郝老师Access视频教程 第二章讲义.docx
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郝老师Access视频教程第二章讲义
第二章：
数据库和表
课堂练习
（1）建立表
一、建立表（表名：
入学新生）：
首选建立表结构，即定义字段，然后输入记录。
下图是建立表结构的示意图：
1、各字段的，字段属性要求如下：
（1）姓名字段设置为“必填字段”
（2）性别字段大小为1，默认值为“男”，有效规则为“男或女”有效文本设为“必须填写男或女”，设置查阅向导为组合框。
（3）入学成绩字段的有效性则设为“成绩在500分以上”
（4）学费字段的默认值2000，标题属性设为“一年学费”
2、设置姓名为主关键字段
3、在“党员否”前增加一个“民族”字段
4、将“出生日期”字段调到学费字段后面。
第一节：
Access数据库的创建
使用Access进行数据管理和应用第一步是创建Access数据库，其操作结果就是生成一个扩展名为.MDB的数据库文件。
数据库的创建一般要经过：
分析建立数据库的目的、确定数据中的表、确定表中的字段、确定主关键字以及确定表之间的关系等步骤。
（1）分析建立数据库的目的
（2）确定数据库中的表：
a、每一个表应该只包含关于一个主题的信息。
b、表中不应该包含重复信息，并且信息不应该在表之间复制。
（3）确定表中字段：
在Access中，字段的命名规则是：
a、字段名长度为1-64字符。
b、字段名可以包含字母、汉字、数字、空格和其他字符。
c、字段名不能包含句号、感叹号、方括号和单引号
（4）确定主关键字：
Access不允许在主关键字字段中存入重复值和空值。
（5）确定表之间的关系
一、创建数据库
两种方式：
第一种是先创建一个空数据库，然后向其中添加表等相关对象。
第二种：
使用数据库向导，利用系统提供的模板进行一次操作完成数据库。
创建数据--打开数据库—关闭数据库
二、查看数据库属性
数据库属性分为5类：
常规、摘要、统计、内容、自定义
第二节：
建立表
表是数据库中最基本的对象，它是数据库的核心。
数据库中的数据都是存储在表中。
一、建立表结构
1、access中创建表的三种方式：
通过输入数据创建表（即在数据表视图中创建表）、使用表设计器创建表（即在设计视图中创建表）、使用向导创建表三种方式。
2、表设计视图的基本结构：
表的设计视图分为上下两部分。
上半部分是字段输入区，从左至右分别为字段选定器、字段名称列、数据类型列和说明列。
下半部分是字段属性区，以设置字段的相应属性值。
此外项中，字段选定器是用来选择某一字段的，而其余四项是作来输入相应信息的，字段名称列、数据类型列、字段属性区必须填入或选择相应的值，但说明列可填可不填。
3、数据表视图与设计视图的区别：
表是由表结构和表内容两部分构成的。
数据表视图对应于表的内容，而设计视图对应于表的结构。
这是一般人的认识。
数据表视图除能操纵表的内容外，还能操纵表的结构。
例如在创建表的方式中，就可以使用数据表来创建表。
在数据表视图中，可以增加字段、删除字段、修改字段名称，但是不能修改字的数据类型与属性值。
Access能根据用户输入的数据而自动选择适当的数据类型，字段属性都设置为相应的默认值。
要修改字段的数据类型或属性值，必须在设计视图中进行。
4、表工具栏
视图切换保存升序降序
（一）Access数据类型
Access常用数据类型有：
文本、备注、数字、日期/时间、货币、自动编号、是/否、OLE对象、超级链接、查阅向导。
（1）文本数据类型：
文本型字段的主要字段属性为“字段大小”，应当为文本型字段指定其字段大小，字段大小从1到255，文本型字段最多为可以存放255个字符，默认值为50。
（2）备注数据类型：
保存长度较长的文本及数字，例如备注或说明。
最长64000字符数。
（3）数字数据类型：
用于数学计算的数值数据，其数据类型为数字型。
如长度、重量、人数等。
数字型字段属性是字段大小，ACCESS为了提高存储效率和运行速度，把数字型按大小进行细分，数字型大小分为字节、整型、长整型、单精度型以及双精度型等类型，默认大小为长整型。
