行政管理经验谈.docx
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行政管理经验谈
行政管理怎样做更好
行政管理工作可以说是千头万绪、纷繁复杂。
企业行政人员每天都面临着大量的、琐碎的、不起眼的事务。
但是，这些事务只不过是行政管理这棵大树上的枝枝叶叶而已。
概括起来说，行政管理在企业中主要有管理、协调、服务三
大功能；其中管理是主干，协调是核心，服务是根本。
究而言之，行政管理的实质就是服务。
行政部门还必须在管理、“协调和服务三方面再上一个档次，才算是一个合格的现代企业的行政管理者。
从管理方面来说，行政部门不能满足于在日常事务的层次上做好领导的参谋和助手：
还必须在公司的经营理念、管理策略、企业精神、企业文化、用人政策等重大问题上有自己的思考，并且高屋建瓴地在实际工作中加以贯彻落实，成为领导不可缺少的高参和臂膀。
“这就要求行政部门的领导者不能满足于做一个事务主义者，而是要做一个有思想、敢创新、有冲力的领导者；换句话说，他不能仅仅满足于做好一个战术家，还要努力做好一个战略家。
很显然，也只有一个有思想、懂战略、敢创新、有冲力的人，才能把行政工作做得更好、再上一个档次。
从协调方面来说，行政管理者不能简单地以传达领导的命令、完成领导交办的任务为满足；也不能凭借自己在企业的独特地位对各个部门颐指气使，以权压人。
行政部门应主动做好上与下、左与右、里与外的沟通，在充分沟通的基础上做好协调。
没有充分沟通的协调不成为真正的协调。
从服务上说，行政部门要甘当幕后英雄的角色。
因为行政服务干得再出色，毕竟是服务于企业的最终目的的。
行政部门的工作，特别是后勤服务工作，永远不要奢望成为企业关注的中心。
“不但不可能，而且不应该。
因为如果一个企业的关注点不幸竟在于行政部门，那只能说明一点，即行政工作做得实在太糟糕，影响了企业各方面的工作，影响了企业最终目的的实现，以致于引起大家的关注。
行政管理的理想境界应该是润物细无声。
“行政部门最忌讳处处显示自己的存在，与其它部门抢镜头，争荣誉。
行政部门应该象一部自动化程度很高的机器，这头原料（任务）进去，那头
成品（结果）出来；其中的许许多多曲曲折折，都消化在行政体系之内，切忌为自己评功摆好，四处张扬，浪费别人的时间、精力和感情。
要反对利用自己对公司资源的支配权只顾为自己谋取私利或便利的行为，特别要反对把行政部门变成门难进，脸难看，事难办的官府衙门。
管理是要执行制度的；但执行制度也是一门艺术，并不一定要搞得剑拔弩张，刀光剑影。
特别是在高素质人才集中的地方，更要注意对人的尊重。
行政工作要做得有人情味。
各企业行政部定位不同，工作内容也不相同
例如：
一家外企集团中国区行政部，下属有二十多家子公司，工作内容主要包括以下:
1.中国区总部办公室管理
2.中国区总部与集团总部信息沟通
3.办公文具设备的采购和管理
4.车辆的管理
5.电话的管理
6•指导和督促子公司安全生产管理
7.对子公司行政部门进行考核
8.企业文化管理（公司月刊）
9•各子公司行政费用监控（宿舍食堂文具水电费等行政报表）
10.统筹各子公司财产保险和意外伤害保险等商业保险办理
11.固定资产的管理
12.公文管理（公司及行政发文的拟稿和发行工作）
13.各子公司印章及证照使用的监督（每季度报表）
14.预订机票酒店的管理
15.新成立注册公司（注销）的办理
16.名片的管理
17.保安的管理
18.公司大型会议及活动的筹划
19.到各子公司进行督导和检查工作
20.负责对子公司行政经理（主管）进行培训及工作指导
21.及时解决各职能部门或子公司的行政问题
22.各子公司工作汇报的收集和整理
23.对外相关单位的公关和关系维护
24.写字楼租金水电费管理费宿舍的管理
再来谈行政助理又是做些什么呢
行政助理主要是协助行政经理开展工作。
行政助理的工作内容以公司运营保障为主，工作内容较多元化，但较基础。
