采购业务流程操作手册.docx

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采购业务流程操作手册

目录2

1.业务流程操作说明3

1.1采购入库业务3

1.1.1业务流程图3

1.1.2业务适用范围4

1.1.3操作说明4

1.2采购退货业务10

1.2.1业务流程图10

1.2.2业务适用范围10

1.2.3操作说明10

1.3产成品入库业务14

1.3.1业务流程图14

1.3.2业务适用范围14

1.3.3操作说明14

1.4产成品退库业务17

1.4.1业务流程图17

1.4.2业务适用范围17

1.4.3操作说明17

1.5销售业务20

1.5.1业务流程图20

1.5.2业务适用范围20

1.5.3操作说明21

1.6销售退货28

1.6.1业务流程图28

1.6.2业务适用范围28

1.6.3操作说明29

1.7代销业务33

1.7.1业务流程图33

1.7.2业务适用范围33

1.7.3操作说明33

1.8仓库调拨业务37

1.8.1业务流程图37

1.8.2业务适用范围37

1.8.3操作说明37

1.9盘点业务43

1.9.1业务流程图43

1.9.2业务适用范围43

1.9.3操作说明44

1.业务流程操作说明

1.1采购入库业务

1.1.1业务流程图

1.1.2业务适用范围

采购业务主要用来处理外采成品的采购，本部工厂提供的商品按产成品入库业务处理，原材料采购在第二期ERP中实现。

系统实施第一期成品采购业务在分销中录入，实施第二期在ERP中处理，通过集成平台将业务数据协同到分销系统中。

财务对采购的发票、应付、付款等业务在第二期ERP中处理。

1.1.3操作说明

◆采购业务：

◆采购订单新增：

业务人员根据实际情况，通过系统的“采购业务－采购订货－采购订单新增”功能，录入供应商、采购商品等信息；也可以通过系统的“销售业务－销售订单汇总采购”功能，将库存不能满足的销售订单汇总生成采购订单进行采购。

