某研究院办公室岗位职责及实施细则.docx
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某研究院办公室岗位职责及实施细则
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某研究院办公室岗位职责及实施细则
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第二部分
中财研究院办公室
岗位职责及实施细则
第一章办公室岗位职责
办公室主任岗位职责说明书
第二节办公室副主任岗位说明书
第三节院长秘书岗位说明书
第四节办公室行政秘书岗位说明书
第五节行政司机岗位说明书
第二章办公室主任工作原则与工作艺术
一、办公室主任工作原则
1.准确的原则
“准确”是提高工作效率的基本要求。
办公室的任何工作都密切关联着公司高层领导的工作。
所以说办公室工作的准确性，相当程度地保证了领导工作的准确性。
具体说就是办文要准，办事要稳，情况要实，主意要慎。
做到这一点必须态度认真，作风仔细。
比如说办文，必须从起草、缮写、校对、印制到呈批、传阅、登记、装封、递送等每一步都不发生差错。
2.迅速的原则
迅速”就是要求工作及时、高效。
对每天的工作进行梳理，按照轻重缓急对当天要办的工作进行分类处置，尽快地把相关信息和要求传达到上级和承办人员手里。
3.保密的原则
办公室经常接触公司内部的一些重要文件和商业秘密，这里有两个方面的要求：
一是在工作流程中采取保密措施保证公司内部文件、资料的安全；二是办公室人员要保证自己知密不泄密。
4.周密的原则
办公室工作的特点要求工作安排非常周密。
首先是各项工作计划的制定、工作部署必须周密。
要考虑到目标、措施，可以预见的各种问题及解决办法，各项工作的协调和时间上的衔接等，其次是执行计划中组织管理必须严密。
没有严密的组织，计划往往落空。
特别是大型活动和会议的组织，更需要精心筹划，每一件事都要具体落实到人，有布置，有检查。
最后，办公室工作有许多是文字性工作，更需严密、细致。
文件和报告要没有错别字，标点符号也要认真推敲。
文件收发、传递、归档，应做到准确无误、一丝不苟。
对文件的保密工作尤其要加倍谨慎，做到万无一失。
总之，事前考虑得越周密，计划目标的实现就越有保证。
作为办公室的经常工作，每天、每周、每月、每季、每年都应事先做出计划，重大工程或活动更应单独制定详细计划，只有这样，才能保证工作不出纰漏。
5.服务的原则
办公室是上情下达、下情上报的中心枢纽部门，有调度、协调、综合加工的作用。
办公室的使命就是做好“三服务”：
即“为领导服务，为各部门服务，为员工服务”。
要求办公室工作人员必须树立服务观念，加强自我修养，具有奉献精神及甘当无名英雄的品质。
要全力协助配合各部门的工作，推动各项任务的完成。
办公室的每个工作人员之间的协作配合也尤其重要，没有这种协作配合和服务理念，不可能发挥好办公室的整体功效。
二、办公室主任工作艺术
要想做一名合格的办公室人员，不仅仅要明确认识自己所处的位置，找准自己的坐标，具备细致的心思，勤奋的习惯，严谨的操守，广博的知识，还要懂得一系列工作方法和语言艺术。
1.尊重领导，但不一味阿臾奉承
作为办公室工作者理顺与领导的关系，是事事能碰到，时时需注意、处处应谨慎的重要事情，也是表现工作艺术的地方。
总的原则是以工作为重，从工作出发，从领导与被领导的地位出发，尊重领导、全力配合、积极协助、竭力服务。
领导者不同，其个性特点也不同。
要绝对遵从领导个性，全力维护领导威信，主动适应领导风格，把握与领导相处的尺度，有分寸地参与领导的日常工作和生活，充分发挥参谋和助手作用。
2.工作主动，但不越位错位
办公室工作者要紧紧围绕领导工作这一轴心，进行上下、左右、前后同步运行的辅助性工作。
辅助性决定了办公室工作的被动性。
