Excel 使用技巧.docx

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Excel使用技巧

Excel2000使用技巧

1.如何显示多行文本

　　一般情况下，在单元格中输入的文本是不换行的，这样看起来会很别扭。

　　如果要在同一单元格中显示多行文本，可以这样做：

选中要换行的单元格，单击“格式”菜单，选择“单元格”命令，然后选择“对齐”选项卡，选中“文本控制”标题下的“自动换行”复选框。

　　这时界面就变成了下面的样子。

　　如果单元格中还有段落，就要在里面输入硬回车，这时Enter键的功能不是在单元格内换行，而是在单元格间移动。

这时我们可以在编辑栏（或正编辑的单元格）中要换行的地方单击鼠标，按ALT+ENTER键来换行。

　　换行后的效果如下图，在编辑区文字是换行的。

2.记忆式键入法的妙用

　我们可以利用记忆式键入功能在同一数据列中快速填写重复录入项。

　　如果在单元格中键入的起始字符与该列已有的录入项相符，MicrosoftExcel可以自动填写其余的字符。

比如这一列中，我们已经输入过“张同国”这个名字，在表中同一列的不同行中再输入“张”字，单元格中就会自动显示出“张同国”字样。

如果按下ENTER键，这个名字就输入到单元格中了。

这一功能我们就称为记忆式键入法。

　　注意：

此记忆式键入法只能“记忆”文字或文字与数字的混合项。

所记忆的内容与已有录入项的大小写格式是一致的。

　　如果不想采用自动提供的字符，可以继续键入。

如果要删除自动提供的字符，可以按BACKSPACE键。

　　我们还可以从当前数据列录入项列表中选择所需录入项。

在录入时，按ALT+↓键即显示已有录入项列表。

　　也可以用右键单击相应的单元格，再单击快捷菜单中的“选择列表”命令，并从列表中选择相应的条目。

3.怎样同时改变多行行高？

我们知道，通过拖动行或列间的分界线可以改变行高或列宽，但怎样同时改变向行或几列的高度或宽度呢？

　　我们以改变行高为例，先选中要改变行高的列，按下Shift键再单击行标题头，可以选定连续的多行（如果要选中多个不连续行，可以按下Ctrl键）。

选中多列后，拖动任意一个被选中的行标题间的分界线，到适当高度释放鼠标，所有被选中的行高都改变了。

　　我们也可以精确地改变行高：

选中多行后，单击“格式”菜单，选择“行”中的“行高”命令，设置行高为20，单击“确定”，行高都被设置为20了。

　　同样道理，我们可以通过拖动或精确设置的方法改变多列的列宽。

4.如何改变回车键的功能？

一般情况下，我们在一个单元格中输入资料后，按下回车键后活动单元格会转入下一行的同列单元格中。

　　如果要转到右边的单元格，能不能实现呢？

打开“工具”菜单，选择“选项”命令，单击“编辑”选项卡，多后从“方向”下拉列表框中选择“向右”，单击“确定”。

　　这时再按下回车键，活动单元格就转到右边了。

　　同样，我们可以将回车键设置为其它跳转方向，也可以取消回车键的单元格跳转功能。

　　注意：

按Tab键也可以实现活动单元格向右跳转。

5.如何给单元格加斜线？

在制作表格过程中，经常要给表头加上斜线，如下图所示。

　　制作方法如下：

先在A1单元格上单击鼠标，先输入右上端文本“科目”，按Alt+Enter键（参见相关技巧），再输入左下端文本“姓名”，按回车键结束文字的输入。

当前行自动改变尺寸以容纳两行文本。

将此单元格文本左对齐，然后在第一行文字中加适当空格使其右对齐。

　　在此单元格上单击鼠标右键，选择“设置单元格格式”命令。

在“单元格格式”对话框中，单击“边框”选项卡，选取所需要的斜线方式，如下图所示，单击“确定”按钮，完成表头斜线的添加。

6.如何快速了解函数的用法

Excel中提供了上百种工作表函数，我们可以根据需要选用。

