采购部管理规范.docx

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采购部管理规范

采购部管理规范

第一章部门职能职责及组织机构图

1.1采购部职能概述

采购部是饭店重要的部门之一，其主要职能是为个部门提供各种物资的采购工作，保证各部门物品能及时到位。

协调与饭店各部门之间的工作关系，加强沟通，保证与各部门工作的正常衔接，掌握所需信息。

1.2采购部组织结构图

经理

副经理

资料管理员采购员

第二章各岗位人员岗位职责及任职资格

2.1经理

直接上级：

分管副总经理

督导下级：

副经理、资料管理员、采购员。

岗位职责：

1、负责安排采购部的成本核算、成本控制工作。

2、协助人事行政部进行人员甄选工作。

3、根据部门编制及人力资源需求计划，提供人事行政部招聘需求。

4、合理调度及分配人力资源，检查员工的礼节礼貌、仪容仪表、劳动态度。

5、掌握部门员工思想动态，经常与员工沟通，降低员工的流失率。

6、制定部门年度物品采购计划及预算。

7、检查部门工作并详细记录，发现问题及时纠正。

8、协调与饭店各部门之间的工作关系，加强横向沟通，保证与各部门工作的正常衔接。

9、协调部门关系，及时与各部门进行沟通，掌握所需的信息。

任职资格：

1、大专以上学历，3年以上本岗工作经验。

2、普通话标准，具备一定的沟通能力。

3、具备一定的管理能力与较强的沟通、计划组织、处理客人投诉能力，熟悉员工心理、思想。

4、掌握饭店工作所需的各类知识。

2.2副经理

直接上级：

采购部经理

督导下级：

资料管理员、采购员。

岗位职责：

1、协助部门经理处理饭店领导下达的工作。

2、协助采购部经理制定部门工作计划。

3、检查、监督部门员工饭店规章制度及仪容仪表的执行情况。

4、检查员工考勤工作，监督检查员工的仪容仪表，处理员工的违纪行为。

5、负责检查办公室及公共区域工作，核对各种日报表、办公室电话记录和物品申领单。

6、安排工作班次、分派任务，分配新进员工，提出员工考核意见。

7、指导下级员工在工作中的疑难问题，建立良好的上下级关系，确保工作有效实施。

8、受经理委托，代替部门经理执行其他各项工作。

9、完成上级领导交办的其他工作。

任职资格：

1、大专以上学历，3年以上本岗工作经验。

2、具备一定的沟通协调能力，普通话标准。

3、掌握饭店采购的各类知识。

2.3资料管理员

直接上级：

采购部经理、副经理

岗位职责：

1、全面协助部门经理处理饭店领导下达的工作，每日做好各种物品申购单的分类整理及具体的行政事务工作。

2、每日及时完成部门经理下达的工作，并录入电脑存档归类。

3、负责对采购部仓库的防火、防盗等安全管理工作。

4、及时落实本部门领导的工作指示及具体计划。

5、对得知日常工作中出现情况后及时向本部门领导人反映。

6、对机密文件和档案管理不造成丢失、泄密、损坏。

7、对单据及报表管理不严或使用不当而造成不良后果负责。

8、完成上级布置的其他任务。

任职资格：

1、大专以上学历，1年以上本岗工作经验。

2、普通话标准，具备一定的沟通能力。

3、懂得基本的财务知识，熟练使用电脑办公软件。

4、工作认真负责，严谨，保密性强。

2.4采购员

直接上级：

采购部经理、副经理

岗位职责：

1、遵守酒店各项规章制度。

2、采购员早上应准时到岗应与收货员、厨师同时进行收货。

3、采购员要严格按照厨师要求质量验收货物，如发现有不符合质量要求的拒绝验收，三无产品拒绝验收，并要求供应商马上把符合要求的该种货物补进来。

4、采购员要严格把好数量关，对货物过称时带包装物的要扣除包装物的重量；该沥水的要沥水，避免供应商含水过称。

5、采购员在把好数量生产日期关的同时也应配合厨师把好质量关。

6、采购员收货时要认真负责对待，不得损公肥私。

任职资格：

1、中专以上学历，1年以上本岗工作经验。

2、普通话标准，具备一定的沟通协调能力，能吃苦耐劳。

3、熟悉市场各类产品的价格。

4、掌握饭店采购部工作所需的各类知识。

第三章部门管理规章制度

3.1采购部管理规定

1、按每日章程标价报单给供应商定明日所需物资。

到各库房检验供应当日所提供的物资是否符合饭店要求，与使用部门配合做好物资把关工作。

2、各使用部门所申购物品询价必须3天内完成物品进货除外埠采购、定制物品外本地采购必须7天内进货.

