如何高效组织会议讲义.docx
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如何高效组织会议讲义
如何高效组织会议讲义
开场白：
大家好！
我叫田仲君，一般大家都称我为太君。
站到台上面对大家来讲课是很大胆的举动，就算是一个学者，来讲他自己的学问。
他虽然不必通身是胆，也得有斗大的胆。
理由很简单，我们在坐的都在金悦各现有岗位上做过相当长一段时间，走上了管理岗位，并且每人组织的大小会议也不计其数，都有丰富的与会经验。
深知要讲一些值得向各位请教的新鲜东西，实在不是易事。
面对大家的丰富经验宝库，我就像一个既不懂号码锁又没有开播工具的穷光棍，瞧着大保险箱只好眼睁睁地发愣。
但是，盲目无知往往是勇气的来源。
意大利有一句嘲笑人的惯语说：
“他发明了雨伞”。
据说，有一天，一个穷乡僻壤的人在路上走着，忽然下起了小雨。
正好他拿着一根棍和一方布，急中生智，他把棍撑了布，遮住了头顶，到家也没有被淋着。
在自我欣赏之余，他想：
对人类做出了贡献就应该公诸于世。
他听闻城里有一个发明品专利局，就兴冲冲的拿着棍和布赶进城去，到局里报告和表演他的新发明。
局里科员听他说明来意后，哈哈大笑，并拿出一把雨伞来让他看个仔细。
我今天就仿佛那个上注册局的乡下佬，孤陋寡闻，也没见识过雨伞。
不过，在找不到屋檐去躲雨的时候，棍撑着布也不失自力应急的一种有效办法。
希望在这段课时里，我们大家相互交流，探讨更好的高效组织会议的方法。
会议现状：
据调查，经理级和专业人员每周约花1/4的时间在开会上。
美国权威机构的统计表明，每年企业因不当的会议管理导致的损失高达60亿美元。
（这个数字确实不小，拿金悦来说，相当于金悦去年年产值4.7亿的12.7倍。
）
另一项调查表明，企业80%的员工提升来源于其在会议上的表现引起上司的注意和赏识。
（所以在会上要多思考、多创新提出既具建设性又有可操作性的方案方法来。
）
如何开会，如何使会议有效益和有效率，对于企业和企业人来说，都具有重要的意义。
所以我们们今天交流的主要目的也就不言而喻了，应该是什么？
提高会议效率，高效组织会议。
01班前会召开（现场实例毛遂自荐上强组织）
会议事项：
1、昨天下午1人迟到9分钟；
2、昨天晚市太平洋服务员在收刀叉时滑落扎到客人；
3、金悦厅拿错酒水；
4、成竹厅上错菜；
5、今天本部门有一新员工入职。
02讨论，列出会议的优缺点，并发表自己的见解
03会议例举
除了班前会，在金悦还有哪些会议让我们印象深刻。
营销会、周大例会、周行政例会、月部门例会、年终大会、述职报告会
一、怎样组织班前会
（一）班前会的重要性
1、培养良好工作习惯，适应公司氛围；
2、进行工作教导、激励工作热情、提升士气的手段；
3、快速调整员工精神状态，积极乐观投入工作；
（二）班前会的目的
1、工作安排与追踪管理；（部署一天或午市的各人员相关工作，说明工作完成标准程度，并对安排的工作做好归属管理与跟踪。
）
2、开展学习培训工作；（比如前面的刀叉使用、示酒、上错菜现象加以培训学习；有新的菜式或操作做讲解或示范；学习管理小故事、哲理、为人处事；朗读等都可以进行穿插。
）
3、促进沟通、达成共识；（统一思想、统一行动。
）
4、激励、鼓舞士气；（有问题要善意的批评，当然批评后也要给予鼓励，加油打气，让员工做最好的改变。
）
5、培养领导的权威与形象，风范与气质。
（班前会其实也是一个基层领导自我学习和成长的一个重要环节。
它可以培养干部的计划、组织、领导、控制、创新的五大职能，同时也训练了干部的语言组织表达能力、随机应变能力、现场解决问题的能力等等）