1、协助行政部经理完成公司行政事务工作及部门内部日常事务工作
2、协助审核、修订公司各项管理规章制度，进行日常行政工作的组织与管理
3、各项规章制度监督与执行
4、参与公司绩效管理、考勤等工作
5、奖惩办法的执行
6、协助行政部经理进行内务、安全管理，为其他部门提供及时有效的行政服务
7、会务安排：
做好会前准备、会议记录和会后内容整理工作
8、负责公司快件及传真的收发及传递
9、参与公司行政、采购事务管理
10、负责公司各部门办公用品的领用和分发工作
11、做好材料收集、档案管理、文书起草、公文制定、文件收发等工作
12、对外相关部门联络接待，对内接待来访、接听来电、解答咨询及传递信息工作
13、协助办理面试接待、会议、培训、公司集体活动组织与安排，节假日慰问等
14、协助行政部经理做好公司各部门之间的协调工作
行政管理体系职责和任职条件
制造行政管理|文秘的职责和任职条件
1、文件及通讯管理：
按照部门经理的安排，负责部门经理的文件、信函、邮件、传真和批件的收、发、转、呈、复印、传阅和归档等，负责收集和整理部门经理的通讯录，负责电话接听、转接、记录、反馈等，保证内、外部信息的准确传递；2、档案、文件资料管理：
根据公司资料管理制度，严格管理本部门涉及的各项文件、档案、凭证等资料，办理相关的交接、存档、保管等手续，随时为本部门员工提供资料查询服务，确保资料的安全性、完整性和条理性；3、访客接待：
根据公司接待制度、上级要求和公司领导指示，负责部门经理安排约见的客人的日常接待、迎
送、会客及会谈安排（包括制定接待计划、联络客人、安排食宿、调度车辆等工作），以优质服务树立公司良
好印象；
4、会议安排：
负责部门经理召集的会务安排（包括会议通知、会场准备等工作），为部门经理撰写文稿，做
好会议记录（必要时编写会议纪要）以及会议服务（如会议资料的发放、收集、整理和归档工作），保证会议
顺利召开；5、公文起草：
依照部门经理的指示起草对内、对外行文、通知、函件及其他相关文件，并经过相应审核流程后负责发布、传递等工作，保证部门行政信息的及时传达；
6、部门行政后勤工作：
根据本部门的管理需要和公司内部管理制度，为本部门员工办理考勤统计、资料收发、
办公用品领用、费用报销、考核资料汇总以及文件的送审、报批等工作，进行各项内部行政事务处理和服务，为本部门的管理工作提供服务和便利。
任职条件：
1、教育背景：
文秘、行政管理相关专业，中专以上学历。
2、工作经验：
一年以上的文秘或行政管理工作经验
3、知识/技能：
熟悉文秘、行政管理等相关知识，了解文秘工作流程和规范，了解公司其他
职能部门的工作，具备基本的英语日常听说能力，熟悉公文写作格式，具备基本商务信函写作能力，熟练运用OFFICE等办公软件，打字速度60字/分钟以上，具备较强的书面和口头表达能力。
4、素质要求：
1）客户服务导向：
遇到问题时能作出快速反应，坦诚地承认问题的存在并诚恳地帮助客户解决
问题，且愿意付出大量额外的精力满足客户的需求；
2）团队合作：
愿意与他人合作，主动与其他成员进行沟通交流，共同分享信息、知识、资源；
3）灵活性：
能够充分理解并灵活运用标准，必要时通过快速而适当地改变规则或正常程序来解
决问题。
制造行政管理|行政专员的职责和任职条件
1、公文起草及政令信息的传播：
根据公司发展与管理等需要，起草行政管理制度及各类公文信函等，并提交上级审核；通过电子邮件、公告栏等各种信息传播方式，传达公司日常政令，落实公司文件的拟、收、发、存等工作，组织公司内部信息发布内容的编排及传播、内部刊物的出版，保证公司各类信息及时、正确的传播；
2、会议及活动管理：
依据公司会议制度，协助上级进行公司管理层会议、公司庆典等重要会议、重要活动的组织、筹备，负责一般人员的联系及协调工作，进行会议记录与整理，通报会议决议，并对会议决议的执行情况进行简单核查；确保各项会议、活动的顺利开展及会议决议的有效落实；
