计划财务部年度合规报告.docx

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计划财务部年度合规报告

山西分公司计划财务部2011年年度合规报告

2011年计划财务部紧紧围绕总公司“坚持以价值为导向、以营销为核心、发展大个险、建设大分公司”，“坚定的抓基础管理、基础建设、专业化经营”的工作指导思想，以ISO9001质量管理体系和公司各项财务制度为基础，审视自身状况，大力支持公司业务发展的同时，充分地发挥了财务监督防范风险、识别风险的职能。

现将2011年年度合规情况报告如下：

一、2011年上半年合规管理基本情况

分公司计划财务部严格按照《泰康人寿保险股份有限公司财务管理制度》及ISO9001质量管理体系的规定，从对直属部门的管控、风险处理、资金管理、业务收支管理、预算管理、会计核算和会计档案管理、税务管理、单证管理等方面进行了统一管理，并加大对中支的现场检查力度，严格按照分公司的标准来要求中支，保证公司财务序列的一致性。

财务序列的各项内部控制在各个环节中得到了一贯的、顺畅的和严格的执行，基本达到了内部控制的整体目标。

二、内部控制的组织结构

计划财务部在总公司对分公司、中心支公司财务序列组织架构设定基础上，结合分公司、中心支公司实际及管理需要完善管理架构及相关岗位，确定分公司计划财务部财务经理为山西分公司财务序列合规责任人，分公司计划财务部各岗位主管、中心支公司财务负责人具体负责分公司计划财务部、中心支公司的合规管理，分公司财务管理岗为合规管理的联系人。

三、2011年更新、完善的内控制度

2011年，计划财务部共制订了三项规章制度，修改完善了一项规章制度，具体情况如下：

制度名称

工作类别

主要内容（或修改完善的内容）

效果

晋财字【2011】第001号关于修订泰康人寿山西分公司业务支出审批权限的通知

修改完善

对各业务系列业务资金审批权限进行了重新修订。

确保各业务系列资金的给付更加安全，流动性和收益性更好。

晋财网发[2011]002：

关于进一步明确业务推动方案中通过实物奖励兑现报销的相关事项通知

修改完善

根据实际的业务需求和总公司计划财务部新的工作要求，对业务推动方案的费用报销流程进行重新梳理和修订

通过半年的运行，业务推动方案兑现费用报销一步步完善，减少涉税风险。

晋财字[2011]第012：

关于下发《泰康人寿山西分公司员工借款管理办法（2011修订版）》的通知

修改完善

完善了借款的手续和还款的方法，增加各部门借款信用评估来督促还款。

用建立部门信用评估来有效督促借款归还的及时性。

晋办网发[2011]第036号：

关于简化分公司内部接待、培训、会议工作的通知

制定

简化分公司内部接待，会议、培训工作中的公杂费用。

推广低碳节能的工作观念，倡导健康节约的工作风尚，降低费用开支。

泰康晋财字[2011]第013号泰康人寿山西分公司中心支公司财务工作考核管理办法（2011年版）

制定

根据泰康财发[2011]第010号关于下发《泰康人寿保险股份公司分支机构财务部考核办法（2011年版）》的通知山西分公司对中支公司各板块的财务考核办法进行了重新修定。

使中支公司的各项财务考核与总公司相对接，更好的做好财务工作。

泰康晋财字[2011]第014号关于下发《泰康人寿山西分公司财务序列荣誉体系考评办法（2011年试行版》的通知

制定

泰康晋财网发[2011]第031号关于下发全省银行转账代扣出回盘时间及渠道说明的通知

修订完善

完善了转账渠道，优化转账流程，提高转账成功率。

四、具体内部控制工作

1、对直属部门的管控

严格依照泰康晋财字[2011]第013号泰康人寿山西分公司中心支公司财务工作考核管理办法（2011年版）的文件规定，按月对下属财务机构进行考核，并于次月15号公布，要求直属部门在公布的两个工作日内上报其反馈及具体整改情况。

在当月20号之前挂网公示。

年初对各中支机构当年业务计划与费用预算方案进行下发，对各机构的全年预算进行科学、稳定和有效的管控。

2、风险识别与评估

参照ISO9001程序文件、作业指导书、质量目标等对部门风险进行识别，并根据岗位人员职责对作业风险设专人识别管理；同时还制定了有关的突发事件应急机制措施，对突发事件的处理迅速做出解决预案。

