认证档案评审及认证决定的管理程序.docx
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中诚认证
CTCCERTIFICATION
认证档案评审及认证决定的管理程序
CTC/P-18A/1
1.目的
规范CTC认证档案评审及认证决定的管理要求。
2.适用范围
CTC认证档案评审及认证决定的管理的全过程。
3.职责
3.1审核组长为认证档案质量的第一责任人，负责在规定期限内将认证档案交付公司接收档案人员，并负责在规定期限内完成对认证评定部提出的评审问题的整改；
3.2办公室认证档案接收人员负责认证档案的接收、整理，并在规定时限内交付到认证评定部；档案室负责认证档案的归档入库、保管、借阅等管理工作；
3.3认证评定部负责认证档案的评审及对评审提出的问题整改情况跟踪验证，提出认证决定的推荐意见和对认证证书的最终验证，。
3.4总经理负责认证决定的批准和认证证书的签发。
3.5客户服务部负责认证证书及认证合格通知书的制作和发放。
4.管理程序
4.1认证档案评审及认证决定的管理流程
审核组长形成认证档案——审核组长根据《审核资料移交记录表》对认证档案的齐全性进行自查、补充完善有关资料——审核组长在规定的时限内将认证档案交寄公司接收认证档案人员——办公室接收认证档案人员根据交档时限规定接收认证档案、进行登记、对不符合规定的认证档案拒绝接收——办公室接收认证档案人员整理装订认证档案——办公室接收认证档案人员将认证档案转交认证评定部——认证评定部将认证档案分发给有资格的评定人员——评定人员在规定时限内依据《认证档案评审细则》进行评审，并提出《评审问题清单》——认证评定部将评审问题清单传递给审核组长——审核组长在规定时限内对评审问题进行整改——审核组长将评审问题的整改证据报送认证评定部验证——认证评定部评定人员对审核组长报送的整改证据进行验证、对其中未满足整改要求的问题退回审核组长重新整改，直至其满足要求——评定人员依据符合要求的认证档案填写《认证决定审批表》，经总经理审批后，将《认证决定审批表》转送客户服务部证书制作人员——客户服务部证书制作人员依据《认证决定审批表》制作《认证证书》--—客户服务部证书制作人员将制作完成的《认证证书》转交证书确认人最后签字验证——客户服务部证书制作人员将验证合格的《认证证书》及《认证合格通知书》寄发获证客户。
修订：
质量技术部2011-9-16
审核：
陈家明2011-9-18
批准：
刘分明
实施日期：
2011-10-1
3
2011-9-19
4.2认证档案上交到公司的时限
审核组长应在不符合报告有效关闭后，即时将认证档案交寄公司接收认证档案处。
一般情况下，交寄时限应在一个月内；特殊情况（不符合报告关闭受外界条件约束、认证客户的意外情况等）下，审核组长须报经认证评定部核准同意，交寄时限延长至2个月。
若认证档案超过2个月未交回，对审核组长罚款1000元；超过3个月未交回，对审核组
长罚款3000元。
业务代表处罚款在业务代表处管理费中扣除。
由外联部编写罚款明细，经审核部、质量技术部确认，交由财务部扣除。
总部的罚款由审核部编写明细，经质量技术部确认，交由财务部在审核费用中扣除。
对超期交回的档案，审核组长需及时有效整改。
若由于认证组织的原因，超过3个月未交
回，组织可申请注销；若需要证书，则按照当次审核要求重新审核。
4.3审核组长对认证档案的齐全性、真实性和有效性自查
4.3.1审核结束后，审核组长整理形成认证档案，按照《审核资料移交记录表》规定的内容对认证档案的齐全性、真实性和有效性进行自查，在《审核资料移交记录表》的组长自查栏中划“∨”，并补充完善有关资料。
4.3.2审核组长收到认证客户对不符合报告有效整改的证据，经验证合格后，装入认证档案，即时将认证档案交寄公司接收认证档案处。
4.3.3审核组长对认证档案的齐全性、真实性和有效性负第一责任。
4.4认证档案的接收、整理、装订
4.4.1办公室接收认证档案人员根据交档时限规定接收认证档案、进行登记、对材料项目不齐全或交寄不符合时限规定的认证档案拒绝接收。
4.4.2办公室接收认证档案人员按照《审核资料移交记录表》规定的顺序，整理、装订认证档案。
4.4.3办公室接收认证档案人员在收到档案的1-2个工作日内，将认证档案转交到认证评定部
4.5认证档案的评定
4.5.1认证档案的登记、分发
认证评定部将接收待评的认证档案登记，在1-2个工作日内，按专业分发给有资格的评定人员。
4.5.2认证评定人员的安排
a）认证评定人员须经技术研发部组织专业能力评定人员评价确定其认证评定能力；
b）评定人员一般由2人组成，其中1人必须是专业管理人员。
特殊情况下由认证评定部组织有关人员集中评审。
c）任何情况下，参与认证评定的人员均不能是参加该项审核的人员。
