u会计电算化教材.docx
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u会计电算化教材
一、系统管理与基础设置
功能概述
系统管理的主要功能是对用友ERP—U8管理系统的各个产品进行统一的操作管理和数据维护。
主要包括以下内容：
账套管理：
账套指的是一组相互关联的数据，每一个企业（或每一个独立核算部门）的数据在系统内部都体现为一个账套。
账套管理包括账套的建立、修改、引入和输出等。
年度账管理：
在用友ERP—U8管理系统中，每个账套里都存放有企业不同年度的数据，称为年度账。
年度账管理包括年度账的建立、引入、输出和结转上年数据，清空年度数据等。
操作员及其权限的集中管理：
为了保证系统数据的安全与保密，系统管理提供了操作员及其权限的的集中管理功能。
通过对系统操作分工和权限的管理，一方面可以避免与业务无关的人员进入系统，另一方面可以对系统所包括的各个子系统的操作进行协调，以保证各负其责。
操作员及其权限的管理主要包括设置用户、定义角色及设置用户功能权限。
一个账套可以由多个子系统组成，这些子系统共享公用的基础信息。
在启用新账套时，应根据企业的实际情况及业务要求，先手工整理出一份基础资料，而后将这些资料按照系统的要求录入到系统中，以便完成系统的初始建账工作。
基础设置的内容较多，主要包括部门档案、职员档案、客户分类、客户档案、供应商分类及供应商档案等。
实验目的与要求
系统学习系统管理和基础设置的主要内容和操作方法。
要求掌握系统管理中设置操作员、建立账套和设置操作员权限的方法；掌握基础设置的内容和方法。
熟悉账套输出和引入的方法。
教学建议
系统管理和基础设置是学习和ERP财务管理系统的基础，学习时要结合财务管理软件的主要功能和操作方法，联系会计工作的内容和计算机处理会计业务的特点，学懂弄清ERP管理系统中财务管理系统的工作原理，明确系统管理与基础设置对日常工作的影响。
实验一
系统管理
实验准备
安装用友ERP-U8，将系统日期修改为“2006年1月31日”
实验要求
1．设置操作员
2．建立账套（不进行系统启用的设置）
3．设置操作员权限
4．设置备份计划
5．将账套修改为有“外币核算”的账套
实验资料
1．操作员及其权限
编号
姓名
口令
所属部门
角色
权
限
001
赵健平
001
财务部
账套主管
账套主管的全部权限
002
王丽
002
财务部
总账会计
除恢复记账前状态（GL0209）外
的所有总账系统的权限
003
叶龙
003
财务部
出纳
总账系统中出纳签字（GL0203）
及出纳（GL04）的所有权限
2．账套信息
账套号：
850
单位名称：
北京燕化高新技术股份有限公司
单位简称：
燕化高新
单位地址：
北京市丰台区科学城海雁路3号
法人代表：
郑宽
邮政编码：
100080
税号：
100011010266888
启用会计期：
2006年1月
企业类型：
化工企业
行业性质：
新会计制度科目
账套主管：
赵健平
基础信息：
对存货、客户进行分类
分类编码方案：
科目编码级次：
4222
客户分类编码级次：
123
地区分类编码级次：
122
部门编码级次：
122
存货分类编码级次：
122
收发类别编码级次：
l2
结算方式编码级次：
l2
3．自动备份计划
计划编号：
2006-1
计划名称：
850账套
备份类型：
账套备份
发生频率：
每月
发生天数：
3l
开始时间：
14点
有效触发：
2
保留天数：
0
备份路径：
D：
＼账套备份
账套：
850燕化高新
实验指导
1．设置操作员
设置操作员的工作应由系统管理员（Admin）在“系统管理”功能中完成。
操作步骤：
（1）
单击“开始”按钮，依次指向“程序”|“用友ERP-U8”|“系统服务”|“系统管理”，打开“系统管理”窗口。
