6公文管理制度.docx

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6公文管理制度

公文管理制度

编制

岳祎

日期

2017年4月15日

审核

吴晓

日期

2017年4月18日

批准

汪香澄

日期

修订记录

日期

修订状态

修改内容

修改人

审核人

批准人

【建立或修改，宋体，五号字】

1.0目的

为了使公文处理工作规范化、制度化，结合本公司的实际情况，特制定本办法。

2.0适用范围

本制度适用于天骄爱生活（含子分公司及代管的其他业务公司）各类公文的管理。

3.0职责

3.1各部/处负责本部/处公文的拟写。

3.2各部/处负责人负责本部/处公文的审核、签发。

3.3人力行政部负责公司公文的审核。

3.4总经理负责公司公文的签发。

3.5人力行政部行政文员负责公司公文的印发、登记、存档。

3.6各物业服务中心客服中心负责本物业服务中心公文登记、存档。

4.0管理办法

4.1管理原则：

4.1.1公文是管理部门在管理过程中形成的具有法定效力和规范体裁的文书，是依法进行管理活动的重要工具。

4.1.2公文处理是指公文的拟制、办理、管理、立卷、归档等一系列互相关联，衔接有序的工作。

4.1.3公文处理应遵循实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确、安全。

4.1.4公文处理工作，必须实行严格的保密制度，确保公司商业秘密的安全。

4.2公文种类：

4.2.1请示：

适用于下级机关向上级机关请示指示和批准。

4.2.2报告：

适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问。

4.2.3指示：

适用于对下级布置工作，阐明工作活动的指导原则。

4.2.4通告：

适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

4.2.5批复：

适用于上级答复下级的请示事项。

4.2.6通知：

适用于传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文。

4.2.7通报：

适用于表彰先进，批评错误，传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项。

4.2.8决定、决议：

决定适用于对某些问题或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级单位不适当的决定事项；

决议适用于经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项。

4.2.9会议纪要：

适用于记载和传达会议情况及议定事项。

4.2.10函：

适用于平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等。

4.3公文格式：

4.3.1公文用纸要求：

公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为210mm×297mm。

4.3.2公文排版：

4.3.2.1公文排版规格：

版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超1mm。

公文用纸订口（左白边）为：

28mm±1mm，版心尺寸为：

156mm×225mm（不含页码）。

详见附件一：

《红头文件、函、通知、任命类》。

4.3.2.2居中显示页码。

4.3.2.3单倍行距。

4.3.2.4标题用3号小标宋体字，标题下空1行，左侧顶格用小4号仿宋体字标识主送单位，主送单位名称下一行行正文，每自然段左空2字，回行顶格（数字、年份不能回行），段前0.5，行间距1.5倍。

4.3.2.5成文时间用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”。

4.3.3公文中图文的颜色：

未作特殊说明公文中图文颜色均为黑色。

4.3.4发文编号：

发文字号一般由发文单位代字、年份、序号三部分组成，公司发文编号格式为“天骄爱生活发[年份]x号”。

4.3.5发文盖章：

是发文机关对文件负责的标志，是文件合法生效的标志，一般情况下文件都应加盖印章。

具体要求如下：

4.3.5.1盖章应在公文打印校对完之后进行，由管理印章的工作人员经手并登记。

4.3.5.2印章应盖在落款和年月日中间，即“骑年盖月”位置。

4.3.5.3当行文须加盖两个印章时，应将成文时间居中，主办单位（部门）印章在前，两个章均应压在成文时间上，两个印章不能相交或相切。

4.3.5.4当行文须加盖三个以上的印章时，各发文单位（部门）的名称应排在发文时间与正文之间，主办单位（部门）印章在前，每排最多排三个，印章之间不能相交或相切。

4.3.6公文装订要求：

公文应左侧装订，整齐不掉页，后背平整、不空。

骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm，无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固。