3、使用部门、财务部与本部门一同定期赴各大市场了解、询问所提

供物资相同规格的市场零售价以获得更合理的信息，跟更有效的定价途径定立新的价格。

实现采购委所提倡的公平、公开、公正的原则。

4、每日食品采购当中出现新品种单价当天内必须标注在申购单上,1-3天内下临时单价,蔬菜、水果在每周定价时再将临时单价编入正式定价表.调味品、冻品、酒水在一个月内编入正式定价表.

5、根据实际特安排蔬菜、水果、每周定一次价格，周四报价、采价，周五定价；海鲜半个月定一次价格，提前一天报价；干货、调料、冻品、家禽、鲜肉3个月定一次价格，提前半个月报价。

6、采购物资实行三家以上做综合对比，吸取精华获得物美价廉的适合本饭店需要的物资。

2000元以上的固定资产需报总裁审批。

7、遵守本公司规章制度。

廉洁奉公、踏实自律、务实高效、开拓创新实现品牌效应，取得利润的最大化。

3.3询价定价规定

市场询价是酒店对所采购物资进行定价的依据，也是使用部门了解市场信息，发现新品种的一个重要途径。

为了规范市场询价制度,达到降低成本的目的，拟对有关事项作明文规定。

1、询价时间及项目：

每周四对蔬菜、水果进行询价地点在酒店门口集合

2、每月1日、15日询海鲜价，遇周未顺延到周一。

3、鲜肉、家禽、干货调料、冻品等根据市场变化由采购中心提前一天通知询价。

其他新品种的采价由采购人员通知,相关部门必须配合中心否则由此造成采购中心无法及时的提供单价的责任由该部门负责.采价迟到的工作人将报该饭店人事行政部进行处理.

4、询价人员的组成：

财务部1名、餐饮部经理1名、中西厨师各1名、员工食堂厨师1名，及相关采购人员。

领队为采购中心负责人。

5、注意事项：

（1）、每次询价由领队安排分组再发放采集表，询价须按产品相应规格认真询价，如实记录价格信息采价结束后统一交至领队处。

（2）、各部门应在询价前一天确定询价人员。

询价当天须准时在收货处集合出发。

迟到、及已定为询价人员而未去者依酒店考勤制度的相关规定按迟到、旷工处理考核单由采购中心报该饭店人事行政部由人事行政部开。

（3）、因特殊情况无法参与询价的部门须报分管副总批准。

如果“询价人员组成”中任一部门人员未参与询价,所定价格为无效单价（有请假例外），由此带来的责任由未参与询价的部门负责。

6、询价结束后返回采购中心定价（定价时间有变动以采购中心采价负责人通知为准）所有参与询价人员在采购中心主持下集体定价（地点采购办公室）。

当天所定价格，当天生效。

7、新品种未经采购中心确认不得进货,经确定可进货物品须在三天内定价,并及时将临时单价输入电脑.

8、每次定价表签字完毕采购中心定价人员将定价表传送各使用部门相关部门只发一份使用部门应妥善保管好定价表.不得将价格告知非相关人员更不得将价格外流否则产生的责任采购中心有权追究.

3.4备用金管理制度

采购中心因工作需要经领导审批领用了一笔备用金，在遵守公司《备用金管理制度》的前提下，特对本部门备用金的使用作如下详细规定：

1、备用金的领用及报销程序

（1）备用金保管：

由采购中心文员统一申领，统一保管，用于采购员购买小额、零星或急购物品，做到当天账当天冲，帐实相符。

（2）备用金记录表：

表格见附件。

注意：

各项目均应据实填写。

2、备用金的常规领用：

采购员应根据申购单上所填单价及数量，估算所需总金额，填定备用金记录表，报部门经理审批后到文员处领取现金。

所领备用金应用于当天购买所需物品，如果当天未购则先归还，到买时再借。

采购员购物后应将所剩备用金当天归还文员，并一同交上发票，如果未能及时取得发票也应将售货方的收据交回（应盖有对方财务章）

3、询价领用：

指用于第二天询价所需的现金，应提前一天申请领用，经采购经理审核同意并由文员登记后领取。

询价当天由采购员将询价所购物品的数量、单价及总金额报到直拨库人员，由其开单并向供应商收回现金（由库房人员与采购员一同签字确认）。

4、值班领用：

用于值班期间因临时采购需支付现金的项目，由值班人员领用，现暂定周六及周日值班人员各领1000元。

并于上班后第一时间内到文员处结算并归还备用金。

其他因公放假期间

的值班人员领用备用金依据实际情况届时再定。

5、备用金的报销：

报销手续由文员统一办理，报帐后，现金直接由文员收回。

6、备用金收回、额度调整及移交：

符合下列条件之一的，应由原申领人将备用金退还饭店财务部：

（1）备用金申领人因调动、离职、辞退等因素离开饭店；在办理完备用金退还手续后方可办理其他离职手续，采购经理应督促其及时退还备用金立并予关注同时通知财务、人事等部门。