（2）在“系统管理”窗口中，单击“系统”|“注册”，出现“注册系统管理”对话框。
（3）在“注册系统管理”对话框中，确保操作员为“Admin”，单击“确定”按钮。
（4）单击“权限”|“用户”，打开“用户管理”对话框。
（5）在“用户管理”对话框中，单击“增加”按钮，出现“增加用户”对话框，录入编号“001”、姓名“赵健平”、口令及确认口令“00l”、所属部门“财务部，单击“账套主管”前复选框，选中账套主管。
（6）单击“增加”按钮。
依此方法依次设置其他的操作员。
提示：
·只有系统管理员（Admin）才有权在“系统管理”中设置用户。
·系统管理员（Admin）无预设口令，即系统管理员（Admin）的初始口令为空。
在实际工作中应及时为系统管理员（Admin）加设口令，而在教学过程中，由于多人共用一套系统，为了避免由于他人不知道系统管理员（Admin）口令而无法以系统管理员（Admin）身份进入系统管理功能的情况出现，因此，建议在教学中不给系统管理员（Admin）加设口令。
·用户可以在设置角色前设置，也可以在设置角色后设置。
·在设置用户时可以直接指定所设操作员分别属于哪一角色。
如：
赵健平的角色为“账套主管”、王丽的角色为“总账会计”。
·由于系统中已经为预设的角色赋予了相应的权限，因此，如果此时在设置操作员时就指定了相应的角色，则其就已经拥有了该角色的所有权限，如果该用户所拥有的权限与该角色的权限不完全相同可以到“权限”功能中进行修改。
·初次使用本系统时，由于建立账套时需指定本账套的账套主管，因此可以先将担任本账套的账套主管的操作员在操作员设置中设置。
而其他操作员既可以在建立账套前设置，也可以在建立账套后设置。
·操作员的所属角色可以在设置操作员时设置，也可以在设置角色并给相应角色赋权后再指定该用户的所属角色，以便使其直接拥有该角色的相应权限。
·用户的设置是在用户功能中的增加状态中完成的，每增加一位用户后，单击“增加”即为保存。
·由于用户编号不允许重复，不允许修改，因此在多人共用一套系统练习时，可以自行设置操作员的编号（操作员编号最多1O位数字）。
·用户被启用后将不允许删除。
2．建立账套
建立账套的工作应由系统管理员（Admin）在“系统管理”功能中完成。
包括设置账套信息、单位信息、核算类型、基础信息及确定分类编码方案和数据精度。
操作步骤：
（1）
在系统管理窗口中，单击“账套”|“建立”，打开“账套信息”对话框。
（2）录入账套号：
850,账套名称“燕化高新”。
提示：
·账套号用以标识该账套，可以自行设置三位数字，但不允许与已存账套的账套号重复，账套号设置后将不允许修改。
·如果所设置的账套号与已存账套的账套号重复，则无法进入下一步的操作。
·账套名称用以标识该账套，它将与账套号一起显示在系统正在运行的屏幕上。
账套名称可以自行设置，并可以由账套主管在修改账套功能中进行修改。
·系统默认的账套路径是“C：
＼U8SOFT＼Admin”。
可以进行修改。
·建立账套时系统会将启用会计期自动默认为系统日期，应注意根据所给资料修改，否则将会影响到企业的系统初始化及日常业务处理等内容的操作。
（3）单击“下一步”按钮，打开“单位信息”对话框。
（4）录入单位信息。
（具体信息资料参照该实验的“实验资料”部分。
）
在“库存商品”所在行“期初余额”栏录入“50000”，
提示：
·单位信息中只有“单位名称”是必须录入的。
·单位名称应录入企业的全称，以便打印发票时使用。
（5）单击“下一步”按钮，打开“核算类型”对话框。
（6）单击账套主管栏下三角按钮，选择“赵健平”。
提示：
·默认机内预置的本币代码及本币名称。
·默认系统提供的企业类型为“工业”，行业性质为“新会计制度科目”。
·行业性质将决定系统预置科目的内容，必须选择正确。