3、办公物品管理：
依据公司的办公用品管理规定，根据公司人员对办公用品的申领记录及上级指令，负责对办公家具、设备、用品进行选购、统一调配、发放、保管和维护管理，并定期进行预算汇总，确保满足员工使用要求及有效控制费用；
4、文件、文档管理：
依据公司文件管理规定，通过辅助行政文件管理系统平台的建立与维护，负责公司级文件的编制、审批、发放；外部门文件的接收与存档；部门级文件的登记、分类、整理、编写、存档、保管等工作，确保及时、准确、完整地管理公司内部文件及文档；
5、重要证照及资料管理：
根据公司行政管理制度及保密制度，负责执行公司各类重要资质证件、执照、非技术资料、计算机磁盘、光盘等的常规使用与保管，及公司印章的刻制、常规使用、保管及注销；在例外使用情况下报上级审批，确保各重要证照、资料满足使用需要及获得妥善保管；
6、后勤管理：
协助上级拟订和完善公司后勤管理规范，安排及落实上级要求的各项任务，代表公司与物业部门交涉，管理公司水、电、气、热等能源后勤保障工作；负责监督安全保卫、消防、卫生的宣传与检查等日常管理；办理公司购车、车辆年检的相关手续，安排活动用车，并统计人员用车的费用；负责员工的门卡、餐卡、杂志、票务、订餐等工作，确保提供及时的服务和后勤保障，提高员工满意度；
7、员工出差支持：
依据公司出差管理规定及报销规定，协助落实员工出差的行程安排、交通工具安排及票务办理、酒店预定等工作，协助护照和签证办理资料的准备、联系、手续办理；审核员工出差预算、出差旅程记录、报销费用票据；确保为员工出差提供及时的行程及费用报销支持。
任职条件
1、教育背景：
行政管理等相关专业大专以上学历，受过管理学、公共关系、文书写作、档案管理、物料管理、后勤管理、财务知识、会务组织等方面的培训。
2、工作经验：
两年以上行政管理相关工作经验，其中至少有一年以上物料管理、后勤管理或资产管理经验。
3、知识/技能：
具有一定的时间管理能力、外联和公关能力、沟通协调能力、组织安排能力、灵活有序的物
料控制能力；能熟练使用ofice办公软件及自动化设备，具备基本的网络知识，英语达到CET四级或PET三
级水平。
4、素质要求：
1）客户服务导向：
按照相应规定或规范，友好地为客户提供服务，能对客户的问题作出快速反应，并且愿意付出大量额外的精力满足客户的需求；
2）主动性：
无需督促，自主地完成工作，自觉地在工作中付出更多的努力，主动帮助他人解决工作中的问题；
3）规范导向：
注重秩序，工作中严格按规范进行操作，并能及时检验自身工作及相关信息的精确度。
制造行政管理行政经理的职责和任职条件
1、行政制度、流程、工作计划的制定及执行：
负责建立并优化公司内部的管理体系、各项行政管理制度及相关的流程，并督促、检查及评估制度和流程的贯彻执行；制定行政部工作发展规划、年度及月度工作目标与工作计划，并监督其实施；以提高公司内部管理的规范性和有效性;
2、行政费用的预算与管理：
制定公司办公费用的预算方案和计划，并在实施过程中进行费用控制；制订行政部年度、季度费用预算，分解到各功能区块，监控其实施过程；以合理降低行政费用；
3、会议及活动管理：
依据公司会议制度，负责公司管理层会议、公司庆典等重要会议、重要活动的组织、筹备、联系、协调工作，提供会议记录与整理服务，通报会议决议，并对会议决议的执行情况进行核查；负责定期组织全公司员工大会，开展年度总结评比和表彰工作；确保各项会议、活动的顺利开展及会议决议的有效落实；
4、文件信息的传播：
监督公司日常重要政令的传达，落实并规范公司文件的拟、收、发、存等工作流程，确保公司重要信息的有效传递；组织公司内部信息发布和内部刊物的出版，保证公司各类信息的正确、有效、及时传播；
5、固定资产管理：
在预算计划的范围内，负责监督、检查公司复印机、电脑、打印机、传真机等办公设备、网络设备、运输设备及其他固定资产的采购、使用、维护、保养情况；确保在费用预算内满足公司运营需要；
