Q3MNG0306质量管理体系文件编写指南.docx
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Q3MNG0306质量管理体系文件编写指南
质量管理体系文件
THUNISOFT-Q3-MNG-03-06/V3.1
质量管理体系文件编写指南
编制
：
质量管理部
编制时间
：
2009年**月**日
审核
：
陈克
审核时间
：
2009年**月**日
批准
：
黄福林
批准时间
：
2009年**月**日
北京紫光华宇软件股份有限公司
文件变更记录
版本号
发布日期
变更内容
编写人
审核人
批准人
3.1
初稿
张小爱
陈克
黄福林
1目的
规范质量管理体系文件的编写，包括：
质量手册、程序文件和三级文件的结构和格式，以达到质量体系文件风格统一。
2适用范围
本程序适用于公司质量体系涉及的所有文件编写。
3内容和要求
3.1文件结构
3.1.1一级文件
一级文件（即质量手册）的大纲内容：
●封面：
内容包括质量手册名称、编号、版本号，编制人、审批人、批准人，以及公司名称和公司logo。
●发布令：
以简练的文字说明公司质量手册已按选定的标准编制完毕，以及发布版本的主要修改内容、发布内容等，并予以批准发布和实施。
颁布令必须以公司最高管理者的身份叙述，并予亲笔手签姓名、日期。
●任命书：
即管理者代表的任命书，必须以公司最高管理者的身份任命一位高层管理者做为质量管理体系的建立、实施维护的负责人。
●目录
●前言：
包含质量手册的内容（含体系对标准的删减内容）、管理，以及公司简介和组织结构。
●范围：
质量管理体系适用的范围。
●应用标准：
质量管理体系应用的标准。
●术语定义：
质量管理体系文件中的术语解释
●质量管理体系要求：
含管理职责、资源管理、产品实现、测量分析和改进，其内容根据质量体系标准的要求，结合本公司的实际情况，简要阐述对每个质量体系要素实施控制的内容、要求和措施。
力求语言简明扼要、精炼准确，必要时可引用相应的程序文件。
●附属文件：
含质量体系要素职责分配表、程序文件及其对应的标准要素列表、质量环等。
另外，如果有对质量手册部分内容补充说明的文件，可做为质量手册的分册，如：
软件过程改进分册、IT服务管理分册等。
3.1.2二级文件
二级文件根据其描述的活动或过程内容的特点分为流程类文件和管理规范类文件。
程序文件的编写需遵循5W1H和PDCA的原则。
3.1.2.1流程类文件
流程类文件大纲：
●目的
●适用范围
●术语定义
●岗位与职责
●程序准则（执行准则、输入即入口准则、输出及出口准则）
●工作程序：
含下面3部分内容
程序描述（流程图、流程描述）
关键绩效指标
流程质量控制
●相关程序文件
●三级文件
质量记录模板（需注明介质、归档部门、保存期限）
文档模板
规则惯例和约定
检查单
●裁剪说明
●文件变更记录（程序文件变更和三级文件变更）
3.1.2.2管理规范类文件
管理规范类文件大纲内容：
●目的
●适用范围
●术语定义
●岗位与职责
●工作程序
●相关程序文件
●三级文件
质量记录模板（需注明介质、归档部门、保存期限）
文档模板
规则惯例和约定
●裁剪说明
●文件变更记录（程序文件变更和三级文件变更）
3.1.3三级文件
三级文件可分为质量记录模板、文档模板、检查单模板、规则管理和约定模板，其架构可根据实际内容确定。
3.2文件风格
3.2.1质量手册、程序文件、规则惯例和约定
此类文件格式为Word2003，特殊情况下可采取其它适用的格式。
序号
内容
要求格式
备注
1.
封面
封面上部：
左上角为文件中公司的类别，质量管理体系文件一般称“质量管理体系文件”。
右上角，文件的编号及版本号。
字体：
黑体、黑色、四号、单倍行距，左上角文字左对齐，右上角内容，右对齐。
封面中间：
文件名称、编写人、审批人、批准人，以及对应的日期。
字体：
文件名称为华文中宋、黑色、小一，居中；编写人、审批人、批准人，以及对应的日期字体为宋体、黑色、小四、单倍行距左对齐。
封面下部：
公司logo及公司名称，字体为宋体、黑色、小三、居中。
封面插入的是表格，表格无边框。
2.
