门店管理功能需求.docx
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门店管理功能需求
“易迅空间”立体营销系统
门店管理功能需求
公司名称：
广东省电信实业集团广州市有限公司
地址：
电话：
（8620）
传真：
（8620）
邮编：
项目名称：
易迅空间立体营销系统
文件号：
状况：
正本
级别：
机密文件
版本号：
V2.02
版本日期：
2007-01-11
文档修订记录
编制者
丁小颖
编制时间
2006年11月24日
最后修订者
丁小颖
最后修订时间
2007年1月11日
审定者
甘伟文
审定时间
2007年1月x日
当前版本号
2.02
修订历史
2006-11-24v1.00初稿
2006-12-05v1.01修改各大模块，加入单据报表样式
2006-12-11v1.02在销售管理中加入佣金计算；细化日结单和库存表的需求
2006-12-15v1.03改进商品价格表；扩充库存表的功能描述
2006-12-21v1.04部分表格、报表加入说明或范例数据；归纳需要汇总上报的报表
2006-12-29v2.00增加表单报表管理模块、广告资源管理模块；贵宾管理模块中加入积分管理描述；排班管理模块更名为人员排班管理模块，并加入绩效管理的内容
2007-1-9v2.01增加盘点差异汇总报表、柜台产出回报汇总报表、柜台零产出汇总报表、人员产出回报汇总报表、门店巡查汇总报表、门店产出汇总报表、现金差异汇总报表
2007-1-11v2.02加入门店组织架构和流程概览；细化表单、报表模块的描述，详细说明每个表单、报表的作用
1.概述
营销系统的门店管理主要用于支撑全省各地市门店的日常运作，涵盖了门店涉及的所有具体业务流程。
其功能需求围绕着门店的核心业务——商品销售环节来展开，不但包括了最基本的进货、销售、库存三方面的管理，还包括了销售计划、促销、佣金、顾客/贵宾、柜台、广告资源、市场调查、人员排班等多方面的管理，以及这些领域的数据的报表呈现。
除参与核心销售业务流程外，门店管理模块还将负责在总部与门店之间交换数据。
门店管理模块会定期接收总部下发的改价、促销等信息，使门店能及时响应总部的销售计划；同时，门店管理模块还会定期将每日业绩、顾客投诉处理情况等需要上报的数据上传给总部，为总部进行商业分析、经营决策提供原始数据。
门店模块的使用对象为全省各地市门店的业务相关人员，包括门店经理、班长、营业员、收银员、维修员、仓管员等。
2.门店管理架构
2.1组织架构
2.2流程概览
（1）门店经理的主要流程
（2）销售班长的主要流程
（3）维修班长的主要流程
2.3功能模块划分
门店管理架构的功能模块划分如下：
3.详细功能点描述
3.1开/关铺管理
每天早上门店开门营业前，门店经理使用开铺流程，为当天的营业做准备。
每天晚上结束营业后，门店经理使用关铺流程，整理一天的营业情况。
（1）本模块涉及的主要流程
（2）本模块涉及的功能点
序号
功能点
所在流程
作用
实现步骤/需求分析
1.
门店经理登入更新资料
开铺流程
更新总部下传的资料
1．门店经理使用自己的帐号登录系统后，系统自动连接总部，检测是否有更新数据
2．如果有更新数据则自动强制更新，将总部制定的改价通知、促销方案等当天需要更新的资料下传到门店所使用的客户端，并弹出窗口提示门店经理查看
3．此后系统可离线运行。
2.
打印商品促销表
开铺流程
打印当天生效的促销信息
1．系统根据总部下传的【促销计划】，自动生成【商品促销表】，并弹出窗口提示门店经理有新的促销信息
2．门店经理可直接在弹出窗口中使用打印功能，打印出商品促销表，以供当天早会时使用。
3．关闭提示窗口后，也可在【促销管理】模块中查询商品促销表并打印。
3.
打印商品改价表
开铺流程
打印当天生效的改价信息
1．系统收到总部下传的【商品改价表】后，弹出窗口提示门店经理有新的价格变动信息
2．门店经理可直接在弹出窗口中使用打印功能，打印出商品改价表，以供当天早会时使用。
打印时可以选择是打印全部商品价格，还是只打印当天变动的商品价格
3．关闭提示窗口后，也可在【销售管理】模块中通过【商品价格表】功能来查询或打印商品改价表
4.
打印价签牌
开铺流程、
改价流程
打印新的价签牌
1．根据收到的【商品改价表】，门店经理打印新的价签牌，在开铺前替换旧的价签牌
2．【商品价格列表】中亦提供打印按钮，可实现同一目的
5.