（4）日期/时间数据类型：
对于日期和时间的处理，ACCESS提供了日期/时间型，把两者合二为一，其存储空间为8个字节。
可以表示从100到9999年的日期与时间值，超出此范围不能表示。
格式
说明
小数位数
大小（字节）
字节
保存从0到225（无小数位）的数字
无
1个
整型
保存从–32,768到32,767（无小数位）的数字
无
2个
长整型
（默认值）保存从-2,147,483,648到2,147,483,647的数字（无小数位）
无
4个
单精度型
保存从–3.402823E38到–1.401298E-45的负值，从1.401298E-45到3.402823E38的正值
7
4个
双精度型
保存从–1.79769313486231E308到-4.94065645841247E-324的负值，从1.79769313486231E308到4.94065645841247E-324的正值
15
8个
（5）货币数据类型：
货币值。
使用货币数据类型可以避免计算时四舍五入引起的计算误差。
精确度为小数点左方15位数及右方4位数。
（6）自动编号数据类型：
当向表中添加一条新记录时，由Access自动产生的一个唯一的顺序号存入该字段，这个顺序号的产生方式有两种，一是递增，每次加1，第一条记录的自动编号字段的值为1，以后增加记录，依次为1、2、3、4、…、。
另一种产生方式为随机数，每增加一条记录产生一个随机长整型数。
（7）是/否数据类型：
对于二值型的字段其数据类型采用是/否型，其默认值“是”，用对号表示是，用空白表示“否”。
（8）OLE对象数据类型：
其他使用OLE协议程序创建的对象（例如MicrosoftWord文档、MicrosoftExcel电子表格、图像、声音或其他二进制数据），可以将这些对象链接或嵌入MicrosoftAccess表中。
必须在窗体或报表中使用结合对象框来显示OLE对象。
（9）超级连接数据类型：
保存超级链接的字段。
超级链接可以是某个文件路径（UNC）或网页地址（URL）。
（10）查阅向导数据类型：
创建字段，该字段将允许使用组合框来选择另一个表或一个列表中的值。
从数据类型列表中选择此选项，将打开向导以进行定义。
总结：
数据类型
用途
字符长度
文本
字母和数字
0～255个字符
备注
字母和数字
0～64000个字符
数字
数值
1、2、4或8字节
日期/时间
日期/时间
8字节
货币
数值
8字节
自动编号
自动数字
4字节
是/否
是/否、真/假
1位
OLE对象
链接或嵌入对象
可达1G
超链接
Web地址、邮件地址
可达64000字节
查阅向导
来自其他表或列表的值
通常为4字节
对于某一具体数据而言，可以使用的数据类型可能有多种，例如对话号码可以使用数字型，也可以使用文本型，但只有一种是最合适的。
主要考虑以下几个方面：
◆字段中可以使用什么类型的值
◆需要多少存储空间来保存字段的值
◆是否需要对数据进行计算（主要区分用数字，还是文本、备注）
◆是否需要建立排序或索引（备注、超级链接及OLE对象型字段不能使用排序和索引）
◆是否需要进行排序（数字、文本排序有区别）
◆是否需要在查询或报表中对记录进行分组（备注、超链接及OLE对象型字段不能用于分组记录）
（二）、字段属性
◆字段大小：
字段的大小取值范围。
◆格式：
不改变输入样式，只改变显示效果。
◆标题：
为字段的标题，在数据表视图中显示。
◆默认值：
在新记录中自动显示。
◆有效规则：
对相关字段的值进行相关限制。
◆有效文本：
有效规则的提示信息。
◆输入掩码：
是为数据提供一个模板。
可确保数据输入表时的具有正确的格式。
输入掩码只为文本和日期/时间型字段提供向导。
另外如果为某字段定义了掩码，同时又设置了格式属性，格式属性将在数据显示优先于掩码设置。
◆必填字段：
用来保证数据完整性，设置时有是或否两个选项。
◆索引：
当表很多时，需要利用索引帮助用书更有效的查询数据。
索引不改变文件中记录的物理顺序，而是按某个索引关键字（或表达式）来建立记录的逻辑顺序。
表的主键会自动设置为索引，而备注、超链接、OLE对象等类型字段则不能设置索引。