·账套主管应按企业的情况选择。
如果欲设置为账套主管的操作员还未在用户设置中设置，则应在用户设置中先补充设置后再开始建立账套，或者也可以先选择一个操作员作为该账套的主管，待账套建立完成后再到权限功能中修改账套主管的设置。
·默认按行业性质预置科目。
（7）单击“下一步”按钮，打开设置“基础信息”对话框。
（8）在“基础信息”对话框中，分别单击选中“存货是否分类”及“客户是否分类”前复选框。
提示：
·本企业要求对存货、客户进行分类。
即不对供应商进行分类，且无外币核算。
·是否对存货、客户及供应商进行分类将会影响到其档案的设置。
有无外币核算则将会影响到基础信息的设置及日常业务处理的有无外币的核算内容。
·如果对基础信息设置错误，可以由账套主管在修改账套功能中进行修改。
（9）单击“完成”后单击“创建账套”对话框中的“是”按钮，打开“分类编码方案”对话框。
（10）按所给资料修改分类编码方案。
（与实验资料中提供的编码方案不一致的修改一下，其余使用默认值）
提示：
·编码方案的设置，将会直接影响到基础信息设置中其相应内容的编码级次及每级编码的位长。
（11）单击“确认”进入“数据精度定义”对话框。
提示：
·默认机内预置的数据精度的设置。
（12）在“数据精度定义”对话框中单击“确认”后，出现“创建账套”的提示对话框。
提示：
·此时可以直接进行“系统启用”的设置，也可以单击“否”先结束建账过程，之后在企业门户中的基础信息中再进行设置。
（13）单击“否”，结束建账过程。
3．设置操作员权限
设置操作员权限的工作应由系统管理员（Admin）或该账套的主管，在“系统管理”功能中的权限功能中完成。
在权限功能中既可以对角色赋权又可以对用户赋权。
如果在设置账套时已经正确地选择了该账套的主管，则此时可以查看，否则，可以在权限功能中重新选择账套主管。
如果在设置用户时已经指定该用户的所属角色，并且该角色已经被赋权，则该用户已经拥有了与该角色相同的权限，如果经查看后发现该用户的权限并不与该角色完全相同，则可以在权限功能中进行修改，如果在设置用户时并未指定该用户所属的角色，或虽已指定该用户所属的角色，但该角色并未进行权限设置，则该用户的权限则应直接在权限功能中进行设置，或者应先设置角色的权限后再设置用户并指定该用户所属的角色，则该用户的权限就可以事先确定了。
首先，查看赵健平是否是850账套的账套主管。
操作步骤：
（1）在“系统管理”窗口中，单击“权限”|“权限”，打开“操作员权限”对话框。
（2）在“操作员权限”对话框中，选中“001”号操作员“赵健平”。
（3）在“账套主管”的下拉列表框中选中“850“账套。
提示：
·只有系统管理员（Admin）才有权设置或取消账套主管。
而账套主管则有权对所管辖账套进行各子系统的权限设置。
·设置权限时应注意分别选中“用户”及相应的“账套”。
·如果此时查看到“850”账套主管前的复选框为未选中状态，则可以单击该复选框将其选中，设置该用户为选中账套的账套主管。
·账套主管拥有该账套的所有权限，因此无需为账套主管另外赋权。
其次，为王丽赋权。
操作步骤：
（1）在操作员窗口中，选中“002”号操作员“王丽”。
（2）在“账套主管”的下拉列表框中选中“850”账套。
（3）单击“修改”按钮，打开“增加和调整权限”对话框。
（4）在“增加和调整权限”对话框中，单击“（GL）总账”前的复选框。
（5）再单击“（GL0209）恢复记账前状态”前的复选框。
（6）单击“确定”。
提示：
·如果在设置用户时已经指定王丽为“总账会计”的角色，并且系统中已经赋予了“总账会计”以相应的权限，则此时王丽应该已经拥有了总账系统的全部操作权限，而此时并不能看到王丽的总账会计的权限，因此，要想修改王丽的权限则只能重新以修改的方式设置其所拥有的权限。