打印功能牌
开铺流程
打印新的功能牌
1．如果有新商品开始入柜销售，门店经理可使用【打印功能牌】功能，输入商品代码，即可打印出该商品的功能牌。
2．每个商品的功能牌内容均由商品管理部统一设定，门店只可打印，无法修改。
3．可考虑在库存表或商品价格列表等集中了所有商品型号的报表中放置打印功能牌的按钮，便于门店经理查找所需打印的型号并进行打印。
6.
打印客户预约表
开铺流程
打印当天生效的客户预约信息
1．系统根据【客户预约登记表】中记录的预约信息，打印出包含当天有效预约记录的客户预约表，以供门店经理在早会上分派任务给店员。
格式见下
2．客户预约表为门店自用表格，无需汇总到总部。
7.
打印每日巡查项目表
开铺流程
门店经理每天巡查门店，及时对店内巡查情况做登记
1．开铺时，门店经理需打印【每日巡查项目表】，用于当天的巡查工作结束后，手工记录门店的各项日常指标。
格式见下
2．巡查表为门店自行保留，无需上传到总部。
8.
分派零钞
开铺流程
将店内零钞分派到各POS
门店经理使用系统登记分派到各个POS机的零钞
9.
打印未还库清单
关铺流程
营业员清点所有柜台的真机数量，并与仓管员核对帐面库存与实际库存是否相符
1．各营业员打印【未还库清单】，据此清单将各柜台内的真机收缴入库，并与仓管员手上的库存清单进行核对。
格式见下
2．未还库清单为门店自行保留，无需上传到总部
10.
收缴营收款
关铺流程、
营收款管理流程
收缴店内各POS机的营业款
门店经理使用【提出款项】功能，将店内各POS机内的当天营收所得收缴，集中点算
11.
打印营收款分类汇总表
关铺流程、
营收款管理流程
关铺时将当天营收款送交门店指定的营收管理人员，并填写送款日志
1．关铺时，门店经理将当天的门店营收款送交指定的营收管理人员，由其转入银行帐户。
门店经理需使用【收款分类汇总表】界面，打印出汇总表。
格式见下
2．门店经理、收银员与营收管理人员共同填写、核对该汇总表，核对完毕后营收管理人员签名确认。
3．汇总表为门店自行保留，无需上传到总部。
12.
打印日结单（核对现金及票据）
关铺流程、
营收款管理流程
关铺前进行对帐
1．门店经理打印【营收款日结单】进行核对。
格式见下
2．日结单中，列出的是收银机当天收到的所有现金，以及通过银行过帐的金额。
其中，收银机的现金包括两部分，一部分是实际销售所得的现金，另一部分是顾客交付的预订金。
预订金不计入门店的销售所得。
3．日结单的刷卡部分需要明确列出每一间银行的每一种银行卡的小计金额，以方便对账。
4．已核对完毕的日结单，需要上传到门店管理部。
13.
比对销售计划
关铺流程
将一天的销售业绩与销售计划进行比对
1．门店经理使用【比对销售计划】功能，系统会自动统计当天的销售单，按品类、品牌、型号进行汇总，并将汇总后的数据与当期销售计划进行比对，按超额完成计划、完成计划、未完成计划等三种情况分别标示比对结果。
门店经理可根据此结果，及时发现问题，并采取必要措施，确保在之后的销售中能完成计划。
2．具体的比对界面（数据呈现方式）待定。
14.
打印个人业绩一览表
关铺流程
门店经理检视每个营业员的当天个人业绩
1．结束当天的营业后，门店经理可在系统中查看每个营业员的一天销售业绩。
系统按照工号、品类、品牌、售出数量、营业额等进行统计和排序，使门店经理能十分容易地掌握每个营业员的业务量。
2．门店经理可打印出业绩一览表，供第二天早会时使用。
15.
