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档案管理工作实务大全
档案管理工作实务大全
一、档案与档案工作概述
作为一个档案工作者必须首先弄清两个最基本的概念——档案与档案工作。
一、档案
“档案”在现代文明社会已经不是什么神秘的东西了，人们在自己的工作、生活、学习中，越来越清楚地感受到档案就在身边，人人都要和它打交道。
国家与国家的关系，机关工作，科研、基建、生产活动，医疗、诉讼、财会工作，甚至个人参与的社会活动、个人交往中都会产生原始的记录，成为凭据性或参考性历史资料，保存起来就是档案。
对档案的概念仅有感性的认识是不够的，我们还要进一步了解档案一词的来源，并从理论上探究它的内涵和外延，这样才会对档案有一个较深刻的认识，才能更自觉地珍爱档案，积极地利用档案。
（一）档案的词源
档案从起源到今天已经有几千年历史了，但是“档案”一词使用和有明确解释的历史，却并不久远。
这里主要介绍一下中国档案的词源。
中国古代对文书和档案的概念基本上是不分的，其称谓在殷商为“册”、“典”，西周为“中”，春秋、秦汉以后为“简”、“牍”、“简策”、“简牍”、“简书”、“帛书”、“簿书”、“案卷”、“文牍”、“案牍”等等。
至于“档案”一词，可能使用于明末清初，而见于文字材料则始于清代。
1．“档案”一词的最早出现。
其文字材料见于现存清代档案康熙十九年（1680年）《起居注册》的记载：
该年十月，在批阅秋审众犯册时，“上问：
‘马哈喇之父与叔皆没于阵，本身亦有功牌，其罪如何？
’大学士明珠奏曰：
‘马哈喇之父、叔阵没，皆系松山等处事，部中无档案，故控告时部议不准。
’”这段记事不仅说明当时已经在书面上使用档案一词，而且还可以看出，当时王朝断案是重视以档案为根据的。
2．“档案”一词的最早解释。
其文字记载是约成书于康熙四十六年（1707年）的杨宾的《柳边纪略》。
该书说：
“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木片若牌故也；存储年久者曰档案，曰档子，以积累多贯皮条挂壁若档故也。
然今文字之书于纸者，亦呼为牌子、档子矣。
”这是迄今所见最早对“档案”一词的说明。
3．语义学意义上的“档案”一词。
应当说，“档案”一词具有形象的和内在的意义。
“档”，《康熙字典》解释为“横木框档”，即木架框格的意思；“案”，《说文解字》解释为“几属”，即小桌一类的东西。
由此引伸，又把处理一桩事件的有关文件叫做一案，并通称收存的官方文件为“案”、“卷案”、“案卷”。
“档”字和“案”字连用，就是存入档架收贮起来的案卷，而把放置档案的架子称作档架，把一格称为一档。
这些叫法有的一直沿用下来，但是其含义已经得到了深化和发展。
4．最早登录“档案”词条的辞书——《亚欧语鼎》。
这是日本图书馆学家高桥井保于1813年编撰的外文词典，收藏于日本国立公文书馆。
该书使用汉文（假名式日本语）、满文、荷兰文、俄文（部分的）4种文字，语种跨亚欧两洲，故称《亚欧语鼎》。
全书分部、类排列词条，“档案”一词排列在“书”类下。
当时由于政治的原因，这本书没有正式出版，但在编纂辞书时能将“档案”作为专门词条予以登录，这充分说明当时“档案”一词在书面和口语交流中，使用已经相当频繁，这才有必要将它编进辞书，以便对照查阅。
（二）档案的定义
目前有两种表述法：
1．法律定义：
《中华人民共和国档案法》第二条的表述：
“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
”
2．学术定义：
国家档案局1992年10月发布的行业标准DA/T1—92《档案工作基本术语》的表述：
“国家机关、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种历史文献。
”
可简易表达为：
“档案是原始的历史记录。
”
（三）档案定义表达的含义
上述档案定义表达了七个含义：
1．档案形成的时间（历史性）；2．产生的主体（多元性）；3．来源渠道（广泛性）；4．形成的特点（原始性）；5．保存的目的（价值性）；6．表现的形式（多样性）；7．本质属性（记录性）。
下面归纳成四个方面加以认识。
1．产生档案的主体和来源
（1）产生档案的主体：
产生档案的主体是各类国家机构、社会组织和个人，表现出多元性的特点。
由于主体不同，就产生了档案的不同所有权——分别属于国家、集体、公共、私人（个人、家庭、家族）所有。
（2）来源渠道：
