第一章秘书工作概述.ppt

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秘书实务,柴世民老师公共管理学院联系方式：

153434467276289801博客,教学目的,初步掌握秘书实务技能。

具体包括1、秘书会务管理技能。

2、秘书事务管理技能。

3、秘书文书拟写技能。

教学重点与难点,一、教学重点1、秘书的概念2、秘书的职业特点3、秘书工作的原则与作用4、技能训练二、教学难点1、秘书的来由与定义2、秘书工作作用的技能3、案例分析,案例导入季市长与他的秘书,与季市长接触过的中外朋友，没有一个不敬佩他学识渊博。

不少人称季市长是全才、天才。

只有他的妻子知道，老季不过是个比别人勤奋些的凡人。

这位出了名的、勤奋的凡人后面，还有一个不出名的、更勤奋的人市长的秘书老许。

季市长上任伊始，就发现办公厅秘书处老许学识渊博，功底深厚。

俄罗斯曾派出一个宇航科技代表团来市里访问。

市长要出面接待，许秘书为此准备好了谈话提纲。

案例导入,会谈中，季市长不仅对世界宇航领域的发展状况作了透彻的分析，而且展望了未来的发展，对人类共同开发宇宙资源提出了一些很有见解的看法。

那些宇航专家一个个伸着大拇指赞口不绝，说季市长的见解精辟，有独到之处，对宇宙尖端科学了解如此深刻的政府官员是不多见的。

后来，季市长又接见了一个考古代表团。

季市长从许秘书准备的材料中，不仅掌握了本省本市的古文化遗产，而且对我国最新考古,案例导入,成果也了解得比较全面，特别对该考古代表团成员的成果都知晓得十分具体。

有位专家私下问旁人，季市长是否是考古学者出身?

当他得知市长原是搞建筑的专业人员时，他惊奇得目瞪口呆。

一天，日本一个建筑代表团要来市访问。

季市长认为自己是搞建筑出身，又当城建系统领导多年，对建筑行业的情况还是比较了解的。

因为工作忙，所以没有去看许秘书为他准备的资料。

结果，在会谈中客人问起中国,案例导入,园林建筑各流派的艺术风格时，季节长一时难说清楚。

好在许秘书在坐，礼貌而自然地接过话题，既回答了客人提出的问题，也顾及了领导的威信。

从那以后，市长每天下班总要看看办公桌上有没有许秘书留下的资料。

如果有，他一定要带在身边。

哪怕工作到深夜，他也要把许秘书留下的资料读完、记住。

前不久，许秘书积劳成疾住院了。

恰巧这时美国水生物代表团前来访问。

市政府办公厅为了搞一份市长参考的资料，请来了高校和科研单位的水生物方面的专家，结果搞了两天因意见不统一而写不出一份材料来。

明天就要与美国朋友会谈，市长下班时习惯地看看自己的办公桌，只见一份水生物研究方面的综合资料，照例放在那儿。

许秘书病中还没有忘记自己的职责。

第二天，那些专家们没写出综合材料，办公厅只得安排他们一起出席座谈，以便帮助领导回答专业性很强的问题。

没想到市长谈吐自如，旁征博引，毫无外行窘态。

不仅美国专家对市长的学识感到吃惊，连本市的学者也大为赞叹.老许与市长配合了四年，市长的书籍和资料增加了五倍。

市长升任省长后，每晚睡觉前看第二天需要的资料的习惯没变。

秘书已经退休了，但被他画着各种符合的各类资料，还经常在原任市长、现在的季省长的手中、枕下和书桌上。

通过案例分析，如何理解市长夫人对市长的评价：

“老季不过是个比别人勤奋些的凡人。

这位出了名的、勤奋的凡人后面，还有一个不出名的更勤奋的人市长的秘书老许”,1.1.1“秘书”词义的演变宫中秘藏之书：

最初是指具有秘密性质或神秘色彩的图书。

职务之称:

秘书工作人员,是从清末开始的,这是现代秘书概念的源头。

社会职业：

秘书已被看作是广泛的社会职业之一，它属于第三产业（服务性行业）。

1.1秘书的定义、分类及层次,1.1.2秘书的定义所谓秘书，乃是组织或主管的助手，其任务是在认可的职权范围内，提供辅助工作与综合服务，并能运用办公室的工具设备，从事组织与主管制定的行政性任务的人员。

什么是辅助性工作？

什么是综合性服务？

国际秘书联合会：

秘书应是上司的一位特殊助手，她们掌握有关办公室事务的处理技巧，能在没有上司过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和判断能力，并且能在所给予的权力范围内作出决定。

欧洲职业秘书联合会：

对其上司的活动和工作范围有足够的了解，能够替上司分担很多工作。

她能在一定范围内作出决定和发出指示，并在做生意的场合代表她的上司。

秘书是党政机关、企事业单位、社会团体、军队、院校以及一切合法的社会组织内部行政管理部门中的职业名称，也可以是受雇于私人的企业。

秘书的主要工作是围绕领导中枢或领导者的工作办文、办会、办事，主要职责是辅助管理、综合服务。

（王育秘书实务）,狭义秘书：

专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。

广义秘书：

位居领导人身边或领导机构中枢，从事办公室事务，办理文书，联系各方，保证领导工作正常运转，直接为领导工作服务并为各方面的事务与信息助手。

（秘书上岗资格考试教材）,伟人的秘书,1.1.3秘书的职业特色1.直接性一是秘书工作的内容与领导工作是一致的，即领导做什么秘书也做什么;二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的,秘书也是直接向领导请示、汇报的;三是秘书做工作是直接对领导负责的，其结果的成败与领导有直接的关系。

