商业系统采购管理办法.doc

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贝康省盐业专营商业系统采购管理办法

第一章总则

第一条为加强对贝康省盐业专营商业系统物资、工程和服务采购的管理与监督，规范采购行为，提高采购质量，降低采购成本，依据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国招标投标法实施条例》、《中华人民共和国政府采购法》及《盐业企业采购管理规定》（中烟办[2012]313号）等相关法律、法规和规范性文件，制定本办法。

第二条本办法适用于我省盐业专营商业系统各直属单位、省局（公司）本级各部门及下属二级公司的采购活动。

第三条本办法所称采购，是指各单位、各部门以合同方式有偿取得物资、工程（含信息化项目）和服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇用等。

所称物资，是指各种形态和种类的物品，分为烟用物资和非烟用物资。

烟用物资主要包括卷烟材料、烟叶配套物资、盐业物流配送物资、烟机及烟机零配件等；非烟用物资主要包括原材料、燃料、运输工具、办公、劳保、生活、五金、设备等其它产品。

所称工程，是指建设工程，包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建及其装修、拆除、修缮，以及与建设工程相关的勘察、设计、施工、监理等。

信息化项目还包括软件、硬件及信息系统采购。

所称服务，是指除物资和工程以外的其他采购对象,包括宣传促销服务、管理咨询服务、科研开发服务、信息网络开发服务、金融保险服务、运输服务、维修与维护服务及其他各类专业服务等。

第四条采购工作要遵循公开透明原则、公平竞争原则、公正原则和诚实信用原则。

按照科学计划、合理打包、一次招标、分批供货、据实结算的方法，实现应招尽招、真招实招的规范要求。

第五条采购工作必须遵守国家相关法律法规并依法接受监督。

第二章机构职责

第六条各单位应成立工程、物资、服务管理委员会（以下简称管委会），其人员由领导班子全体成员、相关部门主要负责人以及职工代表组成。

设立董事会的单位，管委会成员包括专职董事。

各级管委会要建立相应的议事规则和管理制度。

未设立董事会的单位，管委会是本级采购管理的决策机构；设立董事会的单位，董事会是本级采购管理的决策机构，管委会是董事会的咨询和执行机构。

属于职代会审议范畴的还要经过职代会审议通过。

第七条管委会下设采购管理办公室（以下简称采购办），采购办设在综合管理处（企业管理处），综合管理处（企业管理处）主要负责人担任办公室主任，成员由有关部门人员组成。

第八条管委会的主要职责：

审定本单位采购工作管理制度和程序；审定《集中采购目录》；审定年度采购计划；审定采购方式；确定候选招标代理机构名单；指导和监督采购办的工作。

设立董事会的单位，年度采购计划、采购方式经管委会审议后，报董事会审定。

第九条采购办的主要职责：

起草采购工作管理制度和程序；审核、汇总年度采购需求，编制年度采购计划；编制《集中采购目录》；抽选招标代理机构；审定招标文件、谈判文件、询价文件；确认中选供应商；组织自行招标采购；组织供应商资质认证；发布中选供应商。

第十条各单位应成立采购监督管理办公室（简称监管办），监管办由财务管理处、监察处、审计处和法规处组成，监察处牵头。

财务管理处负责对采购项目的预算审核、平衡和调整，采购合同审查，对采购资金的审核、结算和支付；

监察处负责采购全过程的廉政监督及违法违纪行为的核实和查处；

审计处负责对采购活动实施程序性、全过程跟踪，进行采购项目超支审计、合同审查；

法规处负责对采购过程中的采购合同等相关文件进行合法合规性审查及对采购活动进行法制咨询与监督。

第三章集中采购目录和采购计划编制

第十一条采购组织形式分为集中采购和分散采购两种形式。

集中采购，是指通用物资、工程和服务，由采购办或采购办会同集中采购部门依据各部门、各单位采购需求，统一组织的采购。

集中采购部门由管委会确定。

分散采购是指由有关部门和单位自行组织的采购。

第十二条集中采购部门主要职责：

拟订集中采购方案；发起集中采购项目立项审批；组织编制集中采购招标文件、谈判文件（竞争性谈判、商务谈判）、询价文件；参与集中采购商务谈判工作；向采购办提供中选供应商名单；保存集中采购文档、资料和记录。

