行政支持部制度标准管理控制与监督办法.docx

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行政支持部制度标准管理控制与监督办法

行政支持部

总部标准管理控制监督办法

原则

1、各学校、分支机构、公司根据实际情况制定行政制度。

2、各学校、分支机构、公司行政规章制度不健全的，请参照总部行政制度编撰，执行。

3、各学校、分支机构、公司必须执行管理控制内容。

4、总部行政监督，定期检查。

目录

一、物业管理

1.总部标准

1.1物业费

1.2公司通讯

2.管理控制

3.监督办法

二、办公室管理

1．总部标准

1.1前台

1.2办公用品采购

1.3办公用品发放

1.4名片制作

1.5快递管理

1.6库房管理及调配

1.7工位安排

1.8各区域环境维护。

1.9搬家、搬运

1.10发布行政通知及文书规范

1.11行政成本控制、供应商定期评估及修正

1.12公司着装佩戴要求

2.管理控制

2.监督办法

三、制度及人员管理

1.总部标准

1.1行政制度修订，岗位流程修订

1.2行政人员定期培训

1.3保洁管理

1.4考勤管理

2.管理控制

3.监督办法

四、公司安全管理体系

1．总部标准

1.1突发事件和投诉

1.2电器、电路

1.3消防通道和消防演习

1.4钥匙管理

1.5门禁卡/胸卡管理

1.6下班及假日前安全检查

2.管理控制

3．监督办法

三、组织活动及会议

1.总部标准

1.1活动

1.2会议

2.管理控制

3．监督办法

六、车辆管理

1.总部标准

1.1司机工作职责

1.2.车辆会议

1.3绩效考核

1.4奖惩制度

1.5调派车辆原则

2.管理控制

3.监督办法

七、福利采购和发放

1.总部标准

2.管理控制

3.监督办法

一、物业管理

1.总部标准

1.1物业费

1.1.1行政人员与大厦物业定期结算房租、水电费用，核对单据并复印留存。

1.1.2配合物业按时查询记录水、电等使用量，核对无误后结算。

1.1.3如未能按时交纳相关费用，应向物业提交延期缴费函，以免承担滞纳金等额外损失。

1.2公司通讯

1.2.1申请公司宽带、固定电话号码，须使用公司执照申请，切忌使用员工身份申请。

1.2.2公司宽带、固定电话、领导手机卡不再使用时，须尽快注销，且勿忘记或拖延，造成财务损失。

2.管理控制

2.1与物业保持良好关系，按时交费，尽量避免滞纳金。

2.2使用公司执照申请宽带、固话，手机等，须用公司执照申请，注意不使用时注销。

3.监督办法

3.1按月或季度走访、电话、邮件、提供照片等方式抽查。

3.2重点检查管理控制中提到的各方面重点。

3.3未按管理控制重点执行或执行不全面的，总部行政提出修正意见，跟踪督促工作改进情况，直至完成。

二、办公室管理

1．总部标准

1.1前台

1.1.1电话接转

（1）铃响接起，主动说出；“你好，公司品牌名”。

（2）时刻使用礼貌用语：

你好、请稍等、不客气、再见、谢谢等。

（3）吐字清晰，普通话，语气轻柔，富有热情。

（4）接电话时，对拿不准的事情，可先记下对方联系方式，通过询问自己上级，再主动联系来电者，及时答复，不可没有音信，不了了之。

（5）熟悉员工分机电话号，不公开领导和员工的座机和手机号。

（6）电话投诉等事宜，自己无法处理的问题，请转至相关负责人。

（7）接电话时，通常为推荐产品合作类电话，不给予转接，以委婉的方式，告知网站公开联系方式进行联系，比如公共邮箱。

1.1.2来访客人（面试人及其他访客）接待

（1）访客进门时，主动说：

你好。

若前台此刻有电话或正在忙，须主动与访客示意稍9等，不得不理睬或怠慢访客。

（2）任何访客如需前台长时间等待，须主动示意前台稍坐，倒水。

（3）如投诉类访客，请参照4.1处理。

1.1.3处理员工办公需求