最后，为叶龙赋权。
操作步骤：
（1）在操作员窗口中，选中“003”号操作员“叶龙”。
（2）在“账套主管”的下拉列表框中选中“850”账套。
（3）单击“修改”按钮，打开“增加和调整权限”对话框。
（4）在“增加和调整权限”对话框中，单击“（GL0203）出纳签字”前的复选框，
再单击“（GL04）出纳”前的复选框。
（5）单击“确定”。
提示：
·如果在设置用户时已经指定叶龙为“出纳”的角色，并且系统中已经赋予了“出纳”以相应的权限，则此时叶龙应该已经拥有了总账系统中出纳的全部操作权限。
·如果在设置用户时并未指定叶龙为“出纳”的角色，则可以采用我们现在所采用的增加的方法，增加叶龙的出纳权限。
4．设置备份计划
设置备份计划的工作应由系统管理员（Admin）在“系统管理”的“系统”|“设置备份计划”功能中完成。
操作步骤：
（1）在D盘中新建“账套备份”文件夹。
（2）在“系统管理”窗口中，单击“系统”|“设置备份计划”，打开“备份计划设置”对话框。
（3）单击“增加”按钮，打开“增加备份计划”窗口。
（4）录入计划编号“2006-l”，计划名称“850账套”，单击“发生频率”栏下三角按钮，选择“每月”，在“开始时间”栏录入“14：
00：
00”，在“发生天数”栏录入或选择“31”，单击“备份路径”栏按钮，选择D:
\账套备份”文件夹。
（5）单击“850燕化高新”前的复选框。
（6）单击“增加”按钮，保存备份计划设置，单击“退出”按钮退出。
5．修改账套
修改账套的工作应由账套主管，在“系统管理”的“账套”|“修改”功能中完成。
操作步骤：
（1）在“系统管理”窗口中，单击“系统”|“注册”，打开“注册系统管理”对话框。
提示：
·如果此时已由其他操作员注册，则应先注销其他操作员后再注册。
（2）录入操作员“001”（或赵健平），密码“001”，单击“账套”栏下三角按钮，选
择“850燕化高新”。
（3）单击“确定”按钮，打开由850账套主管注册的“系统管理”窗口。
（4）在“系统管理”窗口中，单击“账套”|“修改”，打开“修改账套”对话框。
（5）单击“下一步”按钮，打开“单位信息”对话框。
（6）单击“下一步”按钮，打开“核算类型”对话框。
（7）单击“下一步”按钮，打开“基础信息”对话框。
（8）单击“有无外币核算”前的复选框。
（9）单击“完成”按钮，出现“确认修改账套了吗?
”对话框。
（10）单击“是”按钮，并在“分类编码方案”和“数据精度定义”窗口中分别单击“确认”按钮后确定修改成功。
6．账套备份
账套备份的工作应由系统管理员（Admin），在“系统管理”的“账套”|“输出”
功能中完成。
操作步骤：
（1）在D盘中新建“850账套备份”文件夹，再在“850账套备
份”文件夹中新建“
（1）建立账套”文件夹。
（2）由系统管理员（Admin）注册系统管理，在系统管理窗口中，单击“账套”|“输出”，打开“账套输出”对话框。
（3）击“账套号”栏下三角按钮，选择“850燕化高新”。
（4）单击“确认”按钮，打开“选择备份目标”对话框。
（5）在“选择备份目标”对话框中，打开D盘中“850账套备份”文件夹中的“
（1）建立账套”文件夹。
（6）单击“确认”按钮。
（7）出现“账套备份完毕”对话框，单击“确定”按钮。
提示：
·账套输出功能可以分别进行“账套备份”和“删除账套”的操作。
·只有系统管理员（Admin）有权进行账套输出。
·正在使用的账套可以进行“账套备份”而不允许进行“删除账套”
·备份账套时应先建立一个备份账套的文件夹，以便将备份数据存放在目标文件夹中。
·对于不再需要的账套，可以使用账套输出功能进行删除。
删除的方法是，在账套输出功能中选中要删除的账套后，将“删除当前输出账套”复选框选中，当输出完成后系统提示“真要删除该账套吗?
