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应用文写作PPT注释国家职业汉语能力测试中心
第四章应用文写作
P2：
导言
我们日常的工作、学习和生活中，到处可见应用文的身影
到底什么是应用文？
[以下内容可参考]
关于“应用文”这一概念或提法是否科学，对此人们的认识，并不一致。
有人持否定态度,认为“就广义说，所有文章都是应用的，都是实用的”，“没有单独分出‘应用文’或‘实用文’一类的理由。
”（1950年出版的初中语文教材的“编辑大意”）叶圣陶先生也“反对‘应用文’这个提法，因为既然是文体，没有不可应用的。
”
（2）而对应用文这一概念持肯定态度的人则认为，就狭义而言，并非所有的文章都是应用的、实用的。
如那些抒情写志的散文（如陶渊明《桃花源记》）、描摹景物的散文（如碧野《天山景物记》），那些评论历史人物或事件的史论（如欧阳修《桐叶封地辩》、《伶官传序》，王安石《读孟尝君传》）。
这两种意见的分歧，主要是集中在对“应用”、“实用”的不同理解上。
前者是从广义上理解的。
后者则是从狭义上理解的。
其实，对所谓“应用”、“实用”应结合主旨（用来做什么）、情境、场合（什么时间、什么地点，什么情况等）来看。
花瓶与饭盆就各有用场，各有应用、实用之处。
我们所讲的“应用”、“实用”，指的是在现实生活中处理事务、沟通关系等方面的应用、实用。
这方面的应用、实用显然不是所有的文章都具有的。
因此，提出应用文这个概念并不是没有道理的。
另外，还有人从表达方式的运用上着眼，对应用文这一提法提出异议。
他们认为，所谓应用文，所用的表达方式仍是叙述、描写、说明、议论等几种。
如写家信，用记叙方式来讲述自己的近况；用说明的方式来讲述事物的形状特征；用议论的方式来发表个人的意见；用抒情的方式来表达自己的情感。
林觉民的《与妻书》就是放在记叙文里讲的。
记叙文、说明文、议论文等文体已经包括了应用文在内，无需再提出应用文这一概念。
此外，记叙文、说明文、议论文等文体是从表达方式的不同去分类的，而应用文则不然。
现在将应用文与记叙文、说明文、议论文并举，是违背了分类的基本要求即每一次分类必须用同一标准。
我们认为，说“将应用文与记叙文、说明文、议论文并举，是违背了分类的基本要求即每一次分类必须用同一标准”这是对的，而说“记叙文、说明文、议论文等文体已经包括了应用文在内”则是值得商榷的。
尽管应用文所用的表达方式主要也就是叙述、描写、抒情、说明、议论等几种，许多应用文，从表达方式上看，是可以分别归属于记叙文、说明文、议论文等文体中，但也确有不少应用文是无法划归记叙文、说明文、议论文等文体的。
例如一些简单的便条、启事、三言两语的商品广告等。
此外，许多应用文，如合同、电报、公文，都有其特定的惯用的格式。
这同一般的记叙文、说明文或议论文是不同的。
我们所讲的应用文，无论在内容还是在形式上，在写作还是在接受上都有同一般记叙文、说明文、议论文等文体不同的要求。
此外，一般的记叙文、说明文或议论文写得好的人，不一定就能写出好的应用文。
《文心雕龙·书记》曾指出“才冠鸿笔，多疏尺牍”的现象。
三国时有一谚语：
“汝无自誉，观汝作家书”。
可见，在记叙文、说明文、议论文等文体之外强调学习应用文，是现实的需要，决不是多此一举。
当然，我们要注意到应用文与记叙文、说明文、议论文之间并非并列关系。
有人认为，应用文这一名称在科学性方面不够周严，因而提出“实用文”或“程式文”来取代“应用文”。
