商务信函范文英语格式 商务信函写作格式范文.docx

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商务信函范文英语格式商务信函写作格式范文

商务信函范文英语格式商务信函写作格式范文

并不是所有的外贸员都是天生下来就会用英语写商务信函了，它们也是会遵循一些信件格式的写作的。

下面是WTT给大家整理的商务信函范文英语格式，供大家参阅!

商务信函范文英语格式

英文商务信函写作格式英文信函分为混合式和齐头式。

混合式：

每一段的首行缩进两格。

落款在信末中间靠右下的位置。

齐头式：

信的所有内容都靠左，段与段之间空一行。

英文信函的习惯用法，由以下几个方面组成：

（1）信头Theheading

信头是指信纸上印刷或打印的企业名称、厂称、地址、电话号码、电报挂号、主管人姓名等。

通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。

当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。

（2）编号和日期Thereferencenumberandthedate

方便以后查信使用。

Yourref:

（你方编号）Ourref:

（我方编号）

日期通常打印在信头的右下方位置，或在寄信人姓名和地址的下方位置。

日期的英式写法是日、月、年;美式写法是月、日、年。

为了避免误解，日期、年份用数字表示，月份则用英文表示，第一个字母要大写，也可用缩写。

比如May，1998（美式写法）;1，May，1998（英式写法）。

（3）信内地址Theinsideaddress

与信封上的收信人名称和地址相同，通常打印在信纸的左侧，低于日期位置2-4行，也可在签字位置下2-4行。

书写收信单位名称时，应特别尊重对方的习惯，不能随意增删公司名称前的冠词The，也不能随意改用繁写及缩写，如pany与Co.之间不能互换，否则会被认为是不礼貌的行为。

收信人地处的书写格式与信封相同。

（4）称谓Thesalutation

在英文信函中，相同于“阁下”、“先生”等类礼貌性称谓，常用Dearsirs”;称呼企业，公司的妇女组织常用Madams，Ladies;无具体收信人姓名用DearSirorMadam称呼收信者。

收信人是个人，就应在收信人姓名之前加称谓，如Mr.（先生），Mrs.（夫人），Miss（小姐），Hon（用于称呼市长、部长、大使等），Pres.（总经理、会长、总统等），Prof.（教授）等等。

（5）开头语Theopensentences

开头语没有统一的格式，但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期，主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这是答复哪一封去信的。

如果是第一次通信，也可以利用开头语作必要的自我介绍，并表明目的要求。

开头语一般与正文分开，自成一节，要求简单明了。

（6）正文Thebodyoftheletter

正文的地位和内容与中文书信相同。

在英文商业信函中，信文从称谓下两行起书写，行间相距一行，段落间空两行。

信文以占信纸的四分之三为宜，四周留出一定空白，每一行左起第一字要取齐，右起第一字不必一律取齐，但尽量要考虑到整齐美观。

（7）结尾语Theclosingsentences

结尾语一般用来总结文本所谈的事项，提示对收信人的要求，如“希望来信来函定货”，“答复询问”等，另外也附加一些略带客套的语气。

正文结束后，另起一段写结尾语。

（8）结束语Theplimentaryclose

英文商业信函的结尾是写信人的谦称，相当于“敬上”的意思。

若收信者为公司，谦称则常用：

YoursTruly，TrulyYours，Yoursfaithfully等;若收信者为个人，则常用：

Yourssincerely，Sincerelyyours等。

需要注意的是，结尾的谦称后必须加逗号。

（9）签署Thesignature

签署由两部分组成，一是写信人的签名________________，二是打印出的写信人的姓名。

签名________________用钢笔或圆珠笔写在结尾谦称下5行的位置内。

尽量不要用印章，用印章的话，说明该信件并非本人亲自过目，只是通函而已，不为人重视。

为易于辨认，在签名________________下还应打印姓名，有时还将职衔一并打印。

常见的职衔有：

ChairmanoftheBoardofdirectors（董事长），President或Genera1Manager（总经理），Director（董事），StandDirector（常务董事），Manager（经理），HeadofDepartment（职员），Manageress（女经理），

HeadofaDepartment（处长），Sectionchief（科长）等。

需要指出的是，写信人如要代表企业单位或代理签署时，应在结尾谦称下打印出全部大写的企业单位名称，然后才签署，以表明该信不是以写信人个人身份写的，信由所述事宜均由企业单位负责。

（10）、附件Enclosure

如果信中有附件，应在左下角注明Encl.或Enc.。

例如：

Encls:

2Invoices

Enc.:

1B/Lading

（11）其它

商业信函除上述内容外，还经常遇到以下情况：

①写信人提请对方特定人员注意时，可在信内姓名及地址的下面或在称呼同一行之右侧说明，并加上Attn.（Attention的缩写）字祥，也可在字下划横线表示。

②写信人为使对方迅速、正确地理解信所谈的主题与目的，常在信内列出“事由”项，记在信文的上方，并在Subject底下划横线，以提醒对方注意。

③为便于商业信函留存查阅并分清责任，书信下部注有发信人及打字员姓名的第一个字母，位于署名下两行的左下方。

④为说明信所附附件，便于收信人清点，可在发信人及打字员姓名的字母下行加注。

⑤如信文写完后需要补充一点，或加附与信文主题无关的简短内容时，可在信文末尾附件下加附言，用P.S.（Postscript的缩写）引导。

对国外商业业务往来信函的结构格式举例如下：

日期May,20,1998,收信人Mach&;.Welson，

地址340CamedleAveKemlworttl，N.T,

注意Attn：

Mr.JackG.Johnson

SCHARFMANBROS.INC

CABLEADDRESSE____port一ManufacturersTELEPHONES

信头HEMPSTSRepresentatives一Importers（516）292一1750

Sauco393FRONTSTREET

TELE____:

96-7725HEMPSTED

NEWYORK11550

称呼DearSirs。

ThankyouforyourinterestintheMEYLANlineOfstopwatches，timingdevice，etc。

信文：

Weareleasedtoinformyouthatweactase____tensivee____portrepresentativesforMEYLANCORP。

P1easeadviceifyouareinterestedinreceivingourfullcatalogandpricelist。

信尾谦称Verytrulyyours，

公司名称SCHRTFMANBROS.INC.

签字

写信人姓名MichaelSeharfmah

写信人职务Manager

发信人及打字员MS/am

附件Encl.One

样信一：

1、收信人的邮箱

2、发信人的邮箱

3、写信日期：

写日期时，请注意以下几点：

a.年份要写完整，不能用03代替20________3。

b.月份要写英文名称，不能用数字来代替，如31/3/03不能在正式的信件中出现。

但是可

以用英文缩写，比如用Aug.代替August。

4、时间

5、主题

6、称呼

7、正文

8、结束语

9、签名________________

10、联系方法：

这部分内容要完整,包括写信人姓名、职位、公司名称以及联系方法（地址、电话、传真、邮箱、网址）。

写地址要注意：

一般来说，门牌号和街道名称之间不用逗号点开，但城市名称和国家名称之间一定要用逗号。

英文商务信函写作格式

1、信头Theheading

信头就是指书信中发信人的地址和发信的日期等。

通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。

当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。

2、编号（写信人的名字缩写）和日期Thesendernameandthedate

这部分内容是为了方便今后查询信件用的。

3、封内地址Theinsideaddress

这里就是指收信人的姓名和地址，一般写在信笺的左上方。

收信人名称地址的格式和信头的格式相同，但必须把收信人的姓名一并写出。

另外，如果不是完全公事化的书信往来，或者

已经从公事的关系渐渐发展成为带有私人性质的友好信件往来，由于称呼这一栏的内容已经说明了收信人的身份，所以可以不必填写封内地址。

4、事由Thesubjectheading

事由也就是我们通常说的主题，可以直接写明信件的重点，让人不必读完全信才了解到信的内容。

所以事由要写得简明扼要。

5、称呼Thesalutation

指对收信人的一种称呼。

较常使用的有DearSirs,DearMadam,DearMr.________,。

称呼后面的标点，一般使用逗号。

称呼里的第一个字母要大写。

6、开头语Theopensentences

开头语没有统一的格式，但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期，主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这是答复哪一封去信的。

如果是第一次通信，也可以利用开头语作必要的自我介绍，并表明目的要求。

开头语一般与正文分开，自成一节，要求简单明了。

7、正文Thebodyoftheletter

信的主体。

一封信件的优劣，完全要看正文写的好或坏。

我们会在后面继续讨论写作商务信函的一些技巧、规则。

8、结尾语Theplimentaryclose

结尾语一般用来总结文本所谈的事项，提示对收信人的要求，如“希望来信来函定货”，“答复询问”等，另外也附加一些略带客套的语气。

正文结束后，另起一段写结尾语。

9、结束语Theplimentaryclose

结束语是结束信函时的一种客套，应该与前面的称呼相呼应。

例如：

“Sincerely,”“BestRegards,”or“YoursTruly,”.结束语写在结尾语下隔一行，只有第一个字母大写，后面加逗号。

10、签名________________

Thesignatrue

写在结束语的下面，签上写信人的名字。

如果是传统的信件，写信人最好亲笔签上您的名字，因为用印章的话，说明该信件并非本人亲自过目，只是通函而已，不为人重视。

签名________________的下面，最好写上发信人的职位。

11、附件Enclosure

如果信中有附件，应在左下角注明Encl.或Enc.。

例如：

Encls:

2Invoices

Enc.:

1B/Lading

商务信函的写作特点

写作商务信函并不要求使用华丽优美的词句。

所有需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么。

1、口语化

每一封信函的往来，都是跟收信人彼此之间的一次交流。

人都是感性的，所以需要在信函里体现感性的一面。

然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。

他们宁愿写“Yourletterhasbeenreceived”，“Yourplaintisbeinglookedinto”而不是“Ihavereceivedyourletter”或者“Wearelookingintoyourplaint”。

其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗?

只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。

多用一些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。

2、语气语调

由于信函都是有其目的性的，所以信函里所采用的语气语调也应该符合写信人的目的。

在写之前先不妨仔细考虑一下，写这封信函是想达到一个什么样的目的，希望对收信人产生一种怎样的影响呢?

是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。

这完全可以通过信函中的语气语调来表现。

3、真诚

不管是生活中的交往还是生意上的合作，真诚是最重要也是最基础的，所以信函也必须能够充分体现真诚。

不管说什么，都要带着诚意去说。

4、直接

信函一定要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。

如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容，请毫不留情的舍弃它们。

因为这些内容不仅不能使交流通畅，反而会混淆视听，非但不能让读者感兴趣，反而会让他们恼火，产生反感。

5、礼貌

礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比如yourkindinquiry,youresteemedorder等就可以的。

而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。

特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。

如果对方的建议不合理或者的指责不公平时，请表现一下高姿态，可以据理力争，说明自己的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。

6、简洁

就象前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，让信函读起来简单，清楚，容易理解。

用常见的单词，避免生僻或者拼写复杂的单词。

一个单词可以表达，就不要用词组。

多用短句，因为短句更容易理解。

少用“and”，“but”，“however”，“consequently”这些让句子变得冗长的连词。

在同一封信函里，不要使用多个相同含义的单词。

比如，前面写了“goodshavebeensent”，那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dispatch”等。

因为这样写会误导读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。

最好是一件事情写一段。

8、精确

当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到精确。

这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。

9、针对性

请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。

这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。

当然，如果无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写“DearSirs”or“DearSirorMadam”。

10、语言朴实

商务信函不需要用华丽的词句。

根据西方的语言习惯，他们更愿意使用简练而朴实的语言。

所以当我们跟西方人进行商务沟通时，也要尽量避免华丽复杂的词句。

比如“Welookforwardtoabrightandgloriousfutureofcooperation”，就不如直接写成“Wehopetohavetheopportunitytoworktogetherwithyouinthefuture.”，这样才更加符合西方人的语言习惯。

11、回复迅速及时

给买家的回复，千万要迅速及时。

因为买家通常只看最先收到的几封回复，从中去选择合适的供应商。

如果您的回复不够及时，就可能因为抢不到先机而失去商机。

12、标题

这一点是特别针对写电子邮件的。

也许很多人都没有意识到，事实上，E-mail的标题是很重要的一个部分，邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。

如果标题没有内容，看起来象群发的垃圾邮件的话，很多买家就会直接删除。

比如这样的标题“Howareyou?

”，“Canweworktogether?

”，建议您改成“Proposal:

BrightIdeasImports--ZhejiangTe____tile'sPartnershipOpportunity”或者“Introduction:

OurProductOfferingsforBrightIdeasImports.”这样会使邮件显得更加专业。

13、校对

写完之后，一定要检查。

最基本是要确保拼写和语法正确，然后检查一下所提供的事实，数据等是否有错。

在信函里有一个极小的失误，也可能会破坏写信人在沟通方面的可信度，并使人对写信人表达的其他信息投下怀疑的阴影。

签名________________档所填写内容：

（职务,根据个人的职务所写）

LuoyangYunchuanWindPowerMachineryCo.,Ltd.

Add：

1-1-2109Room,Wen____ingModernBulding,No.3,LianmengRoad,Jan____iDistrict,Luoyang,HenanProvince,China

-0379-********

Fa____:

+86-0379-64833105+86-0379-64687596\

Email:

（根据个人的email所写）

Website:

（根据门户网站所写）

邮件自动回复内容：

DearSirs:

Iamverygladtoreceiveyourletter!

Iwillreplyyousoon.

Thankyouverymuch!

Bestregards!

Yoursincerely

____________________（名字）

商务信函范文英语格式的人【end】