索引按照其功能分为：
唯一索引、普通索引、主索引
课堂练习
（2）获取外部数据
1、分别导入和链接hya13表，看一下两者的区别
2、分别导入仓库、职工、订购单三个表
3、分别对导入的三个表设定主关键字
4、对导入的三个表设定关系，并设置参照完整性
二、设定主键
设定关键字：
在设计视图，选中字段，使用鼠标右键菜单或工具栏中的按钮。
四、向表中输入数据
两种方式：
一是使用“数据表”视图直接输入
二是使用“导入”或“链接表”命令导入或链接。
1、可获取的外部数据的注意点：
◆在获取外部数据时，既可用导入方式，也可以使用链接方式。
◆在access中可以导入的表类型包括：
access数据库中的表、Excel、Louts和DBase或FoxPro等数据库应用程序所创建的表，以及HTML文件等。
◆在导入数据过程中，可以决定是将数据追加到已存在现表中，还时创建一个新表以保存数据。
2、导入与链接的区别：
◆在获取外部数据时，既可用导入方式，也可以使用链接方式。
◆导入方式是将外部数据的副本复制到当前access数据库中，此之后，Access数据库中的内容与外部数据之间就没有了任何关系。
即外部数据发生变化时，不会影响到数据库中的数据；反之，当数据库中的数据发生变化时，也不会影响到外部数据。
◆链接方式是在外部数据与数据库中的字段建立一种关联，以便可以通过数据库来使用外部的数据。
但此时，数据还是保存在其原文件中，Access数据库中并没有保存这数据。
因此，通过数据库或外部来修改数据，本质上是一回事。
五、设定表之间的关系：
Access表间的关系有三种：
一对一，一对多，多对多。
一对一是一种浪费，经常将两表合并为一个表。
多对多关系均可拆分为一对多的关系，在Access中基本上都是使用一对多的关系，通常将“一”端表称为主表，另一段称为相关表。
参照完整性：
是在输入或删除记录时，维持表之间已定义的关系而必须遵循的规则。
如果设置了参照完整性，则主表中没有记录时，就不能将记录添加到相关表中等。
（详解课本P47）
1、表与表间的关系：
access中表与表之间的关系可以为：
一对一、一对多、多对多3种，具体如下：
a、一对一的关系：
表A中的一行记录对应于表B中的一行记录，并且表B中的一行记录对应于表A中的一行记录。
注意：
此时，要求两个表中相关的字段都是主关键字。
b、一对多的关系：
表A中的一行记录对应于表B中的多行记录，并且表B中的一行记录对应于表A中的一行记录。
注意：
此时，“一”端对应的表为主表，“多”端对应的表为从表。
c、多对一的关系：
表A中的一行记录对应于表B中的一行记录，并且表B中的一行记录对应于表A中的多行记录。
注意：
此时，“一”端对应的表为主表，“多”端对应的表为从表。
其实：
这关系也是一对多的关系。
d、多对多的关系：
表A中的一行记录对应于表B中的多行记录，并且表B中的一行记录对应于表A中的多行记录。
注意：
此时，应该引入一个关联表出来，如学生表与课程表，引出了一个选课表。
2、外部关键字：
外部关键字也称为外键，用来反映两个表之间的依赖关系。
有外键存在时，必定先存在一个相应的主键。
主键所在的表称之为主表，外键所在的表称之为从表，从表中的数据依据外键对应的值来说明其依赖于主表中的哪条记录。
外键实现了主表与从表之间的依赖关系，也就是说有参照完整性约束关系，即主表约束从表，从表也反过来约束主表。
主表对从表的约束：
外键的取值只能是两种情况：
要么为空，要么必须是主表中存在的值。
从表对主表的约束：
当主表中某条记录被从表中的记录引用了时，此时不能删除主表中的此条记录，也不能修改此条记录对应的主键值。
例如：
学生表（从表）
班级表（主表）
学生编号（主键）
学生姓名
所在班级（外键）
班级编号（主键）
班级名称
1001
张三
（正确）
2001
计本1班
1002
李四
2001（正确）
2002
计本1班
1003
王五
2003（错误）
如上表所示：
学生表中的记录表依赖班级表的记录，学生表中的所在班级是外键，故第1行、第2行是正确的，但第3行是错误的。
