文件档案管理制度.docx
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文件档案管理制度
文件档案管理制度
文件档案管理制度
；⑾本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；⑿外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；⒀财务档案资料；⒁各种实物档案；⒂其他具有利用和保存价值的文件资料。
3、档案资料的归档要求
⑴归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。
⑵一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。
经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。
如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，行政中心以影印本归档。
⑶声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。
⑷子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。
⑸各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。
4、档案资料的归档时间
⑴即时归档下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：
a）公司规定的密级文件；b）重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；）合同、协议书等正本及过程资料；d）公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料；e）其他认为需要即时归档的资料。
⑵定期归档a）部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交行政中心；b）部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司行政中心；
⑶电子声像档案的归档a）重要电子声像档案应实时进行、随办随归。
b）一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。
）每年3月底前必须向行政中心移交上一年度的所有归档电子文件数据集，行政中心核实后刻录成光盘等载体脱机保管。
5、档案交接
⑴部门内档案交接部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的，要填写《档案移交清单》，由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，行政中心见证。
6、档案移交公司的流程a）经办部门检查文件或档案，编制移交清单；b）行政中心根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对；）档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份；
7、档案保管
⑴档案编号a）档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。
b）档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
）档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。
d）档案分类及编号的增补、修订等由行政中心结合工作和部门要求，组织实施修订。
任何部门和个人不得随意修改。
e）建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。
8、附则：
本办法由公司行政中心制定并负责解释。
公司图书资料管理制度（备用）
1、工具资料书籍的购买，由员工提出，经部门经理汇总后报总经理审批，然后由行政中心统一订购。
2、期刊、杂志等的订阅，由行政中心汇总各部门征定清单，报总经理审批后向有关发行部门订购。
3、购回的图书等资料由行政中心专人负责登记、盖章、分类编号，统一保管。
4、凡需借用图书资料的员工须办理借阅手续。
5、期刊、杂志等图书资料由行政中心安排专人管理，用完收存。
6、员工离开本公司时，应归还所借用的图书资料。
六、相关记录
1、《文件（合同）管理记录目录》
2、《文件档案移交目录》
3、《档案移交清单表》