（2）原申领、使用备用金的外在条件下发生大的变化，且在近期难以恢复到原有水平，由采购中心经理根据实际情况提出备用金额度的调增申请，按备用金的审权限进行审批，予以调增；备用金额度的调减，由采购中心经理通知财务部经理，并督促备用金申领人退还相应额度的备用金即可。

7、备用金的移交是指在饭店范围内因岗位调整等因素，原备用金申领人已不需或不宜持有或保管备用金，而应由新接替人员承继备用金的情况。

该备用金的移交：

由交接双方以备用金移交单的方式确认新接替人已收到原备用金申领人的备用金（交接金额应与原申领人所申领的备用金金额完全一致），在交接双方签字确认后由采购经理签字认可，采购经理将该备用金移交单交于财务部，财务部将在当月将该备用金申领人名下转至新接替人名下。

8、备用金的管理：

备用金必须单独存放，不得与私人款项或其他款项混放；条件许可下应存放在保险箱或保险柜中，非工作需要不得携带办公区域；保管人必须随时保持备用金种类、数额的完整，不可用白条抵库、私自套汇或挪用，对备用金的每次使用情况应做详细的记录，保存记录表以便以后备查用。

9、以上规定请相关人员在工作当中切实执行，违者视情节轻重予以相应处罚。

第四章采购部各岗位工作内容及流程

4.1资料管理员工作内容

1、负责部门信息的传递工作，负责部门的文案工作。

2、准备部门所需的各种表格，为部门经理准备各种需要签字的合同及流转单。

3、负责部门内部档案的管理工作（保管饭店及其他部门发放的各种文字材料、保管内部员工档案）。

4、统计每月考勤，按时报人事行政部。

5、向班组员工发放各类申请物品。

6、每日对各类文件及时录入电脑并存档归类

7、负责管理办公室，协助部门员工完成其他各项工作。

4.2采购员工作内容及工作流程

1、了解供应商物资陪送情况，及时把供货进度告知申购部门，对反馈的信息予以及时处理。

2、发现供应商所送的货物存在质量问题，应及时了解情况，经核实确为供应商本身存在问题的，要采取相应的措施进行处理。

3、供应商将物品送往指定收货处，由申购单位指定的人员及收货部各分管人员共同验收。

4、在验货过程中发现质量问题应当场指出，并由收货员及时通知采购部相关人员。

4.3采购工作流程：

使用部门填写申购单部门经理签字库房（含二级库）确认有无此类物品

并填写上次进价签字

有上次进价的报公司申购物品入库

财务部经理审核领导审批

无上次进价送采购部采价采购部采价结算

4.4操作细则：

1、每日食品申购：

《中西厨、员工餐厅》

专人填写《每日食品申购单》厨师长签字部门经理签字送采购部填价、通知供应商厨师长到采购部取单。

2、计划性采购的物资及零散物品采购（各部门）

使用部门负责人填写《物品申购单》部门经理签字分管部门审批库房确认有无存货，填写“上次进价”财务部经理签字“有上次进价”的物品报公司领导审批无“上次进价”的送采购部询价后报公司领导审批申购单审批通过后，部门将申购单分送到有关部门，采购部采购申购物品入库结算。

3、固定资产申购（单价在2000.00元以上的）

使用部门填写固定资产申购报告部门经理签字分管领导审批采购部询价

报公司领导审批，以公司名义向总裁办写申购报告总裁审批。

4、大宗物资申购：

使用部门申购大宗物资采购计划，部门经理签字分管领导审批采购部询价

报公司领导批准，以公司名义向总裁办写申购报告总裁审批。

4.5申购单填写注意事项：

1、各部门要指定专人负责申购单的填写，字迹要清晰、规范必须由部门经理签字。

若部门经理不在当班，需指定一位有权限的部门领导签字。

2、申购单填写必须注明申购物品的名称、型号、规格、尺寸、产地数量等。

3、中西厨、员工餐厅《每日食品申购单》要分类填写，必须于下午3点前送到采购部，加单的在晚上7点之前报采购部。

4、申购的食品要注明品名、规格、等级、产地、数量等。

4.6申购单的回传：

1、各分管采购员填写申购物品的价格（对于已定期价格表、价格调整表等形式体现的价格除外）交采购部，送采购部正、副经理签字，报公司领导审批。

2、各使用部门将审批好的申购单交到采购部以及有关部门，作为采购、验货、收货、入帐的依据。

3、对于定期制定的价格表及价格调整表等，按照定价流程的规定经相关部门的经理签字报公司领导审批后，由采购部文员送到财务部作为采购验货、收货、入帐的依据。

第五章供应商管理规定

为确保酒店所需物资材料的安全及其迅速、准确到位，促进供需双方友好协作，特作本规定，请严格遵照执行。

1、根据国家卫生管理规定，餐饮食品原材料供应商，所送原材料必须有生产厂家、生产日期、保质期、规格及数量，对三无产品酒店一律拒收。

更不得将腐烂变质、生虫长霉、有毒明害、病死毒死、超过保质期及不新鲜的食品和原材料供给酒店。

一经发现，立即取消该供应商的送货资格。

由此造成的后果，除追究供应商的经济赔偿责任外，直至追究法律责任。

2、物品供货商所送物品必须含规定的合格证书（特殊小商品例外）.

