物资采购与供应管理程序.doc

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1范围

本程序规定了长治项目部计划、采购、仓储、供应等全过程的管理控制措施和方法。

本程序是对油田公司主体系文件的补充。

本程序适用于项目部各单位、机关各部室。

2　引用标准

下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成本程序的条文，本程序发布时，所示版本均为有效，所有标准都会被修改，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。

引用的标准（规定）名称及编号：

中油物采〔2009〕109号关于印发《中国石油天然气集团公司物资采购管理办法》的通知

3术语及定义

3.1三级采购物资：

指未列入一、二级采购物资目录的其它下放物资。

3.2招标采购：

是指在一定范围内公开交易条件和要求，由若干投标人参加投标，按照规定程序从中选择交易对象的采购。

3.3网上采购：

是指通过中国石油电子商务网进行目录式采购和电子市场动态交易。

3.4询价采购：

是指至少比较三家供应商的报价进行的采购。

3.5单一来源采购：

是指从唯一供应商处进行的采购。

4　职责

4.1　经营管理部（物资）负责长治煤层气项目部（以下简称项目部）物资采购与电子商务的归口管理。

贯彻落实油田公司物资采购管理规章制度；制定项目部物资采购与电子商务管理制度；负责物资采购计划的编制、审批管理；负责各级采购物资的验收、调拨分配、结算工作；负责代储物资管理、物资仓储管理；参与二级采购物资供应商推荐、考评等管理工作；负责项目部物资采购与电子商务统计及资料管理；负责物资采购管理信息平台项目部的应用；负责管理、指导、监督项目部所属各单位的物资收、发、存工作。

4.2　经营管理部（企管）负责三级下放采购物资招标项目的招标，负责物资采购合同的审批、报审；负责对采购招投标工作进行监督与指导。

4.3　设备管理部门（经营管理部、技术部、生产部）负责设备选型。

负责提出选型设备的技术配置和验收标准；负责组织选型设备的安装、调试；参与选型设备的验收工作；负责选型物资的质量控制。

4.4　技术部负责所管理项目采购物资技术参数的确定；计量设备的选型，负责向物资部门提供项目料表及非标设备图纸，配合物资管理部门对项目物资进行验收；负责提供项目部生产、建设、科研所需主要物资的需求计划及调整计划。

4.5办公室责计算机及外部设备和网络设备选型配置审查及验收工作。

4.6　生产部（安全、质检）负责设备设施安全附件（指安全阀、呼吸阀、阻火器、安全报警仪器仪表、防雷及防静电接地装置）的质量验收工作；负责采购物资质量监督、检验工作；对采购物资的质量、安全、环保性能进行把关。

4.7经营管理部负责对我项目部成品油的指标分配、使用管理等工作。

4.8办公室负责对物资采购与供应管理全过程行为的规范性、合法性进行监督检查。

4.9　经营管理部负责贯彻执行上级物资采购与电子商务管理制度；负责本单位物资采购计划的编制、上报与执行；负责本单位到货物资的验收、保管与发放；统计资料的编制上报；物资管理信息系统的使用。

5管理内容

5.1　物资分级与管理

5.1.1物资分级管理

5.1.1.1一级采购物资由集团公司集中管理。

5.1.1.2二级采购物资由器材供应处集中管理。

二级采购物资网上采购目录由器材供应处建设与维护。

5.1.1.3三级采购物资由经营管理部集中管理。

及时清结物资必须经厂主管领导同意方可执行。

5.2物资计划

5.2.1物资计划实行逐级申报、按规定程序审批的方式进行管理。

5.2.2物资计划管理具体执行QG/HBYT305-2010《物资计划与统计管理实施细则》。

5.3　物资采购

5.3.1　采购原则

物资采购实行集团公司、公司、厂三级集中采购的原则。

5.3.2采购权限

5.3.2.1集团公司、器材供应处负责一、二级采购物资的集中采购。

5.3.2.2物资管理中心负责三级物资或下放授权物资的采购。

a）生产建设急需、抢险救灾、突发事件、特殊零星用料等二、三级采购物资，物资管理中心不能保障及时供应的可授权各单位材料员实施采购。

b）各单位应严格按照授权范围、办理相关审批手续实施采购，不得无审批、超范围采购。

5.3.3采购方式

5.3.3.1三级物资采购原则上采用招标采购方式。

不符合招标条件的可采用询价采购、网上采购或单一来源采购等方式。

a）招标采购。

所有符合招标条件的物资，均采用招标方式进行采购，不得化整为零规避招标。

对所采购物资的性能、质量、技术要求、交货、服务等采购要求相同，只需进行采购价格比较;