（1）员工提出办公需要，前台做到“当日事，当日毕”，切忌拖延，如个别原因，须告知员工原因，并回复员工何时能解决。

（2）不确定问题须报主管解决。

（3）服务周到，态度亲和，切忌摆出个人情绪及生硬态度。

1.1.4维护公共设备及耗材（复印机、打印机、扫描仪、传真机、硒鼓墨盒、纸张等）

（1）每天巡视公共区域每台机器、纸张、其他物品，确保整齐、有序。

（2）严格控制纸张成本。

建立废纸收集筐，以便两面使用。

（3）发现打印复印时，字迹模糊或纸张污染，立即关闭电源，在机器处贴好维修通知，再报IT或供应商维修，维修时先清除预留机器内电子文件，控制纸张成本。

1.1.5与物业往来

（1）与物业保持良好关系，注意沟通。

（2）遵守大厦物业管理条例。

1.1.6订购日常生活消耗品（饮用水、订餐等）

（1）严格按照公司费用标准订购。

（2）饮用水选择正规品牌产品。

1.1.7财务管理

（1）每笔费用须记录台账，方便借款核销、年度总计和年度预算。

（2）与供应商、各部门往来的票据，包括支票、现金、汇款单、发票等，须在付款凭条、收款凭条签字，避免出现问题。

（3）及时支付和收取票据。

（4）各类票据留存或复印，按年度归档。

（5）跟进财务付款、报销销账。

1.1.8维护前台区域环境

（1）前台环境整理有序，包括饮水机、家具、书刊纸张、纸杯、电话传真、各类电线、窗帘等。

（2）需要监督保洁员擦拭前台门、内窗、灯具、各类电器、地面、座椅、绿植叶片等，确保前台环境清洁、无尘。

（3）禁止前台区域大声喧哗。

（4）下班前关闭公共区域和前台各类电源。

1.2办公用品采购

1.2.1选择大型连锁供应商或者固定批发点

1.2.2品牌产品

1.2.3分类里中等价位办公用品

1.2.4每次采购数量较少，防止库存积压

1.2.5特殊办公用品须领导审批

1.2.6批量商品须签订合同

1.3办公用品发放

1.3.1发放须登记（BPM）

1.3.2发放数量控制

1.3.3公共物品的借用须登记

1.4名片制作

1.4.1员工申请名片须填写《名片印制信息表》

1.4.2信息表须员工的上级审批

1.4.3反复校对名片文字，印刷格式统一，规范

1.5快递管理

1.5.1快递人员的管理符合大厦物业规定

1.5.2对公快件寄出和收取，前台须登记

1.5.3对公快递须及时交给相关负责人，不得耽误

1.5.4因私快递尽量员工个人签收，员工不在时，前台可代员工寄出、接收和暂存因私快递或物品，但不对其负责。

1.5.5对于因私快件办法，须提前发布通知说明。

1.5.6挂号信定期收取和发放。

1.6库房管理及调配

1.6.1库房存放物品为家具、器材、办公、低值易耗品等

1.6.2定期清点库房物品，清楚库存。

1.6.3对于数量较多的物品或不使用物品，可以调配给其他公司使用。

1.7工位安排

1.7.1针对入职新员工提前准备工位、工位牌、领取办公用品、钥匙。

1.7.2针对离职员工办理转单手续、回收工位牌/卡、回收办公用品、钥匙。

1.8各区域环境维护。

1.8.1每天巡视各区域环境。

1.8.2设计和改善环境，方便领导和员工办公。

1.8.3破损设施及时维修、更换。

1.9搬家、搬运

1.9.1搬家公司采用执照齐全公司

1.9.2搬运物品时，注意物品外部保护和公共设施保护，注意零配件、钥匙保存。

1.9.3注意清点物品搬运前后数量，合理安排路线，按物业时间要求进行搬运。

1.9.4控制价格成本

1.10发布行政通知及文书规范

1.10.1邮件通知和纸质文书在字体，字号，格式上，编号须严格按照发文标准执行。

1.10.2通知和文书应采用公司LOGO、相关图片及信函抬头纸。

1.10.3紧急通知须上级领导审批。

1.10.4节假日常规通知须提前三天发布。

1.11行政成本控制、供应商定期评估及修正

1.11.1定期进行评估各类行政消耗品。

1.11.2针对过时的、不符合实际、可整合的采购或者租赁，及时修正。