（三）班前会的内容
1、检查员工出勤情况及仪容、仪表；（这是金悦班前会的必须工作，有仪容仪表小组和质检绩效部来抓这方面工作。
）
2、工作回顾及总结；（就如刚才班前会所开的那样，汇总昨天的问题，找出解决提高方法措施。
）
3、新政策、新业务的学习；（公事文件，如果没法有则干部要提前准备好学习的内容。
）
4、当日工作安排；
5、讲述注意事项；（贵宾房、重点房、宴会；操作的更改与调整等等。
）
6、与员工交流沟通，搜集员工意见。
（这里主要是让员工提出问题，发表个人意见建议，很有可能好的工作方法就在班前会上应运而生了。
）
（四）班前会的做法
1、整队——严肃、迅速；（让员工紧张起来，说明要开会了，把心收回来。
）
2、娱乐——不讲工作、来点趣事；（娱乐活动，唱歌，跳舞。
如刚才班前会上就可以利用新员工的加入来展开。
）
3、正题——要提前准备（报告单）；
4、批评——要善意；
5、培训——要适当；
6、口号——要振奋精神。
班前会报告单
部门：
线：
日期：
市别：
1、员工出勤情况：
2、仪容仪表情况：
3、礼貌招呼意识：
4、前日工作回顾总结：
5、本日工作要点及注意事项：
6、员工工作反映事项：
备注：
本单每日交接，报部门主管，确认无误存档。
部门主管：
04会议为什么开得没有效率呢？
是因为在组织会议时会出现问题。
那有哪些问题呢？
除了刚才班前会我们所讲到的，还有哪些？
二、会议中常见问题
（一）离题
原因：
1、对会议目标或讨论主题不清楚。
2、过度关心某些问题，或基于某些迫切的需要而在无意中离题。
对策：
1、组织者以未能澄清会议目标或讨论主题而当众致歉；（把责任归咎到自己身上，促成会仪回到正题。
）
2、请他做归纳或替他做归纳；（让发言者归纳，自己发现自己离题而停止说辞；如不能认识到自己离题则归纳后由组织者来说明。
）
3、给予肯定再切断话题；
4、将离题的议题留置最后再做讨论；
5、发言限定時间。
（2-3分钟为宜，或会前就说明，有问题提前做好准备，言简意赅，直奔问题的要点。
）
（二）争议不下
原因：
1、对会议目标或讨论主题不清楚。
（争论者中有不清楚目标和主题的人，即使再怎么争也达不到统一，总是南辕北辙，牛头不对马嘴。
）
2、对会议过程中的某些问题，具有不同的看法或感受。
（这是一种常有的现象。
）
3、凭会议而相互发泄相互间的不满，甚或借会议而相互挑衅。
（积怨所至，所以干部要在平时的工作和生活发情员工作的情绪并做适时的引导。
）
对策
1、若争论是离题的则立刻制止；（组织者当机立断。
）
2、参与第三者的意见；（看看其他人的看法。
）
3、意见列表比较，进行投票；（民主集中制。
）
4、重整双方意见提出新的方案；（整合大家意见，提出新的方案。
）
5、暂停会议休会20分钟以上；（如果是时间长的大会可能就需执行，班前会上就直接会下解决了。
）
（三）垄断会议
原因：
1、多数人不积极参与；（会议整体的氛围不好。
）
2、少数人思考快速、善于表达，且热衷于会议；
3、少数人好求表现。
对策：
1、巧妙地阻止其行为；（听完这个意见后，我们也听听其他人的意见，看看有没有更好的解决方案。
）
2、指派工作给喜欢垄断会议的人去做；（要是发言相对较少的工作。
）
3、将视线避开垄断者。
（视线接触多是一种关注、肯定的意思，这样不但不能阻止，反而越说越起劲。
）
（四）情绪化
原因：
1、会议超时。
（会前说多长时间就多长时间，尽量提前5分钟左右结束会议，让与会者有一种提前散会的欣喜感。