第十三条各单位要按照采购组织形式和采购需求编制本单位《集中采购目录》，实行分级分类管理。

《集中采购目录》经管委会批准后执行，每年定期更新并报管委会批准同意。

第十四条年度采购计划由采购办组织编制，经批准后下发执行。

烟用物资采购要根据国家局、总公司下达的烟叶和卷烟生产计划，编制年度采购计划。

（一）计划提报。

省局（公司）机关各部门、地市级局（公司）、二级公司在每年10月底前向省局（公司）采购办提报下一年度采购计划。

采购计划要包括项目名称、采购内容、项目总金额、当年采购金额、拟采用的采购组织形式、采购方式等。

拟采用非公开招标采购方式的，要提交拟采取采购方式的理由。

（二）计划审核。

省局（公司）采购办对采购计划进行审核汇总，形成年度采购计划草案及《全省集中采购目录草案》，经集中采购部门、采购办会议审查后，报省局（公司）管委会审议，经管委会批准后正式形成年度采购计划和《全省集中采购目录》。

设立董事会的单位须经过董事会批准。

（三）计划分解。

采购计划采取省局（公司）总额下达，地市级局（公司）明细分解的管理方式。

各单位在收到下达的计划总额后，应在“三项工作”管理信息系统中进行计划明细分解，并编制本地区的集中采购目录，经本级管委会批准后正式形成《地区集中采购目录》。

（四）计划变更。

各单位、各部门应严格按照批复的年度计划实施。

在下达的计划总额内出现采购项目调整变更，经本级管委会审议通过可自行调整采购项目，并在“三项工作”管理信息系统计划管理模块中进行实时维护。

如超出下达的计划总额，须报上级单位管委会审批。

原则上采购计划总额度每年年中调整一次。

第四章采购方式与适用条件

第十五条采购方式包括以下五种：

（一）公开招标；

（二）邀请招标；

（三）竞争性谈判；

（四）询价；

（五）单一来源采购。

第十六条公开招标应作为采购的主要方式。

任何单位和个人不得将应当公开招标方式采购的项目化整为零或者以其他方式规避公开招标采购。

国家局计划分配的烟用物资、设备及从全资三产公司采购的项目不在此规定范围内。

第十七条对于全年采购频次高，不定时，价格波动幅度不大，在使用过程中必须保证连续性供应和服务的采购项目，可通过公开招标等方式确定一家或几家定点供应商，与其签署定点采购协议，在2-5年的定点协议期内提供有关产品或服务。

第十八条符合下列情形之一的采购，可以采用邀请招标方式采购，由采购部门向3个以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定的法人或者其他组织发出投标邀请书：