　　如果知道所要作用函数的名字，但又记不清它的所有格式，这时我们可以用键盘快捷键把参数粘贴到编辑栏内。

　　具体方法是：

在编辑栏中输入一个等号，然后录入一个函数，再按下Ctrl+A键，弹出公式选项板，里面显示了选定函数的名称及其每个参数。

在打开的对话框中添入所需参数，当我们选取任何一个参数时，在对话框中会看到它的解释。

当使用易于记忆的名字且具有很长一串参数的函数时，这个方法非常有用。

　　如果你不知道EXCEL提供了那些函数，或是记不起函数是怎么写的，可以用下面的方法查看。

单击工具栏上的“粘贴函数”

按钮，弹出“粘贴函数”对话框。

我们可以在左侧列表框中选择函数分类，在右侧列表框中选择函数名称，对话框的下面就会出现一行小字，提示此函数的作用和功能。

7.如何将姓与名分开？

有这样一个问题，一个数据表中，A列是由姓和名组成了，如何将姓和名分开呢？

　　一个简单的方法是应用Left函数，此函数可以返回文本串中的第一个或前几个字符。

　　Left函数的语法形式为：

LEFT（text,num_chars）

　　其中：

Text：

是包含要提取字符的文本串。

　　　　　Num_chars：

要提取的字符数量，这个值必须大于或等于0；

　　　　　如果num_chars大于文本长度，则返回所有文本；

　　　　　如果忽略num_chars，则假定其值为1。

　　下面我们看一下这个例子，要将姓分开，且例子中都是单姓的，所以我们可以在B1中添入“=left（A1）”，然后利用自动填充功能，完成下面单元格公式的复制。

　　我们再看一个例子，某些会计程序在显示负数时会在数值的右边添加负号（–）。

如果导入的文件是在按此方法保存负数的程序中创建的，则MicrosoftExcel会将这些数值作为文本导入。

要将此文本串转换为数值，必须返回除最右边字符（即负号）以外的所有文本串字符，然后乘以–1。

对于num_chars参数，可使用LEN函数计算文本串中字符的个数，然后减去1。

例如，如果单元格A1中的值为“234–”，我们可以在B1中输入“LEFT（A1,LEN（A1）–1）*–1”。

　　按回车后B1中就显示为“–234”。

同样，我们可以利用自动填充的功能完成其余数据的转换。

　　好，Left函数的功能就讲这些，与之相对的还有个“right”函数，可以返回文本串中后一个或几个字符，你可以放手一用了！

8.分列功能的妙用

上一个例子中，我们用left函数将姓名中的姓和名分开了，说实话，这个方法比较笨，因为EXCEL中提供了分列功能。

　　我们可以看下面这个例子，原始数据中含有编号，而且随着行数的增加，编号位数也在增加，这时就不能用Left函数来解决问题了。

　　我们可以分列功能将编号和文本分开。

选中此列，单击“数据”菜单中的“分列”命令，弹出“文本分列向导”对话框。

　　在对话框中提供了两类数据分割方法，一是按固定宽度，一是按分隔符号。

将姓与名分开的问题就可以通过选择“固定宽度”项来解决，当前这个例子可以选择“分隔符号”项，单击“下一步”。

　　这里要选择分隔符号，因为例子中的编号和文本中间都有“.”，所以我们可以选择“其他”复选框，并在后面的文本框中输入“.”，再单击“下一步”。

　　单击“完成”按钮，编号和文本就被分开了。

9.巧用转置功能粘贴数据

　我们手头有这样一个数据表，行表示学生姓名，列表示学生的各科成绩。

　　如果我们想得到一个以行表示各科成绩，以列表示学生姓名的数据表，应该怎样做呢？

其实很简单，EXCEL为我们提供了转置功能。

　　先选中要进行转换的数据区A1：

D10，按下Ctrl+C将其复制，再将光标定位在另一个工作表的A1单元格中，然后选择“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令。

