酒店管理信息化规划.docx

酒店管理信息化规划.docx

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酒店管理信息化规划

江苏省农垦集团有限公司

酒店管理系统信息化规划

1.项目背景

江苏的农垦事业创立于建国初期。

江苏省农垦集团有限公司的总部，设在中国最具经济活力长江三角洲地区的中心城市南京市。

江苏省农垦集团有限公司现有40多个直属单位和控、参股企业，其中，国有农场18个，分布在江苏省的14个市、县（区），直属工商企业主要分布在江苏省的南京、镇江、南通、盐城、淮安、连云港等城市。

垦区拥有土地12.84万公顷，其中耕地7.39万公顷,水面面积1.34万公顷。

2012年，集团公司实现营业收入156.26亿元，垦区实现营业收入319.60亿元。

经过近六十年的改革发展，江苏农垦集团形成了农林牧渔及食品加工、医药制造、贸易物流及相关服务、投资及房地产、通用设备制造等五大产业，成为农、工、商综合经营的大型国有企业。

江苏农垦集团公司致力于构筑江苏农业基础设施建设投融资平台、农业做大做强的发展平台、农业国有企业改革改制的操作平台。

以“三大平台”的建设为基础，充分发挥区域性调节功能，确保资产保值增值。

1.1项目概况

随着旅游业的发展，酒店业如雨后春笋般蓬勃发展起来，既是社会发展使然，更是人之常情所至，如此说，酒店业的兴旺正是应势而生，水到渠成的事。

现在酒店业已不仅仅只是提供给人们一个吃住行的场所，而是集吃、住、行、娱乐、健身和购物为一身的多功能服务体系。

这种社会需求下，人们对酒店业所提供的服务有了更高的要求，所以，将计算机管理引入酒店业的管理体系当中，无疑对酒店业的服务水平更上一层楼提供了一种有利的支持。

计算机管理可令酒店业的运作更加可靠、快捷和高效，不但节省了管理人员宝贵的时间，更是对顾客旅途劳顿的一种慰藉，因此，在酒店业竞争越来越激烈的情况下，必须以管理求生存，向管理要市场。

当然，任何一种计算机管理体系的建立都是对一种管理模式的体现，本公司的软件主要是实现酒店客房、电话、餐饮、娱乐、商务中心等各方面的管理，可以说是一种全方位管理模式方案。

它提供给客户以快捷、准确和可靠的服务，同时，也提高了酒店自身的管理水平。

为使酒店管理水平达到一个新的台阶。

我们提出此信息化规划方案，希望贵方对方案不妥之处提出宝贵意见

1.2项目描述

酒店是一个集娱乐、住宿、餐饮为一体的综合性酒店。

为了使酒店在众多的酒店中提高竞争能力，做到优良的管理和完美的服务，我们按照三星级宾馆的管理模式推荐以下基于计算机网络技术，结合多媒体技术、通讯技术为一体的酒店管理解决方案。

方案按照三星级以上酒店的现代化管理要求规划，实现对酒店接待、客房、电话、餐饮、娱乐、商务中心等服务设施的全方位计算机管理,目标在于提高酒店营业体系的作业效率，提高服务的客户满意度，加强酒店的市场竞争能力，树立良好的企业形象。

通过计算机管理，一方面提供给客户快捷、准确、可靠的服务，一方面提高酒店自身的管理水平，及时准确获取营业信息，辅助对市场需求变化的决策。

系统目标

●实现酒店前后台系统的数据连接，以及和江苏省农垦集团总部的数据连接,

酒店管理系统作为一项系统工程不仅涉及到酒店经营管理的各个方面,而且将影响到几乎所有酒店员工的工作方式和工作内容,所以高质量的培训,完善的售后服务和及时有效的技术支持也是我们的重要目标。

设计思想及系统特点

酒店发展至今不仅能够提供住宿、餐饮这些基本服务,而且具备娱乐、健身、购物及旅游等多种功能,一般可划分为多个结算单位;由于这些结算单位大部分由酒店自营,采用计算机的统一消费管理方式除了实现传统的酒店管理功能外，可以对各收银点收款进行集中、规范管理。