但“实用”与“应用”并无多大差别。
如1955年中国青年出版社出版的《怎样写应用文·序》就说过：
“一切文章，就广义说，都是实用的。
”可见，对“实用”两字也存在着广义与狭义两种不同理解（如果从广义来说，一切文章都是实用的，那么文学作品也是实用的。
而狭义的实用性主要是与文学作品等的非实用性相对而言的。
）而用“程式文”来取代“应用文”，许多程式上要求并不严格的应用文就会被排除出去，例如调查报告。
我们认为，“应用文”这一名称既然沿用已久，形成习惯的提法，还是有其存在的必要，有使用的价值。
此外，有人虽也提出应用文这个概念，但把文学作品以外的书面材料均归入应用文中。
例如，吕叔湘认为“文艺作品以外的文字都是应用文”。
陈独秀也曾认为：
“文之大别有二，一曰应用之文，一曰文学之文”（1917年5月1日《新青年》第三卷第三号，附于刘半农《我之文学改良观》之后）。
这种说法与“所有文章都是应用的，都是实用的”可说是大同小异。
他们所说的应用文与我们所说的应用文显然也不是同一概念。
P3：
什么是应用文？
关于应用文的这一定义，包含了以下几个命题：
1．应用文的作者包括机关单位、团体或个人。
机关团体、单位一般说来不可能作为文艺作品的作者，但却常常是应用文的作者。
这一命题反映了应用文作者的广泛性。
2．应用文是人们在工作、学习和日常生活中形成和使用的。
这说明了应用文使用上的广泛性，也将应用文与文学作品、学术论著和一般性的记叙文（如冰心的《笑》）、说明文（如林斌、陶定光的《笑》）、议论文（如苏洵的《六国论》）等区别开来。
3、应用文是用以处理事务、沟通关系的。
这是应用文实用性这一重要特点的反映。
“处理事务、沟通关系”这一点说明了写作应用文的目的意图及应用文内容方面的性质特点，也反映了应用文的基本作用。
4、应用文往往具有一定的惯用格式。
这是应用文程式性的主要表现。
5、应用文是语言交际的书面材料。
这里实际上是要说明，应用文并不都具有文章的面貌。
不说“文章”而说“书面材料”，是因为应用文中有不成文（即不同于一般的文章形式）者，如简单的电文、会议记录等（“会议记录，用流水账方法实录会议的进程和情况。
它真实、全面、自然，但不成文，是有关会议情况的最原始材料”）
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应用文欣赏
李斯《谏逐客书》：
此文是李斯上给秦始皇的一篇奏议。
李斯原是楚国上蔡人（今属河南）后到秦国游说，劝秦王统一天下，受到秦王（即后来的秦始皇）重用，拜为客。
所谓“客卿”，是当时对别国人在秦国作官的称呼。
后来在秦王政元年（前246）时发生了这样一件事：
韩国派了一个叫郑国的水利专家到秦国修长达三百余里的灌溉渠，企图以此来消耗秦的国力，不东伐韩，被秦发觉，要杀掉他。
郑国说：
“臣为韩延数年之命，然渠成，亦秦万世之利也。
”终于让他完成此项工程，然而那此因为客卿入秦而影响到自己权势的秦国贵族，就利用这件事对秦王进行挑拨，说外来的客卿入秦都是别有用心的，应该把他们都赶跑，到秦王政十年，秦王接受了他们的意见，下令驱逐所有客卿。
李斯也在被逐之列。
于是他就写了这篇《谏逐客书》劝谏秦王不要驱逐客卿。
首先以历史事实说明客卿为秦国作出了很大贡献，为论证逐客的错误提供依据。
然后笔峰一转，设下了许多比喻，用来说明秦王对不是秦国产的物品的喜爱，对人却持另一种态度是不对的。
