通融地产公文管理规定.doc

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公文管理规定

1.目的

为加强对集团公文的规范化、制度化管理，及时传达贯彻集团有关政策，建立科学、严谨、高效的公文处理程序。

2.范围

适用于集团对各部门及各子公司之间的公文运行管理。

公文管理指对政府管理部门的来文、集团名义与外界来往的文件（包括传真、电子邮件、挂号信、法律文书）及集团内部的各种文件，自收（发）文至移交归档前的文件处理和控制。

3.管理职责

行政部是集团公文管理的职能部门，负责公文管理的标准制定和修改，对公文的整理、保管、归档工作。

行政部负责公文管理的格式审核，集团内部正式公文的统一收发、登记、处理工作，政府部门和上级主管部门的公文督办、回复的处理工作。

行政部，负责集团公文管理，对不符合公文管理的文件不予通过，指导培训各部门对公文管理的操作。

各部门及子公司严格执行公文管理规定，指定专人负责本部门的公文收、发、整理、归档、移交工作。

4.常用公文种类

决定：

适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

由行政部起草和办理发文登记，总裁审核后签发，行政部发送、归档、保管。

请示，批复。

请示，适用下级向上级部门或主管领导，为了工作提出建议、反映情况，或请示批准、指示工作的行文，由本部门经理审核签发，自行发送保管；批复，适用于答复下级机关请示事项。

报告，向直接上级汇报工作、反映情况，用“报告”。

通报，通告。

通报，适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

通告，适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。

通知，传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级，同级和不相隶属部门的发文，用“通知”。

适用集团发布规章制度，对下级部门和员工的要求，其他当众正式宣布需要周知的重要事项，由行政部或相关职能部门起草，行政部审核，办理发文登记，总裁审核后签发，行政部发送、归档、保管。

会议纪要，传达会议决议事项和主要精神，要求有关部门共同遵守执行的，用会议纪要。

适用记载传达集团会议精神，布置会议任务，办公例会会议由行政部负责起草，总裁审核后签发；其他例会或专题会议，由会议召集人指定专人负责起草，会议召集人审核后签发。

工作联系单，适用不相隶属的部门之间，为了工作有效开展，向相关部门提出工作配合、需要改进、工作要求、其他注意事项，由本部门经理审核签发，自行发送保管。

函，平行的或不相隶属的部门之间互相商洽工作，用“函”。

适用集团各部门和外部单位的行文，为了工作联系、说明事项、发表声明、其他需要注意事项，与法律、人事相关事项由人力资源部负责起草，其他事项由行政部起草，行政部办理发文登记，总裁审核后签发，行政部发文，归档保管。

5.公文格式

公文格式一般包括：

标题、公文字号、签发人、正文、附件、印章、主题词、抄送（抄报）单位、发文时间、发文部门、印数等。

公文标题，由公文主要内容和文种组成，标题文字力求准确、简要，除法规、规章名称和被批转、印发、转发文件的标题加书名号外，公文标题中间一般不用标点符号。

发文字号，集团级发文字号由集团简称、年份和序号组成，如集团发文“沪和融[2006]第×号”；部门级发文字号由集团简称加部门首位代字、年份和序号组成，如行政部发文“沪和融行[2005]第×号”。

