学习电子邮件.docx

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学习电子邮件

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电子邮件规范

在邮件交往中要尊重对方，首先就要懂得替他节省时间，电子邮件礼仪的一个重要方面就是把有价值的信息提供给需要的人。

从公司送出的邮件，代表的就是公司，不管内容是什么，从公司送出的个人邮件都被认为是公司的官方消息。

这也许会给你和你的公司惹上一些不必要的麻烦。

职场电子邮件礼仪

（1）

关于主题

主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。

1．一定不要空白标题，这是最失礼的

2．标题要简短，不宜冗长

3.标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”

4．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理

5．特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

6．回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RERE一大串。

对英文邮件，一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。

另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写。

YES：

NewE-mailAddressNotification；Detailedcalculation

NO：

detailedcalculation

关于称呼与问候

1．恰当地称呼收件者，拿捏尺度

邮件的开头要称呼收件人。

这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。

如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。

电子邮件不用写日期，因为邮件发出的时候就有自带的日期，所以不做要求。

2．Email开头结尾最好要有问候语

Howareyou,老外会以为你活在20世纪，最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”；结尾常见的写个BestRegards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。

俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。

3称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行，开头无须空格。

如：

DearMr.Smith.

IreceivedyourmemoandwilldiscussitwithEriconWednesday.

BestRegards,

David

不知对方性别可用DearMadam，Sir。

如果针对整个部门：

GentlemenorLadies：

职场电子邮件礼仪

（2）

1.Email正文要简明扼要，行文通顺

Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。

正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。

最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。

2.注意Email的论述语气

根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。

尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。

电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。

“邮件门”就是深刻的教训！

3.Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。

如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。

保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。

4.一次邮件交待完整信息

最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。

不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。

5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查

这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。

如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开;如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。

在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。

6.合理提示重要信息

不要动不动就用、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。

合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。

7.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述

对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。

如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。

8不要动不动使用:

）之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻

BusinessEmail不是你的情书，所以:

）之类的最好慎用。

只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合，比如现在－:

）

9标点与格式

不要拘泥于语法和标点符号，尤其是滥用后者。

你会常常看到有人为了强调，硬要在句子后面追加一大堆感叹号。

对于滥用标点符号不能掉以轻心。

感叹号（计算机术语叫做“bangs”）只是另一种结束句子的方式而已。

格式很管用，但不是万能膏药。

（书写邮件）用语直白。

句号就够了。

尽量使用默认的字体和简单的格式，把那些五颜六色的背景，千奇百怪的字体和动感十足的图片留给你的个人网站。

大小写要注意，非必要，不要整个字都是大写，除非要骂人。

10文法要求

切忌主客不分或模糊

例子：

Decidingtorescindtheearlierestimate,ourreportwasupdatedtoinclude$40,000fornewequipment.

应改为：

Decidingtorescindourearlierestimate,wehaveupdatedourreporttoinclude$40,000fornewequipment.（We我们是主语,不是report。

）

时态和语气不要转变太多。

看商务英语已经是苦事，不要浪费人家的精力。

E-mail文体的另外一个特点是简单明了，便于阅读，太长的内容可以以附件的方式发出。

职场电子邮件礼仪（3）

附件

1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件

2.附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名

3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时

4.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件

5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用

6.如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送，

语言的选择和汉字编码

1.尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件

如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他；如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。

2.选择便于阅度的字号和字体

中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana或Arial字型，字号用五号或10号字即可。

这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。

不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。

结尾签名

每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。

虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。

1.签名信息不宜过多

电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。

签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。

你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。

2.签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。

字号一般应选择比正文字体小一些。

职场电子邮件礼仪（4）

回复技巧

1.及时回复Email

对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，电子邮件的设计初衷不是即时沟通（那是电话的“地盘”），而是方便沟通。

对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理。

但并不是说不需回复，特别是内部交流邮件最好在24小时内给予答复。

如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。

不要让对方苦苦等待。

如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。

2.进行针对性回复

当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。

不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。

3.不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼

如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。

此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。

电子邮件有时并不是最好的交流方式。

对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。

此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。

4．要区分Reply和ReplyAll（区分单独回复和回复全体）

如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了，如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该replayall，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情。

如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。

你们讨论好了再告诉大家。

不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。

点击“回复全部”前，要三思而行！

5.主动控制邮件的来往

为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：

“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。

职场电子邮件礼仪（5）

发送，抄送，密送

要区分To和CC还有BCC（区分收件人、抄送人、秘送人）

1．To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。

2．而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回Email。

3．而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。

这个可能用在非常规场合。

4．TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。

比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。

适当的规则有助于提升你的形象!

5．只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源

6、转发邮件要突出信息

在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。

除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者XX的接收人。

如果有需要还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。

不要将RE了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。

常用短语（可能会有帮助吆）：

Lookforwardtoyourfeedbacksandsuggestionssoon.

期待您的反馈建议!

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这个你怎么想?

Anyquestion,pleasedon’thesitatetoletmeknow.

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