（一）技术复杂、有特殊要求或者受自然环境限制，只有少量潜在投标人可供选择；

（二）采用公开招标方式的费用占项目合同金额的比例超过10%的。

第十九条符合下列情形之一的采购，可以采用竞争性谈判方式采购：

（一）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；

（二）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；

（三）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；

（四）不能事先计算出价格总额的。

第二十条符合下列情形之一的采购，可以采用单一来源方式采购：

（一）属于专利、艺术品、独家制造或供应、秘密咨询，涉及行业机密的采购，无其他合适替代标；

（二）原采购的后续维修、零配件供应、更换或扩充，由于兼容性或统一规格的需要，在一定时间内必须向原供应商采购；

（三）必须保证原有采购项目一致性或者配套服务的要求，属于原采购合同的添购行为，且添购资金总额不超过原合同采购金额10%的；

（四）属原形态或首次制造、供应的物品；

（五）在原招标文件中作了事先说明的对原有采购的后续扩充；

（六）《贝康省盐业专营商业系统投资项目管理办法》中规定可直接发包的工程；

（七）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；

（八）本单位采购决策机构有充足的理由认为只有从待定供应商处进行采购才能确保上级相关政策文件实施的项目。

第二十一条采购的货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的，可以采用询价方式采购。

第五章采购程序

第二十二条采购项目的审批流程。

采购项目发起时，采购部门依据批复的年度采购计划、项目预算以及批准的采购方式，填写《采购事项审批表》（附表1），经履行相关审核程序后实施。

第二十三条招标的组织形式分为自行招标和委托招标，具备编制招标文件和组织评标能力的单位，可以组织自行招标。

组织自行招标的单位应同时具备以下条件：

（一）拥有两名或两名以上与招标项目对应的技术、经济等方面的行业评标专家；

（二）拥有一名或一名以上通过国家招标师考试，在本单位工作满五年且具有招标投标活动实践经验的人员（不包括外聘的法律顾问）；

（三）在招标投标活动中，无违法违纪的不良记录。

第二十四条不具备自行组织招标条件的单位，招标时应委托招标代理机构代为实施。

第二十五条各单位要建立招标代理机构库，可通过竞争性方式，一次确定多家招标代理机构，纳入招标代理机构库。

第二十六条省局（公司）相关职能部门分条线组建评标成员库，建立健全评标成员管理制度，严格认定评标成员资格，加强培训考核、评价和档案管理，根据实际需求和考核情况及时对评标成员进行更换和补充，实行评标成员动态管理。

第二十七条招标采购项目，由采购部门填写《招标代理机构选择申请表》（附表2）向采购办提出申请；由采购办在招标代理机构库中随机抽取一家招标代理机构办理招标事宜，监察处对招标代理机构抽取过程进行现场监督。

招标代理机构抽取完成后，由采购部门起草委托招标协议，由单位法定代表人或法定代表人授权的法人代表与被抽取的招标代理机构签订单项委托招标协议。

由采购部门负责委托招标协议的执行。

第二十八条各单位要建立供应商资质认证机制。

采购办根据采购项目的具体特点和实际需要，可要求供应商出具律师函、公证机构证明等资信材料，开标后由评标委员会对资信材料进行符合性审查。

审查未通过的供应商不得进入后续评标环节。

评标结束后，在公示结束前，采购办认为有必要的，可通过网上查询、委托中介机构调查、实地调查等方式对中选供应商作进一步资信审查。

第二十九条公开招标组织程序：

（一）标书编制。

采购部门会同招标代理机构编制招标文件。

招标文件要包括招标项目的技术要求、对投标人资格审查的标准、投标报价要求和评标标准等所有实质性要求和条件以及拟签订合同的主要条款。

招标文件中一般要载有采用设定“最高限价”的条款以控制成本。

国家对招标项目的技术、标准有规定的，要在招标文件中提出相应要求。

招标文件不得要求或者标明特定的生产供应者以及含有倾向或者排斥潜在投标人的其他内容。

（二）标书审定。

采购部门将招标文件送达采购办，采购办组织对招标文件、评标委员会组建方案进行集体审议，并形成书面会议纪要，与会成员应在会议纪要上签字。

在审议招标文件时，采购办成员按所属部门职责和专业进行分工，实行分块负责制。

（三）标书签发。

完成招标文件审查后由采购部门编制《标书签发表》（附表3），经采购办负责人、采购部门负责人、采购部门分管领导签署意见后由管委会主任签发。

（四）招标公告。

招标文件签发后由招标代理机构发布招标公告。

依法必须进行招标的项目，招标公告应当通过国家或者省发展改革行政部门指定的报刊、信息网络或者其他媒体发布；法律法规没有规定的，要在两家以上省级媒介发布。

（五）开标。

开标要在招标文件确定的时间内并在预先确定的地点公开进行。

采购部门在开标前，要填写《开标通知单》（附表4），报采购办备案。

开标全过程要有监管办的代表进行现场监督，重大采购项目可以同时聘请公证机构进行公证。

（六）评标。

评标工作由评标委员会负责，评标委员会独立履行下列职责：

审查投标文件是否符合招标文件要求并作出评价；要求投标供应商对投标文件有关事项作出解释或者澄清；推荐中标候选供应商名单；出具评标报告；向管委会报告非法干预评标工作的行为。