◆采购订单审核：

业务主管在分公司账套中，根据审核情况，通过系统的“采购业务－采购订货－采购订单审核”功能，找到相应采购订单进行审核处理；打印采购订单转交给供应商作为采购合同。

只有设置了审核流才有审核功能！

！

第一步选中要审核的单据，第二步点击审核功能！

点击审核功能后弹出一个填写审核意见的窗口，如下：

◆采购入库：

仓库记账员根据实际的到货情况，通过系统的“库存业务－采购入库－采购订单入库”功能，办理相应的入库手续；

选择入库单据，如下图：

最后存盘！

◆采购入库单审核：

仓库仓管员根据实际的到货情况，通过系统的“库存业务－采购入库－采购入库单审核”功能，审核并打印后交财务签字确认；

操作步骤与“采购订单审核”相同，不清楚可查看以上采购订单审核操作说明！

◆采购价格确认：

财务部采购记账员根据实际采购价格，做采购入库价格确认。

点击“采购价格确认”后，如下图：

1.2采购退货业务

1.2.1业务流程图

1.2.2业务适用范围

采购退货业务主要用来处理外采成品的退货，本部工厂提供的商品退货按产成品退货业务处理，原材料采购退货在第二期ERP中实现。

系统实施第一期成品采购退货业务在分销中录入，实施第二期在ERP中处理，通过集成平台将业务数据协同到分销系统中。

财务对采购退货的发票、应付、付款等业务在第二期ERP中处理。

1.2.3操作说明

◆向供应商的采购退货业务：

◆采购退货单新增：

采购员根据退货情况，通过系统的“采购业务－采购退货－采购退货新增”功能，指定退货商品等信息；

进入界面操作：

采购退货可以有多种方式进行，可参照当时的入库单退货，或可参照当时的入库商品，对某个商品退货，或可在明细中选择要退货的商品。

然后再填写退货的数量。

最后存盘。

◆采购退货审核：

采购主管通过系统的“采购业务－采购退货－采购退货审核”功能，对采购退货情况进行审核，审核后打印转交仓库；

操作步骤与“采购订单审核”相同，不清楚可查看以上采购订单审核操作说明！

◆仓库退货：

仓库根据退货单进行实际发货动作，此操作无系统操作；

◆采购退货确认：

财务人员根据实际退货情况，通过系统的“采购业务－采购退货－采购退货确认”功能，确认采购退货业务自动生成红字采购出库单；

第一步，退货确认操作如下：

点击确认后出现如下界面：

1.3产成品入库业务

1.3.1业务流程图

1.3.2业务适用范围

产成品入库业务主要用来处理本部工厂生产完成的成品入库。

系统实施第一期产成品入库业务在分销中录入，实施第二期在ERP中处理，通过集成平台将业务数据协同到分销系统中。

1.3.3操作说明

◆产成品入库单新增：

仓管科记账员根据包装车间提供单据和实际入库情况，通过系统的“库存业务－产成品业务－产成品入库新增”功能，录入产成品入库信息；

第一步打开产成品入库新增单据！

如下图：

◆产成品入库单审核：

财务部根据实际审核情况，通过系统的“库存业务－产成品业务－产成品入库审核”功能，找到相应产成品入库单进行审核处理；

操作步骤与“采购订单审核”相同，不清楚可查看以上采购订单审核操作说明！

1.4产成品退库业务

1.4.1业务流程图

1.4.2业务适用范围

红字产成品入库主要用来处理仓库产成品需要退回工厂返修的业务，对于不同返修的次品，直接在仓库进行如报废之类的处理。

1.4.3操作说明

◆红字产成品入库单新增：

仓管科记账员根据包装车间提供单据和实际入库情况，通过系统的“库存业务－产成品业务－红字产成品入库新增”功能，录入产成品出库信息；

第一步，新增产成品退库单，如下图：

点击上图中的增加行按钮后，弹出如下窗口：

◆红字产成品入库单审核：

财务部根据实际审核情况，通过系统的“库存业务－产成品业务－红字产成品入库审核”功能，找到相应红字产成品入库单进行审核处理；仓管据此发货。

●操作步骤与“采购订单审核”相同，不清楚可查看以上采购订单审核操作说明！

1.5销售业务

1.5.1业务流程图

1.5.2业务适用范围

销售业务主要用来处理总部向客户的销售业务：

◆总部对客户的销售业务；

◆财务对上述销售进行应收和收款业务；

1.5.3操作说明

◆销售业务：

◆销售订单新增：

业务员根据经销商的要货情况，通过系统的“销售业务－标准订单－销售订单新增”功能，录入要货信息。

第一步，新增销售订单

◆销售订单审核：

业务主管根据实际审核情况，通过系统的“销售业务－标准订单－销售订单审核”功能，对销售订单进行审核；

操作步骤与“采购订单审核”相同，不清楚可查看以上采购订单审核操作说明！

◆销售订单发货：

根据预计发货情况，通过系统的“销售业务－销售发货－销售订单发货”功能，对已经审核通过将要进行发货的订单进行发货处理，打印销售出库单交仓管；

第一步，进入订单发货界面，如下图：

第二步，在发货界面确认仓库、数量、价格，如下图：

第三步，审核出货单：