4、《档案借阅审批单》
5、《档案分类编号表》
6、《受控文件清单表》
7、《档案目录》文件（合同）管理记录目录记录编号:
日期：
序号文件（合同）编号标题需抄送的相关部门接收部门原复接收人备注移交目录记录编号:
日期：
序号文件（合同）编号标题名称页数原复备注移交单位移交人日期收件单位日期注：
本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。
档案移交清单表记录编号:
日期：
移交性质档案□离职□调岗□归档档案所属年度类别保管期限数量永久长期短期合计移交说明移交人：
接收意见接收人：
移交人（部门）经办人：
移交日期：
年月日接收人（部门）经办人：
接收日期：
年月日见证人：
日期：
年月日注：
本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。
档案借阅审批单记录编号:
日期：
借阅部门借阅人借阅部门经理总经理副总行政中心部门经理使用目的序号借阅内容复印借阅归还日期备注档案目录卷宗号：
目录号：
部门：
日期：
案卷顺序号立卷类目号案卷标题起止日期卷内张数保管期限备注档案分类编号表FLS+部门+类别+年份+编号文件部门类别市场部SC行政XZ财务CW货品HP直营ZY电子商务DS营销中心华北HB东南DN大北DB外发公文WF——XZWF————ZYWF————————收到公文SD——XZSD————ZYSD————————会议资料HYSCHYXZHYCWHYHPHYZYHYDSHYHBHYDNHYDBHY发展计划JHSCJHXZJHCWJHHPJHZYJHDSHYHBJHDNJHDBJH加盟合同JM————————————HBJMDNJMDBJM加盟合同范例：
FLSHBJM-HN00
1，立卷标题详细标明信息任免考核RK——XZRK企划资料QHSCQH财务档案CW+账目名称前两个字手写字母编写：
例如成本——CWCB档案管理流程：
相关部门部门负责人行政中心分管副总总经理建立、完善档案管理制度执行相关档案管理制度收集资料鉴定整理编目立卷归档审核验收保管利用是否监督检查完成检查报告配合完成监督检查工作审核验收对不符合项进行整改否是
篇三：
文件档案管理制度档案管理制度
一、档案人员岗位责任制
1、努力学习政治理论和专业知识，不断提高业务技能和管理水平。
忠于职守，遵守纪律，积极参加各级各类档案业务培训，并经考核取得岗位资格证书。
2、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》和《湖北省档案工作条例》，贯彻执行党和国家及本系统（行业）有关档案工作的法规和规章，认真履行本单位各项档案管理规章制度。
对造成档案损毁、丢失、泄密、擅自复制等渎职行为的，要及时向领导报告，并根据《档案法》及有关规定，追究当事人和直接领导人的行政责任或刑事责任。
3、熟悉本单位和本系统业务工作，了解本单位各类文件材料的形成过程，掌握分类方法、归档范围和保管期限。
4、切实做好档案的收集、分类、整理、编目工作，保证档案的齐全完整，提高案卷质量，力争达到标准化、规范化的要求，逐步实现档案管理的现代化。
5、同鉴定小组其他人员一同定期对室藏档案进行鉴定，对已到保管期限的档案资料认真鉴定分析，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，造具销毁清册，写出鉴定分析报告，经领导批准后，和有关人员一起进行认真负责地销毁。
6、保持库房的整洁卫生，档案案卷排列有序。
认真做好档案“八防”工作，坚持做好温湿度记录及湿度调控工作。
定期检查档案保管情况，经常核对档案资料，做好记录，及时处理档案保管、保护方面的事故，保证档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命。
7、编制科学的检索工具，全面熟悉室藏情况，积极主动地提供档案资料，做好咨询服务工作和档案利用工作，严格执行保密制度，坚持做好查借阅登记和利用效果登记，注意搜集利用效果和信息反馈，编制利用效果实例和档案信息。
8、积极开发档案信息资源，利用室藏档案编写一些有价值的档案资料，以满足各项业务工作的需要。
9、做好档案的统计工作，建立统计台帐，及时、准确地向档案管理部门填报机关档案工作统计年报及其他调查统计表。
10、在做好单位内部档案管理的同时，还要对单位内部各科室和所属单位的档案工作进行监督、检查和指导。
二、档案保管制度
1、档案实行专人管理，非档案管理人员不得随便开启档案箱、橱。
2、不得利用工作之便私自摘录、擅自为他人查阅档案，不得向外传播和介绍档案、资料内容及存放位置等情况。
3、科学管理档案，档案查阅完毕，随时归还原处；档案按保管期结合年代排列存放，资料按类别排列存放。