相应地，在班级表中，编号为2001的记录被学生表中编号为1002记录引用，故此时不删除编号为2001的班级信息，也不能修改2001的值。
3、创建表间的关系：
a）在定义表之间的关系时，应该将要定义关系的所有表都关闭。
注意：
仅是本次定义中相关的表关闭。
b）在定义表之间的关系窗口中，删除某一表时，仅是让其在引窗口中不显示，此时并不删除其与其它表之间的关系。
第三节：
维护表
Access表视图：
设计视图、数据表视图、数据透视表视图、数据透视图视图
一、对表自身的操作
（1）备份表和复原：
复制一份即可。
（2）删除表：
不需要的时候，可以将表删除，删除后不可恢复。
｛选中表，使用鼠标右键命令，或编辑下的“删除”命令｝
（3）导出：
可以将Access表转换成其他格式文件。
对应操作是“导入”。
（4）设置表属性：
有两种类型的表属性可以用于Access数据库，一是表对象属性，二是表定义属性。
表对象属性包括名称、拥有者、创建日期、最后修正日期以及诸如“隐藏”、“或复制”等特性。
在设计视图中打开表，同时打开【属性】对话框，可以查看和定义当前设计表的属性。
表对象属性对话框表属性对话框
如果要更改默认的表设计属性，可选择【工具】|【选项】命令，打开【表/查询】选项卡。
二、修改表的结构（通常在设计视图下进行）
（1）插入新字段：
设计视图中，“插入行”命令实现；数据表视图中“插入列”命令实现。
（2）移动字段：
设计视图中，移动“行”；数据表视图中移动“列”。
均采用鼠标操作。
（3）重新设置关键字：
设计视图中，先取消主键，然后设置主键。
（4）删除字段：
设计视图中删除字段行；数据表视图中删除字段列。
三、编辑表的内容
（1）定位记录：
一是记录号定位，二是快捷键定位，三是【编辑】|【定位】命令
（2）选择记录：
同选中文件操作，鼠标单击，拖动等配合Ctrl、Shift等。
（3）添加记录：
当向一个空表或者向已有数据的表增加新的数据时，都要使用插入新记录的功能。
（4）删除记录：
可以利用【编辑】|【删除】进行删除操作，也可有快捷键方式完成该操作。
（5）修改数据：
在数据表视图中，用户可以方便地修改已有的数据记录。
注意保存。
（6）复制、移动数据：
利用剪贴板功能可以很方便地进行复制、移动数据操作功能。
四、调整表的外观
（1）改变字段的次序：
在数据表视图使用鼠标移动的方式可以改变次序。
（2）调整字段显示宽度和高度：
可以调整行高和列宽，通过对话框方式或直接用鼠标完成此操作。
（3）隐藏列/显示列：
由于屏幕大小限制，有时需要隐藏某些字段。
隐藏列的操作十分简单：
使某一列宽为0即将该列隐藏。
恢复隐藏列的操作须在数据一视图下选择【格式】|【取消隐藏列】命令，弹出【取消隐藏列】对话框。
（4）冻结列：
在数据表视图冻结某字段或某几个字段，则数据表滚动时，该字段不在滚动。
（5）设置数据表格式：
可以设置单元格的显示效果，也可以选择网格线的显示方式和颜色，表格的背景等。
◆改变字体：
用户可根据需要来选择不同的字体。
选择【格式】|【字体】命令，将单出【字体】对话框。
◆设置单元格效果：
用户可以对数据表的单元格效果进行设置。
其操作方法为选择【格式】|【数据表】命令，弹出【设置数据表格式】对话框。
课堂练习（3）表的操作
1、对hya13表中的民族和总分字段排序，民族相同的按总分降序
2、筛选出总分在240分以上的党员学生信息
3、在考号前增加一个“自动编号”字段，字段名为“学生序号”
4、将总分在240分以下的记录删除
5、设定字段的行高为15
6、将姓名字段设置为冻结列
7、将“政治面目”字段内容隐藏
8、设置数据表格式，自己美化一下新建的表
第四节：
操作表
一、查询数据（在数据表视图中查找指定的数据，其操作是通过【编辑】|【查找】命令来完成的。
）
（1）查找指定内容：
表：
通配符的用法
字符
用法
示例
*
通配任意个数的字符
Wh*可以找到white和why，但找不到wash
？
通配任何单个字符
b？
ll可以找ball和bill，但找不到blla和beall
[]
通配方括号内任何单字字符
b[ae]ll可以找到ball和bell，但找不到bill
!
