致远互联协同oa系统行政事务管理解决方案.docx
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致远互联协同oa系统行政事务管理解决方案
致远协同管理平台
整体解决方案
之业务篇_行政事务管理
北京致远互联软件股份有限公司
2018年9月17日
1行政事务管理
1.1概述与分析
企业组织架构中，必不可少的部门即为行政部门。
该部门不仅为公司的正常运转提供了服务平台，而且为公司的所有活动提供各种支持和服务。
一般说来，企业设立行政管理部门的初衷往往是将主营业务（研发、生产、销售等）之外的事务性工作剥离开来，使得企业的管理者能够集中精力做主营业务，随着企业的逐步发展和壮大，此为广义的行政管理；我们又从行政中分离出市场、财务、人力资源、客户服务等专门机构，所剩下的事务即为狭义的行政管理。
行政工作的最终目标是通过各种规章制度和人为努力使部门之间形成密切配合的关系，使整个公司在运作过程中成为一个高速并且稳定运转的整体；用合理的成本换来员工最高的积极性，以提高工作效率，完成公司目标发展任务。
在企业发展壮大的过程中，行政管理工作发挥着不可替代的作用。
它好比一支精良军队的后勤部门，确保前线工作者可以无后顾之忧地往前冲刺。
行政管理主要有管理、协调、服务三大功能。
管理是主干，协调是核心，服务是根本。
总而言之，行政管理的实质是服务。
1.1.1行政管理体系概述
企业的行政管理体系可以说是企业的中枢神经系统，它是以总经理为最高领导、由行政副总分工负责、由专门行政部门组织实施、操作，其触角深入到企业的各个部门和分支机构的方方面面的一个完整的系统或网络。
它的作用就是承担着企业的全部行政管理工作，推动和保证着企业的研发、生产、市场、销售等几大业务顺利、有效地进行并确保相互之间的协调。
1.1.2行政管理体系组成
专门的企业行政管理部门（通常成为办公室、总经理办公室、行政部、综合管理部之类）担负着企业行政管理的组织实施、具体操作。
行政事务管理体现的有以下两个方面：
一、对行政事务的综合性管理：
具有较强的协调性、中枢性和业务性，主要包含有：
●行政制度建设及纪律监督；
●文书档案管理（文书撰写与发文管理、文件收发、报刊信函收发、文书归档管理、图书管理）；
●印章及资质、证件管理；
●会务工作管理；
●公共关系管理；
●接待预订服务；
●……
二、行政组织的物质性资源供给与配置管理：
具有较强的保障性、服务性和社会性，主要包含有：
●车辆管理
●资产管理
●耗品管理
●名片管理
●……
1.1.3如何全面提升行政工作
首先，必须加强服务意识。
服务意识增强是做好行政工作的基础。
和其它工作比较起来，行政工作更需要强化服务意识，努力提高服务水平。
因为，行政工作的价值和意义就在于为全公司提供保障和服务，这也是行政部门之所以存在的价值。
其次，实施规范化管理，通过制度、流程和表单来实现行政工作的有序开展。
1.加强企业行政管理的制度建设，制度的功能在于规范和约束行为，为此加强制度建设将有利于规范和约束后勤工作，使保障工作有章可循、有法可依，也使得今后的保障工作更加程序化和规范化；
2.全面实行流程化管理。
行政工作总是千头万绪，制度只是基础，行政上的许多环节需要靠流程来实现，流程的好处在于它能够简单明了地说明工作的关键点，做到“分工清晰、权责明确”，使行政的各项工作条理清楚，有利于工作效率和工作质量的提升；
3.加强表单管理，表单即为承载事务信息的载体，通过工作流程与表单相结合，落地行政管理，同时可实现工作过程追溯，责任到人。
综上所述，通过办公自动化的方式实现行政管理是最有效和必不可少的途径。
它可以实现广泛、全面、迅速地搜集、整理、加工、存储和使用信息，使企业内部人员能够方便快捷地共享信息，高效地协同办公，从而达到提高行政效率的目的。
1.2方案与框架