如果确实要延长，就争得与会者的意见，并做好情绪安抚。
）
2、与会者有其它事要办。
（身在曹营心在汉，人在会场心如闲去野鹤都不知飞到哪里去了。
）
3、会议不具实效。
（认为会开得没有价值，可有可无，就毫无兴致了。
）
对策：
1、对发言者的情绪表示理解；（表达感受的两句话：
我也有过相同的经历；如果我是你，我跟你感觉一样。
但是基于今天会议的重要性，我们大家再坚持10分钟，相信在大家的共同努力下定能探讨出好的方案。
）
2、振奋士气，拟定共同目标；
3、中途休息或结束会议并安排续会时间；（多数人无心会议，心不在焉，并时有反抗。
）
4、以小故事、挑战性问题或节奏的改变，重新鼓动与会者兴趣。
（五）人身攻击
原因：
1、双方存在误会或利益冲突；
2、对与会者的态度表示由衷的不满。
对策：
1、对双方进行安抚；（作为组织会议的干部，在人身攻击的时候，切记不能卷入纷争中，只能进行安抚，不能说谁对谁错。
即使要说对错，那也是两者都不对。
）
2、重申议事规则；
3、重提主题进行讨论。
（六）争功诿过
原因：
1、权、责、利不对等；（为什么会出现争功诿过现象？
是因为权力、责任、利益在划分的时候就不对等，或根本就没有划分，所以造成了现在的这种有功大家争，有过大家推的现象。
）
2、没有勇气承担而逃避推卸责任。
（怕犯错、怕担责。
）
对策：
1、组织者应制止不当的发言,并给予其适当的肯定；（知道大家在这次工作中每人都做出了很大的努力，成功应该是属于我们每一个人的。
）
2、引导组织成员彼此说出对方的优点,让大家都能受到适当的肯定；（你先说一下他在这次工作中做了哪些努力和工作；你现说一下他在这次工作中做了哪些努力和工作。
）
3、组建、规范权、责、利对等机制。
（会上说，会后就要真正的去执行。
）
（七）时间不足
原因：
1、会议议程安排不合理；（除了会议的流程外，这里主要讲的是会议正题的议事安排）
2、组织者现场把控不到位；（没有控制好会议的节奏。
）
对策：
1、选择重要的议题进行讨论；
2、限制发言人数；
3、限制发言时间。
（八）与会者分心
原因：
1、对会议目标及讨论主题不清楚；（不知听什么。
）
2、感到沉闷无聊；
3、会议中所涉及的某些问题或意见触发他们交谈；（私底下的小会交谈。
）
4、外界环境干扰；（电话玲声响了，有人走动进进出出。
）
5、对会议内容缺乏兴趣。
对策：
1、假定交谈内容与主题的相关性，问其愿否分享他们的看法；（知耻自省；怕被问及出丑迫使认真去听。
）
2、作短暂的停顿，甚或稍作休息；
3、多数人分心则暂停会议；
4、如少数人分心则不予理会或将发言作短暂停顿。
05会议需要管理吗？
当然需要，为什么？
因为召开会议时有问题，所以我们要通过相应的管理的。
那应该管理哪些东西呢？
三、会议管理
（一）组织会议的原则
1、以人为本；（组织者应尊重、肯定与会人员，让每位与会人员受尊重且能够自我发展。
）
2、停止操控；（应在会议中集思广益、促成组织学习、培养与会能力。
不可用职权来控制议程、只求个人决议。
）
3、目标与过程兼得；（在过程中达到目标，让每个人享受到学习的过程。
）
4、感觉与理性兼顾；（用事实说话。
到后面我们将有一个小测验，来检验一下我们用事实说话的能力与理性程度。
）
5、解决问题也处理情绪。
（解决问题也要安抚好情绪，如果事情解决了，情绪又来了就如一波即平一波又平，处理不好还会反弹。
就像减肥一样。
）
（二）与会人员的管理
首先要清楚哪些人应该参加会议，比如了解实况的人、有权对事情做决定的人、与事情有重大关系的人、关心此会议的人。