档案产生于不同主体所从事的不同的社会活动，反映了档案内容的广泛性。
2．档案的基本属性——原始记录性
（1）原始性：
档案是当时、当地直接形成于立档单位职能活动（社会实践）过程中的历史产物，而不是事后编造的。
（2）记录性：
可从内容和形式两方面来看。
内容上，档案所记载的是当时、当地、当事人发生、发现的事物和行为的过程、结果。
形式上，档案原件具有不可替代的办文特征和时代特色。
3．档案的价值性
价值性即有用性。
档案有两种基本价值：
（1）历史凭证价值。
从档案的基本属性和档案的内容、形式特征看，档案是真实可靠的，具有法律效力。
（2）情报信息价值或称参考价值。
从档案的信息储备和所反映的内容看，档案信息可供各项工作借鉴、参考。
体现档案基本价值的主要作用有六个方面：
● 机关工作的查考凭据；
● 生产建设的参考依据；
● 政治斗争的必要手段；
● 科学研究的可靠资料；
● 宣传教育、文化建设的生动素材；
● 维护合法权益的法律证据。
4．档案形式的多样化
从三方面来认识：
（1）记录方式，有文字书写（刻铸）、图表绘制、声像摄录、电子数码等；
（2）阅读方式，有直读的、机读的；
（3）载体形式，古今中外形式多样，如：
甲骨、泥板、金属器皿、岩石、竹木、布帛、羊皮纸、纸张、胶片、磁介质、金属片等。
从档案形式的多样化中可以看到，档案是随着社会生产力和科技水平的提高而演变进步的。
由于人类社会发展共同规律的支配，中外档案经历了大致相同的演变发展过程，即：
最初由自然物作为记录材料，后来发展到以纸张为记录材料，进而发展为近现代多种新型记录材料的档案。
档案的这一演变发展过程，反映了社会的进步和发展。
二、档案工作
档案工作是伴随着档案的产生和发展而同时产生和发展起来的，经历了数千年漫长的历史。
我国是世界文明古国，在长期的历史进程中，积累了极其丰富的档案工作经验，为世界档案事业的建设和发展，做出了卓越的贡献。
然而我国的档案工作真正发生质的飞跃，是在中华人民共和国成立后的半个多世纪，而改革开放以来的二十多年，则是我国档案事业建设中成就最辉煌的时期。
本章主要阐述当代我国档案工作的性质、构成、体制及有关情况。
（一）档案工作的概念及其构成
档案工作是维护历史真实面貌的一项重要事业。
人们通常说的档案工作是一个总的概念，严格来说，它包含着档案事业管理和档案资源管理这两个职能不同而又有密切关系的工作。
1．档案事业管理：
包括档案管理以及档案科研、教育、宣传、法制、外事等工作，要对档案事业的方方面面进行统筹规划、组织协调、业务指导、执法监督。
这方面的职责由各级政府的档案行政管理部门来承担。
2．档案资源管理：
是对各种形态的档案进行具体的技术性管理，它又分为档案实体管理和档案信息管理工作。
档案实体管理工作：
对档案的实体进行收集（归档）、整理、鉴定、保管、统计、调卷提供查阅等。
档案信息管理工作：
对档案内容信息进行分析、检索、编研、编目、数字化储存、上网、提供信息查阅和咨询服务。
档案资源管理工作由各机关、各单位档案部门或文件中心以及各级、各类档案馆按照有关规定，分工负责。
（二）档案管理工作的性质
档案管理是一项专业性、服务性、机要性的工作。
1．专业性。
档案工作有自己专门的研究对象、理论体系和业务标准、工作规范；
2．服务性。
档案和档案工作来源于各项社会活动，又因各项社会活动的需要而存在，并在为各项社会需要服务中得到发展；
3．机要性。
档案中不少内容在一定时间和空间内具有机密性，要正确处理机要性和服务性的关系。
（三）档案工作的基本原则
《档案法》指出：
我国档案工作“实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面利用”。
统一领导、分级管理是我国档案工作的管理体制，有三层含义：
1．全国档案工作在各级人民政府领导下，授权各级档案行政管理机关统一组织、监督和指导；
2．国家全部档案由各级档案保管机构分别集中管理；
3．党政档案和党政档案工作实行统一管理。
维护档案完整与安全，便于社会各方面利用，是统一领导、分级管理的根本目的。
（四）档案工作的组织体制
1．我国档案工作机构的种类
（1）档案管理工作机构；
（2）档案专业教育机构；
（3）档案科学研究机构；
（4）档案宣传出版机构：
（5）档案外事工作机构；
（6）群众性档案学术机构。
2．档案管理工作机构的设置
（1）单位档案室——各级各类机关、团体、企业、事业单位和其它组织内设立档案室；
（2）文件中心——集中保管并提供利用机关、事业单位处理完毕的文件的机构。