行政办公管理是现在成功企业有效运作的有力保障，其内容就是对办公室所构成的如车辆、办公用品、机器设备、会议室和各种流程审批等日常办公事务进行计划、组织、指挥和控制的活动，其目的在于实现包括制定计划、合理分配、组织实施、指挥协调、监督控制诸环节在内的整个过程的总体目标优化。
做好行政办公管理工作，能够有效地提高办公室运作效率，最大限度地发挥行政办公的作用实现办公室自动化的工作目的。
致远行政事务管理解决方案主要从行政行为的角度出发，对行政权力进行综合的管理，通过工作流程管理机制规范行政行为，通过车辆管理、耗品管理、设备管理、会议管理等来统一管理和合理分配办公室所管理的各种事务，实现客户价值的最大化。
应用框架如下图：
1.流程审批
流程审批是制度化刚性流程的具体应用。
企业在经营和成长过程中，逐步会沉淀下很多规章制度，其中包括各种纸质表单、流程规范、数据规范、岗位说明、权限等，制度的形成、推广和优化过程，也是规范员工行为的过程，是实现内部协作分工的过程、是规范岗位操作、从人治向法制逐步进步的过程。
但是逐步累积起来的制度和规范汗牛充栋，员工根本没有办法完全学习和掌握；规章制度的优化和调整后，很难实时的将最新版本传达到每位员工，因此制度的形成、推广和优化过程难度很高，使得制度不能有效落地，大部分员工对制度的掌握仅限于考勤、例会等频繁使用的制度。
通过工作流的实施和应用，可以帮助企业规章制度和管理规范有效落地。
行政管理中涉及到的流程审批应用，如票务预订、会议的发起及会议室的预定、信息发布审批流程、车辆申请流程、印章使用流程等，通过电子化的工作流程简化了之前流程人工复杂的审批过程，只需要发起相应的流程、根据表单填写好内容就可以按照设计好的流程图进行一步步向下流转直到流程审批结束，大大的提高了行政办公的效率。
流程审批在易用性方面，通过个性化授权，可以将常用的流程推送的个人门户，方便调用；通过制度、表单和流程的集成，可以使得员工通过流程免除学习和培训，轻松掌握和运用企业的制度；
在用户体验方面，提供了从设计、应用、维护到门户展现全程的图形化自定义，通过自定义规范、自定义表单、自定义流程、实现企业流程地图的轻松设计；
在工作流的适用性上，不但可以做到表单样式的灵活设计，还可以在表单中实现字段计算、合计、二维表等特殊应用；不但支持流程的刚性规范，还可以支持流程根据职务、天数、金额、字段等各种条件进行流程走向判断；不但支持表单流程的集成，还支持同一流程在不同节点展现不同的表单，支持子流程触发技术。
2.会议管理
行政办公基础管理工作中，最常用的管理手段就是会议，通过会议完成政策的上传下达、工作布置、统一思想、群策群力等任务，但是会议组织、会议过程、会议执行等不同的阶段往往存在种种原因，导致会议冲突、会而不议、议而不决、决而不行，从而严重影响了会议的效率和效能。
因此通过会议管理的应用，可以有效地提高会议室管理、会议服务管理、会议组织管理、会议议程管理、会议决议管理的效率。
3.车辆管理
企业拥有一定数量的车辆，车辆的管理成为日常事物中的一项重要工作。
本系统要实现集中管理车辆的基本信息、运营、维修、事故、违章等一系列信息，有效跟踪管理每台汽车的使用状况，提高工作效率，使企业车辆管理更加科学、更加规范。
4.资产管理
在行政办公中，广义的资产泛指所有用于办公室工作的设备和器具，这些设备和器具在其它领域也被广泛应用，包括电话、小型服务器、计算器等。
狭义的概念则指多用于办公室处理文件的设备，如传真机、打印机、复印机、投影仪、扫描仪等，还有台式计算机、笔记本、考勤机、装订机等。
资产管理主要针对企业的办公设备信息进行登记、申请和审核、资产维保及资产统计等。
5.耗品管理
耗品管理主要对各企业内部的办公用品进行采购、领用管理，对分支机构及部门内部办公用品的费用分摊以及分支机构、部门内部领用的数量进行统计。
方便对各种物品的采购入库、领用登记，归还登记的统一管理，提高管理的效率。
1.3功能与模块
1.3.1会议管理