怎样变被动为主动，就要看工作的技能和技巧了。
有四个方面：
一是争取同领导一样了解和掌握全局性工作；二是争取同领导一样了解和掌握一个时期的中心工作，能够分清工作的轻重缓急，主动排除干扰中心工作的事项；三是研究领导工作的思路，分析领导的意图，并加以理解、完善和落实，四是积累和储存有关工作资料，该记住的要记熟，该保存的要保存，该定期更新的要及时更新。
有了这四个方面的基础，工作中才能与领导保持一致，才能服务在“点子”上。
在工作主动到位的基础上，也要注意把握火候，避免越位错位，找准自己的角色定位。
3.服从而不盲从
服从而不盲从，是一件既简单又不简单的事。
说它简单，是因为作为一名下属，服从是天职，理应雷厉风行地坚决执行上级的部署或领导的决定。
说它不简单，是因为服从有风险，执行须谨慎，再英明的领导，也难免会有局限和疏忽，作出的决策部署也可能不够完善，不够科学，甚至是错误的。
你若不假思索地盲从，后果会很严重，但你若贸然提出异议，后果也可能还是“很严重”。
要做到服从而不盲从，要做到以下几个方面：
第一是明确责任、遇事三思。
虽然主意领导的，但作为下属，为领导当好参谋助手是义不容辞的责任。
已经知道其中有问题，如果还碍于领导情面去执行指令，恐怕就会陷入更大的“困境”。
因此，执行命令时要多想想“这个决定对不对”“这么去落实行不行”“执行之后效果好不好”，三思而后行。
第二是需要勇气、敢于担当。
向领导提出不同意见特别是反对意见，是有一定风险的。
然而，责任重于泰山，面对错误的指令，我们要敢于较真碰硬。
只要是出于公心，对工作负责、对岗位负责、对领导负责，汇报的内容客观有道理，领导是会欣然接受你的意见和建议的。
第三是注意方法、灵活机动。
要注意提意见的方式方法、时机、地点，有的必须事前更正，有的可以事中修正，有的还可以事后修补，视情况而定，灵活掌握，随机行事。
4.分工不分家
办公室的工作面广线长，需要科学分工和团结协作，如果出现“各吹各的号、各唱各的调”的现象，不利于办公室发挥整体合力作用。
因此，必须明确，分工是各有侧重，不是分家自立，办公室是一个血肉相连的整体，要求每一位成员必须有团队合作精神，甘苦同尝，荣辱与共。
在工作中，要相互补台救场，而不是各自为阵，更不能挖角拆台；要唱出和声之美，而不是离谱之音。
5.沟通协调，换位思考
办公室工作发挥上传下达、左疏右通作用。
上传下达也有艺术性，就是换位思考的艺术。
在下达的时候，要站在上级角度，把上情原本不漏地讲得清清楚楚；在上报的时候，要站在下级角度，把下情不遮不掩地说得明明白白。
在和同级的工作配合中也要站在对方的立场和角度来思考和处理问题。
现实工作中，每个人无论是看问题的观点和方法，还是在解决问题的方式和方法上面，都会存在一定程度的差异。
这些差异的存在是客观的，要充分理解。
但是能不能缩小差异、找出差异的结合点，与办公室的及时沟通、协调有着密切关系。
因此，办公室必须做到腿勤、耳勤、嘴勤。
6.为领导保驾护航
一方面是在工作中做好“挡驾“工作，以减轻领导不必要的压力。
一是处理好各类来电，通过最基本的对话信息，迅速判断来电者的身份和意图，以直接明了的方式给予肯定或否定，确定是否安排见面；不要轻易提供领导联系方式，必须问清身份、姓名及事由，如是公事则建议可由办公室代为联系处置。
二是处理好来信来函，认真筛选处理信函件，视情况和轻重缓急程度呈报给领导参阅，并提供建议案共领导参考。
三是做好来访人员接待工作，耐心细致地听取诉求事项，不需要领导亲自处理的直接分门别类的介绍到各部门处理，对于必须要领导处理的，应及时请示领导意见，得到领导首肯的，尽快安排领导面见来访者，并对结果进行跟踪反馈。
另一方面是在生活上主动关心关注领导。
一是了解领导的生活习惯、兴趣爱好、身体健康状况等，对领导的衣食住行全面关注，随时准备为领导提供必要的帮助。
二是在一些商务和社交场合为领导保驾。