1.11.3每年进行一次供应商年度评估，在服务、送货、产品、价格、执照等方面综合评估结果较差的供应商，须及时更换。

1.12公司着装佩戴要求

1.12.1上班应穿着较正式或商务休闲服装。

1.12.2忌短裤、拖鞋、短透露紧女士服装、彩色美瞳、鲜艳染发、夸张首饰。

1.12.3会议场合男士穿着西服，女士穿着较正式服装。

1.12.4佩戴胸牌。

2.管理控制

2.1前台服务态度、保密工作。

2.2加强各类办公用品成本控制，闲置用品回收再利用。

2.3行政行文规范。

2.4时刻检查公共区域环境、各工位环境、单独办公室、会议室环境，保持干净、整齐，忌灰尘，布置人性化，体现良好的企业文化，人文关怀。

3．监督办法

3.1按月或季度走访、电话、邮件、提供照片等方式抽查。

3.2重点检查管理控制中提到的各方面重点。

3.3未按管理控制重点执行或执行不全面的，总部行政提出修正意见，跟踪督促工作改进情况，直至完成。

三、制度及人员管理

1.总部标准

1.1行政制度修订，岗位流程修订

1.1.1行政制度须及时更新，根据办公场地的变化、办公的合理性、实际问题等进行修订制度。

1.1.2根据行政人员变化、个人能力方向等方面适时修订各行政岗位流程内容。

1.2行政人员定期培训

1.2.1小型会议每月一次，提出问题，讨论解决，应用在实际工作中。

1.2.2在工作中，行政经理随时督查、指导各个岗位人员。

1.3保洁管理

1.3.1保洁员文明服务、听从上级领导指挥，保质保量地完成各自分管区域内的保洁工作。

1.3.2遵守考勤制度，上班时间不干私活。

1.3.3保洁员发现办公区异常现象，如跑水、电线裸露和设备损坏、拾到财物等，及时报告行政经理。

1.3.4妥善保管清洁工具和用品，不得丢失，不得将清洁工具和用品私借他人使用或带回家中。

1.3.4细分保洁员各个时间段工作内容。

1.3.5规范保洁员在清洁过程中的人身安全操作。

（高度、用电、设备、腐蚀等安全）

1.3.6行政人员随时检查办公区卫生。

1.4考勤管理

1.4.1查看打卡记录，做好员工休假、调休和请假记录，递交HR。

2.管理控制

2.1行政制度的合理性，实效性。

2.2监管保洁员

3.监督办法

3.1按月或季度走访、电话、邮件、提供照片等方式抽查。

3.2重点检查管理控制中提到的各方面重点。

3.3未按管理控制重点执行或执行不全面的，总部行政提出修正意见，跟踪督促工作改进情况，直至完成。

四、公司安全管理体系

1．总部标准

1.1突发事件和投诉

1.1.1前台人员识别面孔，禁止陌生人随意走动工作区；突发重大事件，沉着应对，可疑陌生人须及时报主管。

1.1.2前台区域如有上门投诉或者大声吵闹者，前台人员须安排到会议室，不可旁观，并及时报主管。

1.2电器、电路

1.2.1所有工作场所的电器设备设施，由行政和IT部门指定工程技术人员操作。

未经指定的员工，请不要随意操作上述设备设施。

1.2.2选用国家认可的安全设备。

1.2.3任何员工不得随意在工作场所內拉接电线和使用电器。

公共区域电器按正规操作方法使用。

1.2.4对工作区內的电器设备、线路有安全怀疑或设备发生故障，请立即报告行政。

1.2.5针对饮水机及其他设备，不得无料空转。

或关闭电源，或补充水源。

1.3消防通道和消防演习

1.3.1必须遵守大厦物业消防通道安排，务必保持消防通道通畅，保持消防栓区域没有堆积物。

1.3.2禁止将消防门上锁，均采用门禁卡。

1.3.3每季度或每半年组织消防逃生要点并消防演习一次，不得拖延或取消消防演习。

1.3.4定期消防检查，安全隐患整改工作，宣传消防栓和灭火器的使用，防火知识，电器危险须知。

1.3.5负责对消防器材的配置、保养维护、定期更新过期消防栓。

1.3.6设置明显的行进方向标志，夜间照明良好。

消防门能顺利开启。

1.3.7如遇火灾，按平时消防演练逃生，并在安全地带拨打119。

1.4钥匙管理