会议管理提供一组以会议为中心的资源管理，包括会议室查询、会议室预订、会议室管理、会议安排、会议通知、会议查询、人员查询、会议纪要、会议归档等功能。
用户可通过系统提供的功能，根据实际需要安排会议以及对会议记录等进行综合管理，查看会议情况，如出席情况、会议纪要等等。
致远互联协同办公管理平台对会议的全过程实现智能化管理，适用于办公室对于会议进行统一组织及管理。
会议管理的功能包括会议室资源预约、会议通知、与会应答、会议纪要等。
平台拟提供会议资源的登记处理，登记信息中涵盖了会议室名称、会议室地点、状态、会议室设备、是否需要审批，可容纳人数等基本信息。
如图所示：
平台提供图形化的会议室申请界面，直观展示会议室占用状态，申请时间冲突自动提醒。
用户只用拖动鼠标，即可完成会议室的申请，如下图所示：
会议室申请完毕后，由会议发起人发起会议通知，设定与会人员，支持会议准备文件上传，示意图如下：
所邀请的与会人员的处理状态实时感知，便于及时统计。
同时被邀人员可以在回执时上传附件和关联文档，协助办会人员搜集整理会议准备资料，从而为成功举办会议提供保障。
一旦对会议邀请做出同意回执，则该会议会自动进入员工日程，在看板中显示，如下图：
支持会议提醒，查看会议及相关内容，进行会议回执。
1.3.2车辆管理
行政车辆管理应用具有以下特点：
1.车辆的信息清晰明了，保险、检验、维保、违章与事故等信息全记录。
2.车辆的使用过程明确，用车从申请到审批到派车到记录，记录从里程费用到维修保养到保险理赔到违章事故，期间随时查看车况、费用、油耗等关注点。
3.车辆在运行使用中产生的各项费用都完整保存，轻松获知每个车辆、每个年度、每个部门等用车的费用。
4.不仅管理车辆，还管理驾驶员，管理者能清楚掌握驾驶员的情况，可驾驶的车辆、能否出车、出车时间的长短等都一清二楚。
5.车辆管理者、驾驶员能收到相应的提醒、预警（保险、年检等），在系统的要求下不遗忘相应的工作。
6.移动端界面简洁友善，员工申请、管理者审批、驾驶员记录都非常方便，如此驾驶员通过移动端可以随时随地按规范要求录入车辆运行过程中的信息数据。
7.操作智能化，切实落实企业的管理规章制度，按需生成各种报表;功能可以方便地进行适应性更改，并与其他业务管理应用进行对接，从而随企业的发展而发展壮大。
1.3.2.1车辆信息
由于权限不同，车辆管理人员和非车辆管理人员的所操作的功能存在差异，下同。
（1）基础信息录入：
录入车辆的行驶证、购置、维保、使用范围、保险等方面的信息，以及行驶证、登记证书、保险单和车辆的图片。
在该页面中，既可以新录入车辆的信息，也可以修改数据库中已有车辆的信息。
填写车牌号后，系统自动识别车辆是否在数据库中，录入新的车辆信息需填写全部内容，而调整现有车辆的信息则根据用户的选择来填写。
（2）综合信息录入：
综合信息录入主要用于录入车辆的检验、保险的相关信息。
（3）查看车辆信息：
进入车辆信息列表查看车辆的信息，供非车辆管理人员使用。
（4）车辆信息浏览：
进入车辆信息列表查看车辆的信息，这里可进行添加备注、导入导出车辆信息列表、删除车辆、批量刷新等相关操作。
（5）车辆综合信息统计：
统计各个车辆的里程读数、历年费用、实用里程、实加油量情况。
1.3.2.2车辆使用
（1）用车申请:
申请人在填写了“单位”、“部门”、“用车时间”后，可以预约车辆。
选择预约的车辆后，可查看该车近期的预约情况。
派车人员处理时，根据实际情况安排，未派车填写相关原因，选择车辆与驾驶员后，系统自动填写派车日期时间。
车牌号选择后，若系统中设置了尾号限行规则（根据各地的交通管理要求设置），则系统根据填写的用车开始日期给出提示（默认提示为“该车在预计用车首日限行”）。
用车结束后，车辆驾驶人员需填写实际用车的日期时间、里程、费用等相关信息，若用车期间有加油的，系统自动生成“车辆使用费用录入”录入流程并推送到该驾驶人员的待办事项中。