系统功能

前台系统包括：

营销预订，总台登记，总台收银，总台问询，客房管理，餐饮管理，电话计费，商务中心，夜间稽核，业务报表，经理室，电脑中心等子系统。

后台系统包括：

财务系统，库存及成本核算，工资系统，人事系统。

本系统功能完备，查询方便，报表丰富。

销售点管理：

磁卡管理、查询系统、会员管理系统、报表等子系统

服务管理系统：

通过Internet网络以主页形式宣传酒店形象，介绍酒店资源。

提高酒店在全国乃至全世界范围的知名度。

提供远程预定功能，使全球客户通过WWW浏览器预定客房或其他服务。

前台功能

1散客预定：

●系统接受四年中任意一天的预定。

●可制定一种状态来控制和统计客房预定情况。

●预定部可通过房间号或房类或预先分房。

●每间房间可制定最多200个房价计划，预定时可根据具体情况调整。

●预定金可直接输入客人帐目之中，并在帐单第一行打印出来。

●每个人的预定记录都由系统给出一个独立的帐号，可通过五种方式将预定记录查找出来。

●系统可根据预定的更改和取消自动修改订房状态表。

●通过系统进行拷贝或复制多份相同信息的预定以建立同房预定。

●每间客房可接受多达六个客人（帐号）同房，对同房但不同日抵达的客人系统自动在预定表中进行更改。

●四年以内的定房状态可根据日期、房号、房类或相关信息查询。

●预定记录中可设置预定信息、使管理人员掌握预定信息并进行市场分析。

●系统可设置种特殊需求代码，满足客人特殊需求。

●超订限制功能可在超订时产生提示信息，防止超订发生，但必要时，系统接受强制超订。

团队预定：

系统为每个团队建立一个相应的团队总帐号，抵店日期可在预定之日起任意一天。

团队预定信息除包含散客预定信息外，还包括旅行社名称编码、联系人、协调人、出发日期、销售员等信息，便于管理。

参考房价可输入四种，并可根据客人在酒店的消费类型设置包价方法。

操作员可为团队制定个人帐号，也可分批进行自动处理。

系统可按照团队预定总帐号或其他信息自动进行团队快速分房。

可自动生成团队通知单，分为：

按日期发生的帐单，按客人/日期顺序，按各受款单的收入及综合帐等。

前台接待登记子系统

●热键查询房态表，当天预定情况及当天入住房态情况。

●系统可随时查询当前每间客房的实时状态及出租率等信息。

●对有预定的散客只需输入四条信息即可实现入住登记，根据房价和房类自动分房并校对付款方式。

●提供入住信息，便于管理者掌握客人资料及提供VIP服务。

●建立客人留言条，方便来访客人。

●客人可任意换房、调房，并为管理员提供换房表，房态可即时显示在房态表中

●提供房租变更表，包括变更原因、更改员工号、原价房租及新房租。

●团队的包价计划可自动分摊房租及其他费用。

●实现预抵客人、团队或指定团队的快速自动登记、分房。

●客人的费用、调整金额、转帐可自动加入可人帐目。

前台问询服务子系统

●按姓名、账号或房号查询在住客人信息。

●显示并打印客人建立的留言条。

●历史客人查询。

可按姓名、单位、地址、抵店时间、离店时间、房号、证件编号、历史编号等查询。

●特别档案客人查询、建立、修改。

●交通信息查询和行业分类电话查询。

●酒店公共服务项目信息查询。

客房部管理子系统

●随时查询当前每个房间的实时房态。

●按起始房号、房间类型、房间状态、等做出制定日期的可用房查询，便于房间管理及分配。

●客人离店房态的自动更新。

●建立或取消客房维修计划。

●查询维修房间状态。

●打印维修计划报表。

●当前客房出租状态及当前客人入住状态统计。

●输入消费账单。

帐务处理：

●可根据现金（含外币）、信用卡、支票等方式付款，并可修改信用限额，输入押金。

●将客人的特殊消费计入客帐中。

●帐目调整功能可对账目的误输入进行调整。

●利用帐目更改可删除一笔当天帐目，但显示保留原先帐目。

●转账功能可将一笔帐目转至另一客人帐下。

●帐目注释可输入一笔虚帐起到注释作用。

●自动打印客人帐单。