4、档案箱、橱进行统一编号，自门口开始从左至右，自上而下编号。
5、维护档案安全，每个箱橱必须保持整洁，并放置防霉去虫剂。
6、档案人员调动工作时，应在离职前办理交接手续。
三、档案保密制度：
1、档案工作人员必须严格遵守纪律，保守秘密，不得擅自扩大档案利用范围，不得泄露档案内容。
2、严格档案借阅制度，健全手续，做到万无一失。
3、不利于保密的地方不得存放机密文件和资料。
4、不得擅自摘录、复制档案内容，不得私自将机密文件和档案带回家中和公共场所查阅。
5、不在普通电话、明码电报、通信中涉及档案机密。
四、档案移交制度：
1、档案室应按有关规定向上级档案馆移交档案。
2、应移交的档案包括文书档案、专门档案、会议档案等各门类、载体的具有永久、长期保存价值的全部档案。
3、档案移交时应将目录等检索工具及编制的组织沿革、文件汇编、参考资料等随同一起移交。
4、交接双方必须根据移交目录清点核对，并在交接文据上签字盖章。
5、档案人员调动工作时，也必须办理上述移交手续，并经分管领导繁体字认证后方可离开岗位。
五、档案立卷归档制度
1、本部门在工作活动中形成和使用的各种有保存价值的文件以及其它有关材料、录章录像带、照片、文电等应立卷归档。
2、必须按本部门立卷归档分类方案，将各种有保存价值的文件材料收集齐全完整，由档案人员和各室分别立卷。
3、每年将有保存价值的文件材料，按照“年度”和文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，分类准确，合理组卷。
4、立卷要做到书面材料规范，排列顺序正确，目录、页码清楚，标量确切简明，保管期限划分准确，案卷装订整齐美观。
5、文书档案在第二年四月底前立卷归档，其它门类档案按有关规定按期归档。
文书档案应在第二年六月前移交档案室，其它门类档案的移交按有关规定执行。
6、各处室归档的案卷必须编制移交目录，向档案室移交，交接双方按移交目录清点核对，并履行签字手续。
档案室对接帐的案卷要进行质量检查，及时登记，编目上架。
7、档案室对文书档案和其它门类档案的立卷工作进行督促检查与指导帮助。
六、档案统计制度：
1、建立、健全科学的档案统计工作，准确地反映本单位档案数量质量及其管理状况。
2、建立档案、资料、设备等实物统计工作和登记台帐，做到数字准确。
3、坚持做好档案资料统计的基础工作，做好平时原始数据登记工作，注意积累统计资料。
4、每年对全部档案资料进行全面检查，并做详细记录。
5、逐步实现统计工作完整性，统计分类标准化，统计基础工作规范化。
七、档案的开发利用
1、充分利用档案为教育教学服务。
2、查阅档案时必须保持案卷整洁，严禁涂改。
3、对档案的利用要及时登记。
八、检查与考核
1、档案工作应列入学校和各部门工作计划，并列入有关人员的职责范围及工作标准。
2、本标准由市社区服务中心办公室每年进行一次全面检查，并作为考核有关部门、有关人员的依据。
篇
四：
文件档案管理制度公司要成立档案室，必须要按照公司的实际状况来设置，档案管理制度应该由各部门来制度，然后将各部门的制度汇总就可以了。
公司档案管理制度
一、总则
1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。
2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
公司档案分为受控档案和非受控档案。
3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整。
结案后及时归档。
工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
二、文件材料的收集管理
1、公司指定专人负责文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。
3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。
会议文件由行政部收集。
三、归档范围
1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。
2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
四、归档要求
1、档案质量总的要求是：
遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。
5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。
五、档案管理人员职责
1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。
