word排版实操手册.docx

word排版实操手册.docx

《word排版实操手册.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《word排版实操手册.docx（12页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。

word排版实操手册

第一章Word文书排版

在工作中，我们经常要用到会议通知、邀请函、招标书、各种各样的合同、项目企划书和市场分析报告、教材等。

这实际上都是文书处理工作。

如何制作一个文档，让读者在接受版面信息的同时，获得美的感觉和艺术的感染，从而吸引更多眼球，这就需要我们具有排版的技巧。

所谓排版，就是在有限的版面空间里，将版面构成要素（文字、图形、图片、表格、线条和色块）根据特定内容的需要进行组合排列，把构思与形式直观地展现在版面上，使之符合人们的审美要求。

本书主要介绍一些文书排版技巧和实用技能，以满足大家不同的需求。

一、Word中巧选文本内容

在平时使用中，有几个特别的快捷键可以加快选取：

Shift+Home：

使光标处选至该行开头处。

Shift+End：

从光标处选至该行结尾处。

Ctrl+Shift+Home：

从光标处选至文件开头处。

Ctrl+Shift+End：

从光标处选至文件结尾处。

Shift+移动光标：

逐字逐行地选中文本（用于一边看一边选取文本）。

Shift+Alt+鼠标左键单击：

可选中原光标所在位置至后鼠标左键单击光标位置的矩形区域。

在选取时还可利用“F8”键来进行快速选取。

具体操作方法是：

先按“F8”键激活系统内置的“扩展选取”模式（窗体状态栏的“扩展”会由灰变成黑色），然后按“F8”键便可选择光标位置后的一个字符，若再按一次“F8”键则可选择光标所在位置的整行字符，再按一次便可选择光标所在的整段字符，再按一次选择整篇文章。

如果结合其他键还可实现更多功能，如，与方向键配合使用可灵活选择文本内容；而与编辑键（光标键上面的那些键）配合使用，则可更方便地进行选取，如按下“Home”键或“End”键，则能选择当前光标所在行以光标为界的前半行或后半行。

如果按住“Ctrl”键再按下这两个键，则选择以当前光标所作位置为分界点的整篇文章的前半部分和后半部分。

如果按“PageUp”键或“PageDown”键，则是按上、下页选择文本。

在使用完并要取消扩展模式时，只需按一下“Esc”键即可。

二、Word中合并文件

在编辑文件时，若要将另一篇文件内容全部合并到该新文件中，除了采用打开原文件对内容进行复制，然后再转入新文件进行粘贴外，还有一个更好的方法进行。

1．打开要合并的一篇文件，然后在菜单栏选择“工具→比较并合并文件”选项。

2．选择需要合并的另一篇文件，并在窗口右边的“合并”中选择“合并到该文件”项即可。

通过这两步操作后，这两篇文件就会合并在一起，同时若要合并多个文件，则可按此方法依次进行。

三、快速定位光标

在文件编辑中，经常需要把光标移到一些特殊的位置，可以利用快捷键进行快速定位。

用得较多的几个快捷方式如下：

Home：

将光标从当前位置移至行首。

End：

将光标从当前位置移至行尾。

Ctrl+Home：

将光标从当前位置移至文件的行首。

Ctrl+End：

将光标从当前位置移至文件结尾处。

在Word中编辑文件时，经常需把光标快速移到前次编辑的位置，而若采用拖动滚动条的方式非常不便，可以利用一种组合键进行快速定位。

在需要返回到前次编辑位置时，可直接在键盘上按组合键“Shift+F5”。

同时使用该组合键还可使光标在最后编辑过的三个位置间循环转换。

四、字号快速调整

在Word中编辑文字时，有时只需将字号缩小或放大一磅，而若再利用鼠标去选取字号将影响工作效率，可以利用键盘选择好需调整的文字后，再在键盘上直接利用“Ctrl+[”组合键缩小字号，每按一次将使字号缩小一磅；而利用“Ctrl+]”组合键可扩大字号，同样每按一次所选文字将扩大一磅。

