行政部岗位责任制.doc

行政部岗位责任制.doc

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行政部岗位责任制、工作标准、流程、管理办法

²行政部岗位责任制：

一．行政前台的岗位职责：

1、配合行政主管的领导，按规定的程序与标准处理日常工作。

2、负责来访客人、客户的登记、茶水接待、引见，对无关人员应给予阻挡并通报部门主管。

3、熟练掌握公司的主营业务及其相关产品知识，能够回答客人提出的一般性问题，提供常规的非保密信息。

4、负责电话、邮件、信函、快递的收转发，相关单据的保存工作。

5、公司相关工作信息的记录、整理、归档。

6、负责公司文件、通知的分发、张贴，公司相关制度的执行和监督。

7、配合公司各部门完成部分文件的编辑、打印、复印、扫描等文字类工作。

8、负责管理公司办公用品的采购、入库、入库登记、领用登记等及办公设备的清洁保养。

9、维护前台区域内的清洁，进行该区域内的日常维护和保养。

10、执行公司考勤制度，负责员工的考勤记录汇总，外出登记、假条收集等，督促员工执行公司的相关要求。

11、根据现有的编制及业务发展需求，协调、统计各部门的招聘需求，及时查看招聘网站的新简历更新，电话预约面试者。

12、负责办理员工入职手续，负责人事档案的采集、试用期合同的签订。

13、接听客户咨询电话，做电话记录供市场部做后续的跟进。

14、负责各类办公用品保管，每月清点，年终盘存统计，做到入库有验收、出库有手

续，保证帐实相符。

15、新入职员工门禁指纹序号记录，新入职员工资料录入电脑。

16、负责公司办公场所的室内外绿化、盆景状况的检查监督，保证舒适良好的工作氛围。

二．行政主管岗位职责：

1、协助行政部总监完成公司行政事务工作及部门内部日常事务工作。

2、协助审核、修订公司各项管理规章制度，进行日常行政工作的组织与管理。

3、各项规章制度监督与执行。

4、参与公司绩效管理、考勤等奖惩办法的执行。

5、协助行政部总监进行内务、安全管理，为其他部门提供及时有效的行政服务。

6、会务安排：

做好会前准备、会议记录和会后内容整理工作。

7、做好材料收集、档案管理、文书起草、公文制定、文件收发等工作。

8、负责公司招聘、面试事务。

9、协助行政部总监做好公司各部门之间的协调工作。

10、负责传达公司的有关会议通知和决定。

11、负责人事档案管理。

12、做好固定资产的登记，办公用品的购置，物业费、车位费缴交，办公设备维修等项工作。

13、负责安排、检查、落实重大事项和大型活动。

14、来访客户食宿安排。

15、出差人员车票、机票预订。

三．行政总监岗位职责：

.........

²工作标准、流程、管理办法

一．招聘流程：

发布各岗位招聘信息→每日查看更新的简历并筛选出符合的简历→电话预约安排面试（上午9:

30-11:

30下午13:

30-15:

30）→发送主管面试人员简历→面试者先填写应聘申请表→部门主管面试（财务需要总经理亲自面试）（面试评价表给到部门主管对面试者各方面打分）→面试成功人员的简历入档→电话通知应聘合格人员入职

二．入职离职手续办理流程：

l入职流程：

填写并提交入职相关资料→安排工位→领取办公用品/工牌→员工手册领取并详阅→岗前培训→入职工作

1.入职材料如下：

①员工基本信息登记表1份。

②电子版员工花名册填写。

③试用期合同一式两份，公司存档1份，个人留底1份。

④身份证正反面复印件1份。

⑤1寸近期免冠彩照2张

⑥本人银行卡复印件1份，填写具体支行信息，抄写1遍卡号，并在上面写上“本人同意将每月工资打到此卡上”，再签名。

⑦学历学位证书复印件，以及简历中涉及的相关获奖、培训的证明资料

⑧居住证复印件1份

⑨退工单（上海）/原单位离职证明原件1份

⑩员工手册（公司发）

2.向行政部申请工牌、办公用品，并签字确认。

3.由行政部统一进行岗前培训，具体内容如下：

1）.公司办公制度（包括日常规范、考勤制度、会议制度、财务制度、入职部门办公规范）

2）员工手册

3）岗位职责

4.由部门主管培训，内容自定；

5.入职工作。

l离职流程：

填写《离职申请单》→整理好客户资料及未了事务清单提交部门主管→填写《离职员工办公用品交接清单》交接办公用品到行政部→财务部公司结算→离职单据交由总经理签字确认→离职完成

1.离职须知

①试用期员工离职需提前3天告知，正式员工辞职需提前1个月告知主管部门领导及行政部，否则不予以办理。

②离职手续如下：

1）从行政部领取员工《离职申请单》，按照表格填写个人资料；

2）准备好个人客户资料及未了事宜清单，交给部门主管，并由主管签字确认；

3）填写《离职员工办公用品交接清单》，提交工牌/办公用品，由行政部签字确认；

4）到财务部结算当月工资，由财务签字确认；

5）交由总经理处，签字确认。

2.离职当月工资发放，按照正常时间发放，即次月10号正常在职员工工资一起发放；

3.对于没有提前一月告知就擅自离岗者,公司有权追究其扰乱公司正常运转秩序的责任，扣发、不发其离职工资，情节严重者申请司法机关介入处理。

公司辞退者除外。

三．办公用品管理：

l采购流程：

填写采购清单提交财务/总经理确认→填写付款单→购买→发票整理提交财务

l入库流程：

打印办公用品采购清单→办公用品到货验收（拆包验货、清点数量，物品没有破损或者缺失才可签字收货，才可让派送员离开；注意检查内、外包装是否含有发票！

）→采购清单上已收到的物品须打勾标记（备注栏备注有无发票，没有发票的需要催促商家补寄或给予电子发票）→电脑入库表录入存档。

Ø备注：

每月清点办公用品，数量较少以及需要购买的用品要提前记录统计好交由行政主管进行统一采购。

l办公用品领用：

填写办公用品领用表

l重要文件管理：

1.电脑需要设置个人密码，不得泄露与他人，午休以及离坐需要做好及时锁屏幕，除主要领导人可告知密码，自行打印，其他人必须征求行政主管意见。

2.公司重要机密文件锁在储物柜中，需查阅必须征求行政主管意见。

四．前台电话接听要求：

1.语言需要亲切流利，以显示我们的专业，仔细聆听客户的需求。

2.明确客户是要做代理还是商家，然后给客户全方面的正确解答，有意向代理或有这方面疑问等问题，可以给到市场部主管陈总的电话，或者记录下来电者电话给到相关部门进行回电，3.需要举行会议、培训方面的问题交给教育部王总。