2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。
3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。
六、档案的利用
1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。
2、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。
3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。
4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。
5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。
6、不准转借，必须专人专用。
7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。
七、本制度即日起开始执行。
表格参考资料：
篇五：
文件档案管理制度总则：
1．1为建立、健全公司技术档案工作，完整地保存和科学地管理公司的技术档案，充分发挥技术档案在公司建设和发展中的作用，更好地为公司各生产技术部门服务。
特制订本管理制度。
1．2本公司技术档案是指各技术部门（包括车间）在生产技术、科研成果、质量、设备、基建等技术活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、照片等技术资料以及外来、外购的图纸、资料、图书等。
1．3公司技术职能部门、车间要把技术档案工作纳入本单位的技术业务管理工作中，保证其技术文件材料的积累，达到收集齐全、整理系统，并按制度及时归档。
以保证全公司技术档案工作的顺利开展。
1．4按照集中统一管理技术档案的基本原则，公司技术部设立综合档案室，并配备专职人员管理。
综合档案室在技术主管的直接领导下，集中统一管理全公司的生产、开发、质量、设备、基建等技术档案。
建立、健全技术档案工作，达到全公司技术档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。
2技术文件资料的归档：
2．1每一个技术项目完成或告一段落后，都要有完整、准确、系统的技术文件资料，并按公司形成技术文件资料的归档范围和要求，将所形成的技术文件资料加以系统的整理，组成保管单位（卷、代、册、盒），由技术主管审查后及时向公司综合档案室移交归档。
2．2各部门或技术人员在移交技术档案或技术文件资料时，交接双方应按规定办理交接手续，签字归档备查。
凡不符合组卷要求或技术文件资料不全的，管理人员有权拒绝接收。
2．3凡需归档的技术文件资料，应尽量符合国标、部标和企业标准的规定。
做到书写材料优良，字迹工整，图纸按规格绘制，图样清晰。
严禁用铅笔、圆珠笔和复写纸打印。
2．4凡各部门形成的图纸类文件，应描制底图一份，并经技术责任签字后，向档案室移交归档。
2．5凡外来、外购回公司的图纸资料，随仪器、设备入厂的图纸、使用说明书、电气线路图等在开封前，有关单位必须通知资料管理人员参加清点，如数归档。
在未办理借阅使用手续前任何人不得据为私有或拿走。
3综合档案室的任务和管理人员的职责：
3．1综合档案室的任务：
3．
1．1集中、统
一、科学地管理好技术档案，维护技术档案的完整、系统、准确和安全，并及时、准确地提供利用。
因工作严重失职，造成技术档案原件遗失、缺漏、污损破坏至无法使用、借出无法收回等，管理人员应负主要责任，严重者调离岗位。
3．
1．2协助各部门和有关技术人员做好技术文件资料的形成积累和正确地整理、立卷归档工作。
3．
1．3承担技术文件资料的接收、复制、借阅、发放和建档，提供技术资料为全公司有关单位和技术人员服务。
3．2技术档案管理人员的职责：
3．
2．1认真贯彻公司技术档案工作的方针政策。
钻研业务，提高管理水平，保证技术档案工作任务的完成。
积极主动地为生产、开发提供技术资料。
3．
2．2科学地管理全公司技术档案，承办技术资料和技术档案的接收、分类、编目、登记、保管、复制、借阅、发放、鉴定、统计以及绘制检索工具等工作。
3．
2．3遵守公司保密制度，做好安全保卫工作。
3．
2．4严格执行技术档案的保管、借阅、发放制度。
3．
2．5保持档案室内整洁、卫生，对破损或变质的档案，要及时修补和提出复制。
4技术档案的鉴定和销毁：
4．1认真做好技术档案的内容、保管期限的鉴定工作。
因破损或变质的档案，复制后，原档案保管期限为半年。
因修改内容而更换的档案，原档案报废，保管期限为一年。
4．2凡要销毁的技术档案，必须造具清册，经主管领导审批后，在指定监销人监督下进行销毁，防止失密。
有关鉴定报告和销毁清册必须及时归档。