子公司级发文字号由简称加年份和序号组成，如南通融汇公司发文“南通融汇[2005]第×号”。

集团级发文字号由行政部负责发文登记统一编号，发文序号更新周期为一年，每年1月1日为更新起始日。

会议纪要不用发文字号，直接编写流水序号。

签发人，集团级文件由总裁签发。

主送、抄报，指公文主要受理单位，应写明全称，一般只写一个主送单位；如需报送上级部门或领导，可以用抄报的形式。

行文规则

能口头说明就不要书面形文，部门之间不要用发文形式解决一般性的问题。

公文一般用A4纸，在左侧装订。

“通告”等用纸根据实际需要确定。

向上级请示的公文，应一文一事，主送一个单位，不抄送下级单位，不直接送交领导个人（除领导直接交办外），向下级单位的重要行文，可以抄报直接上级单位。

按照逐级指挥的管理原则，集团行文原则上只发到各部门，不直接发到隔级下属部门。

各单位一般不得越级行文。

因特殊情况，必须越级行文的，应当抄报越过的单位。

版面规定，标题为黑体三号，正文用宋体五号，正文行距设置为固定值24磅，左右边距和上下边距各为2.5cm，注明页眉页脚和司标标识的具体位置。

6.收文处理

一般包括登记、分办、拟办、批办、催办等程序。

登记，上级主管部门或外单位发来的文件及集团资料、信件等，均由前台秘书统一签收、开拆、登记，交行政部经理处理。

拟办，行政部经理根据文件内容签批拟办意见，再由行政助理分送给有关部门或领导。

行政部经理在签批文件时认为无需送领导阅批的一般性文件，可直接批复。

催办，行政部经理对有领导批示的公文及本集团发出的决议文件，要认真督促、催办，在公文规定时间内完成，以防积压或漏办。

文件传阅、办理时，不宜横向传递，以免积压或传失。

7.发文处理

一般包括拟稿、审稿、签发、缮印、校对、用印、封发等程序。

拟稿，要符合国家的法律法规和集团内部的管理规定，情况要确实，观点要明确，文字要精练，条理要清楚，层次要分明，标点符号要正确，篇幅要力求简短。

数字的写法，正式文件中，除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外，其他用汉字书写。

文件内容需分多章节的，一般按“一”“

（一）”“1”“

（1）”排列。

文件中涉及地名、人名、文件名称、事物名称和年月日等，一般不得使用简称。

核稿，集团公文在送领导签发前，应由起草文件部门负责人审核后，送行政部核稿。

行政部在1个工作日内完成核稿，呈总裁审核签发。

核稿时如发现不妥之处，必须进行修改，属于重要原则性问题，应退回原起草部门修改。

公文核稿的重点：

是否有必要行文；是否符合国家的法律法规和集团内部的管理规定；提出的要求和措施是否明确具体，切实可行；处理程序是否完备，行文关系、公文格式是否符合规定；文字叙述是否符合文法和逻辑，标点符号是否正确。

签发，集团公文，由总裁签发，并加盖集团公章，公文签发后不得再作任何改动；若确需修改，必须重新签发。

属集团保密文件，在发放时应严格按照集团保密制度执行；未经相应责任人审批或盖章确认的文件不具执行效力，不得张贴下发。

用印，除了会议纪要和工作联系单外，其他公文需要用印，以集团名义发文盖公章。

印章盖在年、月、日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年、月、日，如正文末页无空档，可另起一空白页注上日期盖章，并在该页的左上方标明“此页无正文”字样。

发送，由行政部按公文的发送、抄报单位统计份数，在2个工作日内发送到相关部门和人员手上，并做好文件签收工作，原件行政部归档。

8.文件管理

集团的收、发文件由行政部统一负责保管；各部门工作中形成的文件资料由各部门专人收集、保管，每年3月20日前移交行政部归档。

各部门应加强对相关人员的保密纪律教育，做好保密工作。

严禁将秘密文件随便搁置在办公桌上、带往公共场所或家中。

文件传递过程中，必须办理登记、签收、注销手续，并按文件登记簿检查归档，以防遗漏。

各部门、各经办人员不得逾期留存应归档文件。

对没有存档价值和存查必要的文件，由行政部鉴别、登记后销毁。

工作中形成的文书，包括文件、会议记录、决议、照片、图表、录音带、录像带等有保存价值的资料，都必须由承办人收集齐全，分类整理，移交文书或有关人员核对整理后，于次年3月20日前送行政部归档，各单位、各经办人不得越期自行留存应该归档的文件。

9.时间要求

核稿在1个工作日内完成，行政部呈总裁审核签发。

发送在2个工作日内发送到相关部门和人员手上，并做好文件签收工作，原件行政部归档。

10.处罚

经行政部审核后的公文，出现公文格式不对、发文字号重号、漏号、没有及时发送、发错主送单位，保管不当出现损坏、残缺、漏页等违反公文管理规定的行为，追究行政部当事人责任，并处______元以上罚款。

集团公文未经行政部核稿出现公文格式错误，收发文未办理登记，文件管理不慎出现损坏、残缺，未按时移交公文等违反公文管理规定的行为，追究当事人责任，并处_____元以上罚款。

擅自发文，冒用总裁名义签字发文，一经发现对当事人处以_____元以上罚款，造成不良影响和集团损失，直至除名并追究其法律责任。

11.附则

本制度由行政部制订，总裁批准，修改亦同。

本制度自颁布之日起实施，原有与本制度冲突的制度、规定同时废止。

本制度由行政部负责解释。

12.相关文件

《发文管理流程》

《发文登记表》

《收文登记表》

《关于×××××的通知》

《工作联系单》

发文管理流程

拟稿

发文部门

未通过

核稿（1个工作日）

行政部经理

通过未通过

审核

总裁

通过

签发

总裁

用印盖章

行政部经理

发文登记

行政文员

发送（2个工作日内）

行政文员

归档整理

行政部文员

和融集团

发文登记表

序号

发文日期

发文字号

文件标题（内容）

收文单位/人

份数

签收人及日期

收文登记表

序号

收文日期

发文人

文件标题（内容）

发文单位/人

来文字号

文件处理情况

工作联络单

经办人

受单部门

签发人

受单人姓名

填单日期

要求回复日期

抄送

紧急性

□紧急□普通

主题

事由：

回复结果（如未能处理，请注明原因）：

受单部门签字：

________年_____月______日

注：

填单人和受单人妥善保管此单，做好存档，以备事后查询、核实和继续跟踪。