文件由文件中心管理的单位，原则上不再设立档案室；文件未纳入文件中心管理的单位，应设置档案室管理档案。
（3）各级各类档案馆——中央和各省、市、县综合档案馆（公共档案馆），中央和国家各部门档案馆，专门档案馆，企业档案馆；
（4）各级档案局——国家和各省、市、县人民政府的档案行政管理部门，《档案法》的执法主体。
3．档案工作机构之间的相互关系
（1）国家档案局主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度、监督和指导；
（2）上级档案行政管理部门对下级档案行政管理部门具有执法监督和业务指导关系；
（3）各级档案行政管理部门对本行政区域的档案馆、文件中心具有归口管理、执法监督和业务指导关系；
（4）各级档案行政管理部门对本行政区域内所有单位的档案（文件）工作具有执法监督和业务指导关系；
（5）同一行政区域内的单位档案室、文件中心与相应的档案馆之间，具有依法移交和接收档案的关系；
（6）单位档案室与单位档案室之间只有协作关系。
二、档案的整理与编目
一、档案整理概述
（一）档案整理的概念和基本要求
档案的整理，就是对办理完毕的、具有保存价值的文件材料进行系统化、条理化的过程。
档案整理的基本要求：
遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。
档案整理的基本方法有两种：
1、以案卷为单位整理。
以案卷为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合成案卷。
所谓案卷，就是一组有密切联系的文件的组合体。
立卷是一个分类、组合、编目的过程。
分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。
以案卷为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。
2、以件为单位整理。
以件为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。
一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。
文书材料的正本与定稿作为一件，转发件与被转发件为一件，正件与附件作为一件，原件与复制件作为一件，来文与复文可为一件。
以件为单位整理的档案，其基本保管单位是件。
二、文书材料的整理
文书材料是指立档单位在党群工作、行政管理和业务管理活动中形成的、以文字和纸质为主要信息记录方式的文件材料。
（一） 以案卷为单位整理
以案卷为单位整理文书材料时应当符合《文书档案案卷格式》（GB/T9105-88）的规定。
1、 分类
按照立档单位的档案分类方案，在文书部门和业务部门做好平时文书材料收集、分类工作的基础上，将属于归档范围的文书材料按以下特征逐项分开：
（1）分年度：
将文书材料按其形成或针对的年度分开。
（2）分类别：
将文书材料按立档单位档案分类方案中确定的一级类目和
（3）分问题：
将文书材料按其内容所反映的问题分开。
二级类目分开。
（4）分保管期限：
根据国家有关规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按不同的保管期限分开。
2、 组合
组合的基本要求：
以问题为主，兼顾其它特征，使文书材料之间的联系紧密，分级适当，问题单一，类型鲜明，年度不混，保管期限准确。
组合的基本方法：
（1）党政工团和业务管理活动中形成的各种管理性、业务性、规范性文件和调研材料等，一般按问题进行组合。
同一问题的来文与复文、转发件与被转发件等应组合在一起。
（2）会议文件，一般一会一卷，也可以根据文件多少，一会数卷或数会一卷。
（3）统计材料、表册等文件，一般同一种式样、名称或同一地区的组一卷。
（4）工作计划、总结等文件，一般可按作者或名称组合。
（5）案件材料，一般一案一卷，或一案数卷。
（6）人民来信，可按来信所反映的问题、信件作者或信件的处理形式组合。
（7）简报、刊物可按名称一期一卷或数期一卷。
（8）其它特殊性文书材料可根据具体情况进行组合。
3、 编目
（1）卷内文书材料排列
卷内文书材料排列前，要对破损、字迹扩散或纸张太小的文件进行修裱、复制或加边，对大小不一、长短不齐的文件要折叠理齐。
排列时，一般结合文书材料的形成时间、重要程度和彼此联系进行排列。
