钥匙管理制度.docx
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钥匙管理制度
表格名称
钥匙管理制度
文件编号
WI-EM-108-A0
统计周期
□日□周□月□季□年
负责人
1.目的
使文博中心钥匙管理符合规范要求。
2.范围
文博中心公共区域钥匙管理。
3.职责
3.1钥匙管理人:
文博中心各部门钥匙管理人员按照本部门管理要求保管相应的钥匙。
3.2物业督导:
协同文博中心各部门钥匙管理人员全面管理文博中心公共区域钥匙系统。
4.程序
4.1钥匙接收办法
4.1.1所有锁芯均自带两把钥匙,各部门保管本部门钥匙。
施工单位上交钥匙,须有工程处相关工程师验收签字之后方可接收入箱。
（接收表单见附件一）
4.1.2接受钥匙前,各负责人实地检查每一把钥匙的完好性,保证所接受的钥匙完好并且有效,然后签字接收。
4.1.3按照图纸和系统编号,在每把钥匙贴上标签,并用胶带纸密封,防止脱落损坏。
4.1.4依据钥匙编号,将钥匙依次存入保管箱,并锁好钥匙箱,进入保管状态。
4.1.5编辑钥匙编号表和编号图,随时更新在公共盘,决策层、管理层与各部门的钥匙管理员有该权限进行查阅。
4.1.6各部门在接收到工程竣工钥匙后,若发现有涵盖别的部门的钥匙,且该部门需要使用此钥匙,需签署文博中心内部钥匙移交单,并需被移交部门负责人签字确认。
4.1.7使用部门如需增配,需提交申请单,由本部门负责人审批,物业部负责人同意,自行提交采购配制,同时通知物业部物业处,记录存档。
4.1.8各部门钥匙管理员需及时更新钥匙保管情况,告知本部门负责人现有钥匙的情况,并将所有表单存档。
4.1.9各部门钥匙管理人如需调离开本岗位,需按照公司《员工守则》要求将钥匙同其他办公物资一起交还公司或移交岗位接替人员,做好交接手续;如管理员离职,需按《员工守则》,将钥匙交还物业处统一管理。
4.1.10流程图
4.2四级钥匙借用管理办法
4.2.1文博中心人员由于工作需要使用钥匙的,可直接在钥匙归属部门保管员处填写钥匙借用表单,留下姓名、联系方式、钥匙区域、部位、钥匙编号、数量、使用目的、借用时间进行借用,借用时间仅限一天,借用人应在当天将门锁闭后经被借部门确认后,将钥匙返回钥匙归属部门,并在表单上注明归还。
4.2.2如非本中心人员借用,应经物业处同意签署意见后,至物业公司（地下室办公区）进行登记,留下单位、姓名、联系方式、钥匙区域、部位、钥匙编号、数量、使用目的、借用时间等信息进行借用（视情况收取押金100元）。
如为施工单位借用,操作程序如上。
然后由保安持钥匙为其开门,同时监督整个工作过程,最后将门锁闭后,归还物业公司。
原则上当天借当天还,若有特殊原因务必留下借用人的身份证复印件。
4.2.3如有其他原因,且由上级领导同意短期租借的钥匙,由借用人填写钥匙借用表单,设备负责人确认签字,并留下单位、姓名、联系方式,钥匙编号、数量、使用目的、借用时间、真实身份证复印件等信息和100元/把的押金。
全部填写完毕后,方可开钥匙箱拿走钥匙。
（详见文博中心钥匙借用单）
4.2.4中心人员在钥匙致损过程中有过失责任的,按照人事部相关规定进行处罚。
4.2.5流程图
4.3四级钥匙遗失赔偿管理办法
4.3.1钥匙使用人在使用四级钥匙的时候,发现钥匙遗失或损坏,立即提出赔偿补配申请。
4.3.2由保管钥匙部门确认钥匙已经遗失或损坏,申请人部门负责人签字确认,并提交分管领导审批。
4.3.3分管领导审批后,交由物业处办理。
物业处经办人将该已生效申请单提交物业部负责人,判断该钥匙的重要性,由设备负责人提出处理意见（复制钥匙或者更换门锁）。
4.3.4物业处经办人通知遗失责任人至财务部交纳钥匙毛坯成本金与配制费用（或换锁总费用）,财务办公室办理相关手续。
物业处经办人向办公室提交采购申请,办公室进行配制或换锁工作。
最后将配制好的钥匙归还保管部门。