尽量避免领导过量饮酒、不良进食、不当举动，避免领导陷于尴尬和危险境地。
第三章办公室管理实施流程及方法
第一节文秘工作管理
一、流程图
1、综合性文字（多媒体）材料
印制
归档
公司领导
审阅
征求有关
单位意见
办公室领导
审改
秘书
组织起草
办公室领导召集研究提纲
听取领导意见学习有关文件收集有关资料
接受
任务
2、公司重要文件、公文
办公室分管
领导安排工作
网上分送归档
加公文号印制
听取领导意见收集有关资料
秘书组织起草
办公室分管领导审改
公司领导
审阅签发
3、重要情况通报
办公室分管
领导安排工作
研究主题
收集资料
撰稿
主任审改
办公室分管领导审改
归
档
上报上级部门
网上分送领导
编号
印制
公司领导审阅
4、信息管理
归
档
研究主题
收集材料
编写信息
接受
任务
重大信息办公室
分管领导审核
网上
发布
重大信息
公司领导审核
主任
审核
5、年度资料汇编
整理挑选资料
任务
分类
排序
任务
呈送公司领导
下发各单位
办公室领导审核
送排版
校对印刷
档案室存档
6、专项调研
确定调研主题拟定调研提纲
拟发调研
通知
抓住重点
开展调研
研究调研材料
研究问题建议
撰写调研报告
秘书室
主管审核
归
档
公司领导
参阅
办公室
领导审核
7、陪同公司领导出差、调研、现场办公
接受
任务
做好组织协调工作记录领导安排事项记录现场反映情况
撰写调研报告
整理讲话录音
起草会议纪要
撰写有关信息
整理督办事项
制定日常表
拟定通知
领导审核
下发
通知
陪同公司领导调研现场办公
向办公室
领导汇报
8、督查工作
按期催办
跟踪催办
起草督查情况
秘书编辑
督查反馈
督办事项备案
下达督查通知
拟定督办事项
报办公室领导审批
报公司领导
发有关单位
公司分管
领导审批
办公室主任审核
9、提案管理
二、实施方法
办公室文秘主要负责综合性文字（多媒体）材料、公司重要文件和公文、重要情况通报编撰；重大信息采集、编制和发布；专项调研；陪同领导出差、调研和现场办公；跟踪督办公司重大决策执行；收集、梳理和汇总各部门合理化建议并呈报给院长（董事长）参阅等。
1.文字编撰
按照公司领导安排，对需要编撰的公文和文书确定文种，构思篇幅，搭建框架；及时和各部门沟通，收集、筛选相关数据、图片和资料，在预定时间完成初稿呈送办公室主任和公司领导审阅，按照领导和部门提出的意见进行修改，领导审批签发，及时进行印制和传送，并做好归档工作。
2.信息采集、编制和发布
（1）及时收集、整理领导需要的信息，提供给领导和其他部门，供其决策参考。
（2）公司所有对外宣传信息、对外宣传口径，必须经办公室审核，并呈送院长（董事长）审批后方可在公司指定的信息平台进行发布。
未经允许，任何部门、员工不得以个人名义对外宣传、发布中财研究院相关信息。
（3）信息发布过程中要注意保守公司经营机密，避免无序发布带来的不良后果。
（4）授权由部门发布的一般信息，由部门负责人对拟发布的信息进行审核并签字，以确保信息的内容真实有效、符合法律法规的规定。
（5）对公司将会产生重大影响的重要信息，由办公室牵头组织专班进行信息合法性、可控性证，对发布后可能产生的风险进行预测，并制定相应对策，呈报院长（董事长）审批，所有的重大信息均由办公室会对外发布。
3.专项调研和提案管理
办公室要有针对性进行专项调研，形成有价值、可行性的调研报告和提案，呈送公司领导参考。
首先要确定调研主题，多与相关部门、分公司、子公司和办事处沟通，找准调研角度，制定调研方案，明确责任，量化管理。
其次进行全面、系统、周密的调查研究和数据采集，掌握真实、准确的情况。
最后分析整理数据和资料，撰写有质量、有深度的调研报告呈送领导参阅。
4.陪同领导参加商务活动
秘书负责陪同公司领导出差、调研、现场办公及参加商务活动，一是要安排好领导的工作日程；二是做好通知、接洽事宜；三是根据记录和录音，整理相关纪要，对形成的决策进行督办，督促贯彻落实到位。