对所经过的程序做书面归档管理，需报请的按层级批示，最高可报请至总公司相关部门，获批后执行。

在控制可识别风险的基础上，不断总结经验，优化管理流程，加强部门间的沟通协作，对可能产生的新的风险做好心理预期及应对策略。

3、具体控制活动

1）财务控制

财务控制严格按照《泰康人寿保险股份有限公司财务管理制度》的规定和ISO9001相关程序文件、作业指导书等文件要求执行，在职务牵制、财务处理程序、财务报告、资产管理、预算控制、费用管理、财务处理系统、资金控制、单证管理等方面统一管控，并对前期检查出现的问题进行了追踪和落实。

会计制度严格依照国家法律法规和总公司制定的各项财务制度执行。

职务牵制严格执行ISO9001岗位职责的相关规定，财务部下设资金管理、预算管理、会计核算、单证管理、财务管理五个科室，分别对公司的资金、预算、核算、单证管理进行统一管控，加强对直属部门的管控，加大了对直属部门的现场检查力度，严格按照分公司的标准来要求中支，保证公司财务序列的一致性。

各岗位职责明确，不相容岗位分离，实行定期或不定期岗位轮换，对风险点进行有效管控。

财务处理程序严格按照企业会计准则、总公司会计核算流程及ISO9001相关作业流程执行，依据真实的经济事项进行账务处理，对有关原始单据进行审核、复核，每日进行业务交接，核对账务及库存现金的准确性，并不定期对库存现金进行盘点，并根据复核结果生成凭证，自动导入生成明细账、总账及相关报表，实现账账、账实和账表相符。

财务报告严格依照总公司会计制度要求的规定，于每月月末月结完毕，打印自动生成的财务报表，并于每年年末进行年度报表外部审计，同时总公司及分公司内控合规管理部每年也不定期的对分公司财务报告进行审计，并根据检查结果出具整改报告和后续追踪调查表，确保会计信息的真实、完整、准确。

预算控制按照总公司《泰康人寿保险股份有限公司2011年分公司费用预算管理办法》的规定，编制分公司预算，全面考虑保费收入与费用、资产方面的各项因素，对预算的编制、执行、分析、考核进行明确，并及时分析和控制预算差异，确保预算的执行。

费用管理依照总公司泰康财发《2011年分公司费用预算管理办法》、《2008版分公司财务签批权限修订办法》执行，费用的审批报销严格按照双签制度执行，控制费用支出，并定期进行费用分析。

财务处理系统沿用总公司SAP财务系统、OA电子商务系统、CSC个险财务确认系统和团险、银保FAP财务确认平台，严格执行相关财务处理系统的管理规章、操作流程及ISO9001相关的岗位手册和风险控制制度，定期对财务数据和业务数据的一致性进行核对，并及时进行相应处理，确保各项业务活动得到及时、准确的反映。

2）资金控制

资金管理严格按照《泰康人寿保险股份有限公司资金管理办法》和ISO9001相关的规定，对资金进行全省统一管理和运作，根据实际资金需求申请资金并对分支机构下拨资金；严格实行收支两条线，对收付费进行控制，明确收付费的操作流程与岗位职责，对收付费行为进行定期检查和审计；妥善保管现金，定期核对和盘点现金和银行存款账户，确保资金的安全；对分支机构资金上划率进行监控，确保资金及时足额上划至总公司。

3）有价单证管理

严格按照《泰康人寿山西分公司有价单证管理办法（2008版）》进行单证征订、领用、发放及回销，并在台帐上进行相应登记；每月对有价单证进行财务库存盘点并指导业务部门对业务库存单证进行盘点，保证系统、实物、台账的一致性；要求各业务部门对使用的单证按月及时回销；定期组织全省各机构进行有价单证清理，保证单证使用状态与实物状态一致；每月对全省有价单证管理各项指标数据进行分析，以便更有效地加强单证管理。