●单个客人离店或客人退房处理，打印客人消费帐单。

●团对离店处理可将团队成员快速办理,并打印团队成员清单及个人帐以供结算核对。

交接班对帐

●押金对帐表

●员工明细帐报表

●费用分类帐报表

●员工交班表

●更次结算单

夜间稽核系统

●日结束处理功能自动完成房租累加入客帐，清理统计各种帐务资料、房态轮转、生成营业报表系统、日期更新等工作。

●稽核人员可将房费以外的特定或临时的附加费用，按费用编码自动转至客帐。

●稽核人员通过系统可将当天所有前台帐目分类汇总，并打印报表。

●稽核人员可通过系统访问并审查当日各班收款员的操作记录。

●客帐压缩功能可将客帐进行压缩，只记录结余数。

●系统全面维护功能自动进行系统维护，清理可能出现的故障。

●房租试算报表打印出每间客房的稽核房租，供核对用；或只打印空房房价、重复房及修改过房价的客房。

●营业收入表、营业结算表、房价控制表等报表的打印。

●可按酒店要求自行设定费用记帐的精确位数和精确方法（四舍五入、进位、去位）。

●可按酒店要求自行设定报表月结束日期

●可按酒店要求自行设定加收全天房租及加收半日房租

●可按酒店要求自行设定服务费精确值及是否按全房价收取服务费

●可按酒店要求自行设定打印输出方式及套打的帐单格式。

●报表自动生成系统

系统提供有关客人的入住信息，由管理员随意定义报表名称及报表项目，系统将按要求自动生成相应报表。

前台接待报表

●特殊需求统计表

●国籍统计分析表

●客源统计分析表

●VIP接待表

●客房出租状态表

●预抵/预离客人报表

●住店客人名单

●客房房态表

●客人入住登记表

●离店客人帐单

●户籍管理报表

前台收银报表

●超信用限额表

●房租更改报表

●客人挂帐报表

●预定金报表

客房管理报表

●客房房态总表

●客房统计报表

●房态预测表

●客房分类汇总表

●客房部报表

●按楼层或房类打印空房、脏房、住客房等

●预定情况预测表

●订房确认单

夜审报表

●客房统计表

●营业收入分析表

●可有计划对比月完成进度

●营业结算表

●房间出售统计表

●地区分类统计表

●押金收支统计表

●客房出租分析表

●各类客房出租数据月完成累计、与去年同期相比

客人历史挡案管理

●客人离店后，夜审时自动生成或手工生成客人历史档案

●历史档案保留客人住店期间全部资料，包括房号、住店天数、住店消费总额、住宿资料等

●历史档案可用手工维护或修改，并用帐号或姓名等查询

●销售人员可通过历史档案对常客进行预定，快捷方便

●历史档案保留期根据磁盘空间的大小由管理员确定或通过备份无限期保留，并可有选择地进行数据归类

●历史档案报表可根据实际需要打印各种客人历史信息

旅行社管理子系统

●建立旅行社编码及相应资料，便于预定

●旅行社预定计划管理

●旅行社合同管理

●实用:

报表：

团队接待汇总报表

应收帐管理子系统

●建立/修改旅行社应收帐帐户

●应收帐帐务处理

●应收帐帐户清单

后台功能

系统后台主要功能如下：

财务系统

●系统参数设置：

各种系统参数设定。

●财务人员管理：

按照财务人员的分工不同，设置每位财务人员对系统的操作权限。

●会计科目设置：

设定会计科目级数、科目编码位数、科目名称。

●日常帐务管理：

填制凭证，审核凭证，记帐，对帐，月末结帐，打印帐页，打印报表，综合查询。

●日记帐管理：

日记帐的录入、修改，查询、打印日记帐，银行对帐，年末处理，打印余额表。

●系统维护：

维护系统参数，管理操作人员，监控系统运行情况。

工资系统

●工资项目管理:

管理员工工资的项目及其相互关系。

●工资管理:

管理员工工资及其发放。

●工资汇总、统计:

对各部门的工资情况进行统计汇总。

●报表打印：

可打印工资条、工资表、工资统计汇总表等。

报表处理系统

●报表设计:

任意制作工作所用报表.

●报表处理:

报表统计,计算,汇总.

●报表分析:

各种统计图形,数据分析.