1.4.1对总部所有钥匙备份1-2份，按部门或者特殊性质进行编号、粘贴标签，并建立总部钥匙存放柜，由行政中心专人进行日常管理。

1.4.2各部门文件柜钥匙、领导办公室钥匙、专人负责钥匙由行政中心确定各自负责人进行管理，在行政中心登记备案。

未经行政中心同意，负责人不得私自交由他人保管和使用。

1.4.3领用、遗失、复制钥匙须进行邮件审批，待需求部门主管确认后，行政中心方可为其办理。

1.4.4公司员工因工作关系变动岗位或离职时，须将所有钥匙交行政中心行政助理点验收回。

1.4.5各部门如有钥匙遗失或破损，须立即向行政中心报告。

1.4.8其他任何部门、员工均不得私自复制总部钥匙，违规操作者须承担后

1.5门禁卡/胸卡管理

1.5.1员工领取门禁卡后，请在卡上填写个人信息和粘贴照片。

1.5.2员工在公司工作场所内，必须佩戴门禁卡。

卡应该用挂绳挂在胸前的位置，以易于辨识。

同时，佩戴门禁卡在火灾发生时，方便刷开大门逃生。

1.5.3任何员工在丢失门禁卡后，必须立即向IT及行政部报告，同时申请补做。

1.5.4任何员工不得将门禁卡借给别人使用。

1.5.5任何员工发现未戴门禁卡的人员，应该主动询问，或报告行政，并防止无卡的人员尾随进入工作场所。

1.5.6所有申领过门禁卡的员工在离职时，必须将以上物品归还。

未归还者不予办理离职手续。

1.5.7由于离职人员非法持有在职员工门禁卡而造成的一切后果均应由该在职人员承担，公司并将保留进一步追究的权利。

1.6下班及假日前安全检查

1.6.1每天下班前和节假日前，行政人员须环走办公区一圈，关闭空调、照明、复印机、打印机、扫描仪、饮水机、茶水间、卫生间的电源和水源。

如有加班人员，须提示加班人员自行关闭相应电源和大门。

1.6.2假日前，须在公司大门内外，贴出放假安全通知并写明假期紧急联系人。

2.管理控制

2.1突发或投诉事件，须移到会议室处理，且勿在前台开放区域处理。

2.2电器和线路隐患，须经常查看，一定要引起重视。

2.3每季度或每半年组织消防逃生要点并消防演习一次。

3．监督办法

3.1按月或季度走访、电话、邮件、提供照片等方式抽查。

3.2重点检查管理控制中提到的各方面重点。

3.3未按管理控制重点执行或执行不全面的，总部行政提出修正意见，跟踪督促工作改进情况，直至完成。

五、组织活动及会议

1.总部标准

1.1活动

1.1.1根据活动预算组织活动，不得超出预算范围，不得铺张浪费。

1.1.2根据活动主题选择恰当的活动场所。

1.1.3在活动中，组织人、物、交通时，需要严谨、安全、准确，交通路线长的活动，需要给员工购买交通保险。

1.1.4活动后可循环使用物品须回收。

1.1.5活动采用的供应商须为正规公司，有效的经营执照。

1.6活动结束后，尽快做好财务核销工作。

1.2会议

1.2.1根据活动预算组织活动，不得超出预算范围，不得铺张浪费。

1.2.2优先选择协议酒店或场地租赁商。

1.2.3会议期间，禁止员工随意消费。

1.2.4会议配备须完善，大型会议时，行政须提前入住会场。

1.2.5活动结束后，尽快做好财务核销工作。

2.管理控制

2.1活动和会议须严格按预算执行。

2.2活动和会议提前准备周全。

3．监督办法

3.1按月或季度走访、电话、邮件、提供照片等方式抽查。

3.2重点检查管理控制中提到的各方面重点。

3.3未按管理控制重点执行或执行不全面的，总部行政提出修正意见，跟踪督促工作改进情况，直至完成。

六、车辆管理

1.总部标准

1.1司机工作职责

1.1.1牢记《中华人民共和国交通法》及道路限行规定，安全驾车，听从派车调遣，遵守集团车辆服务规章制度，违法交通规定，司机责任自负。

1.1.2爱岗敬业，树立为集团服务的思想，热情周到服务，严格遵守保密守则。

1.1.3精心爱护车辆，注意车内外清洁卫生，保持良好车容。

1.1.4严禁公车私用，按指定地点停放车辆。