上传当日门店数据
关铺流程
将门店当天的销售业绩数据及其他数据上传
当系统联网后，将自动上传当日的所有数据，包括销售业绩、
（3）业务流程与功能点的关系如下表所示：
门店经理登入更新资料
打印商品促销表
打印商品改价表
打印客户预约表
打印价签牌
打印功能牌
打印每日巡查项目表
分派零钞
打印未还库清单
收缴营收款
打印营收款分类汇总表
打印日结单
比对销售计划
打印个人业绩一览表
上传当日门店数据
开铺流程
√
√
√
√
√
√
√
√
关铺流程
√
√
√
√
√
√
√
营收款管理流程
√
√
√
（4）单据、报表样式
顾客预约表：
顾客姓名
（先生或小姐）
联系电话
记录时间
（几日几时）
预约时间
（几日几时）
接待人
预约事宜
xxx先生
88231100
2006-12-1016:
00
2006-12-15
10:
00
aaa
洽谈团购小灵通
yyy小姐
……
每日巡查项目表：
门店每日巡查项目表
巡查日期：
2006-12-20门店经理签名：
每天一次
巡查项目
巡查时间
巡查内容
需整改情况跟踪
巡查人签名
门店外观
09：
00
开铺前的店内卫生情况
废弃的广告单未清理
便民措施
09：
10
业务宣传
09：
30
安全
12：
00
仪容仪表（每日两次）
10：
00
16：
00
每天巡查六次以上
现场纪律
09：
30
……
服务态度
营收款分类汇总表：
营收款分类汇总表
日期
开户行
送款明细记录
送款小计
备注
业务种类
金额
工号
业务种类
金额
工号
2006-12-10
工行
小灵通销售
30000.00
1011312
手机销售
19000.00
1011313
50000.00
售卡
1000.00
1011233
2006-12-10
建行
……
100000.00
营收管理员签名：
汇总日期：
日结单：
未还库清单：
员工姓名
工号
货品类别
货品序列号
数量
领出时间
（年月日时分）
备注
xxx
0122410
小灵通
PHS157513
5
2006-12-159:
00
3.2销售管理
门店从开铺到闭铺期间的所有销售业务由销售管理模块实现，它涵盖了门店对顾客销售商品时的简单销售、贵宾销售、顾客预订货、佣金管理等业务流程，其包括的功能点有开销售单、收款、预定、退货、计算佣金等。
销售管理模块是整个门店模块中最重要的部分，因为它直接关系到门店的销售行为。
（1）本模块涉及的主要流程
（2）本模块涉及的功能点
序号
功能点
所在流程
作用
实现步骤/需求分析
1.
填写销售单
一般销售流程、
顾客预订货流程
处理各种商品的销售过程
1、营业员通过扫描枪把商品的条形码和序列号扫进系统，调出相应的商品资料，并可以更改商品的某些信息，例如：
数量、价格、折扣、所属柜台等。
格式见下
2、销售单上可录入两个经手人的工号（门店经理＋营业员）。
如果不录入，则默认为门店经理。
3、门店经理有权决定是否减价。
如要减价，按【减价】按钮，输入密码后，输入该商品减价后的实际售价。
系统对门店经理减价行为必须作以下限制：
Ø减价后的实际售价不得低于商品管理部制定的该商品的最低价；
Ø门店经理每个月的累计减价金额不超出其月度减价配额（此配额由总部设定）。
门店经理可自由支配减价配额的使用。
4、如果顾客选购的是促销商品，销售单上需标明促销价，并列出所有免费赠送礼品的清单。
5、然后系统计算顾客应付款额，并确定是否为贵宾顾客。
营业员核对款额是否正确（只核对，不实际收款）。
6、销售单填写完毕，系统无需打印出销售单，而是把销售单发给收银员。
7、在条件允许的情况下，营业员陪同顾客到收银台付款。
收银员接收到营业员发过来的销售单后，按应收金额收款。
如果是促销，POS机将反映出促销价与原价的区别。
8、收款后，收银员打印出销售单（一式三联）和销售发票，将顾客联和发票交予顾客。
销售单上必须列明该笔销售所涉及的现金收款金额、订金金额、使用优惠卷的金额，总的商品售出价须等于三者之和。
2.
贵宾销售
一般销售流程、
顾客预订货流程
针对贵宾销售的处理过程
1、在填写完销售单，计算应收合计时，要求客户出示贵宾卡。
如果确认为贵宾，则按【贵宾销售】键，系统弹出贵宾查询窗口。
2、可采用刷贵宾卡或手动输入贵宾编号的方式录入贵宾编号。
输入后，系统会显示该贵宾的个人资料和折扣信息。
贵宾的折扣由总部设定，门店不可更改。
3、如果不知道贵宾编号，可以输入贵宾的姓名/电话/证件号等，再使用搜索功能，系统可列出符合条件的贵宾列表。
4、系统会自动验证贵宾卡是否有效，以及贵宾折扣是否正确。
5、按贵宾卡规定的折扣规则计算应付金额。
6、可查询礼品库存，看用于贵宾销售的赠送礼品是否有库存，有则将礼品打入销售单，在收款后连同商品一起交给顾客。
7、收款后，系统自动为贵宾累计此次购买所产生的积分（详见“累计积分”）
8、验证贵宾身份是在打印销售单前进行的，即在营业柜台完成，而不是在收银台完成。
3.