5技术档案的保管和借阅：
5．1对接收来的技术档案进行分类、编目、登记、统计和必要的加工管理，编制《档案查阅目录》，做到定位存放，妥善保管，方便利用。
5．2认真执行技术档案的保管检查制度，每年年底全面检查、清理一次，做到帐档一致。
并于12月30日以前整理出检查报告，交技术主管审查。
技术主管根据检查报告的结果，对出现的问题勒令档案管理员进行整改，并对检查报告的真实性进行复查。
5．3做好技术档案的安全、保密工作，并履行批准和借阅手续。
经常保持室内清洁通风，注意防尘、防火、防水、防潮、防晒和防盗。
防止档案被虫蛀、鼠咬、霉烂等。
如有破损或变质的档案，管理人员要及时修补和提出复制。
5．4技术档案的保密制度：
5．
4．1全公司职工必须严守机密，维护技术档案的安全。
凡借阅重要的档案（包括外来、外购的资料，随仪器、设备回公司的文件资料，原始底图等），要由技术主管批准后方可借阅。
借阅者必须妥善保管，不得遗失。
5．
4．2技术档案如有丢失、被盗、泄密等情况，应立即上报并采取措施作妥善处理。
5．
4．3非工作人员未经允许，不得随意翻阅技术档案。
5．5技术档案的借阅：
5．
5．1凡本公司技术人员、工作人员，因生产需要都可借阅技术档案。
由管理人员填写《文件借阅登记表》，借阅人员签字后，方可使用。
用后按期归还，经管理人员检查后，方可办理注销手续。
5．
5．2技术档案和各种设备说明书等，均在公司内控制使用，档案原件不得借出档案室，仅供在室内查阅。
若需借出室，应办理手续，借出副本。
如无副本时，需经技术主管批准方能借出。
5．
5．3经同意借出之档案，每次最长时间为三天。
如工作需要，到期后需继续使用的，应办理续借手续。
如遇假期，必须将所借技术档案退回。
到期未归还或未办理续借手续者，由档案管理员负责催收，并要求其限期归还。
到期还未归还，由档案管理员根据所借资料的实际价值（各类书籍按标价、资料按制作价格）报技术主管审查，总经理批准后，送公司财务部，对档案借阅人进行处罚。
事后借阅者如能归还所借档案，根据其时间的长短，可按处罚金额的12至全额返回。
5．
5．4借阅者应保持档案的完整、安全、整洁，不得转借、拆散、涂改、抽换和丢失。
借、还双方应共同清点份数、页数，并检查完整情况，做到认真负责。
如发现问题或有损坏者，及时向主管领导汇报。
并根据其完整或损坏的程度及档案的重要性进行处罚，由档案管理员报技术主管审查，总经理批准后，送公司财务部，对档案借阅人进行处罚。
6技术档案的复制和技术资料的发放：
6．1凡归档的技术文件资料，一般应存档一份。
重要的和使用频繁的应复制备份一份，供日常借阅或发放使用，备份文件发放后，应及时复制补充完整。
6．2需加工制作的工装类图纸文件，应晒制三套。
一套用于技术员作工艺后发放采购部备料，以及转交质量部进行木模、坯料检查，其中装配图发放于模具保管，供工装的管理使用；一套发放生产部或采购部，用于加工订货；一套用于档案室存档，供日常借阅使用。
6．3用于指导生产及作为验收依据的铸件图、加工图等应晒制四份，发放生产车间、质量部、分管技术员及档案室存档。
经会签后的铸件图还应至少发放一份至顾客处，其中，重油厂需发放三份。
6．4用于指导生产及作为验收依据的泥芯图，应晒制四份，发放外协办、生产车间、质量部、及档案室存档。
6．5用作指导生产的工艺卡片、工序卡片、生产作业指导书等，应晒制三份，发放生产车间、分管技术员及档案室存档。
6．6作为验收依据的检验卡片，应晒制三份，发放质量部、分管技术员及档案室存档。
6．7因工作原因，需要发放各使用场所的技术资料，应在技术档案交接后次日内发放至各使用场所。
未规定发放场所的文件应编制《文件发放清单》（参见PD423《文件控制程序》表码PD423-0
1），发放清单由文件编制部门填写，部门主管批准后交档案室。
档案室按清单的要求发放至各使用场所，发放时注明发放场所、发放号、发放日期、是否受控等，并有接收人员签字。
其它需要文件的单位或个人，应提出申请，填写《文件领用申请单》（参见PD423《文件控制程序》表码PD423-0
6），经主管领导审查、文件编制部门主管批准后，可签名领取。
6．8发放各使用场所的文件资料，使用者应妥善保管，不得损坏或丢失。
因受条件限制，破坏或污损至无法使用时，可到档案室换取新文件，原破坏或污损文件资料由档案室回收后报废处理。
凡使用者无法提供原文件资料，而要求档案室重新发放时，文件使用者应承担重复发放文件的资料费用，其金额按复（晒）制资料的实际价格核算，由档案管理员报技术主管审查，总经理批准后，送交公司财务部。
7技术档案和受控技术文件的更改：
7．1当文件编制部门需对技术档案实施更改或补充时，应有更改通知单。
对用
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