（2）车辆外借:
车辆外借用于单位将车辆借给外单位或个人使用。
这里将记录外借期间本单位要承担相应费用情况、借车审批情况，车辆管理人员处理借车和还车的情况。
借车时和还车时，车辆管理人员均需核对填写车辆里程读数、车况等，本单位要承担费用时还需在还车时填写相关费用信息。
若借车期间出现违章，则系统自动生成“违章与事故处理”流程推送到车辆管理人员的待办事项中。
（3）车辆使用情况:
供车辆管理人员查看当前车辆使用的状态情况，并可进行添加备注、导入导出车辆使用信息、批量刷新等相关操作。
（4）查看车辆使用情况:
供非车辆管理人员查看当前车辆使用的简明信息。
（5）车辆预约情况:
供车辆管理人员查看车辆的预约情况，并可进行删除、导入导出等相关操作。
（6）查看车辆预约情况:
供非车辆管理人员查看车辆的预约情况。
（7）申请用车与派车情况:
供车辆管理人员查询用车申请获知派车情况。
（8）车辆实际油耗查询:
供车辆管理人员按车分年度查询车辆的实际油耗情况。
（9）各部门用车统计:
供车辆管理及相关人员按部门统计使用车辆的里程、分项与合计费用。
1.3.2.3车辆维保
（1）维修保养审批：
车辆维保分为“保养”和“维修”两类，填写的内容有所区别。
审批完成后，车辆管
理人员根据审批意见安排维修。
当维修超过2天时，可将维保期间车辆状态调整为“暂停使用”，这样维修期间申请用车时将无法预约正在维保的车辆。
维保的经办人在维保完成后，需填写相关的内容，记录保险理赔情况（报保险维修车辆的情况下），下次保养的预计日期（限保养时）以及事故责任人需承担的维修费用（人为造成事故且有责任人的情况下）。
（2）车辆维修保养查询：
供车辆管理人员查询各个车辆的维修与保养情况。
1.3.2.4违章事故
（1）违章事故处理:
车辆违章与事故的类型分为“违章”、“单车事故”、“双车事故”、“多车事故”四种，
类型不同则填写的内容也有所不同。
在手机端安装了M1且能上网访问协同的情况下，若出现车辆事故，当事人可即时发送相关信息与图片（通过手机拍照）处理。
车辆管理人员根据实际情况填写责任人员、经济损失等，确认需要维修后，系统将自动生成“车辆维修保养”流程并推送到车辆管理人员的待办事项中。
审批完成处理结束后，车辆管理人员填写相关结果，如处理日期、理赔情况、责任人承担罚款与赔偿情况、本单位承担罚款与赔偿情况等。
若违章或事故的责任人为登记备案的驾驶员（即在系统中录入信息的驾驶员），则相关违章或事故信息将存储到该驾驶员的信息中，作为其绩效考核、奖惩的依据。
（2）违章与事故处理情况:
供车辆管理人员查询各个车辆的违章与事故处理的情况。
1.3.2.5车辆费用
（1）车辆使用费用录入：
供车辆驾驶员录入加油的费用，车辆管理人员录入使用费用（针对领导自驾车辆或无专人管理的车辆等情况）或加油卡充值费用等。
在加油信息中，若填写了加油充值卡使用金额，则系统自动扣减加油卡的余额并将此次加油记录存到对应的加油充值卡信息中。
录入加油卡充值信息时，可针对新购卡情况和对已有油卡充值情况，系统自动提示操作者需要填写的内容，填写完成后系统自动存储新油卡信息或增加已有油卡的余额。
（2）车辆实际费用查询：
供车辆管理人员查询本单位实际支付的各个车辆的相关费用。
（3）加油充值卡新车型：
供车辆管理人员查看加油充值卡的相关信息，并可进行修改（如加油充值卡的保管人等）、导入导出、删除等相关操作。
（4）查看加油充值卡信息：
供加油充值卡的保管人（通常为驾驶员）查看本人报关的加油充值卡的相关信息。
1.3.2.6驾驶人员
（1）驾驶员信息：
供车辆管理人员录入、修改、删除驾驶员的信息，并可进行导入导出等操作。
（2）查看驾驶员信息：
供非车辆管理的人员查看驾驶员的相关信息。
（3）驾驶员出车统计：
供车辆管理人员、人力部门人员按驾驶员、按年等统计驾驶员出车的里程、费用等情况，以核算其出车补贴或作为其绩效考核的依据。