该申请单财务总仓确认后与物业处物业处各留存一份,备档。
4.3.5复制钥匙时,需要启用另外一把备用钥匙,根据其钥匙上面的毛胚编号（C125或者C145）,经办人按照文博中心领用流程,并凭该申请单从总仓领取钥匙毛坯,并按照申请单至相关部门借用另一把备用钥匙,借用应走程序填写供用单,提交办公室进行钥匙配制。
配制完毕,需立即归还备用钥匙与配制好的钥匙。
借用备用钥匙仅限一天,不可将备用钥匙携带过夜。
4.3.6如复制钥匙时,发现无备用钥匙,则提交复制钥匙申请,同上（3）的审批流程,至办公室。
4.3.7流程图
4.4公共区域钥匙管理
4.4.1钥匙分配:
物业处保管公共区域相关钥匙一套作为备用,另外一套移交物业公司,用于日常公共区门扇的开闭。
4.4.2钥匙使用:
移交物业公司的钥匙,由其客服处管理,每日由保安、保洁领用,保安负责常开门,保洁负责卫生间门。
每日当天领用当天归还,领用、归还均需要登记。
4.4.3钥匙保管要求:
物业公司按照移交清单保管钥匙,每半年盘点一次,保证数量正确,如有遗失或损坏,必须立即向物业处报告,并赔偿,直至钥匙新配投入使用。
4.4.4钥匙退回:
当物业公司合同到期,或更换物业公司,须按照移交清单全部交还物业处,如有遗失或损坏,一律按照钥匙补配规定,配制好才能交还物业处,并保证不再持有文博中心钥匙。
4.5钥匙盘点
4.5.1每年12月盘点钥匙一次。
各部门钥匙管理员按照接收钥匙清单,全部清点一遍,及时整理确认钥匙的完整性。
如有遗失、损坏或别的情况,参照其他流程执行。
4.5.2除定期盘点,由物业处管理人或物业负责人进行抽检,具体次数不限,但每年不低于2次。
每次选择一个部门,对钥匙保管清单进行抽查,如发生遗失、损坏事件,责令赔偿,一个月内未赔偿,按照《员工手册》,对相关责任人进行绩效考核扣分。
4.6非四级钥匙管理
4.6.1文博中心钥匙分一级、二级、三级、四级之分。
一级总钥匙为总裁持有,可开启全部门扇;二级钥匙为分管领导持有,可开启区域门扇;三级钥匙为管理层持有,可开启管理部门区域内门扇;四级钥匙为一般钥匙,由各管理员管理,开启一对一门扇。
如须申请上级钥匙开启区域门扇,可填写《启用上级钥匙申请》,由申请方负责人签字,再由钥匙保管人同意签字,保留此单作为凭证,方可借用开启,使用后立即归还。
4.6.2如有特殊需要更换同级别系统门锁,可按《同系统门锁互换申请单》要求填写,由物业部负责人同意、分管领导签字方可执行,同时报物业处更新钥匙清单。
4.7三级钥匙遗失:
4.7.1根据所遗失钥匙所处的系统,分析重要区域与房间;
4.7.2制定禁戒时间段为一个月,加强安全管理与巡逻;
4.7.3重要区域与房间考虑加锁已保证安全。
4.7.4遗失人负担厂家补订钥匙的全部费用,流程参照《四级钥匙遗失处理流程》。
4.8二级、一级钥匙遗失:
4.8.1根据所遗失钥匙所处的系统,分析重要区域与房间。
4.8.2制定禁戒时间段为半年（六个月）,加强安全管理与巡逻。
4.8.3重要区域与房间考虑加锁已保证安全。
4.8.4遗失人负担厂家补订钥匙的全部费用,流程参照《四级钥匙遗失处理流程》。
5.相关文件
WI-HR-101《员工守则》
6.记录
WI-EM-108-01《工程完毕钥匙接收单》
WI-EM-108-02《内部钥匙分配移交单》
WI-EM-108-03《内部钥匙增配申请单》
WI-EM-108-04《钥匙遗失赔偿申请》
WI-EM-108-05《启用上级钥匙申请》
WI-EM-108-06《同系统门锁互换申请单》
WI-EM-108-07《钥匙借用登记表》
WI-EM-108-08《钥匙盘点记录表》
WI-EM-108-09《钥匙抽检记录表》
批准:
审核:
编制:
日期:
日期:
日期:
编号:
WI-EM-108-01
版本:
A0
表格名称
工程完毕钥匙接收单
文件编号
WI-EM-108-01-A0
统计周期