其它则可有可无。
（三）会议通知管理
会议名称
人资会议
目的
总结与指导工作
时间
2012年10月31日中午12﹕30
地点
办公楼三楼大会议室
议程
1、欢迎新入职人资员工；
2、总部各模块上阶段工作总结与下月工作计划；
3、人资领导讲话。
准备资料
各模块工作总结与计划；需商讨议题。
与会人员
人资总部所有人员、各店人资专员、培训基地负责人。
主办单位
人资总部
（四）会议议程管理
由重要到不重要（会议开始时即讨论重要的议题，以免延误时影响到后面的重要议题。
）、由不尖锐到尖锐（将尖锐议题挪后，让与会人员建立默契和信任感，再接触尖锐议题，使气氛不尴尬。
）、由容易到困难（让大家渐渐融入会议进行的节奏，不要开始就接触不熟悉的议题造成挫折感。
）
（五）会议现场管理
会场的秩序、会议的进程
（六）会后跟进追踪
工作安排下去，要有跟踪与验收，并且对工作结果进行相应的激励。
06前面我们组织了会议，分析了问题，解决了问题，并对会议进行了相应的管理。
那除了这些，组织会议需要技巧吗？
那有哪些技巧呢？
在讲技巧之前，我们先来一个小的插曲，说说习惯。
何为习惯？
习惯指逐渐养成而不易改变的行为。
（习以为常、风俗）
总以某种固定方式行事，人便能养成习惯——亚里士多德。
任何技巧只有不断实践，反复练习，成为习惯性行为后才能产生应有的效果。
所以接下来讲到的技巧就希望我们在平时的工作中多去运用，让它由技巧变成行为，更好指导我们的工作。
这里要分享的就两大技巧：
听和说。
四、组织会议技巧
（一）听
1、怎样从听到倾听
听是什么概念？
你听到了吗？
听到了。
你听到我说什么了吗？
大概听清了。
你明白我说话的意思吗？
完全不知道啊。
倾听是暂时忘掉自我的思想、期待、成见和愿望。
全神贯注的理解谈话者的内容，与他一起去体验，感受整个过程。
2、倾听的礼节
听听别人的故事
听听别人完整的故事
先听听别人完整的故事
3、倾听的技巧
点头且微笑（你说的对、好，继续说。
）
眼神的接触（表示我在认真的听。
）
发出倾听的声音（嗯、是的、是那样、我也是这么想的。
）
身体向前倾（说的内容具有吸引力，有兴致听。
）
重复和总结（确认自己听到信息，并且对其有自己的见解，并不是听了和没听是一样的。
）
必要时做记录（要点、数字、地址、型号等。
）
4、倾听的误区
别人说话时你在想你自己的事
边听边与自己的不同观点比较
经常打断别人的谈话
为演讲者结束他的演讲
忽略过程只要结果
仅听自己想听或愿听的东西
精力不集中，易被其他东西干扰
（二）说
1、独白
独白，顾名思义就是一个人说。
独白的成败，主要取决于陈述者本人是否具有自信心与热忱。
周全的准备与丰富的陈述经验，可为述者带来高度的自信心。
基于此，陈述者应尽量把握陈述的机会，以便培养这一方面的自信心。
接下来就有这样一个机会，谁想得到？
06针对目前各门店的营运情况，前两个月绩效资金没仍没有好的起色，都在C级徘徊着，今天某店营业总监准备开一个营销会。
该如何开场呢？
（1）例举开场
背景：
近来本店的经营状况因为受到经济不景气的影响,使得本月的营业额目标达成率只有70%。
目的：
因此今天召开会议主要讨论两个问题,第一就是如何刺激老顾客的人气,第二讨论新顾客的扩展计划。
议程：
首先将由营业部王总为我们说明目前市场状况,再由各位一起讨论,然后各区域主管一一提出配合方案,最后由营业部门整合后提出执行方案。
期待：
本次会议的进行时间预估为1.5小时。
希望今天经由在场各位的相互讨论及创意激荡,能够产生一套完整有效的业绩提升计划,大家加油!