4）档案管理

严格按照《泰康人寿山西分公司会计档案管理办法》和ISO9001质量管理体系文件执行，2011年档案归档即时、合规，内控活动涉及的记录和修改均保存完整。

目前计划财务部ISO9001质量管理体系文件中包括部门文件清单、部门质量目标、财务岗位说明书、文件更改申请表、质量记录清单、作业指导书。

四、2011年上半年重要业务活动合规情况

1、财务制度汇编工作

依照泰康晋内网发[2008]第011号《关于开展分公司年度规章制度汇编工作的通知》要求，分公司计划财务部组织专人，以2010年初《泰康人寿山西分公司内控制度汇编》（修订版）为制度汇编基础，对截止到2011年度新增或修订的制度文件进行集中梳理；同时对原有的、但目前已不再适用的相关规章制度进行清理废除，最终形成了符合当前管理实际的制度汇编文件。

2、中支新增会计人员轮训情况

无

3.财务人员的专业技能培训

根据总公司企业大学中财务教学的进度安排网络学习，对学习情况进行验收。

从而提高财务人员的专业技能。

4、收付费零现金管理工作

为贯彻落实保监发[2008]97号《关于加强人身保险收付费相关环节风险管理的通知》及总公司泰康财发[2008]第23号《泰康人寿保险股份有限公司收付费管理工作实施细则》的要求，进一步防范和化解人身保险公司收付费环节的资金管理风险，分公司积极推行零现金管理。

业务退费目前进展比较顺利，目前开通的代付保险费的退费银行渠道有中国工商银行、中国农业银行、中国建设银行、中国银行、中国邮政储蓄银行，并且退费形式为全省集中支付。

另外通过第三方通联支付渠道，进行集中付款，提高了付款时效。

几大退费渠道基本可以满足不同客户的需求。

到账期为自财务接手付款手续之日起二个工作日内。

并保证付款的准确性，降低差错。

公司现在基本不存在客户领取现金退费的情况，更不存在营销人员代领保险金的状况。

相对退费支付实施情况而言，保险费收取工作遇到了很大的阻力，在实施过程中也是较为艰难。

目前分公司开通的代扣保险费的渠道有：

中国工商银行、中国农业银行、中国建设银行、银联业务代扣、中国邮政储蓄银行、华夏银行、中国银行、交通银行。

按目前代扣渠道来看，渠道应该算是比较广泛全面，应能满足广大客户的需求。

但在执行收付费制度的过程中，仍有很多特例情况，仍无法满足100%转账收费情况。

在2011年1-12月份对于确实无法转账的客户，推行现金确认函制度，现金确认函必须经投保人签字或投保单位加盖公章确认。

在外部监管形势日趋严峻，查处力度不断加大的形势下，所有收款业务通过银行转账方式缴纳。

对于现金为1000元以下（含1000元）的保单件，如确实无法通过转账方式缴纳保费的情况，可以由营销人员代为办理缴纳；金额超1000元以上无法通过转账方式缴纳保费的情况，须客户本人持本人身份证明文件至公司柜面进行缴费。

对于营销人员代为缴纳的情况财务出纳人员有权不予受理。

从而从根本上防范了资金的风险。

5.收付费环节风险自查

为进一步贯彻落实《关于加强人身保险收付费相关环节风险管理的通知》（保监发[2008]97号）、《关于人身保险公司开展风险排查的通知》（保监寿险[2010]106号）等相关文件的要求，切实防范和化解公司收付费环节的资金管理风险，实时对公司的业务进行监控，对存在的问题进行实时整改，为今后公司继续的稳健经营提供了保障。

6、财务自查

为贯彻落实公司新三年战略，加强财务管理，严肃财经纪律，防范财务风险，提高资源使用效率，促进公司业务发展，根据国家有关财经法规和公司各项规章制度及总公司下发的《关于实施2010年财务检查工作的通知》（泰康财发[2010]第012号）的要求，山西分公司计划财务部下发了《关于在全省开展2010年财务检查工作的通知》（泰康晋财字[2010]第015号）并在全省范围内开展了2010年度各项财务收支活动遵守国家财经法规、公司财务制度的情况的财务自查工作，并就自查中存在的问题进行了及时的整改，从根本上防范财务风险的发生，使财务工作流程顺畅，从而最大限度的提高资源的使用效率。