1.3.3行政资产管理
资产管理应用主要有以下特点：
1.覆盖资产的申请购买到报废报损或馈赠转让的全过程，期间的任何环节、流转、审批的全部信息都完整记录。
2.所有员工都能使用并参与资产管理，信息来源既广泛又直接。
3.资产的相关数据在流程处理过程中自动生成、悄然记录、有序流转，历史信息也加以保留。
4.资产的管理责任得以明确，使用情况反馈更加及时，确保维保认真执行，损坏后厘清赔偿责任；管理责任贯穿员工在职期，不因其岗位职务变动而消失；员工离职时资产交接变得清晰，避免形成糊涂账。
5.操作智能化，切实落实企业的管理规章制度，按需生成各种报表。
6.自动向资产管理者发出预警（如质保期将结束），避免因遗忘而导致工作缺失。
7.通过移动端可以方便地进行资产盘点。
8.功能可以方便地进行适应性更改，应用可以随企业的发展而发展壮大。
1.3.3.1资产购置
功能说明：
1.申购：
员工可以根据工作需要申请购买资产，其所在部门审批后由资产管理部门（如行政部、办公室等）查看所需资产的库存情况，然后做出部分或全部新购与调配调拨的意见。
有调配调拨时，系统自动生成调配调拨的流程并推送到申请人的待办事项中（申购单自动嵌入）。
有新购时，由采购部门进行询价与采购，完成后由资产管理员进行入库操作，系统会自动生成多个资产信息录入流程并复制新购资产的相关信息（名称、型号规格、单价、数量等）到《资产信息录入单》，由资产管理员填写以入库。
2.信息录入：
资产管理员填写设备的相关信息，分资产个体（单种资产可存在多个个体）录入，系统自动生成各个资产个体的编号和ID编码，并保存到资产档案信息中（未领用前资产状态为“闲置”）。
3.领用：
员工列出所需的资产申请领用（可自领和代领），设备管理员从资产库中选择相应的闲置资产，填写领用部门和领用人，审批完成后办理领用并记录，之后系统自动存储相关信息到资产档案的“资产使用状态记录”中并生成《资产标签打印单》推送到资产管理员的待办事项中（直接打开后打印）。
1.3.3.2资产信息
功能说明：
1.资产档案：
存储资产的基础信息和其他信息，存储资产的使用状态记录、信息变更记录、维修保养记录。
通过资产档案可以输出资产盘点表、资产使用情况、资产维保情况等信息供资产管理人员使用。
系统通过资产档案可以向资产管理人员发出质保期即将到期等预警。
2.资产信息调整：
由资产管理人员修改资产档案中的错误或更新资产的相关信息。
3.资产标签：
由资产管理员选择资产，系统即自动生成所选资产的标签，然后打印即可。
1.3.3.3资产维保
功能说明：
资产维保：
员工可以根据资产的状况说明原因和上传照片后申请对资产进行维修或保养，其所在部门审批后由资产管理部门查验资产有无人为损坏并厘清责任，若因员工人为损坏导致维修则由资产管理部门注明需要员工承担的费用。
审批完成资产维保后，资产管理部门记录维保的具体日期与情况，填写无法维修需要报废报损的资产数量，完成后系统自动将维修保养信息存档到资产档案的“资产信息变更记录”中。
若存在报废报损的情况，则系统自动生成资产报废报损流程并推送到资产管理人员的待办事项中。
1.3.3.4资产变更
功能说明：
1.调配调拨：
资产调配调拨由资产管理部门处理，审批完成后，由资产管理员填写调配调拨后的现使用部门、现责任人和交割记录等信息，完成后系统自动更新该资产个体在“资产使用状态记录”中的使用部门、责任人等信息，调配调拨情况将存储到资产档案的“资产信息变更记录”中。
2.报废报损：
员工可以根据资产的状况说明原因和上传照片后申请对资产进行报废报损，其所在部门审批后由资产管理部门查验资产有无人为损坏并厘清责任，若因员工人为损坏导致则由资产管理部门注明需要员工承担的赔偿。
审批完成后资产管理部门处置资产，记录处置的具体日期、回收残值等情况，完成后系统自动更新该资产个体在“资产使用状态记录”中的相关信息并将报废报损信息存储到资产档案的“资产信息变更记录”中。