手工开销售单
手动销售流程
出现网络故障、停电等异常情况时，营业员手工开填销售单
1、出现网络故障、停电等异常情况时，营业员使用备用的纸质销售单（一式三联），手工填入商品资料、数量、价格等信息
2、如果顾客购买的是促销商品，营业员需核对《商品促销表》，确定实际售价。
3、如果顾客有贵宾卡，营业员电话联系总部，核对贵宾卡资料和折扣、应送礼品的信息。
4、手工填写完毕后，营业员持销售单，陪同顾客到收银台付款。
收银员收款后，在销售单上盖章确认，然后留下收银联，将顾客联交给顾客，将柜台联交给营业员。
4.
补入销售单
手动销售流程
出现异常情况后各个岗位员工手动完成销售作业并开出相关单据，在系统恢复正常后及时将销售单补入系统
1、补入销售单功能采用填写正常销售单的界面实现。
不同之处在于，补入时需首先在界面中将单据类型设置为“补入”，然后输入当天以前的日期，作为实际销售日期
2、补入原则：
Ø按手工单补入，一一对应，不可以多单合并补入
Ø如果是贵宾，补入时要输入贵宾编号和折扣
Ø要按照顾客实际付款方式补入，不得随意更改
3、补入单据上的其他信息录入操作同正常销售。
5.
填写顾客订货单
顾客预订货流程
处理当门店库存中已经没有顾客所选购的商品，或者顾客没有带足够现金时，顾客要求先预订货品的情况
1、在预订界面中录入顾客希望预订的商品信息，包括订购货号、名称、颜色、数量。
2、营业员打印出【顾客订货单】，订货单上有订金金额、货品信息和顾客信息，其中顾客信息包括：
顾客姓名、联系电话、地址和交货日期。
订货单还有条形码和序列号，方便顾客取货时营业员调出底单。
格式见下
3、营业员陪同客户到收银台，要求顾客支付一定的订金，并商定及记录交货日期。
4、收银员在收款界面中使用【签发订金】键接收顾客订金，同时打印出订金收据。
格式见下
5、顾客在约定的交货日期前来取货时，营业员扫描条形码调出底单，核对无误后，陪同顾客到收银台补足剩余货款。
6、收足货款后，收银员打印销售发票交给顾客，同时收回顾客手中的订金收据。
然后在系统中将订货底单标记为“已销毁”状态。
7、注意：
Ø收取的订金不计入当天的营业额；
Ø如果顾客没带够钱而预定的货品有库存，销售员必须立即通知仓管员冻结库存。
如果预定的货品无库存，仓管员要填写【特殊补货单】向配送中心申请要货，待货送到后再冻结库存。
8、订货单和订金收据都由门店自行保留，无需汇总到总部。
6.
取消订货单
顾客预订货流程
处理顾客所订货品未如期入库
1、营业员联系顾客，告知需要取消订货单。
2、收银员向顾客退还订金后，营业员使用【取消交易】功能，输入要取消的订货单号，系统自动调出该订货单的内容，核对后取消此项订货单。
3、取消后的订货单仍然可以在系统中查询到，其状态为“已取消”。
7.
填写/打印退货单
顾客退/换货流程
处理顾客的退/换货问题
1、收银员使用【退货】功能时，系统自动弹出验证授权窗口，需要门店经理输入密码确认。
如果不输入密码就不能进行退货操作。
2、填写【退货单】时，营业员必须录入销售发票号码，并且核对商品IMEI码与发票记录的是否相符。
3、其他操作类似于填写销售单。
营业员填写完后，收银员只要调出退货单并付款即可。
退货金额必须等于销售发票上记录的销售金额。
退款后，收银员打印退货单，退货单一式2份，一份由营业员保留，另一份由仓管员保留。
4、退回货款后，系统将注销该笔销售对应的销售单，使该销售单不再参与以后的报表统计，也不参与佣金计算。
如果退货时佣金已发放，则系统需通知门店管理部，从下月工资中扣减各相关店员的该笔佣金收入。
5、退货的商品自动标记暂出库状态（因还未入仓）。
6、系统需支持A店售货、B店退货。
具体执行方式是，顾客在A店购买商品后，可凭销售发票到B店退货，B店营业员按退货流程接收商品和发票，退还货款，并在系统中将商品标记为“代收退货”。
之后系统自动在A店的库存管理中将该商品标记为暂出库，然后通知A店门店经理安排店员到B店取回商品。
7、可以通过报表查询退货单记录，包括货号、品名、序列号、IMEI码、价格和退货确认人。
8.