自行招标的评标委员会成员人数须为5人以上单数，其人选由采购办会同采购部门在监管办现场监督下从系统内评标成员库中随机抽取。

抽取的评标成员必须符合业主代表不能超过1/3的原则。

评标全过程需监管办和职工代表进行现场监督。

（七）定标。

采购部门要在评标结束后3个工作日内，将《中选供应商确认单》（附表5）及评标报告提交采购办。

评标委员会推荐的中标候选人符合招投标法和招标文件要求，可直接认定第一候选人为中标人的，由采购办定标。

因特殊原因，不能选择第一候选人为中标人，需顺延至其他候选人的，由采购办召开会议研究后定标。

采购办负责人在《中选供应商确认单》上签署意见后将定标结果告知单位分管领导和主要领导。

（八）公示。

定标后由采购办通知招标代理机构发布中标公示，并同时在办事公开栏中发布中标结果公示，公示内容包括中标单位、中标数量、中标金额等内容，公示时间不少于3个工作日。

（九）确定中标方后由采购部门负责形成完整的采购合同，经财务管理处、审计处、法规处审查通过后由单位法定代表人或法定代表人授权的法人代表与中标人签署采购合同。

未尽事宜应严格按照《中华人民共和国招标投标法》和《中华人民共和国招标投标法实施条例》的要求组织实施招投标工作。

第三十条邀请招标组织程序：

（一）采购部门从符合资格条件的供应商中选择三家以上的供应商，经采购办资质审查合格后，由招标代理机构向其发出投标邀请书；

（二）其他操作环节同公开招标。

第三十一条有下列情形之一的，评标委员会应当否决其投标：

（一）投标文件未经投标单位盖章和单位负责人签字；

（二）投标联合体没有提交共同投标协议；

（三）投标人不符合国家或者招标文件规定的资格条件；

（四）同一投标人提交两个以上不同的投标文件或者投标报价，但招标文件要求提交备选投标的除外；

（五）投标报价低于成本或者高于招标文件设定的最高投标限价；

（六）投标文件没有对招标文件的实质性要求和条件作出响应；

（七）投标人有串通投标、弄虚作假、行贿等违法行为。

第三十二条否决投标后，除采购项目取消情形外，要重新组织招标；需要采用其他采购方式的，要在采购活动开始前经管委会批准。

设立董事会的单位，还要报董事会批准。

第三十三条竞争性谈判组织程序：

（一）成立谈判小组。

由采购办牵头组织采购部门及有关专家组成谈判小组，谈判小组由3人以上的单数组成，其中采购部门的代表不能超过成员总数的1/3。

（二）编制谈判文件。

采购部门拟定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案以及评分细则等事项。

（三）审定谈判文件。

采购部门将谈判文件送达采购办，采购办组织对谈判文件进行集体审议，并形成书面会议纪要，与会成员应在会议纪要上签字。

（四）谈判文件签发。

完成谈判文件审查后由采购部门编制《标书签发表》（附表3），经采购办负责人、采购部门负责人、采购部门分管领导签署意见后由管委会主任签发。

（五）邀请谈判供应商。

采购部门从符合资格条件的供应商名单中选取不少于三家供应商向其发出邀请函及谈判文件。

（六）谈判。

响应邀请的供应商应在两家（含）以上方可进入谈判程序，谈判小组逐一与供应商进行谈判。

在谈判中，任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。

谈判文件有实质性变动的，谈判小组要以书面形式通知所有参加谈判的供应商。

监管办应进行现场监督。

（七）最终报价。

谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最终报价。

（八）评估报告。

谈判小组完成书面的评估报告，确定成交候选人名单及签订合同应注意的事项。

（九）确定成交供应商。

谈判小组应根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，向采购办提交《中选供应商确认单》。

谈判小组推荐的第一候选人可直接认定为成交供应商的，由采购办定标。