6、重要证照及资料管理：
根据公司行政管理制度及保密制度，负责监督及审批公司各类重要资质证件、执照、非技术资料、计算机磁盘、光盘等的使用与保管及公司印章的刻制、保管、使用及注销；确保各重要证照、资料满足使用需要及获得妥善保管；
7、后勤管理：
参考公司行政管理制度，负责组织后勤管理制度的拟订、检查、监督和执行；制定年、季、月度后勤工作计划（包括治安管理、环境卫生、员工宿舍、水电能源、办公车辆等方面）并监控计划的实施情况；负责公司生活用房的安排及财产管理，建立生活用房等用于后勤生活服务的财产帐册；负责内部治安管理，用水、用电管理，及公司办公用车辆的统一调度管理；确保后勤服务及时到位，满足员工工作及生活需要；
&部门人员管理：
根据本部门的业务发展计划，制订本部门人员编制计划和人员发展计划，负责选拔及培训新员工，合理分配下属的工作职责、工作任务并督促其执行，组织部门技能培训，定期考核下属的工作业绩并指导其业绩改善，以建立并培养高效能的行政干部梯队，支持部门业务的完成；
9、外部联系：
负责组织和接待相关单位（包括上级单位）的来访，处理地方关系和社会公益事务，处理重要函件，代表公司与外界有关部门和机构（包括新闻媒体）联络并保持良好的合作关系；负责审核公司对外宣传的各种资料，协调、解决公司的公关危机；以培养良好的外部资源关系，维护公司良好的形象。
任职条件：
1、教育背景：
行政管理等相关专业本科以上学历。
2、工作经验：
三年以上行政管理经验，一年以上部门管理经验。
3、知识/技能：
掌握相应的行政管理、企业形象宣传的知识，了解公关宣传的常用做法；熟练使用自动化办公软件，具备基本的网络知识；具备优秀的外联与公关能力及解决突发事件的能力。
4、素质要求：
1）组织意识：
了解组织中正式的权力结构、运转方式、主要人物的职权范围，掌握组织中非正式的结构及组织的氛围和文化，知道组织中真正的关键角色及组织中的运作和决策模式，并且能了解组织内部的人际矛盾和政治斗争，具备在复杂的组织结构和政治生态中判断人们之间相互依赖、合作或斗争等微妙关系的能力；
2）客户服务导向：
关注客户，与客户保持沟通，主动跟踪、了解客户的问题、要求，并且能对客户的问题作出快速反应；
3）监控能力：
能够将任务合理分配到员工，并清晰地表达任务要求和目标，在分工明确的基础上，坚持要求他人遵守。
消息中心负责人
1、信息收集：
在厂长领导下，有目的地组织收集、整理、分析、传递、研究、处理、贮存厂内外有关改革和经营管理科技进步、群众生活，思想工作等方面的综合信息，为领导决策和各部门应用服务。
负责组织开展经济技术情报工作，为工厂制定经营决策和产品开发方案提供依据;
2、档案管理：
根据《工业企业档案管理暂行规定》要求，负责归口管理全厂计划统计、经营销售、生产调度、物资供应、财务管理、劳动人事、教育卫生和工作工作等各方面工作所形成的档案，并积极组织档案编研，主动为领导和群众提供利用；
3、信息设备与资料维护：
组织搞好科技资料图书选购、收藏、介绍工作，为提高工厂科学技术素质服务。
参与工厂计算机及相关系统的建设与维护；
4、对外信息发布与工厂内刊：
积极组织开展重大信息的调研活动，努力办好信息刊物，不定期召开信息发布会，及时向厂内外传递、发布有关信息。
任职条件
1、教育背景：
文秘、档案管理及相关专业，大专以上学历。
2、工作经验：
七年以上相关工作经验，三年以上同等职位管理经验。
3、知识/技能：
对文字内容的编辑与审核具有一定经验，文字功底扎实，文笔好，知识面广；良好的组织协调能力及计划与控制能力；熟练使用办公软件。
4、素质要求：
1）团队合作：
愿意与他人合作，主动与其他成员进行交流，分享信息、知识、资源；2）信息搜集：
系统地分析并构建信息搜集调查的方法，熟练地掌握信息搜集与分析的各项技能。
行政管理工作包括哪些内容?