第二节文件和资料工作管理
一．流程图
1、机要件收文处理流程
及时通知相
关单位取件
每周2次
取机要件
公司级机要文件
单位订阅机要件
上交上级
机要部门
文件回收登记办
送公司领导阅示
编号
登记
详细
登记
履行签收
附公文处理笺
按批示传阅催办
2、上级文件收文处理流程
归档立卷
纸质文件
登记
接收上级来文
移交档案馆
网上归档立卷
网上
催办
网上
送办公室领导拟办
网上收文登记
送公司领导批办
送办公室领导拟办
电子文件
登记
扫描文件
编辑文件
收文登记
附公文处理笺
催办
网上
送办公室领导批办
3、办公室收文管理工作流程
4、办公室发文工作流程
5、文件借阅流程
6、档案归档与维护流程
7、档案借阅与归还流程
二、实施方法
1、职责
（1）办公室负责内部文件和外来文件的发放、传阅、回收、归档保存管理；为公司唯一发文主体，公司其他部门无单独发文资格，办公室代行发文权责；负责文件的标准化审核。
（2）其他职能部门负责相关文件拟制、审核；文件的接收和保存；分管领导负责相关文件的审核、会签。
2、受控文件和资料分类
3、内部受控文件的编、审、发控制表
备注：
跨部门文件，必须相关部门负责人会签，必要时分管领导会签。
4、文件的编写规范
（1）体系文件的编写规范见《体系文件管理规定》，红头文件、普通文按以下标准执行。
（2）文件编号：
由办公室统一编制。
（3）文件头称呼：
红头文件、普通文件的文件头统一为“北京中财华融湖北分院文件”（字体为红色黑体初号加粗），红头文件的文件头字体颜色为红色，其它与普通文件一样。
（4）发文文号：
字体为黑体4号
（5）正文题：
字体为黑体2号
（6）受文对象：
受文对象必须准确定义：
“XX部门”表示受文对象为该部门全员，“各分公司”表示各分公司全员，若非全员，应明确受文岗位，如“XX部部门经理”、“各分公司总经理”等，以确保文件的发放范围受控。
（7）文件正文：
每一段前面空两个字符，正文每项内容的小标题前面空两个字符，字体为黑色宋体四号。
（8）附件：
如有附件，在正文下空1行左空2字，字体黑色宋体小四号。
（9）一级标题：
汉字小写，加顿号（如：
一、），字体为黑体小2号。
（10）二级标题：
汉字小写，加顿号（如：
（一）），字体为黑体3号。
（11）三级标题：
阿拉伯数字，加顿号（如：
1、），字体为黑体小3号。
（12）四级标题：
阿拉伯数字，加小括号（如：
（1）），字体为宋体4号。
（13）五级标题：
阿拉伯数字，加圆圈（如：
①），字体为宋体4号。
（14）六级标题：
英文大写，加圆点（如：
A.），字体为宋体4号。
（15）七级标题：
英文小写，加圆点（如：
a.），字体为宋体4号。
（16）文件落款署名：
北京中财华融湖北分院
（17）成文日期：
用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”。
（18）主题词：
文件尾反线上1行，字体黑色黑体三号。
（19）发文单位：
红头文件、普通通知、公司会议通知为北京中财华融湖北分院,部门普通通知和会议通知为北京中财华融湖北分院XXX部，字体均为方正仿宋简体四号。
（20）如果文尾接近一页或正好占满一页，主题词、发文单位、发布日期等应设置在下一页的页脚，并在此页页眉中间写上（此页无正文）。
（21）时效要求：
文件涉及工作安排及要求，要规定明确的完成时间及未按规定时间完成的罚则。
5、文件的发布流程
（1）红头文件和普通文件按以下规定执行，体系文件的发布按《体系文件管理规定》执行。
（2）文件的拟制部门填写《发文件申报单》（内容包括：
文件标题、附件数量、受文单位/人、拟制人、审核/会签人、批准人等，详见附件模板），在文件发布前2天将《发文件申报单》与待发文件一并送至相关审批领导及办公室。
相关领导进行内容审核，办公室进行标准化审核（行文是否规范）。