排列时，批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；案件材料（诉讼档案除外）中结论性材料在前，依据性材料在后。
（2）编页号与盖档号章
卷内文书材料排列完毕后，要在文书材料中有字迹和图表的页面，一页编一个号，即页号。
页号的位置，正面在右上角，反面在左上角。
整卷装订的案卷，如果文书材料与卷盒或者卷皮没有装订在一起，应在第一份文书材料首页的右上方，加盖档号章。
档号章的式样如图1所示；单份装订的案卷，应在卷内每份文书材料首页的右上方加盖档号章。
档号章的式样如图2所示。
填写方法是：
全宗号：
档案馆给立档单位编制的代号。
目录号：
对每一本案卷目录的编号。
案卷号：
对每一个案卷所的编号。
件号：
对案卷中每一份文书材料的编号。
图1：
以案卷为单位装订时所用档号章式样
全宗号
目录号
案卷号
图2：
以件为单位装订时所用档号章式样
全宗号
目录号
案卷号
件号
（3）编卷内文件目录
卷内文件目录的式样如图3所示，填写方法是：
顺序号：
卷内文书材料依其排列先后填写序号。
单份装订的案卷，其卷内文书材料的件号应与顺序号一致。
文号：
填写卷内文书材料上标注的发文字号。
责任者：
填写卷内文书材料的形成单位或个人。
如果责任者全称太长，可采用通用简称。
题名：
即文件标题，一般照实抄录。
卷内文书材料没有题名或题名不完整，不能反映文书材料内容的，应自拟或重新拟写题名，外加“〔〕”号。
日期：
填写形成文书材料的年、月、日。
公布性文件或法规性文件，可填写通过或批准、公布日期。
没有日期的文书材料应考证清楚后填写。
页号：
填写卷内每份文书材料的起始页号，卷内最后一份文书材料应填写起止页号。
备注：
对卷内文书材料作必要说明。
（4）编制卷内备考表
卷内备考表的式样如图4所示，填写方法是：
本卷情况说明：
填写卷内文书材料缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
案卷立好以后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。
立卷人：
完成立卷后，由责任立卷者签名。
检查人：
由案卷质量审核者签名。
立卷时间：
填写立卷完成时间。
图3：
卷内文件目录式样
卷内文件目录
顺序号
文号
责任者
题名
日期
页号
备注
图4：
卷内备考表式样
卷内备考表
本卷情况说明：
立卷人：
检查人：
立卷时间：
（5）拟写案卷题名和填写案卷封面
案卷题名应准确概括本卷文书材料的责任者、主要内容和文种。
文字应力求简练、明确，既不能简单罗列，也不要过于笼统。
大多数案卷题名的结构为：
责任者——主要内容——文种。
其中：
责任者即卷内文书材料的形成单位或个人。
卷内文书材料的责任者不多，应全部标出；责任者较多，可以概括地将同一系统、同一性质或同一地区的责任者标明，或者只标明主要责任者；责任者全称较长，可用通用的简称。
主要内容是案卷题名的核心部分。
标示主要内容时，要准确、简明。
文种即卷内文书材料的名称。
卷内文书材料文种不多，应全部标出；文种较多，标示几种主要的文种即可。
由计划、总结、记录、纪要、简报、报表等文书材料组成的案卷，其案卷题名的结构一般为：
责任者——时间——文种。
其中，时间是指卷内文书材料针对的时间。
案卷封面的式样如图5所示，填写方法是：
A：
填写立档单位全称或通用的简称。
B：
填写立档单位档案分类方案中确定的一级类目的名称，如“党群工作”、“办公室”等。
C：
填写案卷题名。
填写时第一行空二格，回行时顶格。
卷内文件起止日期：
填写卷内最早一份和最迟一份文书材料的形成日期。
保管期限：
填写所确定的保管期限。
卷内文件的页数和件数：
填写卷内文书材料实有的总页数和总件数。
归档号：
文书部门和业务部门立卷时的临时编号，一般不用填写。
全宗号、目录号、案卷号的填写方法同档号章中的填写方法一样，分类号是指本单位档案分类方案中确定的一级类目代号或一级和二级类目的代号，如“01”或“0101”。
案卷脊背的式样如图6所示，其项目有年度、全宗号、目录号、案卷号、分类号，应逐项填写，其中“年度”为卷内文书材料所属年度。
图5：
档案盒封面式样
A
B
C
自年月至年月
保管期限
自年月至 年 月
归档号
全宗号
目录号
案卷号
分类号
图6:
档案盒背脊式样
年度
全宗号
目录号
案卷号
分类号
（6）案卷的装订
根据立档单位实际情况，可单份装订或整卷装订。
装订方法和使用的装订材料应符合档案保护和利用要求。
（7）案卷排列、编号和编制案卷目录