紧接着论述驱逐客卿有利敌国，而不利于秦国。
最后进一步说明逐客关系到秦国的安危。
文章从秦国统一天下的高度立论，反复阐明驱逐客卿的错误，写得理足辞胜，雄辨滔滔，因此打动了秦五，使他收回了逐客的成命，恢复了李斯的官职，而《谏逐客书》也就成为一篇脍炙人口的名文，千百年来一直被人们所传诵。
[以下内容供参考]
全文由四段组成，第一段是起句说：
“臣闻吏议逐客，窃以为过矣。
”开门见山，单刀直入，一开始就提出总的论点，显得非常鲜明有力。
明明是秦王下了逐客令。
却把逐客的过错归之于“吏”说明作者措词委婉，十分注意讽谏策略。
宋代李深说：
“起句至矣，尽矣，不可以回矣”。
接着文章进行具体分析。
首先由回顾历史入题，从秦始皇十九代祖的穆公到五代祖以下的孝公、惠文君、昭襄王，举出四个秦国的先君重用客卿而致富变强的事例，说明重用客卿对秦国有利。
紧接着，又用多种手法加以论述：
先说这四个君主的成就，都靠任用客卿才取得的，这是对前面所述的小结。
后讲从这样看来，客卿有什么对不志秦国的呢？
这是进一步的引用和反诘。
又讲当初如果四个君主拒绝客卿而不忙乱纳他们，疏远有才之士而不用，这就不可能使秦国民富国强。
这是从反面假设和推论。
在列举史实，层层渲染的基础上，又如此脱挪跌宕，反复论证，就把客卿对秦国的重要作用阐述得极为透彻。
第二段在讲了客卿对秦国有利之后，照理下文应当转入正题，论证逐客的错误了；可是作者在第二段里却此段所设比喻多种多样，意思分为四层。
第一层以珠宝等物为喻设问作结：
这些东西一样也不是秦国出产的，但陛下却很喜欢它们，这是为什么呢？
这里只提出问题，不立即作答，但不答自明，显得耐人寻味。
第二层以玩好美女为喻，进行推论，如果一定要秦国出产的东西才能用，那么夜间放光的壁玉、犀牛角和象牙做成的器具，郑国和卫国的美女，这样珍贵的骏马，江南的金锡、西蜀的绘画原料，秦国都不应当占有和使用了。
用来装饰后宫，充当嫔妃娱乐心意，取悦耳目的，一定要出于秦国的才可以，那么，镶着珍珠的赞子，缀有珠玉的耳环，齐国东阶所产的丝娟做成的衣服，华丽丝绣所作的装饰就不能进于前，而按着流行或样打扮得很漂亮的赵国女子就不能占在旁边了。
这一层同前一层不同，是从反面说并分两个小层次重叠错杂出之，把“心秦国之所生而后可”的严重危害说得很透辟，更显出非秦国所出的宝物不可或缺。
第三层以音乐为喻，进行对比：
敲瓦器、弹奏筝，拍打大腿，呜呜呀呀地唱歌，这是秦国的音乐；郑国、卫国的民间地方音乐，虞舜时的《韶》、《虞》、周武王时的《武》、《象》都是别国的音乐。
现在你抛弃秦国的音乐，而用别国的音乐，这是为什么呢？
不就是为了痛快于当是，看了舒服罢了。
这回答近承上文，远承第一层的设问，可说是对前三层的小结，归纳了秦国对物取舍的标准，为下文转入正题作了很好的铺垫。
第四层以人和物作比较，指出待诽秦之人不如待诽秦之物，这样看来，你所看重的只是声色珍宝所轻视的是人才。
这绝不是用来统一天下，制服诸候的方法。
这里以成就统一大业作为出发点，说明重物轻人，驱逐外来人才的错误，推论符合逻辑、立意超卓不凡，具有一种高层建瓴的气势和撼动人心的力量，这段设喻丰富多样，写法灵活多变，运笔酣畅淋淳，为全文最精彩部分，前人对此极为称誉。
宋代李涂说：
“中间论物不出于秦而秦用之，独人才不出于秦而秦不用，反复议论，痛快，深得作文之法。
”
第三段先从正面说理，指出土地广大粮食就丰富，国家辽阔人口就众多，兵力强盛军人就勇敢，比喻强调只有胸襟博大开阔，才能仓举贤士，广罗人才。