　　在“选择性粘贴”对话框中，选中“转置”复选框，单击“确定”。

　　看，数据已经符合我们的要求了。

10.快速输入技巧

　　在Excel2000的工作表中，如果在多个单元个中输入同一个公式，多次填写某一个字符或某一个有规律数字，一个一个输入是很麻烦的，掌握一些技巧是可以快速输入的。

　　1、用组合键Ctrl+Enter在多个单元格中输入同一个公式

　　选定要在多个单元格中输入同一个公式的这一区域，在某一单元格中输入公式后安组合键Ctrl+Enter，那么所选区域那的所有单元格中就都输入了同一公式。

　　2、用REPT工作表函数在某一单元格中多次填写某一字符

　　REPT工作表函数的语法为：

REPT（text,number_timers）。

其中，text为需要重复显示的字符串，不能多能多于255个字符；number_timers为指定文本进行重复的次数，为正数，否则将截尾取整数。

　　例如，要在某一单元格中重复显示“■”30次，则输入＝REPT（"■",10），回车即可。

另外，用REPT工作表函数还可以清楚的告诉您在此单元格中次字符的总数。

如图一。

图一

　　3、用填充柄自动填充工作表

　　在Excel2000工作表中，如果需要在一行或一列单元格中填入安顺序排列的项目序号，用Excel2000的自动填充功能可以帮助您快速输入这些数据序列，而且还不容易出错。

你不会不知道什么是控制柄吧？

选中一个表格，其右下角有一个实心的小方块，它就是控制柄，当鼠标放上去的时候便会变成实心的“＋”。

其方法：

在第一单元格那输入其实数据，在下一个单元格那输入第二个数据，选定这两个单元格，将光标指向单元格右下方的填充柄，沿着要填充的方向拖动填充柄，托过的单元格中会自动的按Excel2000内部规定的序列进行填充。

如（下图二），在B3中输入“第1名”，然后拖动控制柄往下拉，松开鼠标时所拉过的区域就自动填充了“第2名、第3名”。

在拖动控制柄的过程中我们也可以在鼠标的右边小说明中看到所填充的内容。

图二

　　如果使用鼠标右键拖动单元格填充柄，也可以实现自动填充。

其方法是：

在某单元格内输入数据，按住鼠标右键，沿着要填充的方向拖动填充柄，此时就会弹出包含下列各项的快捷菜单（如图三）：

复制单元格、以序列方式填充、以格式填充、以值填充、以天数填充、以工作日填充、以年填充、等差序列、等比序列。

。

。

。

此时，您可以根据需要进行选择填充方式。

显然，这种方法更有灵活性。

图三

　　另外，双击填充柄自动填充工作表也是一个不错的方法

　　自动填充数字序列和文本序列也可以不拖动填充柄通过单元格区域，而采用双击填充柄的方法实现：

对于数字序列的填充，要选定包含初始值单元格在内的两个单元格，然后双击填充柄。

而对于文本序列的填充，只需选定初始值单元格，仍然后双击填充柄。

　　例如：

要想在B2:

B11中输入数字序列“1、2、3.....10”，只须在B2中输入“1”，选定B2:

B11，双击填充柄即可。

如果需要在“C2:

C7”中输入文本序列“第1名、第2名、.....第6名”，只需要在C2中输入“第1名”，选定C2单元格，双击填充柄即可。

双击填充柄自动填充是一种更为快速的方法，要填充的序列的单元格区域越大，如超过一屏的大区域，越能体现他的优越性。

　　要注意的是，自动产生的序列数由A2向下直到遇到空白单元格为止的单元格个数决定。

例如,A9为空白单元格，那么此法仅在B2:

B8中产生序列“1、2、3、.....7”。

同样，若B5为空白单元格，那么仅在C2:

C4中产生序列“第1名、第2名、第3名”。