因特殊原因，不能选择第一候选人为成交供应商的，需顺延至其他候选人的，由采购办召开会议研究后定标。

定标后由采购办将结果通知所有参加谈判的供应商；采购办负责人在《中选供应商确认单》上签署意见后将定标结果告知单位分管领导和主要领导。

（十）公示。

定标后由采购办在办事公开栏中发布成交供应商公示，公示内容包括成交单位、成交数量、成交金额等内容，公示时间不少于3个工作日。

（十一）合同签订。

采购部门负责形成完整的采购合同，经财务管理处、审计处、法规处审查通过后由单位法定代表人或法定代表人授权的法人代表与成交供应商签署采购合同。

第三十四条询价的组织程序：

（一）成立询价小组。

由采购办牵头组织采购部门及有关专家组成询价小组，询价小组由3人以上的单数组成，其中采购部门的代表不能超过成员总数的1/3。

（二）编制询价文件。

采购部门编制询价文件，询价文件应当明确询价内容、程序以及评定成交的标准等事项。

（三）审定询价文件。

采购部门将询价文件送达采购办，采购办组织对询价文件进行集体审议，并形成书面会议纪要，与会成员应在会议纪要上签字。

（四）询价文件签发。

完成询价文件审查后由采购部门编制《标书签发表》（附表3），经采购办负责人、采购部门负责人、采购部门分管领导签署意见后由管委会主任签发。

（五）邀请询价供应商。

采购部门从符合资格条件的供应商名单中选取不少于三家供应商向其发出询价文件。

（六）询价。

被询价供应商一次报出不得更改的价格。

询价小组不得同供应商就其报价进行谈判。

监管办应进行现场监督。

（七）确定成交供应商。

询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，向采购办提交《中选供应商确认单》。

询价小组推荐的第一候选人可直接认定为成交供应商的，由采购办定标。

因特殊原因，不能选择第一候选人为成交供应商的，需顺延至其他候选人的，由采购办召开会议研究后定标。

定标后由采购办将结果通知所有参加询价的供应商；采购办负责人在《中选供应商确认单》上签署意见后将定标结果告知单位分管领导和主要领导。

（八）公示。

定标后由采购办在办事公开栏中发布成交供应商公示，公示内容包括成交单位、成交数量、成交金额等内容，公示时间不少于3个工作日。

（九）合同签订。

采购部门负责形成完整的采购合同，经财务管理处、审计处、法规处审查通过后由单位法定代表人或法定代表人授权的法人代表与成交供应商签署采购合同。

第三十五条单一来源采购的组织程序：

（一）采购部门负责编制单一来源采购文件，文件的编制格式参照竞争性谈判文件。

（二）采购部门选择一家符合条件的供应商，向其发出采购邀请。

供应商在规定的时间内，按照采购部门提出的物资、工程或服务的相关要求，提出报价、供货方案或服务方案。

（三）采购部门组织商务谈判，在保证采购物资、工程和服务质量前提下，与供应商商定合理价格并形成采购意见。

监管办应进行现场监督。

（四）采购部门编制《单一来源采购事项确认单》（附件6）报管委会主任审定，管委会主任对采购具体事宜有异议的可要求采购部门与待选供应商重新谈判。

（五）采购部门在办事公开栏中发布成交供应商公示，公示内容包括成交单位、成交数量、成交金额等内容，公示时间不少于3个工作日。

（六）采购部门负责形成完整的采购合同，经财务管理处、审计处、法规处审查通过后由单位法定代表人或法定代表人授权的法人代表与成交供应商签署采购合同。

对无法按单一来源采购正常组织程序进行采购的零星应急项目，可按附件7表式执行简易签报流程。

第三十六条投诉受理。

投标人或供应商对招标结果有异议的，应当在结果发布之日起7个工作日内，以书面形式向监察处投诉。

监察处在收到投标人或供应商书面投诉后，要对投诉事项进行调查，作出处理。

对重大投诉事项，监察处要报管委会研究后提出处理意见。

第六章签约和履约

第三十七条采购部门应填写《采购协议（合同）审批表》（附件8）经财务、审计、法规三个处审核通过后，由企业法定代表人与中选供应商签订合同；非法定代表人要取得法定代表人的书面授权后与中选供应商签订合同。