下面仍继续设喻甲述这个意见：
秦山不拒绝任何土壤的堆积，所以能够成就其大；河海不挑剔任何细小流水的汇入，所以能够成就其深；统一天下的君王不热电厂斥前来归附的民从，所以能够显示他的德。
秦山、河海两个比喻是陪衬，“王者不却众庶”才是本意。
由于连类设喻运用排比，显得很有力量。
接着又深一层阐明此意：
地不分东南西北，人才不论来自哪一个诸候国，这就是五帝三五所以能够无敌于天下的原因。
此处以古证今，强调应该不分地域，广揽人才。
下文就落脚到说明逐客的危害。
这里不但运用古今对比，还有敌我对比，提出两种作法，两种后果。
以此说明逐客对敌人有利，对秦国的统一大业不利，论证鞭辟入理，雄辩有力。
最后一段收束全文，用两句主就总结了前面三段的意思：
谈物的一段照应第二段，以见出“必秦国这所生然后可”这种态度的不对。
谈人的一半照应第一段，以见出“诽秦者去，为客者逐”的作法不当。
最后一句照应第三段，阐明逐客对秦国危害之所在，因此利害关系上立论，抓住了秦王的思想要害，所以极有说服力。
这两句还和文章开头提出的总论点“窃以为过矣”相呼应，具有首尾相连，前后贯通之妙。
这篇文章在论证泰国驱逐客卿的错误和危害时没有在逐客这个具体问题上就事论事，也没有涉及自己个人的进退出处，而是站在“跨海内制诸侯”完成统一天下大业的高度，来分析阐明逐客的利害得失，这反映了李斯的卓越见识，体现了他顺应历史潮流的进步政治主张和用人路线。
文章所表现的不分区域，任人唯贤的思想，在今天也有一定的借鉴意义。
《谏逐客书》识高文亦高，它不仅思想可贵，而且辞采丰富，文思横溢，写作技巧十分出色。
其主要特点是：
一）摆事实设比喻重铺叙，信纸辞有力，说理透彻。
二）结构上既曲折多变，又严谨有序。
在论说泰王对物的态度时，几层的意思差不多，可是，一会儿顺说，一会儿倒说，一会儿正叙，一会儿反诘；或者略换几个字，或者捎变一下手法，真是跌宕生姿，极尽曲折变化之能事。
行文上前后呼应一气贯通，全文不枝不蔓，紧凑缜密。
三）多用排比和对偶句造成文章雄浑奔放的气势。
语言形式整齐错落，音节上抑扬顿挫，使全文增强了溜溜不绝，雄放不羁的气势。
《谏逐客书》开散文辞赋化的风气之先对后代汉的散文和辞赋产生了一定的影响。
P5：
刘邦的《求贤诏》、诸葛亮的《出师表》也都是典范
规范和文采集一身
应用文写作也要讲究文采，“文采也有力量”。
文采对于讲话和文章而言，不是可有可无的点缀，而是不可缺少的追求。
作报告、写文章，借助于文采，可以使思想表达更深刻、更生动，更容易让读者、他人理解。
[以下内容供参考]
刘邦发布《求贤诏》
刘邦是汉朝的开国皇帝。
他深深知道夺取天下需要人才，安定天下，强国富民同样需要人才。
他一生求贤若渴，无时不在搜寻人才。
特别是到了老年，知道自己将不久于人世，担心汉朝天下能否巩固下去。
为了让自己辛辛苦苦打下来的江山传之久远，汉高帝十一年二月，他颁发了一道诏令――《下州郡求贤令》。
《下州郡求贤令》说：
我听说，为王者没有超过周文王的，为伯者没有超过齐桓公的，他们都是因为重用贤士而成功的。
然而天下贤士，难道只有古代才有吗？
君主不去广泛识别和选拔贤士，贤士怎么能被发现呢！
今天我托上天之福，与贤士共同打下天下，我们就是一家，我要让汉朝的江山世世代代传下去，让所有的贤士与我共享太平。
贤士如果肯与我交往，我一定尊重他们，表彰他们。
特此布告天下，让天下人都知道我的诏令。