7、印章清查

为了规范分公司各类印章的使用，防范印章使用及管理风险，根据《泰康人寿山西分公司印章管理规定》（泰康晋内字[2009]第009号）和《关于开展分公司印章管理全面清查工作的通知》（泰康晋内网发[2010]第008号）文件的要求，分公司计划财务部对各机构财务印章的使用情况进行了清查，对发现的问题进行了整改，从而切实加强风险管控，确保印章管理合法、合规使用。

8、中支财务现场检查工作情况

为保证公司在合规经营过程中快速发展，使各机构财务工作能够有效发挥财务监督、管理的职能，由于2011年上半年分公司税务检查频繁，未对中支进行现场检查。

9、有价单证清理工作

每年4月份对已过期失效单证进行年度清理工作，各机构财务失效单证由财务部进行清理失效操作，各业务部门失效单证由财务部单证岗负责督促业务部门进行失效清理并全部交回财务部。

五、目前存在的问题和改进措施

（一）有价单证管理方面仍存在部分问题

1、单证发放、回销不顺畅。

主要体现在有价单证管理流程不规范。

各机构单证的发放、回销没有标准化。

具体改进措施：

严格按照泰康晋财字〔2008〕第020号关于下发《泰康人寿山西分公司有价单证管理办法（2008版）》的通知执行，梳理公司各类单证的回销要求，并下发通知全省执行。

制定单证发放的标准要求，强化全省单证管理员的制度执行力。

2、目前仍有部分超期单证未及时清理。

2011年总公司定义的超期单证为财务发放6个月以上，截止到6月底，银保有超期单证4396份。

原因是一方面超期的单证追踪力度不够，没有和业务部门沟通，分析超期原因，遗留问题较多。

另一方面，业务部门对单证回销管理流程不规范。

与银行网点沟通不畅，业务系统重业务发展，对业务单证征订与发放要求比较多，对银行网点单证回销追踪力度不足，造成4396份超期单证。

具体改进措施：

对于超期单证进行针对性的追踪分析，制定超期单证定期宣导制度，每月向业务部门进行超期宣导；在单证领用环节控制超期，对单证超期的部门进行限量发放单证，实现以领控超，加强单证风险意识，严格控制业务库存，加强业务部门与银行中介网点的单证交接清单的管理，加强单证回销追踪力度，执行按月少量领用，多交领用，多次回销的勤领勤发勤回销的单证工作思路。

3、中支总体单证管理基础薄弱。

2011年中支总体单证管理的基础有很大的进步，中支机构业务部门对单证的重视程度有很大的提高，但是在其他方面，比如中支的单证管理员综合分析能力、单证的基础操作能力、和业务部门的沟通能力需要继续提升，不能及时发现问题，分析问题和解决问题，独立担当能力仍需要加强。

具体改进措施：

加强中支单证管理员的指导和现场培训，转变管理思路，让中支单证管理从事后解决逐步转向事前控制。

六、2012年合规工作规划

（一）继续推行零现金管理

依据泰康财发[2008]第023号《泰康人寿保险股份有限公司收付费管理工作实施细则》和泰康晋财网发[2009]第008号《关于取消银行交款单缴纳保险费的通知》的规定，规范收付费的流程，和银行渠道进行沟通合作，优化转账渠道流程，降低小额账户管理费，继续推行零现金管理。

（二）总公司常规稽核

根据2011年稽核计划安排，配合总公司的进度对分公司财务费用进行检查。

（三）加大现场检查力度

依据《泰康人寿山西分公司中心支公司财务工作考核管理办法（2010年版）》及《泰康人寿保险股份有限公司山西分公司财务信用等级评定办法（试行）》（晋财字（2009）011号）的相关规定，对中支财务管理进行现场检查和信用等级进行评定。

（四）有价单证管理

继续推进全省单证流程一体化进程，在单证的发放、使用、回销、销毁方面制定标准流程，提升单证管理效率；强化单证管理员的风险意识，促进公司业务健康发展；加强中支及分公司本部单证管理员的指导和现场培训，提高单证管理技能。

（五）财务人员的专业技能培训

根据总公司企业大学中财务教学的进度安排网络学习，通过考核指标和竞赛设计，对学习情况进行验收。

从而提高财务人员的专业技能。

分公司计划财务部

二零一一年十二月三十一日