怎样做好一个行政管理人员?
企业的行政管理工作内容主要包括2大部分：
内勤、外联；
一、内勤包括
1、制度的制定和执行推动
2、日常办公事务管理
3、办公物品管理
4、文书资料管理
5、档案管理
6、会议管理
7、涉外事务管理
8、生活福利
9、车辆
10、安全卫生
二、外联包括
1、办公室内部人际外联
2、企业外部公关外联企业要发展，要做大，必须有一个英明的决策层，制定高远的企业发展方
向和计划；必须有一个坚实能干的团队，坚决贯彻执行决策层领导制定的各项企业发展计划。
企业在运作过程中如同一个转动的车轮，所有零部件必须严密结合，充分发挥本身的作用，才能跑的快，跑的稳；才不会在跑动的过程中散架。
而行政管理工作就好比润滑油，适量的润滑可以使车轮跑的更轻、更稳、更快。
一、企业行政管理的概念和意义企业行政管理广义上包括行政事务管理、办公事务管理、人力，资源管理、财产会计管理四个方面；狭义上指以行政部为主，负责行政事务和办公事务。
具体包括相关制度的制定和执行推动、日常办公事务管理、办公物品管理、文书资料管理、会议管理、涉外事务管理，还涉及到出差、财产设备、生活福利、车辆、安全卫生等。
所有工作的最终目标是通过各种规章制度和人为努力使部门之间或者关系企业之间形成密切配合的关系，使整个公司在运作过程中成为一个高速并且稳定运转的整体；用合理的成本换来员工最高的工作积极性，以提高工作效率完成公司目标发展任务。
二、对做好企业行政管理的几点认识
1、明确岗位职责：
日常办公事务管理包括日常事务的计划安排、组织实施、信息沟通、协调控制、检查总结以及奖励惩罚等方面的管理工作；办公物品管理包括办公物品的发放、使用、保管及采购以及相应制度的制定；文书资料管理包括印信管理、公文管理、档案管理、书刊管理；会议管理包括会前准备、会中服务、会后工作；其他事务视各公司具体情况而定。
2、加强沟通：
沟通包括纵向沟通和横向沟通。
纵向沟通分为与上级沟通和与下级部门沟通。
与上级沟通主要是要充分领悟上级领导的意思，把握住方向，同时将自己和下级部门的观点很好的传达给上级，这需要行政人员有观察分析能力和表达能力。
与下级沟通主要是执行上级的决定以及收集整理下级部门各项信息，这就需要较强的应变能力和组织能力。
横向沟通包括公司内部相关职能部，与关系企业窗口部门和外界媒体政府机关等等。
在传达精神及布置工作任务及协调各部门工作时，务必真诚、谦虚。
与外界沟通需要强的适应能力和自我控制能力。
3、注重信息的收集和整理：
并即时提供给管理者。
信息包括企业外部信息和内部信息。
外部信息具体包括：
国家政治、法律、经济、政策规定；社会习惯、风俗、时尚变化；市场需求、消费结构、消费层次的变化；竞争企业信息；科学技术发展信息；突发事件等。
内部信息具体包括财务状况；生产状况；产销状况；采购、库存信息；设备的使用和管理；人才资源等。
作为一名行政管理人员最重要的是要及时了解企业内部情况发展变化和国家政府机关相关政策和法律规定的变化。
4、培育传播企业文化：
在企业中，仅仅用薪金留人是不够的，还要用企业文化去吸引、感化人。
也就是我们通常所说的人文管理。
企业文化的建设包括四个方面，需要全体员工的参与。
（1）组织结构清晰，战略导向明确。
分工明确，这是企业发展的基础。
企业不仅应该有近期目标，更要有远期规划。
行政管理人员应该协助企业管理者制定一个好的组织结构，并制定近、远期战略目标。
从而形成一个完善的团结的团队。
（2）建立完善的绩效评价标准，形成公平、竞争的平台。
这个平台上充满竞争、激励、开放、交流的特征，管理者不完全控制员工做事情的方式，而去衡量做事情的结果。
任何人员能上能下。
（3）注重企业形象建设。
包括物质形象和精神形象。
物质形象包括司容、司貌、技术装备、产品、服务设施等。
精神形象包括员工精神面貌、企业风格、人文环境等。