人事管理

●员工流动管理：

员工进店、离店、岗位调动管理，流动通知单。

●合同管理：

对各种员工合同进行统一的管理。

●奖惩管理：

劳保情况，IC卡考勤管理，奖惩。

●调资管理。

工程管理

●工程项目的维修计划、设备检修计划管理

●工程项目的维修、维护管理，设备检修记录。

●维修状况管理、记录、处理报告、处理结果管理

●设备报损管理

采购及物品管理

●采购管理：

采购部门根据相关部门要求产生采购清单，并将采购清单下达给采购员，并维护采购清单。

●入库管理：

对购买的物品实行检验入库。

●出库管理：

当部门有需求时，到仓库管理员办理物品的出库。

●退库处理：

对已出库物品进行再入库操作，并登记原因。

●库存盘点：

库存盘点作业，打印盘点清单。

●月末处理：

月末库存结余汇总。

●综合查询：

按多种条件对库存，出入库情况进行查询。

●报表打印：

包括日常报表和其他报表

●日常报表有：

采购单、入库出库单，报损退货单、退库调拨单、过期物品表、缺货物品表、出入库明细表，库存清单等等。

●其他报表有：

年月进销存表，成本核算表，成本分析表等。

●固定资产管理：

固定资产管理系统放映固定资产的购建、调拨、清理、报废等信息，同时完成固定资产的分类汇总和统计、折旧的计提等处理要求。

客历管理

●客人档案自动纪录、自动查询

●手工输入客史资料

●自动输入客历资料

●把首次入住酒店的客人（有必要）的资料自动产生新的客历资料。

●凡是有客历资料的客人在退房时系统自动产生房号、折扣、时间等信息。

如果客人“跑单”，将记录“黑名单”。

系统管理

●系统参数设定：

配置系统运转必备的参数。

●数据备分：

系统数据库备份，宾客资料备份。

●日志管理：

系统数据库日志管理、操作员日志。

●数据维护：

数据定期管理。

●操作员管理：

对操作员的岗位、操作权限管理。

●站点管理：

工作站设置，工作站维护。

●磁卡管理：

磁卡初始化、磁卡损坏、换卡、注销管理

消费点管理

●参数定义：

设置各康乐项目参数，收费标准，服务费率，折扣率等参数。

设置会员制。

●查询功能：

包括磁卡信息（含磁卡基本信息、磁卡消费明细信息）查询、客户信息查询、价格表查询、优惠情况查询、磁卡余额查询、以及同时按消费日期、消费类别等进行的综合分类查询。

●会员管理：

会员增加，取消，会费的管理，消费结算。

●销售统计：

可以按照班次、收款员、品种分类和付款方式等统计营业收入。

●报表打印：

主要包括磁卡消费（给用户，可按时间、消费点、消费类别进行综合统计）、磁卡余额统计。

售卡收入统计、售票收入统计、消费点营业情况统计、总体营业情况统计等报表打印。

●各康乐点收费：

帐单录入，帐单结账，帐单打印等功能。

提供多种结账方式。

●游泳部：

门票刷卡及时收费，现金收费。

●KTV包房：

食品/酒水收费，包房费，服务费等刷卡收费，现金结账等。

●美容美发：

刷卡收费，现金收费。

●桑拿按摩：

刷卡分类收费，按摩及时收费，现金收费。

●台球健身房：

按局、计时刷卡收费，现金收费。

●保龄球：

按局、计时刷卡收费，现金收费。

●电子游艺：

卖币刷卡收费，现金收费。

●商品部：

刷卡收费，现金收费。

●水吧：

刷卡收费，现金收费。

其他康乐点可随时增加，用刷卡收费，现金收费均可。

网络拓扑结构的建议

●由于以太星型结构具有网络通讯量分布均匀、线路故障隔离（一个站点或一个集线器出现故障失效，只影响该站点或与该集线器连接的工作站，网络上其他站点不受影响）、结构规范易于维护，所以建议大酒店内部的局域网络采用这种结构。

●在众多的网络管理技术中，以Internet/Intranet为代表的新兴信息技术为我们创造了一种脱离了时间、地域以及计算机本身束缚的交流方式。

由于Intranet技术在信息处理和交换方式上非常灵活,内部、外部以及不同业务系统之间的信息集成容易,操作界面上方便一致，且不随业务系统的不同而变化,信息流动自如，摆脱了业务和部门的限制,极大地扩展了信息资源开发、利用的深度与广度。