（3）拟制、审核、批准严格按《发文件申报单》及《内部受控文件的编、审、发控制表》确定的权限执行。
（4）发文申报单以拟制、校对、审核、存档、发文单位、发文日期、印发份数字体均用方正仿宋简体四号字。
6、文件的存档
（1）办公室按文件分类归档保存。
（2）为方便相关部门查阅，办公室在文控员电脑设置各种文件索引（按发布日期索引，按文件名索引，按批准人索引，按拟制人索引等）。
（3）办公室对红头文件和普通文件每年清理一次，并按年存档，体系文件按《体系文件管理规定》执行。
7、外来文件管理
（1）上级文件由办公室负责接收、登记、存档外来文件、通知、传真、资料，并填写《外来文件处理单》，交办公室主任填写“拟办意见”，必要的时候，需报院长（董事长）签批阅处理意见。
由办公室负责将文件、通知、资料等向对应人员公布信息。
（2）行业法规由办公室接收、登记、存档，并送相关领导传阅。
8、对部门、分公司文件管理要求
（1）各部门、分公司内部发文只能以普通文件方式发文，不能发红头文件。
（2）各部门、分公司应对公司发的各类文件进行存档。
9、罚则
（1）凡私自下发文件的部门，对部门负责人予以通报批评和300元处罚。
（2）凡文件拟制不符合文件编写规范的，且经多次劝说不改的，予以拟制人100元处罚。
（3）凡文件审批下发后，相关人员不按文件要求执行的，文件中有明确处罚规定的按文件执行，文件中没有明确处罚规定的，处理如下：
a、如未造成经济损失和外部顾客（包括客户、供应商等）不良影响的，公司相关部门负责人300元处罚，公司相关操作人100元处罚。
b、如造成经济损失和外部顾客（包括客户、供应商等）不良影响的，除按上条执行外，尚应酌情赔偿损失，严重者个案处理。
中财研究院文件发文申报单
第三节体系文件与资料管理
1、职责
（1）办公室负责体系文件的发放、回收、存档管理；负责体系文件的标准化审核。
（2）相关部门负责相关职能的体系文件的拟制、修改和审核；执行本规定关于体系文件的保密条款；分管领导负责体系文件的审核、会签。
2、体系文件的分类
（1）按职能内容属性分为：
①办公室及人力资源部管理文件
②财务部管理文件
③市场部管理文件
④金融所管理文件
⑤监察审计部管理文件
⑥后勤与资产管理部管理文件
⑦酒店管理部管理文件
（2）按文件的作用范围分为：
①一级文件：
质量手册或经营管理纲要
②二级文件：
程序文件，管理制度
③三级文件：
管理规定及规范
④四级文件：
文件执行记录（包括计划及规划、报告、方案、会议纪要、报表等）
3、体系文件的编制、审核、批准、发放控制
（1）编制——职能相关部门负责文件的编制、修改。
（2）审核——分管领导负责职能相关文件的审核、会签。
（3）标准化审核——办公室负责执行。
4、批准——院长负责一级、二级及重要三级、四级文件的批准，分管领导负责一般三级文件的批准。
详见《体系文件编制、审核、批准、发放控制表》。
5、发放——体系文件的发放范围为工作内容相关部门和人员，以及办公室规定的发放范畴。
6、体系文件审批流程
拟制部门送至直线领导审核/会签→分管领导审核→院长批准→办公室按文件控制表规定的发文范围发布。
7、保密——体系文件作为公司的知识财富和内部管理机密，受文部门/人员负有保密的责任，不得将文件向超出文件规定发放范围的任何个人或组织传阅（出于特殊需要，经院长批准后方可传阅），否则视情节轻重给予撤职、降级或辞退处理。
8、体系文件的编制、审核、批准、发放的责任和范围详见附表《体系文件编制、审核、批准、发放控制表》。
9、重要文件资料的编制、审核、批准、发放控制
（1）公司重要资料指对公司经营管理产生重要影响的文件资料，包括预算/决算方案、产销计划、产品企划方案、组织和人事调整方案、公司会议纪要等。
（2）重要文件资料的控制见附件《重要文件资料的编制、审核、批准、发放控制表》。
（3）重要文件资料的保密规定按相关规定执行。