4.5.3认证档案的评审依据
认证档案的评审依据为《认证档案评审细则》，其中规定了以下评审内容：
a）审核方案：
客户基本信息、申请评审、认证范围、专业小类、审核人日等；b）审核人员：
审核组长、专业审核员、技术专家注册资格及专业能力；
c）文件审核：
管理体系文件审核的结论；d）法规要求符合情况；
e）现场审核活动：
审核计划、日程安排、专业分工、覆盖范围、审核记录、关键过程审核情况等内容的完整性、可追溯性和实施的有效性；
f）不合格报告：
观察结果、判定、纠正及纠正措施要求、整改及其证实性材料、验证情况、审核组长确认；
g）审核报告：
覆盖范围、依据标准、结论、监督或再认证补充报告；
h）其它：
有无来自其他方面对认证有效性发生冲突的信息，如：
对审核过程的有效性质疑，对认证客户的重大投诉、通报、媒体曝光等。
4.5.4认证档案的评审时限及发现问题的提出
a）评定人员在收到待评的认证档案3个工作日内，依据《认证档案评审细则》进行评审，将评审发现的问题写入《认证档案评审问题清单》。
b）《认证档案评审问题清单》须经另外一名评定人员复核无误后方可发出。
c）评审发现的疑难问题须经认证评定部组织评定人员或有关技术专家合议确定。
d）一般情况下，省内的认证档案评审时限在3个工作日及以上，省外的认证档案评审时限
在5个工作日及以上。
特殊情况下，可根据项目的风险控制和客户的正当理由，经认证评定部部长审核，总经理批准，做加急评审处理。
但加急评审的前提条件，必须是审核档案齐全、真实，审核过程有效，不符合报告已经有效关闭。
凡加急评审的项目均应作为重点关注对象，通过跟踪监督或提前监督防范其风险的发生。
4.5.5评审发现问题的整改要求
认证评定部将《认证档案评审问题清单》传递给审核组长，要求审核组长在规定时限内完成整改。
一般情况下，此项整改时限可根据具体情况确定，一般不应超过10个工作日。
对无
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中诚认证
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认证档案评审及认证决定的管理程序
CTC/P-18A/1
正当理由超过10个工作日未进行整改的认证档案，将由认证评定部通报质量监督部，质量监督部执行《审核组长负责制考核要求》对其处理。
4.6评审发现问题的整改实施
4.6.1审核组长应在规定时限内完成对评审提出问题的整改，若规定时限不能及时完成整改，审核组长应提前报告认证评定部，经认证评定部同意后方可延长适当期限。
4.6.2审核组长应针对评审提出问题进行整改，并将整改证据报送认证评定部验证。
整改证据应能够满足CNAS对认证档案保持充分信任的要求。
4.6.3认证评定部评定人员对审核组长报送的整改证据进行验证、对其中未满足整改要求的问题退回审核组长重新整改，直至其满足要求。
4.7认证决定的审批
4.7.1评定人员依据符合要求的认证档案填写《认证决定审批表》，报总经理审批。
4.7.2认证评定部将《认证决定审批表》转送客户服务部证书制作人员。
4.8认证证书的制作、验证和发出
4.8.1客户服务部证书制作人员依据《认证决定审批表》和《认证信息确认表》，制作认证证书，并在《认证信息确认表》下部的栏目中填写证书编号和有效期限。
4.8.2认证证书的制作应符合CNAS-R01:
2006《认可标识和认可状态声明管理规则》（2007年第一次修订）的要求，执行CTC/P-15《认证证书和标志管理程序》的规定。
4.8.3客户服务部证书制作人员将制作完成的认证证书交证书确认人最后签字验证。
4.8.4客户服务部证书制作人员将经过证书确认人验证合格的认证证书及《认证合格通知书》寄发获证客户。
4.8.5如认证决定为不合格，则向申请客户发放《认证不合格通知书》。
4.9认证档案的归档
客户服务部证书制作人员负责将完成证书制作后的认证档案转交档案室归档入库，档案室应对归档入库认证档案核查齐全性、归整性，对发现不符合要求的问题协同有关方面进行整改，确保不合格的档案不入库。
5 相关文件
CNAS-R01:
2006《认可标识和认可状态声明管理规则》CTC/P-15《认证证书和标志管理程序》
《认证档案评审细则》
修订：
质量技术部2011-9-16
审核：
陈家明2011-9-18
批准：
刘分明
实施日期：
2011-10-1
5
2011-9-19
6.相关记录
《认证档案评审问题清单》
《审核派单表》 《审核文件包》
《认证信息确认表》 《认证决定审批表》
《认证合格通知书》 《认证不合格通知书》
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