b）单一来源采购。

生产维修对物资有特殊要求或供应商唯一时，方可进行单一来源采购。

5.3.3.2在同等条件下，优先采购经质检部门检测合格的节能环保型物资、集团公司内部自产物资、国产物资。

5.3.3.3工程建设项目所需物资的采购与供应，执行QG/HBYT164-2008《项目物资采购与供应管理实施细则》、《长治煤层气项目部物资管理实施细则》。

5.3.3.4石油专用管采购与供应执行QG/HBYT165-2008《油管采购与供应管理实施细则》。

5.3.3.5生产用汽、柴油采购与供应执行QG/HBYT166-2010《生产用汽、柴油采购与供应管理实施细则》、《长治煤层气项目部成品油管理规定》。

5.3.3.6确因突发事件、抢险救灾，无法履行正常采购审批程序的，由用料单位提出急用料采购（领用）申请，经本单位主要领导审核、厂主管领导同意后，可以先采购或领用，但须在5个工作日内补办正常的业务手续。

5.3.4采购业务流程

5.3.4.1招标采购

招标采购业务流程执行QG/HBYT131-2010《招标、议标管理办法》及厂有关管理程序。

5.3.4.2单一来源采购

单一来源采购由物资使用单位、物资管理中心主管业务员和主管领导审批后方可进行。

物资使用单位指定供应商的，使用单位必须经过技术选型（筛选、论证），并提报申请表，经厂专业、技术部门审查（签字、盖章），厂主管领导审批后报物资管理中心。

单一来源采购物资已经上网的，执行网上采购流程。

5.4供应商管理

三级物资采购市场实行市场准入或备案制度，不得采购公司市场准入范围以外供应商的产品。

5.5　物资采购价格管理

物资采购价格执行公司指导价格。

5.6　物资质量管理

5.6.1生产部是我项目部质量监督管理部门。

项目部实行“谁采购谁负责、谁选型谁负责”的质量负责制。

采购物资出现质量问题，应按照权责对应的原则，追究设计选型、供应商选择、采购实施等单位和人员的责任。

5.6.2物资质量管理具体执行QG/HBYT169-2010《物资质量管理实施细则》。

5.7买卖合同

5.7.1买卖合同的起草

5.7.1.1合同文本的选用：

根据物资特性，选择“合同管理系统”中的标准文本（如：

机电设备类、建材及其他类等）。

5.7.1.2买卖合同由采购单位的物资采购人员负责起草。

起草的主要依据包括：

经有效审批的物资采购计划、招（议）标文件、技术协议等。

5.7.1.3采购单位合同管理员负责完成“合同管理系统”中的合同立项、选商、申报、签订、打印流程，并上传各阶段所需的：

招（议）标文件、中标通知书、合同文本及附件等相关资料。

5.7.1.4要签订技术协议的，遵循以下原则：

a）属于选型物资需要签订技术协议的，由选型部门负责组织签订。

b）其余采购物资需要签订技术协议的，由技术（项目）主管部门负责组织签订。

5.7.2　买卖合同的审核、审批

5.7.2.1买卖合同的初审由采购单位通过初审会审核。

5.7.2.2买卖合同的复审、审批由项目部及公司各级合同管理部门在“合同管理系统”中实施。

5.7.3买卖合同签章生效

合同管理员将审批完毕的合同文本及合同附件在1个工作日内打印，并及时通知供应商办理签字盖章手续。

完成后，由合同管理员核对有关信息无误后在附表上签字交项目部合同管理部门，由项目部法定代表人或委托代理人签字后，加盖合同专用章后买卖合同生效。

合同正本2份，卖方和买方各留存一份；合同副本份数根据实际需要确定，合同副本分送财务部门、合同履行等有关部门。

5.7.4买卖合同管理其他事项具体执行QG/HBYT130-2008《合同管理办法》。

5.8物资仓储管理

5.8.1物资仓储管理具体执行QG/HBYT172-2010《仓储管理实施细则》。