另外也可在选中需调整字体大小的文字后，利用组合键“Ctrl+Shift+>”来快速增大文字，而利用“Ctrl+Shift+<”快速缩小文字。

五、快速对齐段落

在Word中要设置段落对齐，通常大家是利用格式工具栏中的对齐方式进行，还可以利用组合键来快速完成，常用的设置方式组合键如下：

Ctrl+E：

段落居中。

Ctrl+L：

左对齐。

Ctrl+R：

右对齐。

Ctrl+J：

两端对齐。

Ctrl+M：

左侧段落缩进。

Ctrl+Shift+M：

取消左侧段落缩进。

Ctrl+T：

创建悬挂缩进效果。

Ctrl+Shift+T：

减小悬挂缩进量。

Ctrl+Q：

删除段落格式。

Ctrl+Shift+D：

分散对齐。

六、快速调整Word行间距

在编辑调整Word文件行距时，常见一些“高手”不用调出格式来进行设置，其实方法非常简单，在需要调整Word文件中行间距时，只需先选择需要更改行间距的文字，再同时按下“Ctrl+1”组合键便可将行间距设置为单倍行距，而按下“Ctrl+2”组合键则将行间距设置为双倍行距，按下“Ctrl+5”组合键可将行间距设置为1.5倍行距。

七、巧去网址超链接线

当我们在Word文件中输入网址或粘贴带有网址的内容时，Word会自动产生链接下划线，这其实是Word自动修改功能引起的麻烦，要想取消超链接的下划线，只需按下组合键“Ctrl+Z”或“Alt+BackSpace”，便可将下划线取消。

另外也可关闭其相应的自动功能：

选择“工具”菜单栏中的“自动更正”选项，在弹出的对话框中选择“键入时自动套用格式”选项卡，然后取消选择“Internet及网络路径替换为超级链接”复选框，最后单击“确定”按钮完成关闭。

八、英文单词换行排

在输入英文或较长网址时（特别是中英文混排时），大家可能常遇到上行字距明显拉宽，而英文单词或网址跑到下行的情况，这样影响了文件的美观，可以对单词或网址加入一个不间断空格，就可以解决这个问题。

具体操作方法是先选择词组中每个单词（除最后一个单词）后的空格并按下“Ctrl+Shift+Space”组合键即可。

九、不同页面的设置

在一些特殊的Word版式设置时，需要将一个文件中的页面设置成不同的方式。

首先在菜单栏单击“文件→页面设置”命令，在“页面设置”对话框中将文件前一种页面版式设置好后，再将光标移至需更换版式的页面，再次打开“页面设置”对话框，并按需要对页面进行调整后，在“应用于”下拉菜单中选择“插入点之后”项，如图1-1所示，此时便可在同一个文件中得到不同的页面设置。

十、修改自动加标注

在完成某个文件后再交给其他人审阅或修改，当然希望能一眼就看出修改了哪些地方，只需利用Word的追踪修订功能，在把文件交给其他人修改之前进行一些设置即可。

打开要使用追踪修订功能的文件，再在菜单栏单击“工具→修订”命令打开修订功能，这样便会在进行文件阅读修改时，Word将自动地给修订者做修改标注，而且对于不同修订者的修改会自动采用不同的颜色进行区分。

十一、怎样调出多重剪贴板

在Word97后的版本中就提供了多重剪贴板功能，若关闭它后又怎样去打开多重剪贴板进行选择粘贴呢？

Word2000将剪贴板中所容纳数据的数目由原来的1个调至12个，而WordXP更增加至24个。

多重剪贴板可以大大方便我们的编辑处理，而若关闭了多重剪贴板后，则不能再进行选择粘贴，此时若要再使多重剪贴板出现，则可在菜单栏单击“编辑→Office剪贴板”命令即可打开剪贴板。

十二、快速去除回车、分页等特殊设置

当我们从网上复制文章并想粘贴到Word文件中时，常会出现格式混乱的情况，怎样快速去除这些不想有的格式设置？

在对网页上的文章进行复制时，它的格式也被复制，因而在进行粘贴时便会发生很多麻烦，如要去除其中的其他非文字符号、软回车、制表符等，我们只要对这些特殊符号删除掉，或者替换掉就可以了。