所以在FastEthernet（快速以太网）的基础上用Internet/Intranet技术建立企业的WAN是我们所推荐的企业信息网络建设方案。

拓扑图

实施步骤

●整个项目的实施步骤分为线路敷设，硬件安装，系统软件安装，应用软件安装调试，系统数据准备，人员培训，系统试运行等几个环节。

●在应用软件安装调试阶段，通过与大酒店各相关职能部门的充分接触，确认设计方案的所有具体细节功能，并在此基础上作软件功能的部分修改，以确定最终的实施方案。

●系统数据准备是在酒店有关人员配合下完成房号、房价表，商品物品代码等的基础数据的整理准备工作，准备所用的程控电话交换机与计算机接口的有关技术资料。

南京中山大厦由江苏农垦集团公司于1979年立项，1980年6月投资兴建,1987年3月1日正式开业,1990年被评定为二星级旅游涉外饭店，1993年晋升为三星级旅游涉外饭店，2001年晋升为四星级旅游涉外饭店，2008年被评定为金叶级绿色旅游饭店。

企业自开业以来，综合经济实力曾被评为江苏省三产200强企业和南京市三产百强企业，两次入围全国旅游涉外饭店营业收入排序前50位，被国务院研究发展中心列入全国500家最大服务企业序列，八次荣获江苏省文明单位称号，被授予“江苏服务业名牌”、“南京市质量奖”、“南京服务业名牌”等荣誉称号，企业商标被评定为“江苏省著名商标”、“南京市著名商标”，通过ISO9001：

2000质量体系认证,被评为国家“金叶级”绿色饭店、“中国餐饮名店”。

●宾馆拥有多种类型的商务客房206间，是您心灵的氧吧，让您体味来自于心的温暖!

风格迥异的餐厅，格调高雅的包间，共900个餐位，精心烹饪的菜肴，让您品味美味与健康！

功能完备的大小会议厅6间，可提供网络会议、远程教学、演示文稿即时传输等功能。

配套齐全的美容美发、健身、棋牌、桑拿、KTV等设施，另设有商务、票务中心、洗衣、停车等服务项目，是令人尽情舒展放飞自我的乐园，全方位、高品位地满足各界人士的需要。

南京中山大厦宾馆是中外宾客商务、会议、购物的绝佳选择。

●商场品牌代理业务从1987年开始，在近30年的风雨历程中培育建立了一支优秀的销售队伍及强大的销售网络。

从1987年起，代理“王朝”葡萄酒系列产品，目前拥有“王朝”二十多个产品的在南京地区独家代理权。

1997年开始与上海尤妮佳公司合作，全面代理“苏菲”卫生用品、“妈咪宝贝”婴儿纸尿裤两个系列共200多个单品，在南京市场该品类销售份额稳居第一，销售量过亿元。

2007年～2013年间又陆续代理了“威露士”家居系列产品、“古井贡酒”系列产品、“亨氏”婴儿系列食品、“银鹭”系列饮品、“鹏锦”系列洗化用品及日本“多美”系列玩具产品，共计十多个项目，在南京商贸代理行业中享有一定的知名度及美誉度。

●酒店管理公司于2007正式注册成立，是企业的全资子公司。

在酒店管理领域不断进行探索，不断寻找优质的管理项目与合作伙伴，取得了喜人的成果：

2007年与宿迁市航道局合作的中山水天大酒店项目在宿迁市具有较高的知名度；2008年与南京信息工程大学合作的南气宾馆项目是全国重点气象会议的主要接待酒店；2010年与江苏省浦口监狱合作的惠浦人家项目是省监狱系统交流学习的主要接待单位；2013年与江苏省统计局合作的统计局接待中心项目是统计局后勤服务保障中心；2014年，又与南京市栖霞区开发区管委会达成了合作，承接了紫东生态会议中心项目。