5.8.2项目部按相关要求加强库房建设和管理，建立完善本单位的物资管理制度。

5.9　物资调拨、供应、结算管理

5.9.1物资供应实行“统一调拨、服务生产”的管理方式。

项目部物资管理人员负责收发存管理工作。

5.9.2物资出库调拨原则上实行“先进先出，按程序发放”的原则。

物资发料统一执行领料人备案章和备案签字领料制度。

5.9.2.1物资管理人员和发料人员应谨慎核对发料单据以及领料人备案章和备案签字，防范由此可能出现的风险。

5.9.2.2供应处直达料物资到我项目部分为入库物资和厂直达物资。

入库物资办理相关入库手续，具体执行QG/HBYT172-2010仓储管理实施细则。

直达物资办理入库、出库手续后，由业务员协调并押运送交用料单位。

5.9.2.3项目部直达物资送交用料单位后，由用料单位材料员负责验收并在接收单上签字确认。

5.10　物资管理信息系统的管理与应用具体执行QG/HBYT171-2010《物资管理信息系统管理实施细则》。

5.11物资统计

项目部所属各单位应将所有采购物资纳入物资统计范围，并建立物资统计原始记录和台账，对物资接收、消耗、库存等情况进行统计。

物资统计管理具体执行QG/HBYT305-2010《物资计划与统计管理实施细则》、《华北油田公司长治项目部物资管理实施细则》

5.12　废旧物资管理

废旧物资管理、处置执行QG/HBYT190-2009《油气资产及固定资产管理办法》、QG/HBYT038-2008《闲置报废资产管理与处置程序》、《华北油田公司长治项目部（非资产）管理办法》

5.13监督与责任

5.13.1　经营管理部负责对相关体系文件的检查管理。

5.13.2办公室负责对物资采购工作进行定期或专项审计、监察。

5.13.3经营部物资相关业务人员要遵纪守法，正确履行职责。

凡利用职务之便弄虚作假、以权谋私、受贿或暗中收受回扣，给企业造成损失者，视情节轻重给予纪律处分并承担相应的经济赔偿。

构成犯罪的，要依法追究刑事责任。

5.13.4违反有关规定，有下列情形之一的，给予批评教育，情节较重的，由厂纪委监察科处理。

5.13.4.1未按照规定订立书面采购合同，或未按照规定方式进行采购的；

5.13.4.2无计划采购非应急物资，或盲目制定采购物资计划造成物资积压的；

5.13.4.3擅自采购未授权物资的；

5.13.4.4未经批准在市场准入范围以外选择供应商的；

6.13.4.5采购物资质量不合格，对企业造成损失或不良影响的；

5.13.4.6未按规定保管、装运物资，造成物资损坏或质量下降的；

5.13.4.7其它违反本程序文件的。

6　相关文件

6.1QG/HBYT305-2010物资计划与统计管理实施细则

6.2QG/HBYT131-2010招标、议标管理办法

6.3QG/HBYT164-2008项目物资采购与供应管理实施细则

6.4QG/HBYT165-2008石油专用管采购与供应管理实施细则

6.5QG/HBYT166-2010生产用汽、柴油采购与供应管理实施细则

7.6QG/HBYT169-2010物资采购质量管理实施细则

7.7QG/HBYT171-2010物资管理信息系统管理实施细则

7.8QG/HBYT172-2010仓储管理实施细则

7.12QG/HBYT038-2008闲置报废资产管理与处置程序

8记录

8.1　买卖合同（档案部门保存）

8.2中标通知书

（各级物资管理部门设置、使用、保存，期限1年）

8.3直达物资交接验收单（物资中心设置、使用、保存，期限1年）

8.4选型单（各级专业、技术主管部门设置、使用、保存，期限1年）

编写部门：

经营管理部

编写人：

张良才

审核人：

陈淑龙

审批人：

姚天鹏