10、体系文件的编写规范
（1）标题：
小三号宋体，页面左右居中，置于页眉。
（2）正文：
小四号宋体，1.5倍行距。
（3）版本号与发布日期：
置于页眉，五号字体。
（4）正文结构：
目的、范围、职责、定义、流程图（可选）、内容。
（5）发文部门及受文部门/人员：
置于页脚，五号字体。
（6）体系文件的标准化审核
办公室负责体系文件的标准化审核。
标准化内容审核的内容包括：
（7）格式的统一和规范性。
（8）行文的简洁性、语言的规范性。
11、体系文件的版本管理
（1）体系文件的初始版本（第一次正式发布版本）统一定为1.0。
（2）体系文件的内容变更，先修改体系文件，升级文件版本，经审核、批准、发布后执行。
体系文件每修改一次，相应体系文件的版本升级一个整数单位。
如由1.0升级到2.0。
文件修改部门在文件首页记录文件变更内容备查。
（3）禁止出现体系文件的补充文件，以方便查阅、防止文件管理混乱。
（4）新版体系文件发布后，办公室应收回旧版体系体系文件。
12、体系文件的存档管理
办公室对发布的体系文件进行分类存档。
第四节印章、原始件管理
一、流程图
（一）印章刻制管理工作流程
（二）印章使用管理工作流程
二、实施方法
1、定义
（1）印章包括公司公章、合同章、财务专用章、发票专用章、法定代表人签字章、院长（董事长）签字章、分公司章。
（2）原始证书（件）和证明文件指公司设立、变更的工商行政文件、证书和其他重要的文件证书、证明等，包括：
①合同、章程及修改补充文件等。
②工商核准通知书（包括企业名称、登记和变更事项）等。
③政府批文等。
④法人代表证明材料（包括资格证明、授权委托、身份证复印件和法人代码、组织机构代码证等）。
⑤验资报告和资产评估报告等。
⑥介绍信。
⑦其他重要文件、证书、证明材料等。
2、职责
（1）办公室负责公司印章的发放、回收，监督保管和使用，负责原始证书（件）的保管与使用。
3、印章使用范围及权限
（1）公司公章用于公司发文（各类红头文件、普通通知、公文信函），用于各类法律文件、对外开具证明、对外公函等，对外行使法人权利，由院长（董事长）批准后方可盖章，其中普通通知由公司分管领导批准可盖章。
（2）合同专用章仅限于对采购、销售中的商业合同，由主管领导、办公室主任、院长（董事长）批准方可盖章。
（3）财务专用章用于支票、财务报表及相关会计函件等，由财务经理、办公室主任、院长（董事长）批准后盖章。
（4）发票专用章用于开具增值税发票和普通发票，由财务经理监督使用。
（5）法定代表人签字章、院长（董事长）签字章用于表彰文件、邀请信函等，当用于支票或法律文件时需经财务经理、办公室主任、院长（董事长）批准后方可盖章。
（6）分公司章用于与客户对帐、临时性确认函等，不得代签合同或法律性文件，分公司总经理批准后方可盖章。
（7）院长（董事长）私人印章只适用于公司财务结算业务，以及公司合同及协议的法人代表签字时使用，不准用于代替公文、财务单据和合同协议非法人代表署名等签字。
4、公章的刻制和注销
（1）公司法人的行政公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章等对外印章，由部门经理申请经院长（董事长）批准后，统一由办公室负责按法定程序刻制和备案。
待印章刻制好后由办公室办理印章登记手续，填写《印章管理登记台帐》，备案留存印章样图后下发申请部门使用。
（2）其他内部使用的不直接涉及人、财、物的印章（除个人私章外）刻制由使用部门提出申请，经办公室批准后刻制。
内部使用的印章不得使用公司名称。
（3）公司所有公章在使用前必须在办公室登记备案（包括驻外机构公章）。
（4）公司法人行政章、合同专用章、财务专用章、注销时必须依照有关法律法规到
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