正文页眉页脚
页眉：
左侧为文件名称，右侧为文件编号和版本号，字体为：
幼圆、黑色、五号、单倍行距、两段文字分别为左对齐和右对齐。
页脚：
左侧为公司名称，右侧为页次，表示为“第*页共*页”。
字体为：
幼圆、黑色、小五、单倍行距、两段文字分别为左对齐和右对齐。
页眉页脚中的上边框和下边框，宽度为0.5磅，底纹填充色为RGB（243.243.243）。
3.
变更页
标题字体：
楷体，黑色、加粗、二号、居中。
变更内容以表格形式体现，字体：
宋体、黑色、11号、单倍行距，表头加粗、居中，表格内容靠左居中。
4.
目录标题字体：
楷体，黑色、加粗、居中。
目录显示3级
5.
标题
标题共分为4级，特殊情况可增加级数。
标题字体为楷体、黑色、加粗、1.5倍行距，从标题1到标题4字体大小依次为：
小二、三号、小三、四号。
6.
正文
正文字体为：
宋体、黑色、小四、单倍行距，首行缩进2个字符。
正文插入的表格风格：
表格字体为：
宋体、黑色、11号、单倍行距，表头加粗、居中，表格内容靠左居中。
7.
附属文件
文件的附属文件尽量与本文风格的格式一致，若遇特殊情况，可根据附属文件的特殊性确定文件风格。
8.
页边距
上3CM，下2.75CM，左2.85CM，右2.25CM
页眉1.05CM，页脚1.75CM
说明：
1）封面、变更页无页眉页脚；
2）目录页无页眉，页脚需插入页次，页次格式为i、ii、iii……；
3.2.2流程图
流程图文件格式为Visio2003.
3.2.2.1流程节点
序号
节点类别
说明
图例
1.
流程开始
白底黑框，粗细为01，内部文字为宋体8pt-10pt
2.
流程结束
白底黑框，粗细为01，内部文字为宋体8pt-10pt
3.
步骤
白底黑框，黄色底色为可剪裁，粗细为01，内部文字为宋体8pt-10pt，XX代表节点所属角色的拼音简写，nn为2位自然数
4.
输入/输出物
白底黑框，黄色底色为可剪裁，粗细为01，内部文字为宋体8pt-10pt，XX代表节点所属角色的拼音简写，nn为2位自然数
5.
判定
白底黑框，黄色底色为可剪裁，粗细为01，内部文字为宋体8pt-10pt，XX代表节点所属角色的拼音简写，nn为2位自然数
6.
子流程/外部流程
白底黑框，黄色底色为可剪裁，粗细为01，内部文字为宋体8pt-10pt，XX代表子流程的拼音简写，nn为2位自然数
7.
工具
白底黑框，黄色底色为可剪裁，粗细为01，内部文字为宋体8pt-10pt，与步骤间用虚线连接
8.
并行
白底黑框，粗细为01，内部文字为宋体8pt-10pt
说明：
自然数nn为各个活动在同一甬道中的序列号。
3.2.2.2流程绘图原则
●流程图流转方向为自上而下，每个角色占用一个甬道，重要的角色通常占用中间的甬道；
●流程图必须有“输入/外部流程”和“输出/工具”两列，分别在最左和最右侧；
●流程图顶部为流程名称（宋体14pt），第二层为流程角色（宋体12pt）；
●流程图必须有开始、结束这两个节点，开始和结束应该为同一角色，即谁开始谁结束；
●每个步骤都要有步骤编号和步骤名称，编号要符合说明中的规则；
●步骤命名应为“动宾”格式；
●黄色底色表示可剪裁的对象，对象可能是步骤也可能是输入、输出物；
●输入、输出物要尽量和对应的步骤水平对齐；
3.2.3质量记录
质量记录文件格式一般为Word2003，特殊情况下可采取其它适用的格式，如excel、E-mail等。
Word2003质量记录的模板格式要求如下：
序号
内容
要求格式
备注
9.
页眉
页眉：
1）左侧为公司名称和公司logo，公司名称字体为：
黑体、黑色、11号、单倍行距、左对齐。
2）右侧从上到下依次为：
质量记录名称、质量记录编号、修订版本号、页次。
质量记录名称字体：
黑体、黑色、四号、水平居中。
质量记录编号、修订版本号、页次字体：
楷体、黑色、10号、加粗、单倍行距、左对齐。
页眉中的表格无边框
10.