（2）圆满结束
过程回顾
宣达决议
分配妥当
激励动机
悬念事项
准时结束
2、巧借它物
视听器材的使用，比如投影仪、视频、音频；
物品的展示，比如新用具的介绍；
实操示范，比如班前会上用到的刀叉、酒瓶。
3、所占时间90%——20%等
如果是信息传达，组织者不但要令与会者了解信息的内容，而且要避免使他们对信息产生误解或曲解，在讲完后很有必要留10%时间给听众，提出疑问，并解答他们的疑问；
如果开会是为了收集员工的信息，组织者最重要的则是倾听，组织者的参与程度，就以不超过总会议时间的20%较为理想。
4、员工的“说”
组织者说了这么多，那么这里也谈一下与会者的“说”。
看一下目前员工说的状态。
总得来讲，除了好的以外还有以下四派：
不能说派。
基本上是那些资历尚浅、能力稍显不足的员工，肚里有东西但没有能力言简意赅的表达出来，由于会议议程很紧迫，本来就感到自己无足轻重，不说也罢，别弄的话说不动听，搞得领导皱眉头、直瞪眼。
只要有一次，这部分人的发言被中途打断，其自尊心与自信心就会被彻底击垮，打死他都不会有第二次踊跃发言，他们就变成为名副其实的附和派、跟屁虫。
不敢说派。
枪打出头鸟、露头的椽子容易烂是这些鸵鸟型员工的座右铭，他们深知言多必失，多一事不如少一事的道理，况且有些真话也不适宜在大会上讲，他们往往会私下通过别的渠道把自己的意见聪明表达上去，既显示了自己的忠诚，又表明自己会来事儿。
这帮人大多是领导的宠儿，他们八面玲珑、左右逢源、深谙职场政治之精髓。
不愿说派。
与不敢说派想比，不愿说派有水平，但不聪明，他们被认为：
认不清形式，就是认清了形式，也在坚持自我做事原则。
有点像社会上坚持良知的知识分子。
他们往往是群众中的精神领袖，领导对这部分人又恨又爱。
爱其是人才；恨其不是奴才。
天长日久经过漫长的企业文化的洗礼，习惯为了大会气氛的和谐，在大会上他们选择了沉默。
这种沉默，不是对抗，也不是智慧，而是为了生存。
不屑说派。
这类员工就好比历史上狂狷之士，或者今日的愤怒青年，愤世嫉俗、指点江山、激扬文字，无所不知，无所不能。
但这类人往往很会发现问题，却不能很好解决问题。
私下里是大炮，狂轰滥炸，把公司政策与新动向批得体无完肤、惨不忍睹。
在大会上，他们从来都不缺乏奇思妙想，但是懒得表达、不屑于说。
这部分人很容易被领导拉入黑名单，罪名就是有才无德，严重缺乏团队精神与主人翁精神。
企业一旦需要骇猴时，尔等就作为鸡被杀了，话又说了回来，公平讲，其实是替“不能说派”跟屁虫挡了刀。
5、发问
封闭式问句（指在特定领域中带出特定答复“是”或“否”的问句）
开放式问句（指在广泛领域内带出广泛答复的问句）
澄清式问句（针对对话者的语句重新措辞，以令其证实或补充原先的答复的一种问句）
探索式问句（针对对话者的答复，要求引伸或举例说明的一种问句。
）
以上就是所分享的听和说的技巧。
接下来我们来看个小故事，做下是非判断，也就是对错判断。
现在给每人一份题目和一张便签，将答案写在便签上。
限时5分钟。
感觉与事实
昨日九点过后,G珠宝店里有一位商人正在收拾店面,一位客人出现并要求鉴赏货品,店主打开玻璃橱窗,橱窗內的东西被人抓起,忽然有个男人迅速跑出店外,突然间警铃大响保安人员迅速赶至现场。
我们来看一下测验结果，全对的有多少？
对八个的？
对六个的？
当然这只是一个小小的测试，它既不能代表什么，当然也不能说它什么也代表不了。
要是这样不就白浪费纸笔和时间了。
借着这个“感觉与事实”的演练让我们大家深深思考一下，它是测试什么，有什么作用？
迅速、及时获取真实信息并加以判断，得出最佳解决方案的能力。
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