中山的品牌得到了进一步的推广。

业务现状

单位概况

南京中山大厦是集宾馆、商贸、酒店管理为一体的综合性企业，中国友谊旅游饭店集团成员。

占地8974平方米，建筑面积25000平方米，座落在南京金融、商业、文化、娱乐中心—全国著名商业街中山路和电子一条街珠江路的交汇处，地理位置优越，人文气息浓厚。

南京中山大厦由江苏农垦集团公司于1979年立项，1980年6月投资兴建，1987年3月1日正式开业，2001年晋升为四星级旅游涉外饭店，2008年被评定为金叶级绿色旅游饭店。

南京中山大厦主要组织机构设置如下：

1.1酒店管理公司

酒店管理公司于2007正式注册成立，是企业的全资子公司。

曾与宿迁市航道局合作“中山水天大酒店”项目，与南京信息工程大学合作“南气宾馆”项目，与江苏省浦口监狱合作“惠浦人家”项目，与江苏省统计局合作“统计局接待中心”项目，与栖霞区开发区管委合作“紫东生态会议中心”项目。

2信息化现状

企业信息化已成为品牌实现可持续化发展和提高市场竞争力的重要保障。

中山大厦因其在集团公司中特殊的企业性质，信息化程度在集团公司处于领先地位。

2.1酒店管理系统

中山大厦采用西软酒店管理系统，并投入资金约20万元进行了全面升级，进一步完善了前台接待、客房预订管理等模块，新开发了餐饮点菜系统功能，进一步提升了宾馆的信息化管理水平。

大厦采用“一卡通”系统，可轻松管理刷卡、洗澡、声控、门禁等设施。

公安部门在酒店设有专用办公电脑，便于住宿信息传送到公安系统。

2.2企业内部管理系统

大厦拥有自己的网站、企业邮箱以及OA系统。

OA系统已投入使用十余年，与酒店管理系统对接，可实现异地办公、居家办公，可查报表、升级。

财务和人事管理上，大厦采用了用友NC系统（财务及采购）和方卡人事管理系统，不断提高工作效率。

2.3网络宣传

1）不断完善网站功能，利用自身网络平台，做好网络宣传。

2）完成手机网站设计及二维码应用，利用中国电信平台做好推广。

3）运用网购、团购等新平台做好相关推广，与“拉手网”、“大众点评网”等知名团购网站合作，推出了餐饮套餐团购，促进餐饮经营新的增长点。

4）与“携程旅行网”、“58同城网”合作，建立了客人网上订房系统。

2.4其他

酒店正在实施无线覆盖工程，青奥会前将全部建成。

3信息化需求

1）OA需要更换。

现有OA已使用十几年，线路老化、功能有待完善。

2）手机平台推广及APP上线：

企业将重点做好手机平台的推广和客户积分管理系统，完善二维码、手机网站，争取相关APP的上线。

目前正与中国电信洽谈合作“在酒店”APP的上线事宜。

●当前，随着信息应用技术的广泛应用和深入发展，综合服务信息化导向对酒店信息管理的建设水平提出了更高的要求。

在此背景下，江苏农垦集团希望通过科学的管理理念，先进的技术手段和高效的运营组织方式，以各方支点信息为基础，以智能管理为导向来打造一个综合信息管理运营平台。

●该平台是江苏农垦集团强化信息化管理建设，支持集团信息化运营的重要举措，因此，在规划设计时需要加强推进信息化，正确把握服务信息化方向，与江苏农垦集团所展示的建设规模、所体现的社会形象、所倡导的服务理念相适应。

●项目目标

●酒店管理工作十分繁多且复杂，涉及到江苏农垦集团企业管理和经营活动的方方面面。

首先需要明确集团及下属企业的基本运营职能以及对运营活动进行深入系统分析，这些基本职能主要包括经营管理、安全管理、安全监控、培训管理以及信息服务等多项内容。

●在本次工程项目中集团的决策层、管理层以及公众通过综合信息管理运营平台能够完成以下功能：

●1）决策层

●全面实时掌握集团的运营情况

●实时获取视频、安全等信息，可以根据需要调用

●经营数据的汇总、分析，报表图表自动呈现

●根据生成的相关图表，进行横向或是纵向的对比，为管理者提供辅助决策依据

●突发事件下的预警应急和调度

●2）管理层

●随需查阅与了解下属企业相关的信息

●提高工作效率，加强集团对下属企业管理

●突发事件情