3.馈赠转让：
员工可以申请对资产进行馈赠转让，审批完成后资产管理部门交接资产，记录交接日期、转让金额等情况，完成后系统自动更新该资产个体在“资产使用状态记录”中的相关信息并将馈赠转让信息存储到资产档案的“资产信息变更记录”中。
1.3.3.5资产查询统计
系统为用户提供了强大的查询统计功能，可按照用户需求生成各类统计报表，为组织的资产管理提供有力的支撑。
●领用记录查询
资产管理人员可针对部门或者人员查询其领用固定资产的记录，在盘点组织固定资产，人员发生岗位变动或离职时，尤其有用。
●维保记录查询
针对组织内部的固定资产，在使用期限内可能需要进行维修保养，在需要时，可随时对某个固定资产的维修记录进行查询，也可进行全局查询。
●报废资产查询
通过报废资产查询功能，可快速查询某一个周期内报废资产的记录。
●资产状态查询
资产状态查询可帮助固定资产管理人员快速查询固定资产的总体状态，是否被领用，保管人是谁，领用时间等均可一目了然的呈现。
●部门资产查询
可帮助管理人员快速查询或统计某一个部门所拥有的固定资产数量，类别，名称及资产金额等信息。
1.3.4耗品管理
耗品管理主要是针对企业的易耗品的入库、领用、库存等情况进行管理，完成企业对低值易耗品日常业务的采购入库、退货、领用、退库、盘点、往来账款等管理工作。
全面反映易耗品的采购情况、领用情况、损耗情况、以及人员和部门的领用情况。
同时借助功能强大的查询及报表功能使管理人员能及时、准确地了解所需信息，为企业的决策提供了正确、便捷的支持平台。
帮助企业更有效、更全面地管理低值易耗品。
1.3.4.1耗品维护
耗品维护可创建用品库，并授权管理员和适用范围，授权的管理员可以发放该库下的用品，授权范围的人员可以申请该库下的用品。
用品登记页面：
点击登记可登记用品，支持批量导入。
没有归还的用品，不能删除。
审批流程设置：
设置申请审批的节点和人员，同车辆的审批流程设置。
入库记录：
可查询当前登录人管理的用品库下用品的入库记录，并能导出打印。
预算维护：
系统针对于每个部门的耗品年度预算进行录入和维护。
1.3.4.2耗品申请
申请人进入用品申请页面，点击申请，弹出申请填写单。
该申请单中自动与申请人所在部门的办公用品年度预算关联，在部门预算允许的范围内可继续完成信息编辑，否则弹出提示信息。
编辑信息后，点击提交，则申请成功。
申请时，只能选择自己有权限使用的用品。
审批流程节点人员进入用品审批页面，选择该申请记录，进行审批处理，选择通过，则记录走向下个节点，选择不通过，则记录回到申请人，状态为审批不通过。
最后一个节点审批通过后，记录走向用品管理员。
耗品管理员进入用品发放页面，选择该申请记录，进行发放处理，选择发放，则记录状态为已发放，选择不通过，则该记录状态为发放不通过。
发放时，发放量不能高于申请量。
发放后，耗品管理员可在发放记录页面，查询各用品的发放记录。
1.3.4.3统计查询
用品统计：
统计当前登录人管理的用品库下用品的使用记录。
领用统计：
统计当前登录人管理的用品库下用品被领用的记录，可按照部门、人员统计。
1.3.5日常办公
1.3.5.1票务预订
行政部的日常办公涉及到为公司员工进行票务预订，当出差人数、频数增多时，势必会对行政人员带来很大困扰，因此，致远与携程携手，为企业提供工作及差旅的统一业务管理入口，通过携程商旅的优质商旅服务产品最终实现业务落地的一站式的平台与服务。
具体内容如下：
1.员工发起出差申请,并创建出差申请单，在申请单中标注出发/目的地，以及时间等内容；
2.流程至领导审批节点，当审批通过后，员工便可进行机票预订；
3.员工在PC端单点登录携程订票：
在首页空间打开携程商旅，选择本次出行单；
4.携程根据时间筛选出符合要求的航班，员工确认后填写相关信
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