可以使用“编辑”菜单栏中的“替换”命令来比较轻松的完成。

另外还可利用Word提供的“选择性粘贴”进行：

在进行了复制操作后，再转入Word，在其菜单栏上单击“编辑→选择性粘贴”命令，如图1-2所示，另外也可采用先把内容复制到记事本中再从记事本进行复制，然后转入到Word文件中进行粘贴的间接方法完成。

提示：

对于一些特殊符号则需要知道它的输入表示法。

如：

“^l”表示软回车，“^p”表示硬回车，“^t”表示制表符，“^m”表示手动分页符，“^+”表示长划线（—），“^=”表示短划线（–），“^l”表示人工换行符，^n表示分栏符。

十三、精确进行文本移动

对Word文件进行编辑时，常需对某行或某段文字位置进行调整，通常采用鼠标拖曳的方式进行移动，但在长文件中进行操作时比较麻烦，可以利用“F2”键来进行精确移动，其具体操作方法是这样的：

先选中要精确移动的文本内容，再在键盘上按“F2”键，此时屏幕左下角状态栏中会显示“移至何处？

”的提示。

接下来只需把光标移至目的地，按回车键便可精确完成移动。

十四、快速复制Word字体、段落格式

在Word中如果要对文件的一个大段落进行格式操作，除了可以使用“格式刷”来复制文字、段落格式以外，还可利用组合键来快速完成。

具体方法是：

首先把插入点移到段首，按“Ctrl+shift+↓”组合键选中整个段落，然后按“Ctrl+Shift+C”组合键复制字体、段落格式；接下来把插入点移到目标段落，按下“Ctrl+Shift+V”组合键粘贴该格式。

值得注意的是，如果首先只是把插入点移到源格式段落中而不进行选定操作，那么复制和粘贴的就只有段落格式，而不包括相关字体格式。

十五、精确对齐轻松做

在Word文件中进行编辑时，有时出现某行总不能与其他行整齐对齐的情况，此时在标尺上进行拖动或按空格键总达不到要求，请问此时有没有办法对该

行进行精确对齐？

当出现这种情况时，可以利用标尺上拖动首行缩进的方式进行，但和一般拖动不同的地方是在进行精确对齐拖动时按“Alt”键不松开，此时便可随心所欲地在标尺上对该段落首行缩进进行调整。

十六、让标题不再排在页末

在Word中进行编辑排版时，有时出现某些标题正好排在页末的情况，标题出现在页末确实非常不美观，其实只需在排版时稍加设置便可避开这种情况。

具体方法是：

把插入点移到标题所在段落，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“段落”选项，并在随之出现的对话框中的选择“换行和分页”选项卡选择在“与下段同页”复选框，最后单击“确定”按钮即可。

提示：

如果选中“孤行控制”复选框，系统则会自动向下页移一行文字来避免一页底部出现某段的第一行文字或是某页顶部出现某段的最后一行文字。

第二章表格排版

由于表格具有分类清晰、方便宜用等优点，所以，日常生活中常常使用表格来表达各种各样的信息，Word在表格绘制与编辑方面具有操作灵活、变化多样的特点，本章主要讲述利用Word进行各种类型表格的制作，如财务报表、学生成绩表和各种复杂表格。

一、表格排版注意事项

1．页面设置：

通常使用A4纸，可以根据需要选择合适的纸张。

2．表格标题：

字体根据需要设置，没有特殊要求，对齐方式为“居中对齐”

3．表格结构：

若是一个复杂表格，可以先插入一个大体的表格轮廓，再从中进行修改、完善。

4．表格格式：

表格以占满整页、居中显示为宜，表格内文字五号字大小，显示方式根据具体情况而定。

二、经验技巧

2.2.1在表格上面加空行

在Word文档中，如果一个表格位于首页且上面是没有空行，要想在其上添加标题可以将光标置于左上角第一个单元格中（单元格内有文字则放在文字前），回车，表格上方就会空出一行了。

注意:

如果表格上方有文字或空行，这种方法无效。

1.显示表格列（行）具体宽度两招

要知道表格列的具体宽度，除了可以在“表格属性”对话框里查看外，还有以下两种简单的方法。

方法一:

将鼠标指针放在表格内的任一列框线上，此时指针将变成等待手工拖动的形状，按下鼠标左键，同时按下Alt键，标尺上将出现每列具体的宽度。

方法二:

将指针置于列框线上，先按下左键，再按下右键（注意:

次序颠倒无效），也能看到每列的宽度。

2.自动调整列宽适应文字宽度

将鼠标指针置于表格列的分隔线上双击，可以使左边一列的列宽自动适应单元格内文字的总宽度（注意:

如果表格列中没有文字，此法无效;如果文字过长，当前列将自动调整为页面允许的最适宽度，调整后如果继续在分隔线上双击，列宽还能以字符为单位继续扩大一定的范围）。

3.解决Word表格超出版面问题

打印时，为了节约成本，通常都会把一些小尺寸的表格设置成为右对齐且文字环绕方式。

但是在排版的过程中发现表的右边框总是超出版心（正文边框）约2毫米。

无论怎样拖动和调整，都不行。

下面就介绍具体的解决方法。

执行“表格→表格属性”命令，打开“表格属性”对话框。

单击“选项”按钮，打开“表格选项”对话框，在“默认单元格边距”下方的四个选项中，将“右”选项框中的数字（0.19厘米）改为“0”，单击“确定”按钮。

经这样简单设置后，表的右边框自动与正文边框对齐。

同理，如将表设置为“左对齐”，文字“环绕”方式，只要将在“默认单元格边距”下方的“左”选项框中的数字（0.19厘米）改为“0”即可。

4.对齐表格中的小数点

选定含有小数点的列，双击该列上方标尺，弹出“制表位”对话框，在“对齐方式”中选取“小数点”方式，确定后小数点即可对齐。

继续拖动标尺上的小数点对齐制表位调整小数点的位置，直到你满意为止。

5.处理超长表格的一些技巧

首先指定栏标题，它将出现在每页表格的开头。

选定你想作为标题的那一行，执行“表格”菜单下“标题重复行”命令。

将视图切换至“页面”或执行“打印预览”即可以看到发生的变化。

为了避免同一个单元格中的内容被分隔到不同的页上，执行“表格”菜单下“表格属性”，取消“行”标签下的“允许跨页断行”复选框中的对钩。

如果该单元格太高，不得不跨页断行的话，执行“格式”下的“段落”命令，将段落对话框中的“换行和分页”标签中的“段中不分页”复选框选中，这样可以使跨页点不拆分同一单元格的正文段落，而且可以重复栏标题。

6.在Word表格中画斜表头

第1步，，首先将光标置于准备画斜线表头的单元格中，然后在菜单栏依次单击“表格”→“绘制斜线表头”

第2步，打开“插入斜线表头”对话框，在“标题样式”下拉列表中选择“样式二”，并分别输入行标题“月份”、列标题“配件”按钮确定插入

第3步，系统可能会因为所远单元格太小而提示不能插入斜线表头，单击“确定”按钮单元格将自动调整并成功插入斜线表头。

单击Word生成的这个斜线表头会发现该，表头其实是用一些文本框和两条斜线组合在一起形成的，只不过Word代替我们做了许多细微的调节工作。

在标题行输入

电脑配件销量表

图表1

1月

2月

3月

4月

CPU

5985

2659

2561

9862

主板

2658

4958

2354

7564

第三章页眉页脚

操作：

视图——页眉和页脚，在修改页眉和页脚内容时也可直接双击。

一、去除页眉的横线

1.鼠标左键“双击页眉”，弹出编辑页眉的对话框，点击工具栏中的“格式”按键，里面有“边框和底纹”选项，出现“边框和底纹”对话框后，在“边框”里的“设置”中选“无”，“应用于”中则选“段落”，点击“确定”后页眉中横线消失了。

