大区经理级（含部门第一负责人）及以上人员及分部经理级（含部门第一负责人）及以上人员（不包括门店店长））的副档由总部人力资源中心统一保管。
大区/分部人力资源部门应按时将经理级人员的副档转交总部。
对于大区经理级（含部门第一负责人）及分部经理级（含部门第一负责人）以上人员的副档，大区及分部需留存复印件。
5.2大区副经理级及以下、分部门店副经理级及以下人员副档的管理
大区副经理级及以下、分部门店副经理级及以下人员副档，由大区和分部人力资源部统一保管。
5.3案卷内容
5.3.1卷内目录
《国美员工人事副档明细》（附件8.4）。
5.3.2招聘资料
包括面试评审表、应聘登记表、简历、学历证明、身份证、资格证书及其他经历及资历证明等资料复印件。
5.3.3入职资料
包括《员工登记表》、一寸免冠照片4张（其中一张粘贴在《员工登记表》相应位置上）；《查询函》或离职证明或个人声明、担保证明文件（需要提供此证明的相关岗位）、背景调查（经理级及以上人员）、经员工本人签字确认的《员工手册确认书》、《录用通知书》、《岗位薪资确认单》和保险通知函，健康检查材料。
各种表格内容应填写完整、字迹清晰，其中家庭地址、联系方式等重要资料必须详细完备。
入职培训后进行的考试和《规章制度学习确认单》。
5.3.4在职资料
员工本人签字确认后的劳动合同文本；员工转正、结束代理期审批表及相关材料。
5.3.4调职调薪资料
工资变动审批表及通知书，提职晋级审批及考核、奖励工资审批表、各种待遇审批表，批复等材料。
5.3.5职务任命文件
审批、考核及通知文件。
5.3.6异动文件
申请文件（公司或个人）、异动审批、异动交接单（含高管人员详细的“工作交接单”）。
5.3.7考核、评定工作中形成的有关材料
5.3.8奖惩材料
5.3.9离职资料
辞退材料、辞职审批、离职审计、离职或离任工作交接清单等材料等。
5.3.10其他应归档的资料
5.4员工副档归档时间
5.4.1对于新入职员工的招聘资料和入职资料，人力资源部门应在员工入职之日起七个工作日内，将与员工个人有关的材料，进行整理、编号、装订，进行归档。
5.4.2其它归档的资料，由人力资源部门相关人员在该事项完成后的五个工作日内，将相关材料装订，存入该员工的人事副档。
以发文形式生成的资料，应在发文日期后的十个工作日内存入人事副档。
5.4.3大区/分部新入职的经理级（含部门第一负责人）及以上人员的副档，应在该员工入职之日起十五个工作日内，将该员工副档邮寄至总部人力资源中心，大区/分部留存复印件以备查考。
5.4.4对于异动员工，在员工异动交接手续完成之日起，由原人力资源部门在十五个工作日内，视情况将异动员工副档（原件、或复印件）邮寄至所到总部人力资源中心/大区和分部人力资源部。
5.4.5对于大区/分部经理级离职人员应做好离职审批、离职交接和离职审计工作并清理个人欠款后，将所形成的文件原件邮寄至总部人事服务部归档。
5.5归档材料的要求
5.5.1归档材料应做到完整齐全、真实、文字清楚、对象明确。
人事副档管理人员应详细审核归档资料是否完整齐全，手续是否完备。
档案资料不是孤立的文件，符合入档要求的档案资料应能够反映事件的来龙去脉，应涵盖申请、报批、审批及回复等整个流程，以备查考。
档案管理员应做好对人事副档的归档与整理、保管与保护、利用与转递工作，保证归档文件材料完整准确。
5.5.2对符合归档要求的材料，应及时详细登记归档；对不符合归档要求的材料，应及时通知形成材料的部门修订或补办，限期报送；定期核查所管理的副档，发现所缺材料，及时登记、补充。
5.5.3人事副档材料的载体和字迹要求。
5.5.3.1纸张要求：
应使用A4复印纸。
宽幅大于A4纸时，可将纸张折成A4纸大小，小于A4纸时，应将其粘贴在A4纸上；原件如为热敏纸质传真件，请勿在热敏传真纸上签批意见，应复印后再在复印后的文件上批示及存档。
5.5.3.2字迹要求：
文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。
5.5.4人事副档组卷首页以《国美员工人事副档明细》为目录，应如实填写，标识副档号码后归档。
5.5.5人事副档案卷编号规则，大写拼音字母（不超过三位）+三位数字（如Z001、LZ001、ZJ001等）。
鉴于各总部、大区/分部、各子公司的具体情况，在不违背档案编号规则的前提下，按照方便查找和检索的原则，自行编号。
5.5.6总部员工本人基本信息发生变化的（如住址变迁，婚姻变更，子女出生，学历、职称等情况的变化），总部员工应在变更当日以书面形式上报人力资源中心，大区/分部经理级（含）以上级别人员信息发生变化的，应由所在大区/分部人力资源部门统一时间集中上报总部，以便总部人力资源中心调整花名册和副档台帐记录。
5.6人事副档的借阅
5.6.1借阅制度
人力资源部门须建立人事档案借阅制度，借阅人必须登记《人事副档借阅台帐》。
5.6.2借阅手续
5.6.2.1总部经理级（含）、大区及分部行政总监及以上级别人员，确因工作需要，可提出副档借阅申请，但须填写《借阅副档联络函》，注明借阅事由、借阅内容、借阅时间等详细内容，经人力资源部门授权领导审核批准后，在人力资源部门登记《人事副档借阅台帐》，档案管理人员方可办理借阅手续。
5.6.2.2人力资源部门依据借阅内容，提供相关资料，在借阅台帐登记后，必须由借阅人本人签字接收。
5.6.2.3借阅人必须在规定时间内亲自归还所借阅的资料，经档案管理人员检查无误后，方可在借阅台帐上登记注销。
5.6.3借阅注意事项
5.6.3.1借阅人必须妥善保管所借阅资料，不得擅自涂改、拆散、抽出、增添、圈画、污损借阅资料，要保持副档的整洁。
5.6.3.2借阅人不得将借阅资料私自转借他人，也不得将资料内容透露给他人。
5.6.3.3未经批准，借阅人不得私自摘抄、复制人事副档材料。
如确需要，必须经人力资源部门授权领导批准后，由人力资源部门人员进行相关内容的摘抄、复制，摘抄、复制的材料由使用单位妥善保存、用毕自行销毁。
6.工作流程
无
7.注意事项
在归档的材料中，凡规定要同本人见面的材料（如考评结论、异动、工资定级、处分决定或意见等）应有本人的签字；出具意见方同样应有盖章或相关领导及授权领导签字。
8.附件
8.1人事副档交接登记台帐
8.2人事副档交接明细
8.3档案确认函
8.4国美员工人事副档明细
第7页 共7页
内部资料严禁外传违者必究
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