”，单击“是”按钮则可以删除该账套。
二、总帐系统
功能概述
总账系统的任务就是利用建立的会计科目体系，输入和处理各种记账凭证，完成记账、结账以及对账的工作，输出各种总分类账、日记账、明、细账和有关辅助账。
主要提供凭证处理、账簿处理、出纳管理和期末转账等基本核算功能，并提供个人、部门、客户、供应商、项目核算等辅助管理功能。
在业务处理的过程中，可以随时查询包含未记账凭证的所有账表，充分满足管理者对信息及时性的要求。
具体包括以下内容。
系统初始化：
是为总账系统日常业务处理工作所做的准备，主要包括设置系统参数、设置会计科目体系、录入期初余额、设置凭证类别、设置结算方式等。
日常业务处理：
主要包括填制凭证、审核凭证、出纳签字、记账以及查询和汇总记账凭证。
出纳管理：
提供支票登记簿功能，用来登记支票的领用情况，并可查询银行日记账、现金日记账及资金日报表，定期将企业银行日记账与银行对账单进行核对，并编制银行存款余额调节表。
账簿管理：
提供按多种条件查询总账、日记账及明细账等，具有总账、明细账和凭证联查功能。
期末处理：
完成月末自动转账处理，进行试算平衡、对账、结账及生成月末工作报告。
实验目的与要求
系统学习总账系统初始化、日常业务处理的主要内容和操作方法。
要求掌握总账系统初始化中设置会计科目、录入期初余额及设置相关分类、档案资料的方法；掌握总账系统日常业务处理中凭证处理和记账的方法；熟悉出纳管理的内容和处理方法；熟悉期末业务处理的内容和方法。
教学建议
总账系统是ERP财务管理系统中的基础内容，是在实际工作中运用最为广泛的系统，其功能较为全面，学习时要根据不同模块的组合，结合会计工作的实际，灵活地运用总账系统的功能为不同单位的实际工作服务。
实验一
总账系统初始化
实验准备
已经完成了第一章实验二的操作。
可以引入D：
\850账套备份＼（1-2）“基础设置”的账套备份数据。
将系统日期修改为“2006年1月31日”，注册进入“企业门户”。
实验要求
1．设置系统参数
2．设置会计科目
3．设置项目目录
4．设置凭证类别
5．输入期初余额
6．设置结算方式
7．账套备份
实验资料
1．85O账套总账系统的参数
不允许修改、作废他人填制的凭证；凭证审核控制到操作员。
2．会计科目
（1）“1001现金”为现金总账科目、“1002银行存款”为银行总账科目。
（2）增加会计科目
科目名称
辅助账类型
科目编码
工行存款
日记账银行账
100201
应收职工借款
个人往来
113301
办公费
部门核算
550201
差旅费
部门核算
550202
工资
部门核算
550203
折旧费
部门核算
550204
坏账准备
550205
（3）修改会计科目
“1131应收账款”科目辅助账类型为“客户往来”（无受控系统）；“2121应付账款”科目辅助账类型为“供应商往来”（无受控系统），“1601工程物资”科目及所属明细科目辅助账类型为“项目核算”。
3．项目目录项目大类为“自建工程”，核算科目为“在建工程”及明细科目，项目内容为1号工程和2号工程，其中1号工程包括“自建厂房”和“设备安装”两项工程。
4．凭证类别
类别名称
限制类型
限制科目
收款凭证
借方必有
1001,1002
付款凭证
贷方必有
1001,1002
转账凭证
凭证必无
1001,1002
5．期初余额
现金：
8000（借）
工行存款：
222000（借）
应收职工借款---高佳：
6000（借）
库存商品：
50000（借）
固定资产：
1200000（借）
累计折旧：
149832（借）
短期借款：
120000（贷）
实收资本：
1216168（贷）
6．结算方式
结算方式包括现金结算、现金支票结算、转账支票结算、银行汇票结算、信汇和电汇。
实验指导
1．设置系统参数
操作步骤：
（1）在“用友ERP-U8门户”中，双击“财务会计”中的总账，打开总账系统。