□日□周□月□季□年
负责人
移交接收部位:
现收到列钥匙:
序号
钥匙编号
部位
数量
备注
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
移交单位签字:
年月日
工程处负责人签字:
年月日
接收人签字:
年月日
接收部门负责人审批:
年月日
编号:
WI-EM-108-02
版本:
A0
表格名称
内部钥匙分配移交单
文件编号
WI-EM-108-02-A0
统计周期
□日□周□月□季□年
负责人
移交接收部位:
我部门将以下钥匙移交:
序号
编号
位置
数量
备注
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
To:
部门
移交人签字:
年月日
移交人部门负责人签字:
年月日
接收人签字:
年月日
接收人部门负责人签字:
年月日
编号:
WI-EM-108-03
版本:
A0
表格名称
内部钥匙增配申请单
文件编号
WI-EM-108-03-A0
统计周期
□日□周□月□季□年
负责人
申请部门:
钥匙编号:
配制数量:
配制后持有人:
增配原因:
申请人签字:
日期:
部门负责人签字:
日期:
分管领导签字:
日期:
编号:
WI-EM-108-04
版本:
A0
表格名称
钥匙遗失赔偿申请
文件编号
WI-EM-108-04-A0
统计周期
□日□周□月□季□年
负责人
单位（部门）:
遗失负责人:
钥匙编号:
借用时间:
遗失时间:
赔偿时间:
遗失原因:
视其重要程度,自愿承担遗失责任,赔偿相应损失
□复制遗失钥匙,金额:
__________
□更换门锁,金额:
__________
申请人签字:
日期:
部门负责人签字:
日期:
分管领导审批:
日期:
物业部意见:
日期:
总仓确认:
日期:
编号:
WI-EM-108-05
版本:
A0
表格名称
启用上级钥匙申请
文件编号
WI-EM-108-05-A0
统计周期
□日□周□月□季□年
负责人
单位（部门）:
姓名:
申请钥匙级别:
申请区域房间:
申请时间:
需要使用时间:
申请原因:
若所借钥匙遗失,将自愿承担所有责任,并赔偿相关费用。
申请人:
日期:
申请方负责人签字:
保管方负责人签字:
编号:
WI-EM-108-06
版本:
A0
表格名称
同系统门锁互换申请单
文件编号
WI-EM-108-06-A0
统计周期
□日□周□月□季□年
负责人
单位（部门）:
姓名:
申请系统:
申请系统编号一:
申请系统编号二:
申请时间:
申请原因:
申请人:
___________________日期:
申请部门审批:
__________________日期:
物业部负责人批准:
_______________日期:
分管领导/总裁批准:
_____________日期:
编号:
WI-EM-108-07
版本:
A0
表格名称
钥匙借用登记表
文件编号
WI-EM-108-07-A0
统计周期
□日□周□月□季□年
负责人
序号
钥匙编号
门扇编号
区域
位置
借用部门
借用人
事由
借用时间
归还时间
备注
编号:
WI-EM-108-08
版本:
A0
表格名称
钥匙盘点登记表
文件编号
WI-EM-108-08-A0
统计周期
□日□周□月□季□年
负责人
部门:
序号
钥匙编号
门扇编号
区域
数量
损坏/遗失
备注
保管人签字
小计
接收数量（把）
遗失/损坏率（％）
实际数量（把）
处理结果
审核人:
日期:
编号:
WI-EM-108-09
版本:
A0
表格名称
钥匙抽检记录表
文件编号
WI-EM-108-09-A0
统计周期
□日□周□月□季□年
负责人
抽检部门:
序号
钥匙编号
门扇编号
区域
数量
损坏/遗失
备注
保管人签字
小计
抽检数量（把）
遗失/损坏率（％）
实际数量（把）
处理结果
抽检人:
日期:
升级会员 