专员办机关公文处理办法范例WORD16页.docx

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专员办机关公文处理办法范例WORD16页

专员办机关公文处理办法

第一章　 总则

　　第一条为实现我办公文处理工作的规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作效率和公文质量。

根据《财政部机关公文处理办法》，结合《财政部关于统一财政监察专员办事处发文稿纸等有关内容的通知》要求，结合实际制定本办法。

　　第二条本办法所称公文是指我办在行政管理过程中所形成的具有法定效力的规范体式的公务文书，是我办依法行政和进行公务活动的重要工具。

　　第三条办公室是我办组织公文处理和进行公文规范化管理的机构。

各业务处、机关服务中心应确定兼职文书人员（一般由综合兼职），协助办公室做好公文的收发、传递、保管、催办及归挡等工作。

　　第四条公文处理必须做到及时、准确、安全，行文要少而精，注重效用。

第二章　 公文种类

第五条公文种类有三类，上行文、平行文和下行文。

我办机关常用的公文种类及撰写要求有：

（一）通知

适用于转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章和行政措施；传达要求内设机构办理、需要有关单位周知或者共同执行的事项；任免干部。

通知撰写一般分两个层次，第一层次写明印发通知的原由、根据、目地或意义。

第二层次是通知的重点，要写明具体事项，结尾多用“特此通知”或“请遵照执行”。

层次要分明、内容要具体、要求要明确、文字要简洁

（二）函

适用于与不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批等事项。

函分为去函和复函。

去函又分为商洽工作的商洽函、询问问题的询问函、申请批准事项的申请函。

正文写明商洽工作的原由、情况，询问的问题、申请的事项，做到清楚具体。

复函分为答复问题的答复函、批准事项的批准函，开头为“你单位《关于……的函》（XXX[200X]XX号）收悉。

经研究，现函复如下”，正文针对来函内容作具体答复。

　　（三）批复

适用于答复内设机构或被监管单位的请示事项。

批复必须紧紧围绕请示的事项进行写作。

由“引语”和“答复意见”两部分组成。

“引语”即引用请示的标题及发文字号，如：

你单位《关于…………的请示》（XXX［200X］X号）收悉。

经研究，现批复如下。

批复要依照党和国家的方针政策，针对所请示的问题，实事求是地给予答复。

批复内容要明确、具体、及时。

结语可用“特此批复”。

　　（四）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。

报告一般分为三部分。

第一部分是报告的原由，用“现将……报告如下”的转接语引出第二部分。

第二部分是报告实际情况，应点面结合，突出重点，既要汇报成绩，又要反映问题；既要总结经验，又要报告问题，提出今后解决问题的办法或改进工作的措施。

第三部分是结束语，常用“特此报告”、“以上报告，请审阅（核）”。

（五）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

请示一般由三部分组成。

第一部分是请示的目的或原由，应简明扼要，一般为第一自然段。

第二部分是请示的事项及要求，首先详细说明事情的来龙去脉、发展变化、存在的问题，清晰、准确地提出意见和建议，供上级领导决策时参考。

第三部分是结束语。

在公文结尾另起一段，用“以上妥否，请批示”、“以上如无不妥，请予批准”做结束语。

　 （六）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

通过按发文目的和内容有三种，批评性通报、表扬性通报和传达性通报。

可采取直述或转述两种写法。

直述法即直接陈述情况，适用于内容比较单一的通报。

转述支即转发已有的成文内容或内容较多不好归纳成一篇的通报，即先写转发文件的名称或主要内容、目的、意见并提出要求，然后将通报的具体内容作为附件。

　 （七）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员。

决定一般由标题和正文组成，正文由决定理由、决定内容、执行要求三部分组成，要求行文简练、语气肯定、用语准确。

　　（八）意见

 适用于对重要大问题提出设想、建议和安排。

意见可用于上行文、平行文、下行文。

作为上行文时应按请示的写作方法拟写。

作为平行文时，用于回复意见的，按复函的要求拟写，结尾可用“以上意见请采纳”或“以上意见请考虑（供参考）”。

作为下行文时，按通知的要求拟写，结尾多用“以上意见请遵（参）照执行”。

　 此外还有：

公告，适用于对外宣布重要事项。

通告，适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

决定，适用于依照有关法律法规公布部门规章，宣布施行重大强制性措施，嘉奖有关单位和人员。

行文中要依据我办与受文机关之间的上级、平级、下级关系，决定文种的选用。

一般来说，向上级机关行文用“请示”、“报告”、“意见”；向平级机关行文用“意见”、“函”、“通知”、“通告”；向下级机关行文用“批复”、“意见”、“通知“、“通报”、“通告”、“决定”。

第三章公文格式

第六条公文一般由发文机关标识、发文字号、秘密等级、紧急程度、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文日期、附注、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期以及政府信息公开选项等部分组成。