2.选择工具栏中“格式”里的“格式和样式”，右边角落弹出“格式和样式”的对话框，点击选择“页眉”并选择下拉菜单中的“修改”选项，弹出“修改样式”对话框，再点击“格式”并选择下拉菜单有“边框”，点击后出现和第1中方法一样的“边框和底纹”对话框，在“边框”里的“设置”中选“无”，点击两个对话框中的“确定”后横线消失。

3.鼠标左键“双击页眉”，弹出编辑页眉的对话框，点击工具栏“编辑”中的“清除”选项，再点击“清除”选项后面的“格式”，这样横线消失了。

4.选中横线，然后按ctrl+shift+n即可删除横线

二、页码设置

1.页码从第二页开始

（1）选择“插入页码”，打开“页码”对话框。

（2）取消“首页显示页码”复选框中的对钩，然后单击“格式”按钮，打开“页码格式”对话框。

（3）“起始页码”后的框中键入数字“0”

（4）按“确定”退出。

2.页码从任意页开始

（1）将光标定位于需要开始编页码的页首位置。

（2）选择“插入-分隔符”，打开“分隔符”对话框，在“分隔符类型”下单击选中“下一页”单选钮。

（3）选择“视图-页眉和页脚”，并将光标定位于页脚处。

（4）在“页眉和页脚”工具栏中依次进行以下操作：

①单击“链接到前一个”按钮，断开同前一节的链接。

②单击“插入页码”按钮，再单击“页码格式”按钮，打开“页码格式”对话框。

③在“起始页码”后的框中键入相应起始数字。

④单击“关闭”按钮。

三、页码不连续如“目录”与“正文”的页码均需单独排，可按以下步骤操作:

1、将光标定位于需要开始重新编页码的页首位置。

2、选择“插入-分隔符”，打开“分隔符”对话框，在“分隔符类型”下单击以选中“下一页”复选钮。

3、选择“插入—页码”，打开“页码”对话框。

单击“格式”按钮，打开“页码格式”对话框。

4、“起始页码”后的框中键入数字“1”

四、如何设置不同的奇/偶页页眉及页脚

在编辑一些多页的文件时，常需插入页眉或页脚，但在通常情况下其奇偶页是相同的，如果要为奇、偶页设置不同的页眉和页脚，应如何进行操作？

具体操作如下：

（1）单击“视图→页眉和页脚”命令，在弹出的“页眉和页脚”对话框中单击“页面设置”按钮。

然后选择“页眉和页脚”框下的“奇偶页不同”和“首页不同”复选框并单击“确定”按钮返回“页眉和页脚”对话框。

（2）在文件首页页边距区域内出现“首页页眉和页脚”区域，若首页无需页眉和页脚，则在此可不输入任何内容。

（3）单击“页眉和页脚”工具栏上的“显示下一项”按钮，则在第2页顶部会显示“偶数页页眉”，可以根据需要在页眉区域输入相关内容；如果需要设置页脚，可单击“在页眉和页脚间切换”按钮，切换到页脚区域输入相应页脚信息。

（4）再次单击“显示下一项”按钮，第3页顶部会显示“奇数页页眉”字样，可以参照步骤3完成奇数页页眉和页脚的设置。

（5）单击“页眉和页脚”工具栏上的“关闭”按钮，即可看见奇/偶页不同的页眉和页脚设置应用于整篇文件了。

特别拓展:

为部分文件创建不同页眉或页脚

由于一般要创建页眉或页脚时，Word自动在整篇文件中使用同样的页眉或页脚。

如果要为部分文件创建不同于其他部分的页眉或页脚，首先要对文件进行分节，然后断开当前节和前一节中页眉或页脚间的连接。

如果尚未对文件进行分节，那么应该在要使用不同的页眉或页脚的新节起始处插入一个分节符，然后单击要为其创建不同页眉或页脚的节，再单击“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令即可。

当然如果需要，也可将光标移到要修改的页眉或页脚处。

再单击“页眉和页脚”工具栏上“同前”选项。

修改已有的页眉或页脚，或为该节创建新的页眉或页脚，则Word会自动对后续各节中的页眉或页脚进行同样的修改。

再为下一节创建不同的页眉或页脚时，则重复上述步骤即可。