从朝中到州郡，要逐级传达我的诏令。
如果有贤士，一定要劝他们出来为国做事，把他们举荐上来。
当然老年有病的就不用推荐了。
”《求贤令》发布之后，从朝中到各州郡都积极地行动起来，举荐人才，全国上下形成了一种尊重人才，推荐人才的良好风气，一大批各类人才走上了汉朝的各个岗位。
在诏书颁布的第二年，刘邦率军平定英布的叛乱，回师路过家乡，在家乡设酒招待父老乡亲。
刘邦感到从一个布衣百姓发展为一代皇帝，这都是自己重视选拔和任用人才的结果，不禁触景生情，唱出了豪迈的《大风歌》：
“大风起兮云飞扬，威加海内兮归故乡，安得猛士兮守四方！
”第二年刘邦去世了，说明了刘邦一生时刻不忘选拔人才，重用人才。
P6：
考考你
这篇致歉信的写作是职业汉语考试曾经的一道真题
[可以请几位同学现场回答]
P7-10：
考考你
结合几位同学的回答，再看几篇范文：
（1）中
（2）差
（3）好
[可以在此点评，或者给同学们一个问号，等之后讲到了再作点评]
P11：
本章提纲
那么接下来的课程，我们将分别从基础知识、以及不同类型应用文体的写作，还有写作训练几个方面来向大家介绍应用文的写作。
P11：
第一节提纲
本节基础知识，向大家介绍的内容包括：
P13：
应用文写作的目的
无论个人与个人之间，单位与个人之间还是不同的单位之间的交流都日益频繁，应用文就起着沟通双方情感，互通信息的重要作用。
因此应用文的写作目的就是实用性地传递与交流，也就是针对实际中的问题，进行分析，直到帮助解决问题。
或是为了宣传一种先进思想、行为，或是为了批评落后现象；或是起到互相联络，增进互相了解的作用；或是进行信息交流，掌握动向，研究对策；或是起凭据作用。
总之为了实际生活中的应用。
P15：
应用文体的基本特点
应用性：
解决实际问题
针对性：
对象明确，内容聚焦
真实性：
现实生活中的真人真事
规范性：
格式的约定俗成、统一制定或二者兼备
时效性：
写作及时，传递迅速
平实性：
语言浅显易懂，表述角度、方式平实
P16：
应用文的种类
应用文各种种类的定义：
日常应酬：
日常生活中，人们传递信息、交流思想、学习知识、谋求工作、完成职守、处理家庭事务等所需要的各种文书
礼仪类：
礼仪活动中人们互通往来的书面形式，礼仪活动的重要组成部分
行政类：
行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，依法行政和进行公务活动的重要工具
事务类：
国家机关和其他社会组织在日常工作过程中除公文范畴以外的一类常用的应用文体。
司法诉讼类：
是实施法律的整体依法制作的，能够引起某种法律关系的产生、变更或消亡，具有法律效力和法律意义的文字材料。
具有很强的专业性和专门性。
经济类：
经济部门、企事业单位用于处理经济事务、传播经济信息、协调经济活动的格式相对固定的一类专用文书的总称。
狭义：
专指经济业务方面
科技类：
以科学技术现象、科学技术活动及其成果为表述对象的一种专业写作。
写作的结果是形成各种科技文献，用以记录、总结、描述、贮存、传播、普及科研成果和科技信息。
传播类：
包括广播电视和报刊文章。
P17：
应用文的基本组成元素
[接下来的内容会依次是应用文的主旨，材料和结构，为了形象地进行解释，拿一首乐曲来做比较]
主旨是灵魂
材料是血肉
结构是骨架
主旨蕴涵于材料之中，反转来，一旦主旨确立，又统帅材料，对材料进行抉择和限制。
主旨与材料是问题的两个方面，只有统一和谐，才能构成一篇文章。