案卷排列方法一般采用“三分开”排列法，即永久、长期、短期案卷按照年度——保管期限——类别分别排列。
根据案卷的排列方法和顺序，分年度或跨年度编制案卷的流水号，即案卷号。
案卷排列、编号以后，要编制案卷目录，以方便检索。
案卷目录式样如图7所示。
图7：
案卷目录式样
案卷目录
案卷号
案卷题名
年度
保管
期限
页
数
备注
馆编
室编
（二） 以件为单位整理
以件为单位整理文书材料时应当符合《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）和《深圳市机关、团体、企业事业单位归档文件整理规则》（深档字[2001]124号）的规定。
整理的步聚与方法如下：
1、装订
以件为单位装订，装订材料应符合档案保护的要求。
装订时，正本与定稿装订在一起，正本在前，定稿在后；正文与附件装订在一起，正文在前，附件在后；原件与复制件装订在一起，原件在前，复制件在后；转发件与被转发件装订在一起，转发件在前，被转发件在后；来文与复文作为一件时，应装订在一起，复文在前，来文在后。
2、分类
（1）分年度：
将文书材料按其形成年度分开。
（2）分保管期限：
将同一年度的文书材料按永久、长期、短期三种保管期限分开。
（3）分机构（问题）：
将同一年度同一保管期限的文书材料按立档单位的档案分类方案中确定的一级类目（机构或问题）分开。
3、排列
同一年度、同一保管期限、同一机构（问题）的文书材料按事由结合时间、重要程度等排列。
同一问题的文件和会议文件、统计报表、简报、刊物等成套性文书材料应集中排列。
4、编号
文书材料排列完毕后应逐件编号，在每件文书材料首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
归档章式样如图8所示，填写方法是：
全宗号：
档案馆给立档单位编制的代号。
年度：
文书材料的形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。
保管期限：
整理时确定的文书材料保管期限，即“永久”、“长期”或“短期”。
件号：
包括室编件号和馆编件号，分别在归档文书材料整理和档案移交进馆时编制。
室编件号即同一年度、同一保管期限中文书材料的顺序号，馆编件号按进馆要求标注。
机构（问题）：
作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。
此项目为选择项，不选用时无须填写。
图8：
归档章式样
全宗号
年度
室编件号
机构（问题）
保管期限
馆编件号
5、编目
归档文书材料应依据室编件号顺序编制归档文件目录，逐件填写。
归档文件目录式样如图9所示，填写方法是：
件号：
填写室编件号。
文号：
填写文件的发文字号。
题名：
文件标题。
没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[]”号。
日期：
文件的形成日期，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20030303。
页数：
每一件归档文书材料的页数。
文件中有图文的页面为一页。
备注：
注释文书材料需说明的情况。
图9：
归档文件目录式样
归档文件目录
件号
责任者
文号
题名
日期
页数
备注
归档文件目录就装订成册并编制封面。
归档文件目录封面式样如图10所示。
图10：
归档文件目录封面式样
归档文件目录
全宗名称——————
年度——————
保管期限——————
机构（问题）——————
6、装盒
同一保管期限的文书材料按室编件号顺序装入档案盒，每盒装满后再换下一盒，并填写档案盒封面、背脊和备考表项目。
档案盒封面的式样如图11所示，横线上方填写全宗名称。
档案盒背脊的式样如图12所示。
其中，起止件号即盒内第一件文件和最后一份文件的件号，中间用“-”连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。
备考表置于盒内文件之后，其式样如图13所示。
其中，盒内档案情况说明：
填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；整理人：
负责整理归档文件的人员姓名；检查人：
负责检查归档文件整理质量的人员姓名；日期：
归档文件整理完毕的日期。
图11：
档案盒封面式样
（全宗名称）
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