（一）发文机关标识应当用我办全称，我办与其他机关联合发文，主办机关应排列在前。

（二）发文字号包括机关代字、年份、顺序号，其中年份用四位数加括号“[]”表示，顺序号由办公室统一编录。

与其他机关联合行文，只标主办机关发文字号。

我办机关发文字号主要有：

财驻黑监（行政、业务类文件）、财驻黑监党（党组文件）、财驻黑监机党（机关党委文件）、财驻黑监工（工会文件）、财驻黑监纪（机关纪委文件）、财驻黑监函（商洽询问类的文件）、财驻黑监便函（征求或答复意见类的文件）。

（三）秘密公文应分别准确标明“绝密”、“机密”、“秘密”（我办密级主要有机密、秘密），并注明保密期限。

具体标法为“密级★保密期限”，由公文承办处室在拟稿时标明。

 保密期：

机密级事项不超过二十年，秘密级事项不超过十年；保密期限在一年及一年以上的，以年计；保密期限在一年以内的，以月计。

密级标于眉首右上角。

秘密公文份数顺序号置于眉首左上角。

（四）紧急公文分“急件”、“特急”两种，标于眉首右上角，列密级之下。

公文紧急程度在办公室核稿时标明。

（五）上行文，应当在首页注明签发人姓名。

其中，请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（六）公文标题应当准确简要概括公文主旨，并反映公文种类；标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号；转发文件如果标题过长，可重新概括成新标题。

（七）主送机关是指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化的简称、统称。

（八）公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。

如附件较多，应在各附件首页的左上角编注附件序号；草拟公文时，应将附件内容填写在拟文稿纸的“附件”栏内。

（九）公文应加盖公章。

联合行文属上行文的，由主办机关加盖公章，属下行文或平行文的，发文机关都应加盖公章。

（十）成文日期以签发机关负责人签发的日期为准；联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。

（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

规范写法为（联系人及电话：

黑龙江专员办XX处 XXX 

0451-XXXXXXXX）

（十二）公文应标注主题词。

公文主题词应从财政部《财政系统公文主题词表》中选用，一般不得超过6个，如果确实需要新创主题词，应当在其后面加“Δ”。

主题词标引在文件的抄送栏之上，顶格写，每词间隔一个汉字距离。

主题词首先标类别词，我办类别词应标注为“财政监察专员办”，其次标反映公文内容的词，最后标反映公文文种的词。

（十三）抄送机关指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关。

填写抄送机关时，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（十四）按照财政部政府信息公开的有关规定，应在发文稿纸上填列政府信息公开选项。

政府信息公开选项分“主动公开”、“不予公开”、“依申请公开”三类，由拟稿处室负责填列（在“□”内打钩）。

未填列政府信息公开选项的，办公室核稿时予以退回。

第七条公文用纸一般为A4纸型，左侧装订。

排版要求：

公文标题用2号宋体字，可分一行或多行居中排列；正文用3号仿宋体字，一般每页排22行，每行排28个字。

第四章行文规则

第八条行文应当确有必要，注重效用。

对可行文也可不行文的，坚决不行文；可以行一个文的，不得行多个文

第九条我办可根据隶属关系和职权范围确定行文范围。

办内各处（室）不得以处（室）的名义向财政部或其他上级机关报送请示和报告。

一般来说，我办除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，不得向下一级政府正式行文。

我办可以与同级的政府、部门、人民团体和具有行政职能的事业单位联合行文。

第十条“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式。

除上级领导直接交办的事项外（需附有上级领导直接交办事项的批示），“请示”不得直接送领导者个人。

第十一条“报告”中不得夹带请示事项。

第十二条 除特殊情形外，不得越级行文。

第五章发文办理

第十三条发文办理指以办机关名义制发公文的过程，包括拟稿、核稿、会签、签发、用印、发送等。

第十四条凡是办机关名义发出的公文，应遵循以下制发程序：

拟稿人拟稿→处室负责人审核→处室业务综合核稿→主管办领导审核→办领导签发→办公室核稿→文书档案登记编号→打印→拟稿人校对→办公室校对→用印→分发。

由拟稿人负责全过程送办。

参照公文制发程序，我办“专题材料”、“工作简报”的签发顺序为：

拟稿人拟稿→处室负责人审核→处室业务综合核稿→主管办领导审核→办公室核稿→文书档案登记编号→打印→拟稿人校对→分发。

由拟稿人负责全过程送办。

第十五条拟稿

（一）公文的起草，应由熟悉该项工作和业务的专人负责，重要公文应由处室负责人主持起草，在适当范围内征求意见，经集体研究后定稿。

拟稿人在“拟稿人”栏内标明处室、姓名全称、电话和日期。

（二）草拟公文应当做到：

1．拟稿一律使用统一印制的发文稿纸，各栏目应按规定逐项填写清楚。

2．公文的内容要符合国家现行的法律、法规和其他有关规定。

3．文种选择准确，情况属实，观点明确，条理清楚，结构严谨，文字精练，字词规范，详略得当，标点准确，篇幅力求简短。

4．公文的文种应按照行文目的、与主送部门的关系确定。

5．人名、地名、数字、引文准确。

引用公文应当先引标题，后引发文字号。

所要引的发文字号应在标题后用圆括号注明；日期应当写具体的年、月、日，其中年份应当用四位数表示，不能简写；引用外文应注明中文含义。

6．结构层次序数，第一层为“一”、第二层为“

（一）”、第三层为“1”、第四层为“

（1）”。

7．公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语中作为词素的数字必须使用汉字外，其余应当使用阿拉伯数码。