就一篇文章来说，主旨是文章的灵魂，材料是文章的血肉，二者相辅相成，构成文章的生命，缺一不可。
没有主旨，材料就是行尸走肉；没有材料，主旨就是游魂落魄。
主旨与材料结合好了，文章的生命就有活力，就有生机；如果不能形成一个浑然的整体，文章的生命就干瘪，就没有生气。
处理好主旨与材料的关系，是任何一种文体写作中首要的，也是最重要的问题，要认真对待。
如果说主旨是文章的“灵魂”，材料是文章的“血肉”，那么，结构就是文章的“骨架”。
有了坚实匀称的骨骼，血肉与灵魂才有所依附，主旨、材料和结构三者的有机结合，文章才能构成一个完美的生命。
P17：
应用文的主旨
主旨是通过文章内容所表达的核心思想、主要意图或者观点主张，古人称为“意”，也就是现在通常所说的主题。
主旨在不同的文体中有不同的称谓：
在记叙文中称为“主题”或“主题思想”，在论文中称为“中心观点”，在应用文体文章中则称为“主旨”。
不管称作主旨还是主题，作为一篇文章的核心思想，它是文章的灵魂。
P18：
主旨的特点
应用文体的主旨，除了具有一般文章主题的特性以外，还有其独具的特征：
（1）具有客观性，现实应用性。
有些应用文，特别是行政公文的主旨，不是作者本人、或者某个领导个人的主张，而是体现党和国家的方针政策，代表发文机关的意志，处理和指导行政事务，具有法定的权威性和约束力。
就是计划总结、各种报告等文种，也是源于实际，用于实际，具有很强的现实应用性。
（2）具有简明单一性。
应用文的主旨要一个中心贯穿全文，尤其是行政公文要一文一事，一题一议。
即便是调查报告、工作总结，也要主旨单一，内容集中，具有鲜明的针对性。
（3）具有直白鲜明性。
应用文的主旨是要解决实际问题、指导实际工作、处理行政事务和规范现实行为的，因此不能像文学作品那样含蓄多义，而是要清晰明确。
越是清楚明白，越容易理解，才能越是便于操作。
P22：
应用文的材料
材料是作者为着一定的写作目的，在日常生活中搜集到的生活现象和文字资料。
动笔写作之前，材料是形成主旨的“土壤”，进入写作之际，材料是表现主旨的“支撑”。
P23：
选材要求
选择材料，就是在鉴别的基础上对材料进行选择，把哪部分准备写进文章的材料挑选出来。
一般遵循以下原则：
（1）要真实准确。
所选材料，既要符合客观实际的情形，不弄虚作假，又要反映客观事物的本质和主流，并且可靠无误。
（2）要典型。
应用文的目的或者是具有普遍的指导意义，或者是通过个别的工作揭示一般的规律，或者是对普遍存在的问题提出主张和见解，只有选择那些具有代表性的典型材料才能揭示事物的本质，从而有力地支持主旨。
（3）要生动新颖。
避免使用过时陈旧的材料，应用文一般都时效性很强，材料一定要新；要选择生动鲜活的材料，文章才能具有感染力和说服力。
（4）针对性：
一方面适应于读者，也是需要围绕主旨。
即主旨统帅材料，根据表现主旨的需要来决定材料的取舍。
P25：
材料的运用
使用材料是在吃透材料的基础上灵活运用，切忌拘泥呆板；要想方设法使材料活脱灵动，避免简单的摹抄比照。
努力发掘材料本身的深刻意义，仔细研究材料与主旨的关系，使材料尽最大限度地发挥揭示事物本质的作用，做到小中见大，平中见奇，所谓以波涌之光显沧海本色，以一蚁之穴患长堤之忧。
首先，仔细地增删取舍，使详略疏密得当。
对表现主旨起主要作用的要详写，属于概括性的材料要略写；事件内涵深刻，具有广泛意义的要详写，一般次要的、烘托性的材料可略写。