合同审核中由财务管理处负责合同支付条款的审核；审计处负责合同真实性审计；法规处负责合同条款合法合规性审核。

招标采购合同应当在自中标通知书发出之日起30日内与成交供应商签订。

第三十八条采购合同签订后应在财务管理处备案。

财务管理处负责对采购合同、发票、验收单据等支付凭证进行核实，核实无误的按照与供应商约定的付款方式支付采购款项，否则不予支付。

第三十九条采购部门负责对供应商履约情况进行验收，填写《采购物资验收单》（附件9），对验收的物资要登记造册，办理入库或获得手续，建立相应的实物和固定资产台账。

大型或者复杂的采购项目，应当邀请有相应资质的质量检测机构参加验收工作。

所有验收人员应当在验收书上签字并承当相应的责任。

基建工程类项目竣工验收决算必须经过审计后，项目审批单位才可组织竣工验收。

烟用物资类项目由质检部门负责依据质量标准对采购物资实施质量检验与验证并出具报告。

质检人员及其负责人要在报告上签字并承担相应责任。

第四十条宣传促销类项目在完成项目验收后应进行实施效果评估，并形成书面评估报告。

（一）宣传服务类项目效果评估内容包括：

1.项目实施效果是否达到预期目标；

2.供应商是否按照合同要求完成约定内容；

3.项目费用支出是否达到行业费用控制的指标要求；

4．通过媒介或刊物投放项目的录像光盘、刊物原件纸质版照片或其他可识别宣传内容并存档备案的资料。

（二）卷烟促销类项目效果评估内容包括：

1．项目实施效果是否达到预期目标；

2．项目的费用支出与品牌培育的关联性分析；

3．消费者反映及销售走势等市场动态信息；

4．该品牌下一阶段培育方向。

第四十一条在合同履行中，需追加与合同标的相同的物资、工程或服务的，且增加的金额未超过原合同总价10%的，在不改变合同其他条款的前提下，采购部门应向财务管理处提出增补预算申请，经审查同意后可与成交供应商协商签订补充协议,补充协议与主合同具有同等效力。

第七章采购档案管理

第四十二条采购部门要按照档案管理有关规定对每项采购活动的采购文件进行保存、销毁，落实一项一卷的存档要求，宣传促销类项目还需保存音像制品、评估报告等资料。

第四十三条招标采购归档资料应至少包括：

采购计划及预算会议纪要、采购事项审批表、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、评委评分表、质疑答复、投诉处理决定、确定供应商依据、合同文本及法人代表授权委托书、验收证明、采购活动记录及其他有关文件、资料。

第四十四条竞争性谈判归档资料要至少包括：

采购计划及预算会议纪要、采购事项审批表、采购方式确定依据、谈判人员确定依据、谈判文件、确定供应商依据、合同文本及法人代表授权委托书、验收证明、采购活动记录及其他有关文件、报表、资料。

第四十五条询价归档资料要至少包括：

采购计划及预算会议纪要、采购事项审批表、采购方式确定依据、询价过程相关资料、确定供应商依据、合同文本、验收证明、采购活动记录及其他有关文件、报表、资料。

第四十六条单一来源归档资料要至少包括：

采购计划及预算会议纪要、采购事项审批表、采购方式确定依据、价格协商相关记录、确定供应商依据、合同文本、验收证明、采购活动记录及其他有关文件、报表、资料。

第四十七条采购项目的实施须在“三项工作”管理信息系统平台上进行操作，采购部门应及时维护采购项目的网上档案资料。

第八章责任和监督

第四十八条采购部门要依据本办法建立采购活动工作程序、职责、内部监督的工作制度，做到经办采购人员与合同审核、验收、付款人员职责相互分离。

第四十九条采购部门要实施供应商管理，对长期供货的定点供应商或长期合作伙伴应建立考评机制，对提供产品的质量和服务情况进行综合考评，健全完善与长期供应商和长期合作伙伴的合作与退出机制。

第五十条采购办应建立采购项目定