操作步骤与“采购订单审核”相同，不清楚可查看以上采购订单审核操作说明！

◆销售出库确认：

物流部根据打印的销售出库单安排发货，根据实际发货情况做出库确认；

第一步，进入出库确认界面，如下图：

第二步，进入销售出库界面，对出库商品进行确认保存，如下图：

◆收货：

根据经销商的到货反馈，通过系统的“库存业务－到货签收－出库单到货签收”功能，做最终到货确认。

第一步，进入到货签收界面，进行签收动作，如下图：

◆销售收款及核销业务：

◆销售收款新增：

业务员根据对客户的计划收款情况，通过系统的“应收应付－销售收款－收款单新增”功能，录入相应的销售收款计划数据；

第一步，进入收款单界面，如下图：

◆销售收款单审核：

业务主管根据实际审核情况，通过“应收应付－销售收款－收款单审核”功能，查询出相应的收款单在系统中做审核操作；

操作步骤与“采购订单审核”相同，不清楚可查看以上采购订单审核操作说明！

◆销售收款确认：

财务出纳根据实际收款情况，通过系统的“应收应付－销售收款－收款单确认”功能，通过选择相应的销售订单，办理相应的销售收款确认；

第二步，开始确认收款单是否有误，进入界面，如下图：

◆销售收款核销：

财务部销售记账员，通过“应收应付－销售收款－收款单核销”功能，查询出审核确认的销售收款单，然后勾选要核销的销售出库单，完成核销操作；系统支持部分或者完全核销某张单据。

第三步，要进行收款单核销结算，如下图：

最后，完成核销确认！

1.6销售退货

1.6.1业务流程图

1.6.2业务适用范围

销售退货业务主要用来处理客户向总部的退货业务。

◆客户向总部或分公司的销售退货业务；

◆财务对上述销售退货冲应收和退款业务；

1.6.3操作说明

◆销售退货业务：

◆销售退货新增：

业务人员根据经销商退货情况，通过系统的“销售业务－标准退货－销售退货新增”功能，指定退货商品等信息；

第一步，确认要退货，新增退货单，如下界面：

◆销售退货审核：

业务主管通过系统的“销售业务－标准退货－销售退货审核”功能，对销售退货情况进行审核，审核后打印转交仓库；

第二步，销售退货要审核，其操作步骤与“采购订单审核”相同，不清楚可查看以上采购订单审核操作说明！

◆退货入库：

仓管员收货后根据实际收货情况，通过系统的“库存业务－退货接收－销售退货入库”功能，找到对应的销售退货单办理商品退货入库手续，生成红字销售出库单；

第三步，确认退货入库，将退回的商品作入库操作，界面如下图：

◆销售退款及核销业务：

◆销售退款新增：

业务员根据对客户的计划退款情况，通过系统的“应收应付－销售退款－退款单新增”功能，录入相应的销售退款计划数据；

第一步，增加退款单，如下图：

◆销售退款单审核：

业务主管根据实际审核情况，通过“应收应付－销售退款－退款单审核”功能，查询出相应的退款单在系统中做审核操作；

第二步，如果设置了审核流，要对退款单进行审核！

操作步骤与“采购订单审核”相同，不清楚可查看以上采购订单审核操作说明！

◆销售退款确认：

财务出纳根据实际退款情况，通过系统的“应收应付－销售退款－退款单确认”功能，通过选择相应的红字销售订单，办理相应的销售退款确认；

第三步，对退款单进行确认，如下图：

◆销售退款核销：

财务部销售记账员，通过“应收应付－销售退款－退款单核销”功能，查询出审核确认的销售退款单，然后勾选要核销的红字销售出库单，完成核销操作；系统支持部分或者完全核销某张单据。

第四步，最后对退款单核销结算，如下图：

1.7代销业务

1.7.1业务流程图

1.7.2业务适用范围

日常业务中有代销业务。

直营专柜的销售数据上传到分销系统中生成代销出库单，并做代销结算。

1.7.3操作说明

◆代销业务：

◆代销出库新增：

业务员通过系统的“销售业务－代销发货－直接代销出库新增”功能，录入经销商的代销出库单；

第一步，新增直接代销出库单新增，进入界面如下图：

◆代销出库审核：

业务主管通过系统的“销售业务－代销发货－直接代销出库审核”功能，对代销出库单进行审核。

第二步，如何设置审核流的话，需要进行审核。

其操作步骤与“采购订单审核”相同，不清楚可查看以上采购订单审核操作说明！

◆出库确认：

物流部根据打印的代销出库单安排发货，根据实际发货情况做出库确认；

第三步，进行出库确认操作！

如下图：

◆代销结算：

月底财务中心会计通过系统的“销售业务－代销结算－代销自动结算”功能，根据经销商代销商品销售情况做代销结算，参照代销出库单自动结算。

第一步，进行代销自动结算，如下图：

点击“生成结算单”后，弹出下图界面：

最后，完成代销结算单新增！

1.8仓库调拨业务

1.8.1业务流程图

1.8.2业务适用范围

调拨业务主要用来处理商品在同一独立核算组织下不同仓库之间的转移业务，包括总部下不同仓库之间的调拨、总部与办事处之间的调拨、办事处与门店之间的调拨、直营门店之间的调拨。