1.1.5不擅离工作岗位，及时上报出车时间和使用车辆情况。

1.1.6及时上报和补充行车所需的材料、物品，并负责保养和维修。

1.1.7保管好车内各种配置、各种证件、随车工具。

1.1.8定期学习安全知识和参加礼仪培训，按时上报行车记录等信息。

1.1.9负责车辆的年检、税费交纳，车管手续，档案保管、统计车辆各项数据等工作。

1.1.10用车做到三检：

出车前检查：

机油油位

油箱油位

仪表台故障灯

轮胎

玻璃水

携带两证

行车中检查：

在行驶中常发现车辆问题，及时排查并汇报上级。

收车后检查：

每次任务收车时记录公里数，填好出车记录表，打扫车内卫生（内室、外观、后备箱）并按指定地点指定车位停放车辆。

1.1.11每次完成出车任务时，将车辆内外打扫干净，然后把车钥匙放回存放处。

1.1.12司机完成任务后必须将车辆停放在集团车位上，无特殊情况时严禁将车开回家。

若早六点至早八点发车、晚九点至晚十点半点收车及节假日有出车任务，司机可以打的取车或回家。

以下特殊情况可以将车开回家：

早晚都有出车任务；

早六点以前出车,晚十半点以后收车；另外，车辆必须停放在家附近正规停车场内；

1.2.车辆会议

1.2.1根据司机出车情况，争取每周/月召开一次会议，检查落实派车完成情况和制度执行情况，以及查找目前工作中存在的问题，研究制定整改措施。

1.2.2定期或不定期召开安全工作会议，针对服务质量、安全行车、违章等方面进行总结，充分听取司机的意见，解决工作中存在的问题。

1.2.3每年与司机签订交通安全责任书。

1.3绩效考核

（1）事故类：

一次事故且为主要责任的，季度绩效考核减1分；次要责任的，季度考核减0.5分；违章扣1分。

（2）服务类：

收到一个员工合理投诉，经调查属实，季度考核中减1分。

（3）检查类：

检查车辆卫生、保养、零件及配备品时，发现一项不合格，季度考核减1分。

1.4奖惩制度

全年安全行车无事故、无违章的；交通事故对方全责的，年终时给予司机一次性现金奖励500元。

1.5调派车辆原则

1.5.1用车人员填写派车单，经主管批准后，司机出车。

专职司机可根据领导情况，自行出车。

1.5.2保证高层领导用车，紧急突发事务用车。

1.5.3员工用车按预约顺序调派车辆。

1.5.4突发增派用车或无派车单情况，经主管批准后，司机出车，任务完成时做好记录。

1.6车辆财务管理

1.6.1司机购买车辆、维修车辆、保养、保险、各类充值卡须上级审批。

1.6.2购买、维修、保养、保险车辆时，须到正规4S店和品牌保险公司，禁止去其他修理车或供应商，否则不给予报销。

1.6.3设置油卡、ETC卡、停车卡、洗车卡须能随时查到具体记录，车辆负责经理须定期检查记录，问题车辆或司机给予严肃处理。

1.6.4司机加班表及其他补助表，填写真实、准确。

2.管理控制

2.1司机须遵守交通法和公司车辆制度，安全第一。

2.2定期调研司机的服务满意度，问题频发司机给予指导或辞退。

2.3严格控制司机财务报销。

3.监督办法

3.1按月或季度走访、电话、邮件、提供照片等方式抽查。

3.2重点检查管理控制中提到的各方面重点。

3.3未按管理控制重点执行或执行不全面的，总部行政提出修正意见，跟踪督促工作改进情况，直至完成。

七、福利采购和发放

1.总部标准

1.1福利采购按预算执行。

1.2选择批发采购商或固定采购商，一件商品要几家评估价格，选择价格最低的供应商，签订合同。

1.3采购数量与HR统计的员工名单人数相符。

个别情况，可采取少量机动。

1.4根据财务进度，应提前半个月组织安排，提前发放。

2.管理控制

2.1严格控制预算。

2.2几家供应商评估价格，选择最低价格供应商。

3．监督办法

3.1按月或季度走访、电话、邮件、提供照片等方式抽查。

3.2重点检查管理控制中提到的各方面重点。

3.3未按管理控制重点执行或执行不全面的，总部行政提出修正意见，跟踪督促工作改进情况，直至完成。