暂存单据
收款流程
处理顾客付款时因某些原因（如去银行取款）暂时离开门店柜台的情况
1、遇到顾客暂停付款的情况，收银员可通过【暂存】键实现暂存单据功能。
系统会自动生成暂存编号。
暂寸后，收银员可继续进行下一位顾客的收款操作。
2、系统提供查询功能，可查询当天的所有暂存单据
3、收银员按【提取暂寸单据】键，输入暂存编号，可提取已暂存的销售单，完成收款操作
9.
取消暂存交易
收款流程
处理顾客当天未能完成交易的情况
1、收银员按【取消暂寸单据】键，输入暂存编号系统调出已暂存的销售底单
2、收银员按【取消】键将其取消
10.
收钱或找零
收款流程
在收款界面系统会自动计算出应收金额和找零金额。
本功能需支持离线操作，避免发生网络故障时影响收银台收款。
11.
收银机现金借出借入
收款流程
一台收银机找钱时零钞不足，或顾客退货时大钞不足，收银员向其他收银员借调现金
1、如果收银员需要向其他收银员借现金，可使用【现金借出借入】功能，向某收银员发出借款请求，并注明所需要的具体现金的面额、张数（如50元面额1张，10元面额3张，5元面额5张等）
2、收到请求的收款员可根据自己收银机的现金状况，决定是否接受借款请求。
如果同意，则系统自动记录该笔现金的转移。
在交班、关铺的清点机内现金时，系统需体现这类转移记录。
3、如果收到请求的收款员拒绝借出，系统将打回请求。
发出请求的收款员可继续向其他收款员发出请求。
12.
打印发票及保留底单
收款流程
打印销售发票给顾客
4、收银员在收款界面录入发票明细信息（如顾客姓名、单位名称）
5、按【打印发票】键，打印销售发票
13.
商品价格列表
（各流程通用）
在各种销售过程中，随时查看或打印门店内所有商品的价格资料
1、营业员在【销售管理】模块中，使用【商品价格列表】功能，可查询或打印当天生效的、最新的商品价格表。
价格表按照品类、品牌、型号进行分类。
格式见下
2、商品管理部指定的商品价格有多种，包括标价、促销价、最低价，商品价格列表中需列出一件商品的所有价格。
3、如果商品为促销品，还需列出原价与促销价。
14.
查看营业小结
（各流程通用）
列出当天的门店业绩
门店经理在【报表】模块中使用【查看营业小结】功能，可列出当天自开铺起到查询时刻的本店营业小结，包括货品的销售情况、促销的情况、总营业额等数据
15.
查看/打印佣金表
佣金管理流程
打印总部制定的当期商品佣金表
1、在系统上线启用的时候，商品管理部负责设定商品的佣金计算方法。
有三种计算方法可供选择：
Ø固定金额：
佣金为定值，与实际售价无关
Ø百分比：
佣金＝实际售价×佣金百分比
Ø分数：
每售出一件商品，相关人员将获得一定分数
2、计算方法一经选定，将不可更改。
日后任何商品销售产生的佣金需严格按照选定的方法计算得出。
3、一件商品的佣金分配需包括门店经理、班长、营业员三部分。
佣金有生效时间限制，一般销售商品的佣金有起始日期，促销商品的佣金有起始日期和结束日期。
4、门店系统接收到总部下传的佣金数据后，门店经理可查询或打印佣金表。
佣金表列出当期生效的所有有佣金的商品，以及每种商品在售出后，门店经理、班长、营业员分别可获得的佣金金额。
佣金表还需提示门店经理哪一型号商品的佣金额最高，以促使门店着重销售该种商品。
格式见下
16.
记录/统计佣金分配
佣金管理流程
根据实际销售情况计算并记录各相关人员应得的佣金
1、佣金将并入店员的工资中一同发放，因此系统在发生每一单涉及佣金的销售时，需记录各部分佣金分成的相应工号（门店经理、班长、营业员）
2、系统每月定期统计销售单，结合商品佣金表中各商品佣金的分配方法、起始日期、结束日期，统计出一个月内的各店员所获得的佣金总数，然后上报给门店管理部，由门店管理部汇总后转人力资源部，在下月工资中发放。
3、当发生顾客退货时，如果该货品涉及佣金，则系统需自动撤销相关佣金计数。
如果此时佣金已实际发放，系统需产生负数佣金记录进行对冲。
17.
填写/上报销售计划
销售计划管理流程
门店经理根据总部的下达的指标，填写本门店的销售计划，并上报总部
1、系统将商品管理部制定的《销售门店指标表》拆分，分别下传到各门店
2、门店门店经理在系统中看到的是【销售门店计划表】。
门店经理按照表格录入本门店的具体销售计划内容
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