公文必须使用国家法定计量单位。

8．用词用字准确、规范。

文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称，简称应规范化。

第十六条核稿

（一）处室负责人审核

主要审核：

一是行文的必要性。

二是行文的合法性。

三是内容的准确性和实用性。

审核无误后，在“处领导审核”一栏内签署姓名全称、电话和日期。

（二）处室综合审核

重点在内容和文字上把关。

主要审核：

一是行文方式是否妥当。

二是附件是否齐全。

三是格式是否统一、标点符号是否规范。

四是文字是否简明、通顺、语气是否妥贴、数字计量单位是否准确。

不符合规定要求的。

审核无误后在“处核稿”一栏签署姓名全称和日期。

（三）主管办领导审核

主要审核：

行文内容是否符合国家现行的法律、法规和其他有关政策规定，是否有必要行文，对行文的合规性负责。

审核无误后在“办领导审核”一栏中签意见、姓名全称和日期。

公文内容涉及不同办领导主管工作的，涉及办领导要审核，并在“相关办领导审核”一栏中签署意见、姓名全称和日期。

签署意见一般有“请XXX核后发”（需请职位高者审核后发）、“请XXX阅后发”（需请职位低者阅知后发）、“请会签后发”（需请其他部门会签后发）等。

（四）办公室核稿

主要复核签发手续是否完备，行文方式是否适当，是否需要协调、会签，文字是否简明、通顺，公文体例格式是否统一、规范，同时对字词标点的规范性把关。

经复核需要实质性修改的，按程序进行复审。

核稿人在“办公室核稿”处签署姓名全称和日期。

第十七条会签

公文会签是指文件内容涉及其他部门职权范围内的问题时，要与这些部门进行协商，这些部门的负责人要对文稿进行审核，并会同签发。

我办草拟的文件需与外单位会签的，必须经主要领导签发后，再送外单位会签（即办外会签）；外单位草拟的公文需与我办会签的，视同我办拟稿，按我办公文制发程序办理（即办内会签）。

第十八条 签发

一般来说，我办上行文均由办主要领导签发，特殊情况经主要领导同意也可由分管办领导签发。

平行文、下行文可由主管办领导签发，重要的或涉及面广的由办主要领导签发。

签署意见一般有“发”、“可发”、“请会签后发”（需请其他部门会签后发）等。

第十九条用印

公文用印要端正、清晰，印章的下部边缘压盖成文日期

第二十条 发送

我办公文由办公室制作，各处室负责发送。

报财政部或发往外地的公文一般通过邮局发送，市区内公文接收单位有交换的，通过交换站发送。

秘级公文通过机要局发送。

电子版文件一般通过内部邮箱传递，由拟稿处室提供收件人邮箱，办公室文书统一传递。

第二十一条公文起草、审核、签发，应使用钢笔、毛笔或黑色签字笔，不得使用圆珠笔或红色、纯蓝墨水等不符合存档要求的笔、墨书写。

第六章收文办理

第二十二条收文办理指对收到公文的办理过程。

包括签收、登记、批办、承办、催办、办结等程序。

第二十三条凡主送、抄送我办的公文，均应交办公室处理，业务处单独接到的文件也必须先送办公室处理，不得截留使用。

收文公文由办公室登记后，按下列程序进行传递阅办：

文书（签收、登记、挂单）→办公室主任（提出拟办意见）→文书（送办领导批示）→办领导（批示、传阅）→文书（分送、催办、督办）→处室（阅办、办结、送办公室归档）。

以上各环节均应加快传递速度。

传阅文件在收到2日内要交还办公室，以便继续传阅，重要文件可以复印备查。

第二十四条上级机关或领导交办的公文，办公室要负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

各承办处室要积极配合，按时完成催办事项。

第二十五条办结

（一）阅件，凡应阅知的人员都已签署意见或圈阅的，视为办结。

（二）办件，凡按有关程序，符合下列情况之一的，为办结：

1．已按领导批示承办，履行了处理程序并有结果的。

2．上级机关公文，已通过行文或其他方式贯彻执行的。

3．函件已经明确答复的。

4．请示已作批复的。

第二十六条传递秘密公文，要按照《黑龙江专员办秘密文件管理规定》，采取保密措施，确保安全。

第二十七条公文办结后，应当妥善保管好，年度终了后，按照《黑龙江专员办档案管理规定》，及时交还办公室以备存档。

公文原件一律交办公室归档，特殊情阅处室留用的，可复印备查。

第七章附则

第二十八条本办法由办公室负责解释。

第二十九条本办法自公布之日起执行。

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