纸张无毛茬或缺损。

4.4发文办理

4.4.1拟稿：

公司各种文件的起草，由主管部门根据工作需要提出并负责起草，或在总经理办公会决定发文后由行政部负责起草，并注意内容尽量简练、清晰。

4.4.2核稿：

4.4.2.1拟稿人将文件通过OA中“天骄爱生活发文”流程，提交部门负责人审核。

4.4.2.2部门负责人对文件进行审核：

—审查文稿内容，看其主旨是否已清楚表达出来；

—所提的任务、措施或方法是否切实可行；

—主送和抄送单位是否恰当；

—文字中的引语、事例、数字以及专用术语是否正确；

—审核后符合标准的，在OA签字意见栏内录入相关意见见，并点击批准，交人力行政部负责人审核。

4.4.2.3人力行政部负责人审核文件以下内容：

—文稿体裁和格式是否完备、规范；

—所用文种和名义是否恰当；

—文件的密级和紧急程度是否恰当；

—文字表达是否通顺、清晰、严密，符合标准的在OA签字意见栏内录入相关意见，并点击批准，报总经理审批（如有需要应转发至相关业务部门会签），不符合的退回拟稿部门。

4.4.2.4相关业务部门会签：

公文文稿的内容涉及有关部门、有关方面的工作范围和职权的，都要经过相关业务部门会签，然后报总经理签发。

4.4.3签发：

凡以公司名义发出的文件均由总经理签发。

总经理于OA流程中录入意见并点击批准后，由行政文员按正常手续打印、发放。

以部门/物业服务中心名义发出的文件均由部门第一负责人签发。

4.4.3.1文件起草部门须按规定完成文件审批流程后进行文件发布。

原则上，红头文件、重要通知须由人力行政部发文；一般公告类消息的发放授权，必须经部门负责人批准后，由运营管理部信息中心给予OA发布授权，可由发文部门直接发文。

4.4.3.2凡以公司名义发出的上行文红头文件，由公司第一负责人签发。

4.4.3.3公司内部重要通知或公告文件，由部门第一负责人签署意见后签发。

4.4.3.4公文签发纸质流程：

4.4.3.4.1集团红头文签发流程：

集团本部流程：

经办人（拟稿）→经办部门负责人（核稿）→集团公文管理人（校对）→人力行政部负责人（会签）→总经理（签发）；

4.4.3.4.2子、分公司红头文签发流程：

经办人（拟稿）→经办部门负责人（核稿）→子、分公司公文管理人（校对）→人力行政部负责人（会签）→子、分公司第一负责人（签发）；

4.4.3.5凡不按上述签发手续办理的文件，人力行政部不予印发。

4.4.4公文打印件进行改稿和签发时，一律用钢笔或签字笔，禁止使用铅笔和圆珠笔。

4.4.5印发：

行政文员将经总经理签批的文件进行统一编号及格式调整后印发。

4.4.6公文发放工作要迅速、准确、安全；公司人力行政部文员负责公司所有公文的发放。

发文登记：

人力行政部文员将要发放的文件通过OA发放，并打印一份留存。

若需发放纸质公文时，应登记在《发文登记簿》上后，及时把文件送达指定单位，并请相关人员签收。

对紧急的文件，可采用电子邮件或传真的形式先行发放，随后再补发正式文件。

4.5收文办理

4.5.1收拆：

指公文的收进和拆封:

4.5.1.1公司总经理办公室或管理处客服中心为收拆工作的主要部门。

4.5.1.2凡封套上写明给公司或办公室收启的文件由人力行政部拆封；写明由管理处收启的由客服中心拆封；写明为具体部门或具体人收启的信，由收信部门/人拆封。

4.5.2登记

凡重要、保密、有指导意义、要求承办、需要办复、有保存和查考价值、使用期限长的公文，都要在《收文登记簿》上进行登记。

以下文件无须进行登记：

—各种无机密性的出版物；

—般性的简报、资料；

—告之性的广告。

4.5.3拟办与批办：

4.5.3.1人力行政部行政文员或物业服务中心客服中心指定人员将公文送交领导签署意见。

4.5.3.2行政部负责人或物业服务中心客服中心主管负责文件的拟办。

拟办是对收文如何处理提出初步意见，供领导或业务部门负责人裁决：

—拟办意见要准确恰当、明确具体、切实可行、简明扼要；

—拟办意见要工整填写，并签署姓名，写明日期。

4.5.3.3行政部行政文员或物业服务中心客服中心指定文员根据拟办意见将文件送达有关领导签批。

4.5.3.4在拟办意见中写明需要相关业务部门/人员签署意见的，须先将文件转至业务部门/人员处签署明确意见后，再送领导批示。

4.5.3.5批办是总经理或各部门负责人针对拟办意见做出的批示意见：

—属公司文件的，由总经理批办；属部门/管理处文件的，由部门/管理处负责人批办；

—批办意见应当比拟办意见更明确、具体、肯定；

—对拟办意见中内容不全面、不妥当的地方，应加以补充和修改；

—要求几个部门合办的，应指明由哪个部门牵头主办；

—需要传阅的，应当写出传阅的对象和范围；

—需要传达贯彻的，应写出由谁传达和传达范围；

—如果拟办意见有两种以上方案，批办时应有所裁决；

—拟办意见要工整填写，并签署姓名，写明日期。

4.5.4承办和传阅：

4.5.4.1人力行政部行政文员或物业服务中心客服中心指定人员根据领导批示文件交有关部门处理或传阅。

4.5.4.2承办是有关部门根据批办意见对收文的处理，包括办文与办事两种情况。

办文是整理文字材料、制发文件；办事是以实际行动落实收文内容，如召开会议、电话联系、当面洽谈、现场调查等：

—承办时应认真阅读来文和批办意见，有需要时可提出承办方案送有关领导审核指示后再着手办理；

—属本部门独立承办的，要及时认真办理，不能推诿、拖拉；

—由本部门牵头主办的，应准备好有关文件和办理意见，主动与有关部门协商，整理综合协商意见，报送有关领导审批；

—承办完毕，承办意见要工整填写，并签署姓名，写明日期。

4.5.4.3传阅：

—安排传阅应先主后次，对主要领导、主管经理应优先安排阅读；

—传阅范围要根据领导要求，不能随意扩大或缩小；

—各阅读人收退文件均应直接与行政部或客服中心联系，切不可阅读人之间传递和交接；

—阅读人在阅读后应签署姓名、日期。

4.5.5催办

催办包括对内催办和对外催办两种情况：

催办可以当面催询、电话催办、派人催办、发信催办等；

催办时应注意催办的时机和方式，讲究礼貌，表示对对方的信任和尊重。

4.5.6归档：

文件办理完毕后，由行政部文员或客服中心指定人员将文件报按《档案管理标准作业规程》进行归档。

5.0附则

5.1本制度从下发之日起执行。

5.2本制度由集团人力行政部负责解释和修订。

6.0附件

6.1附件一：

《红头文件、函、通知、任命类》

附件一

代码

份号

XXXXXXXX公司文件

XXX发〔2016〕X号签发人：

XXX

标题

XXX部门：

✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕

✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕

✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕

……

……

……

……

……

……

附件：

1.

2.

XXXXXX公司

XXX年X月X日

主送：

✕✕✕✕✕✕、✕✕✕✕✕✕、✕✕✕✕✕✕

抄送：

✕✕✕、✕✕✕、✕✕✕

XXXXXX公司2016年X月X日印发

附件二

附件三

XXXXXX公司

XXX函〔2016〕X号

关于什么什么什么的函

XXXX：

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。

XXXXXXXX

2016年X月X日

附件四

XXXXXXXX公司文件

XXX发〔2016〕X号

关于XXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXX的决定

（2016年X月X日）

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。

附件：

1.XXXXXXXXXXXX

2.XXXXXXXXXXX

3.XXXXXXXXXXX

XXXXXX公司

XXX年X月X日

XXXXXXX公司XXX年X月X日印发