同级独立核算组织之间商品调货行为，通过共同的上级做销售退货和销售业务单据处理，货品可以不经过上级直发。

：

◆仓管或者要货方根据需求提出调拨申请；

◆调出仓库收到通知后做出库；

◆调入仓库收货后做入库

1.8.3操作说明

◆调拨申请：

仓管通过系统的“库存业务－调拨业务－调拨申请新增”功能，填写相应的申请；

◆生成调拨出库单：

仓库通过系统的“库存业务－调拨业务－调拨申请分配”功能，或者使用配货功能，自动生成调拨出库单，审核后打印转交调出仓库；

进入调拨分配单选中界面：

◆调拨出库确认：

仓管员根据实际调拨出库情况，通过系统的“库存业务－出库确认”功能，找到相应的调拨出库单，办理出库确认手续，一联交财务签字，然后发货；

第一步，进入确认界面！

点击“确认”后，进入下一个界面：

◆调拨入库单生成：

调入仓库根据实际商品到货情况，通过系统的“库存业务－调拨业务－调拨入库生成”功能，参照调拨出库单生成调拨入库单。

第一步，调入门店确认收到货后，进行入库确认，界面如下图：

第二步，点击“入库或批量入库”后，进入生成调拨入库单界面，如下图：

1.9盘点业务

1.9.1业务流程图

1.9.2业务适用范围

盘点业务用来处理仓库每月一次等的周期盘点业务，具体流程为。

◆仓管主管确认盘点，新增盘点表；

◆打印盘点表，仓管员实际盘点；

◆仓管员在系统中录入实盘数据；

◆仓库主管审核实盘单；

◆财务人员确认盘点结果；

◆财务人员和总经理在系统中审核盘盈入库单和盘亏出库单。

1.9.3操作说明

◆盘点准备：

仓管主管通过系统的“库存业务—盘点业务——盘点单新增”功能，选择仓库，商品类别或者具体商品，输入盘点单号后，生成盘点单，通过“库存业务—盘点业务——盘点单查询”功能打印；

第一步，进入盘点准备，新增盘点单，如下图：

注意：

此处生成的盘点单号要记录下来，后面实盘单录入的时候要指定盘点单号录入实盘数据。

◆实际盘点：

仓管员根据打印的盘点单实地盘点，此过程不涉及系统操作；

◆录入实盘单：

仓管员通过系统的“库存业务—盘点业务—实盘单新增”功能，将实盘数据录入系统；录入方式分三种，分别为参照盘点准备单录入；直接增行录入；从盘点机导入；

第二步，进行实盘数量的录入，如下图：

◆实盘单审核：

仓库记账员通过“库存业务—盘点业务—实盘单审核”功能，查询出录入完成的实盘单，进行审核操作。

第三步，对录入的实盘数据进行审核！

如下图：

第四步，确认审核通过：

◆盘点确认：

在实盘单全部审核完成后，财务人员通过“库存业务—盘点业务—盘点确认”功能，对实际盘盈盘亏结果，进行确认操作，确认后系统生成相应的盘盈入库单和盘亏出库单。

第五步，进行盘点确认，如下图：

进入盘点确认界面，如下图：

◆盘盈入库单审核：

财务人员和总经理通过“库存业务－盘点业务－盘盈入库单审核”功能，查询出已生成的盘盈入库单，核对单据上的明细信息后执行审核操作。

◆盘亏出库单审核：

财务人员和总经理通过“库存业务－盘点业务－盘亏出库单审核”功能，查询出已生成的盘亏出库单，核对单据上的明细信息后执行审核操作。