什么材料用在哪里要斟酌，可能几个材料都是为同一个问题准备的，用哪个都可以，或者不同角度的几个问题都需要同一材料，要仔细研究，做好调整安排，把材料用在最合适的地方，不至于拥挤，也不能疏漏。
其次，要安排好顺序，先说什么，后用什么，要按照逻辑顺序合理安排，使杂乱无序的材料成为有序的信息系统。
P32：
应用文的表达方式
应用文写作中常用的表达方式有叙述、说明、议论三种，而描写、抒情一般在广告、调查报告、经济新闻等文体中偶尔使用。
这里介绍叙述、说明、议论三种方式在应用文体中的使用。
（一）叙述
有的以叙述事实作立论的依据，如通报、经济活动分析报告、市场调查、总结等；有的以叙述事实为依据进行决策和预测；有的对事实作如实反映和记载，如会议纪要、合同、诉讼公文等。
（二）说明
说明在应用文中与叙述相结合，起到对客观事物真实介绍说明的作用。
如说明书、报告、请示、合同、自荐书等都离不开说明。
（三）议论
应用文写作常常用议论的方式进行评论、分析，探寻事物发展的规律，阐述主题。
P33：
应用文的语言
应用文因其表达方式的特点，也就决定了对语言的要求：
1.朴实。
应用文的语言要求准确无误，朴实无华，简洁有力，提倡朴素美，简洁美。
如一篇公文是这样写的：
“2000年某天深夜，乌云密布，雷声隆隆，大雨倾盆而下，刹那间，美丽富饶的鱼米之乡被一片汪洋吞没。
接连几天如注的暴雨，淹没了田野、冲毁了村庄和工厂，交通、电力、通讯一度中断。
这百年不遇的特大洪涝灾害，给我乡造成了不可估量的损失。
……”
这段语言违反了应用文语言的写作要求，带有浓厚的文学色彩，不够朴实、简洁，也有失真实。
2.语言表达要严谨、有分寸。
应用文语言表达是否严谨有分寸，关系到对问题的判断、处理是否合理、准确。
如一份处理决定，其中这样写道：
“李××在1998年9月间收受×××工程公司的50万元的巨款。
案发后李××还和×××工程公司经理及会计订立攻守同盟，妄图掩盖其过错”。
李××的行为不是过失而是严重犯罪，文中“过错”一词有失严谨，表述与事实不符。
3.叙述语言需简洁、概括。
在进行叙述时要用最简短的语言陈述特定时空的信息，通过概述事实的主干，而不应纠缠于耗时费事的具体情节之中。
如有一篇表彰通报是这样写的：
“×××在科学研究上走的是一条不平凡的路，他全心扑在科研上，而忘记了个人的事。
有一次孩子病了，他妻子在家里忙着护理，打电话到×××单位叫他赶回家把孩子送医院治疗。
×××接了电话答应后，电话筒一放他又埋进了实验。
他妻子在家中左等右等等不到他回家，急得像热锅上的蚂蚁，又往×××单位打电话，这时×××正潜心做实验，电话铃声都没听见了。
他妻子又急又气只好打120急救中心的电话，才把孩子送往医院治疗。
他的小孩高烧退后，还在问他妈妈：
‘爸爸又出差了吗？
或者还没下班……’”
该公文将×××先进事迹作为表彰决定的理由时，没有以最简洁的文字陈述特定时空的信息，通过快叙概述事实的主干，而仍用记叙文慢叙写话的方法表述公文事实，结果摆脱不了耗时费字的情节纠缠，不简明扼要，失去了公文的品味，违背了文约的要求。
4.语言书写要规范、清晰、准确。
具体要做到以下几点：
（1）同一篇文章中序数数字的体例要统一，不能体例混杂。
如“农历初一至初7放假”，前后数字体例书写不规范，需统一书写；分数与小数的体例也必须统一。
如“XX企
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