文件归档栏
质量记录的第一行为质量记录归档信息，从左到右依次为：
归档编号、归档人、归档日期。
字体：
楷体、黑色、10号、加粗、单倍行距、左对齐。
归档栏与表头之间的边框为=，宽度为0.5磅。
11.
表头
表头一般为该质量记录的基本信息，如该记录涉及到的项目信息、部门信息等
字体：
黑体、黑色、小四、左对齐、单倍行距。
12.
每一栏的标题
每一栏的标题为该栏内容的要求或提示，一般要简短、精炼、准确。
字体：
黑体、黑色、小四、左对齐、单倍行距。
13.
正文
正文为每一栏的具体内容描述。
字体：
宋体、黑色、小四、左对齐、单倍行距。
14.
审批签字栏
左上角为标题，具体要求同“标题”要求。
右下角为审批签字和审批签字内容，字体：
字体：
黑体、黑色、小四、右对齐、单倍行距。
日期格式为“-年-月-日”。
15.
填写提示、样例或说明
质量记录模板中的填写提示、样例或说明可出现在表格的空白处。
字体：
宋体、蓝色RGB（83.142.213）、五号、左对齐、单倍行距。
16.
页边距
竖表：
上3CM，下1.2CM，左3CM，右1.5CM
页眉1.4CM，页脚1CM
横表：
上3CM，下1.2CM，左2CM，右2CM
页眉1.4CM，页脚1CM
说明：
1）表格边框宽度都为0.5磅；
2）质量记录模板若用excel格式，其风格与word风格保持一致，具体内容见excel格式模板。
3.2.4文档模板
文档格式可为Word2003、EXCEL2003文档，进度计划采用project文档，特殊情况下可采取其它适用的格式。
文档内容较少，需要以表格形式表现时，可用word或者Excel格式，要求如下：
序号
内容
要求格式
备注
1.
页脚
页脚插入文档页次
表示为“第*页共*页”，字体为：
宋体、黑色、五号、居中。
2.
文档标题
文档标题字体：
黑体、黑色、小三、居中。
标题第二行为公司名称，字体为：
宋体、黑色、小四，右对齐
3.
文档表头
文档表头一般为该质量记录的基本信息，如该记录涉及到的项目信息、部门信息等
字体：
黑体、黑色、小四、左对齐、单倍行距。
4.
文档内容表头
Word格式字体：
宋体、黑色、11号、加粗、居中
Excel格式字体：
宋体、黑色、10号、加粗、居中，
一级表头底纹填充色为RGB（83.142.213）
二级表头底纹填充色为RGB（141.142.213）
三级表头底纹填充色为RGB（197.217.241）
5.
每一栏的标题
每一栏的标题为该栏内容的要求或提示，一般要简短、精炼、准确。
字体：
黑体、黑色、小四、左对齐、单倍行距。
6.
正文
正文为每一栏的具体内容描述。
Word格式字体：
宋体、黑色、小四、左对齐、单倍行距。
Excel格式字体：
宋体、黑色、10号、左对齐、单倍行距。
7.
填写提示、样例或说明
质量记录模板中的填写提示、样例或说明可出现在表格的空白处。
字体：
宋体、蓝色RGB（83.142.213）、五号、左对齐、单倍行距。
8.
页边距
Word格式
竖表：
上2.2CM，下2CM，左2CM，右2CM，页眉1.5CM，页脚1.75CM
Excel格式：
上2CM，下2CM，左1.8CM，右1.8CM
页眉1CM，页脚1CM（预览页水平居中）
说明：
1、表格边框宽度都为0.5磅；
2、Excel格式的文档，需要设置好打印页面，以备打印用。
文档内容以文字描述形式体现时，采用Word2003格式，风格与公司统一要求的文档风格保持一致。
见公司内部网站：
首页>信息发布>模板工具>常用文档/政府公文模板
3.2.5检查单
检查单格式一般采用EXCEL2003文档，风格要求同本文“4.2.4”中Excel文档模板的要求。
3.2.6培训教材
检查单格式一般采用PowerPiont2003文档，格式采用公司统一要求的风格。
见公司内部网站：
首页>信息发布>模板工具>常用文档/政府公文模板>演示文档常用模板。
4模板
模板见该指南的附件。
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