（2）在总账系统菜单中，单击“设置”|“选项”，打开“选项”窗口。
（3）在“选项”窗口中，单击“编辑”按钮。
（4）单击“允许修改、作废他人填制的凭证”前的复选框；单击“凭证审核控制到操作员”前的复选框；再单击“可以使用应收受控科目”和“可以使用应付受控科目”前的复选框；
（5）单击“确定”按钮。
提示：
·启动总账系统既可以在企业门户中启动，也可以使用程序菜单直接启动。
·总账系统的参数将决定总账系统的输入控制、处理方式、数据流向、输出格式等，设定后一般不能随意改变。
2．指定会计科目
操作步骤：
（1）在总账系统中，单击“设置”|“会计科目”，打开“会计科目”窗口。
（2）单击“编辑”|“指定科目”，打开“指定科目”窗口。
（3）在“指定科目”窗口中，单击“>”按钮。
（4）单击“银行总账科目”前的单选按钮，再单击“>”按钮。
（2）
单击“确认”按钮。
提示：
·被指定的“现金总账科目”及“银行总账科目”必须是一级会计科目。
·只有指定现金及银行总账科目才能进行出纳签字的操作。
·只有指定现金及银行总账科目才能查询现金及银行存款日记账。
3．增加会计科目
操作步骤：
（1）在总账系统中，单击“设置”|“会计科目”，打开“会计科目”窗口。
（2）单击“增加”按钮，打开“会计科目—新增”窗口。
（3）依次录入科目编码“100201”、科目中文名称“工行存款”。
（4）单击“确定”按钮。
依此方法依次录入其他的会计科目。
（需增加的会计科目参看实验资料部分）
提示：
·由于预置科目“1002”已经被设置为“日记账”及“银行账”，所以新增科目“100201”自动被识别为“日记账”及“银行账”。
·会计科目编码应符合编码规则。
·如果科目已经使用，则不能被修改或删除。
·设置会计科目时应注意会计科目的“账页格式”，一般情况下应为“金额式”，也有可能是“数量金额式“等，如果是数量金额式还应继续设置计量单位，否则仍不能同时进行数量金额的核算。
·如果新增科目与原有某一科目相同或类似则可采用复制的方法。
4．修改会计科目
操作步骤：
（1）在“会计科目”窗口中，双击“113l应收账款”，或在选中“113l应收账款”后单击“修改”按钮，打开“会计科目一修改”窗口。
（2）在“会计科目一修改”窗口中，单击“修改”按钮。
（3）单击“客户往来”前的复选框，再单击“受控系统”栏下三角按钮，选择空白处（即无受控系统）。
（4）单击“确定”按钮。
依此方法修改“2121应付账款”（辅助核算类型为：
供应商往来，无受控系统）、“1601工程物资”及所属明细科目（辅助核算类型为：
项目核算）。
提示：
·在修改“1131应收账款”科目辅助账类型为“客户往来”及“2121应付账款”科目辅助账类型为“供应商往来”科目时一定要注意，这里要求“无受控系统”。
即，该账套并不使用“应收”及“应付”系统，“应收”及“应付”业务均以辅助账的形式在总账系统中进行核算。
·在会计科目使用前一定要先检查系统预置的会计科目是否能够满足需要，如果不能满足需要，则以增加或修改的方式增加新的会计科目及修改已经存在的会计科目，如果系统预置的会计科目中有一些是并不需要的，可以采用删除的方法删除。
·凡是设置有辅助核算内容的会计科目，在填制凭证时都需填制具体的辅助核算内容。
5．设置项目目录
操作步骤：
（1）在总账系统中，单击“设置”菜单中“编码档案”|“项目目录”菜单，打开“项目档案”窗口。
（2）单击“增加”按钮，打开“项目大类定义一增加”对话框。
（3）录入新项目大类名称“自建工程”。
（4）单击“下一步”按钮，打开“定义项目级次”对话框，在“定义项目级次”对话框中单击“下一步”按钮，打开“定义项目栏目”对话框，在“定义项目栏目”对话框中，单击“完成”按钮，返回
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