配合方括号使用，通配任何不在方括号内的字符
b[!
ae]ll可以找bill和bull，但找不到bell和ball
-
通配范围内的任何一个字符，但是必须以递增区域。
b[a-c]d可以找到bad、bbd和bcd但找不到bdd
#
通配任何单个字数字符
1#3可以找到103、113和123
（2）查找空值或空字符串：
◆如果某字段中沿未存储数据，则称此字段的值为空。
空值是表示目前还没有值，字段中允许使用null值来说明一个字段里的信息目前还无法得到。
◆空字符串是用双引号括起来的空字符串，且双引号中间没有空格。
这种字符串的长度为0。
二、替换数据（在数据表视图中查找指定的数据，其操作是通过【编辑】|【替换】命令来完成的。
）
三、排序数据
排序是根据当前表中的一个或多个字段的值对整个表中所有记录进行重新排列，排序有升序和降序。
不同的字段类型，规则也不一样。
具体规则如下：
◆英文按照字母顺序排序，不区分大小写
◆中文按照拼音字母的顺序
◆数字按大小顺序
◆日期时间按照先后的顺序
注意事项：
✧对于“文本”型字段，如果它的取值为数字，那么Access将数字视为字符串。
因此，排序时按照ASCII码值的大小来排序，而不是数字本身的大小来排序。
如果希望按其数字大小值排序，应在较短的数字前面加上零。
✧按升序排列字段时，如果字段的值为空值，则包含空值的记录排在列表的第一条
✧数据类型为备注、超链接或OLE对象的字段不能排序
✧排序后，排序次序将与表一起保存
操作步骤如下：
（1）打开数据库，打开表；
（2）在“表”浏览窗口，选定要排序的字段，再打开“记录”菜单，选择“排序”选项，再选择“升序”或“降序”。
（也可以单击工具栏中的按钮）
当按多个字段排序时，可以使用：
（1）使用数据表视图。
（字段要相邻，且从左至右，同升同降）
（2）使用“高级筛选/排序”窗口（字段可以不相邻，也可分别排序）
四、筛选记录
筛选数据是只将符合筛选条件的数据记录显示出来，以便用户查看。
筛选方法有5种，分别按窗体筛选、按选定内容筛选、输入筛选、高级筛选/排序、内容排除筛选。
⑴按窗体筛选：
在数据表视图下，工具栏上有两个按钮：
【按窗体筛选】按钮、
【应用筛选】按钮。
⑵按选定内容筛选：
按选定内容筛选是指先选定数据表中的值，然后在数据表中找出包含此值的记录。
先在数据表中选中字段中某记录的值，然后，选择【记录】|【筛选】|【按选定内容筛选】命令，单击工具栏上的【按选定内容筛选】按钮。
⑶内容排除筛选：
用户有时不需要查看某些记录，或已经查看过记录而不想再将其显示出来，这时就要用排除筛选。
方法是：
先在数据表中选中字段中某记录的值，然后，选择【记录】|【筛选】|【内容排除筛选】命令。
右击需要的值并从快捷菜单中选择【内容排除筛选】命令。
⑷输入筛选：
输入筛选根据指定的值或表达式，查找与筛选条件相符合的记录。
其操作过程如下：
在数据表视图中单击要筛选的列的某一单元格，然后右击，弹出快捷菜单。
在筛选目标中输入筛选内容。
图：
输入筛选图：
高级筛选
（5）高级筛选与排序
高级筛选与排序可以应用于一个或多个字段的排序或筛选。
高级筛选/排序窗口分为上下两部分，上面是含有表的字段列表，下面是设计网格。
Ø创建筛选：
要创建一个高级筛选，首先要把字段添加到用于排序和规定筛选准则的设计网格中。
Ø设置筛选条件：
在【条件】行中，可添加要显示记录的条件，它的设置方法与按窗体筛选的设置方法一样。
Ø筛选的使用：
用户如果保存了筛选，则该筛选与表一起保存，而不作为独立的对象保存。
当用户再次打开该表时，筛选不再起作用。
如果用户想在一个表中使用多个筛选或永久保存一个筛选，必须将其作为一个查询保存起来。
Ø筛选的取消和删除：
用户还可以取消和删除筛选。
单击工具栏上的【取消筛选/排序】按钮。
若要完全删除一个筛选，就要通过【清除网格】、【应用筛选】、【关闭】、【高级筛选/排序】等操作来完成。
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