信息部用户权限管理制度.docx
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信息部用户权限管理制度
信息部用户权限管理制度
文件编号:
编写人:
吴成波
修改日期:
第次修改
审核人:
生效日期:
回顾日期:
批准人:
页数:
第1页,共9页
拥有者/部门:
信息部
信息部用户权限管理制度
2011年6月
信息部用户权限管理制度
一、目的
为规范信息权限统一管理使用,提升工作效率,制定此管理制度。
二、使用范围
公司物流总部、各分公司信息工具使用部门及个人
三、用户权限申请
1、权限申请类型
QQ群:
qq群有信息部创建,统一管理,此群也将作为工作中唯一的交流群工具。
邮箱:
目前使用的是wordlient邮箱管理软件。
系统软件:
目前主要是以物流软件系统为主,同时也涉及到其他的管理类软件。
2、组建规则
2.1QQ群人员组建以“部门”+“姓名”形成组员编号,若同一部门或者其他部门出现重名人员,则在姓名后添加数字,根据进入公司时间先后,以数字1、2、3…加以分辨。
2.2邮箱列表建立规则以“部门”+“岗位”+“姓名”形成组员列表,邮件地址以个人的姓名的拼音字母后缀“@jxl-”组成,邮箱的登录账号直接可以输入个人姓名全拼或者中文汉字,若同一部门或者其他部门出现重名人员,则在姓名后添加数字,根据进入公司时间先后,以数字1、2、3…加以分辨。
2.3系统软件(主要是物流系统软件)的用户管理的组织结构以“用户”+“用户部门”+“用户权限”+“用户站点”构成,系统软件的登录账号是个人姓名全拼,若同一部门出现重名人员,则在姓名后添加数字,根据进入公司时间先后,以数字1、2、3…加以分辨,若其他部门出现重名人员,以姓名后加部门名称加以分辨。
3、权限申请流程
3.1新进员工的申请流程
3.1.1通过总部招聘入职的新进员工,在人事部办理入职手续后,带入职通知单到信息部办理填写《用户权限申请表》(详见附表1)。
3.1.2信息部根据员工填写的申请表中的信息内容,开通相关权限并通知(通常在3天之内)权限使用人,附带把基本的信息权限资料发到权限使用人邮箱内。
3.1.3各分公司直招的人员,不能通过手工进行办理的新进员工,则由人事部把员工的相关信息资料(包括:
部门、岗位、姓名)发到信息部邮箱,经信息部确认办理完之后,信息部将及时通知(通常是3天之内)权限使用人。
3.2老员工的申请流程
3.2.1员工填写《用户权限申请表》有其部门的主管领导签字确认后,交由信息部核实开通权限,并及时告知权限使用人。
3.2.2各分公司人员填写电子版的申请表,发邮件到主管领导处确认,后由主管领导转发邮件到信息部,信息部确认完成后,将及时通知权限使用人。
4、用户权限使用注意事项
4.1凡是通过账户、密码登入的系统软件、邮箱等,使用人在第一次使用时及时修改自己的密码,确保个人权限资料的安全。
4.2禁止使用公司提供的信息工具做与工作无关的事情,如QQ群在正常工作期间,禁止发一些与工作无关的内容、畅聊与工作无关的事情,主要作为即时信息传递工具,方便大家及时了解信息内容,对于其他方面的问题探讨、交流互动等可通过进入论坛进行交流。
四、权限变更
1权限变更内容
QQ号码变更、邮箱权限变更、系统软件的变更以及其他
2权限变更申请流程
2.1岗位变动
2.1.1同部门岗位变动:
部门内部人员岗位变动,由权限变动使用人填写《权限变动申请表》(详见附表2),部门主管领导签字确认,交由信息部核实后予以办理变更权限,办理完成后,信息部将及时通知权限使用人。
2.1.2跨部门人员岗位变动:
由权限变动使用人填写申请表,由现任部门主管领导签字确认,再经人事部确认签字,交由信息部核实后予以办理变更权限,办理完成后,信息部将及时通知权限使用人。
2.1.3各分公司人员权限变动流程同上,通过邮件形式予以确认更改权限。
2.2职务级别变动
2.2.1职务级别变动包括同一部门人员职务级别的晋升、降级,跨部门的职务级别的平调、晋升、降级。
2.2.2经理级以下的人员职务变动,由职务变动人填写《权限变动申请表》,由现任部门的主管领导签字确认后,交由信息部核实予以变更权限。
2.2.3经理级包括经理在内人员职务级别变动,由职务变动人填写《权限变动申请表》,由人事部主管领导签字确认后,交由信息部核实予以变更权限。
各分公司人员变动流程同上,以电子邮件的形式予以确认更改用户权限。
2.3特殊需要权限更改
2.3.1基本权限更改,由权限更改人填写《用户权限更改表》,经部门主管领导签字确认后,交由信息部修改变更。
2.3.2涉及到公司财务系统权限、其他部门数据权限的更改,经本部门主管领导、人力资源部主管领导、公司副总监经理签字确认后,交由信息部修改变更。
五、权限清除
1、权限清除的情况
人员的离职、人员的开除、人员的长期休假及其他
2、清除权限流程
2.1人员的离职:
离职人员持经人事部签字确认的《员工离职表》到信息部办理用户权限清除手续。
2.2人员的开除:
公司开除的人员,主管部门领导签字确认,人事确认完成的《员工辞退报告》员工信息发给信息部,信息部将对开除员工在职使用的信息用户权限进行清除。
2.3人员的长期休假:
因其他方面原因暂时不能在岗工作的人员,办理请假达1个月以上的,人事部出具请假证明,信息部将对其用户权限暂停,若办理时间超出3个月的,人事部出具相关请假证明的,信息部将对其用户权限停用,假期结束到岗的,填写《用户权限申请表》重新启用用户权限。
六、附件
附件1:
《用户权限申请表》
附件2:
《用户权限变动表》
附件1
用户权限申请表
个人信息
部门:
岗位:
信息类型
□公司QQ群□邮箱□系统软件
申请说明:
有效期限:
□在该岗位任职期内永久有效
□从年月日到年月日
备注:
申请人:
申请日期:
申请部门经理意见:
签名:
日期:
总部HR意见:
签名:
日期:
副总经理意见:
签名:
日期:
信息部经理意见:
签名:
日期:
附件2
用户权限变动表
个人信息
部门:
岗位:
人员变动信息
□部门变动原部门:
现所在部门:
□岗位变动原岗位:
现所在岗位:
变动信息
□QQ群:
(□增加□修改□删除)
□邮箱(□新增用户□新增权限□修改权限□删除权限)
□系统软件(□新增用户□新增权限□修改权限□删除权限)
权限变动说明:
有效期限:
□在该岗位任职期内永久有效
□从年月日到年月日
备注:
申请人:
申请日期:
申请部门经理意见:
签名:
日期:
总部HR意见:
签名:
日期:
副总经理意见:
签名:
日期:
信息部经理意见:
签名:
日期:
一、
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办公用品领用记录
序号
物品名称
领用部门
领用数量
领用时间
领用人签名
备注