3、送货人员必须遵守酒店的各项规章制度，着装整洁，文明礼貌，服从指挥。

违反者每次罚款人民币20元，超过三次除罚款50元外，供应商应立即更换送货人员。

4、所送食品原材料必须保质保量，严格按照所定质量要求送货。

不得以坏充好。

以次充优、短斤缺两，发现一次罚款200元,三次以上罚款2000元.如酒店工作人员在使用过程中发现不合格品种经过采购部调查确认后，供货商罚款2000元

5、根据经营需要，需临时补货的材料，应积极配合补货，对不及时补货者，每次罚款50元,三次以上罚款200元。

6、供应商到货，由采购部统一报单，凡未经采购部报单到货的，一律不予结算付款。

贵重和新品种材料,必须送交采购部,由采购部会同相关部门认可定价后,方可交使用部门使用。

7、送食品人员需持有《健康证》，否则不允许送货。

8、送食品人员需配带由采购部发放的名牌.

9、家禽，猪牛肉需每天提供检疫报告。

没有检疫报告，则拒收当天所送货物。

并罚款30元,三次以上罚款200元

10、对于不按时送货者导致公司受损失的一切责任由其承担（特殊原因未能与采购人员沟通视等同）.

11、凡违反上述各条，三次以上仍不整改者，取消其供货资格。

12、以上罚款由各酒店仓管收货员或采购人员出具罚款通知单，到财务交款。

对无故不交者，每月在货款中加倍扣除。

13、以上由各个供货商所送的物品或食品属于假冒或侵权，被公司查明属实导致投诉和公司损失的一切相关责任有供货商负责。

第六章物资采购招标管理规定

为规范集团属下各公司大宗物资采购招标行为，保证公平交易，加强对物资招标采购过程的管理与控制，确保物资采购在公平、公开、公正和城信原则下实施，确保采购的物资符合质量要求，对物资采购招标做如下规定：

招标范围

各部门申购的大宗物资以及其他较大金额的物资采购，具备招标条件的应实行招标采购。

6.1负责机构

1、采购部职责：

负责对所需招标采购的物资进行市场调查；负责发布招标邀请；负责对投标单位有关资料进行收集；会同采购监管部门组织的评标、定标活动；对中标单位进行评价。

2、参与监督机构：

酒店领导，酒店物资采购部、使用部门负责人。

6.2职责：

会同采购部对投标人投标方案的审查、投标人供应商资格审查，参与评标、定标。

6.3招标

1、招标应考虑价格浮动因素。

2、招标可采用邀请招标。

3、采购部策划招标活动时间（包括市场调查结果及召开评标会议时间等）、地点、会议召集人、参加人员及单位等。

4、采用邀请招标时，应向相关供应商发出招标邀请。

5、采购部进行市场调研，选择各项招标材料的投标人若干（每项材料至少二家以上），要求6、其提供相关资质（营业执照、税务登记证、生产许可证、产品质量证明书、企业等级、注册商标、计量合格证、材质单等）、供货单价同时还应考虑该企业的生产条件、供货能力、资金信誉、产品售后服务等相关业绩。

7、严格杜绝投标人报伪标行为的发生，招标管理及监督机构应对投标人资质和标书内容进行严格的审核。

8、采购部组织酒店相关物资的使用部门负责人与供应商参加招标会。

9、招标人不得向投标人透露其他投标人名称、数量、价格以及影响公平竞争的有关招标其他情况。

6.4中标及合同签订

1、根据投标结果，通知供应商。

2、在条件允许的情况下，对中标的供应商的具体情况进行实地地考察。

3、对部分常用、易耗的物资，经招标确定供应商后，应先对该供应商提供的物资进行试用鉴定，经使用部门试用鉴定合格后方可与供应商签订采购合同。

4、采购部、酒店使用部门负责人确定下来的物资送货商所达成的条款进行合同的初步订立。

合同原件下发到相关的公司财务部备案。

5、合同签订后，如供货商不能满足合同要求，采购部有权终止合同并报集团领导批准后，可以更换厂家，但价格不能超出招标合同价。