让工作“生活化”。
（4）重视人才，用企业的发展凝聚人，用榜样激励人，用员工成才教育人。
企业在给员工发展空间的同时，注重提供给员工在再学习机会。
可以开展相应的活动让员工进行职业生涯设计，让每个员工都能对未来都充满信心，对公司有认同感和归属感。
5、踏踏实实地去执行：
完善成熟的制度有了，即定目标有了，关键就是要做好。
要做好执行需要注意：
（1）什么事情该做，该怎么做。
（2）如何更好更快完成该做的事情。
（3）清除所有障碍。
（4）形成企业执行的制度和文化,让执行影响到每个员工。
怎样打造好企业文化
打造企业文化，就好像在荒漠中营造一片绿洲，首先要固沙，培植土壤，涵养水源，然后再种植作物。
进行企业文化建设首先要打造一个企业管理平台，然后在企业管理过程中培养共同的愿景和行为习惯，营造一个良好的企业环境。
没有健康的管理平台，水土流失严重，既培养不出真正的共同愿，也培养不出共同的健康的企业习惯，也不可能拥有真和谐的企业环境，甚至连人才都留不住，更不可能具备可持续的核心竞争力。
首先，做好企业文化要打造稳健的管理平台
企业的制度（特别是人力资源政策）和实际操作方法是企业理念的直接反映，员工能从中体味出企业是什么样的企业，文化是什么样的文化。
究竟是一个纪律严明、管理到位的企业，还是乱做一团、稀里糊涂的企业？
是一个员工训练有素、欣欣向荣、精益求精的企业，还是员工一盘散沙、死气沉沉、随随便便的企业？
是公平、公正、和谐的企业，还是勾心斗角、矛盾重重的企业？
是一个人尽其才、物尽其用、赏罚分明的企业，还是压抑郁闷、损耗严重、是非不分的企业……看企业具有什么样的企业文化，是看它是怎么干部管理，员工怎样做事的，这些是根本不需要听谁说就自己能感受到的，也是企业根本没有办法掩饰的。
所以做企业文化要从改进企业管理着手，通过规范管理、强化执行切入企业文化建设，以先进的企业理念为指导，全心全意地致力于建立一个优秀的、健康的、全方位的管理平台，这才是企业文化的根本和百年大计。
其次，做好企业文化要塑造正确的观念习惯
员工的心态是企业文化的反映，最终体现在行为方式上。
企业文化始于观念习惯，终于观念习惯，企业文化建设既是改造人和塑造人的过程，也是企业文化建设的结果。
企业文化以纪律制度约束员工的行为始，使员工养成习惯，认同观念，最终达到自我管理。
观念习惯是无动机行为，具有相当强大的稳定性，员工一旦形成良好的行为观念习惯必将成为企业宝贵的无形资产。
人是有很强适应能力的，进入什么样的企业其思想和行为就会受到影响而变化以适应企业的环境。
员工的价值观在是实际工作过程中形成的，影响因素大致有以下几类：
①其他员工是怎样认为的？
如果我不一样别人会怎样看自己？
②这样做对自己有没有好处、坏处？
远期的、近期的各意味着什么？
③我这样想和做结果是什么：
得到认同、得到奖励、无所谓、受到惩罚？
只有科学的管理才能出健康的文化，只有管理及时到位、赏罚分明才会使员工养成良好的观念习惯。
企业要以考核、薪酬、培训再加上人员的补充和淘汰周而复始地强化企业价值价值观，让员工形成正确的观念习惯。
再次，做好企业文化要培养共同的理念愿景
企业员工有共同理念、愿景，是企业文化是否成熟的重要标志。
员工对企业理念的认同程度，决定企业向心力、凝聚力的强弱，影响着企业员工主观能动性的发挥。
企业要通过加快反应，加强执行，优化管理，建立一个是公平、公正和高效的管理机制，让员工有敬畏感、安全感、参与成就感，增强员工对公司的信心；通过高层次加强学习推动公司学习，改善企业风气，出台合理化建议及创新管理，通过常态化的引导和激励让员工施展才能，建立利益共同体，增加企业认同；以实际事例剖析企业理念，褒扬先进、鞭挞落后，通过
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