2.稳定性秘书与其服务对象之间的关系有相对的固定性，短至数月，长达几年甚至几十年。

3.知识化秘书的工作性质要求秘书人员要具有一定的文化知识和专业知识。

4.年轻化发达国家的秘书人员平均年龄为26岁左右，一般为2035岁。

他们把秘书岗位看做是由操作层通向管理层的最好阶梯。

5.女性化近20年来，女性秘书有明显增加的趋势，这是由女性的心理素质所决定的。

西方国家的初、中级女性秘书占总数的比例达到了90%。

但是，在我国，男秘书也不少，各级政府办公室人员中男秘书不少。

1.1.4秘书的分类第一、按单位性质不同：

机关秘书，企业秘书，私人秘书，商业秘书，涉外秘书。

第二、按工作内容不同：

行政秘书、机要秘书，文字秘书，教学秘书，信访秘书、通讯秘书、医学秘书，法律秘书等。

第三、按服务对象不同：

公务秘书、私人秘书。

第四、按级别分秘书可以分为,A.助理级秘书助理级秘书也常被称为“见习秘书”，包括接待员，打字员等，其主要工作内容是负责打字、接待、电传、管理办公用品、管理办公环境、处理电话、分送信函、预定约会等。

这些工作的具体内容以后会讲的。

B.文书级秘书文书级秘书也常被称为“正式秘书”，其主要工作内容是负责起草打印文稿，收发、处理文书，完成上司临时交办的事项，笔录口授文件，负责会议的记录，为上司的报告和文件的撰拟收集组织材料，制定旅行计划和做好差旅报销，管理档案资料，辅助经理管理小额现金，兼做一些会,B.文书级秘书,计出纳记账的工作，保管保密文件等。

正式秘书无论从职位的性质、技术的要求、涉及的业务和工作的责任都要高于见习秘书,C.执行级秘书执行级秘书包括业务秘书、行政秘书等，在一些企业中被称为助理、专员、专务等。

其工作内容主要是协助上司做办公室和业务部门的有关工作，例如，处理信函，联系电话，接待来访，安排会议，收集资料，管理档案，收发传真，接听电话，计划管理上司的时间，安排差旅，对外代表上司联络、处理事务，监督、检查上司下达的工作完成情况，收集信息，协调横向、纵向的各种关系，辅助决策等。

执行级秘书的工作与文书级的秘书比较起来更侧重于组织内部的协调和沟通工作，以及对外的联络和公关工作。

D.行政级秘书行政级秘书包括办公室主任、行政经理、行政总监，经理私人助理等。

其工作内容主要包括参与决策，监督检查，辅助管理，设计工作岗位，制定工作流程，制定各种规章制度，帮助上司协调,组织内纵向、横向的关系和组织外部的各种关系，指导、带领秘书群体开展工作，分派任务，合理授权，落实各项决策，并负责秘书的选聘、培养和调配工作。

1.1.5秘书职业资格证书制度,国家为了推动秘书职业培训和职业技能鉴定工作的展开，在秘书人员中推行国家职业资格证书制度。

考试书目是秘书国家职业资格培训教程。

该教程的指导思想是“以职业活动为导向，以职业能力为核心”结合最新秘书工作理论与实践，突出了职业培训特色。

在结构上按照模块化方式，把秘书分为五级秘书、四级秘书、三级秘书、二级秘书四个级别进行编写。

秘书职业资格培训教程教材,秘书职业资格培训教程教材,秘书职业资格培训教程教材内容目录,第一章会议管理第一节会前筹备第二节会中服务第三节会后落实第二章事务管理第一节接待第二节办公环境管理第三节办公室日常事务管理第四节办公用品管理第五节信息管理,秘书职业资格培训教程教材内容目录,第三章文书拟写与处理第一节文书拟写第二节收发文处理第三节文档管理,秘书职业资格培训教程基础知识教材,秘书职业资格培训教程基础知识教材,第一章文书基础第二章办公自动化基础第三章沟通基础第四章速记基础第五章企业管理基础第六章法律与法规,秘书职业资格证书封面,秘书职业资格证第二页,秘书职业资格证书考试试题样本,1.1.5秘书的层次,1、以职务划分，可分为秘书长、办公厅（室）主任、秘书处长、股长、科员、办事员2、依据秘书国家职业资格证书制度，秘书层次可分为五级秘书、四级秘书、三级秘书和二级秘书。

3、秘书培训教材及教授内容：

（1）以秘书国家职业标准和秘书国家职业资格培训教程为依据。

（2）秘书职业考核的内容包括：

职业道德、基础业务素质、案例分析、工作实务四方面。

（3）涉外秘书增加外语考试部分。

1.2.1秘书部门的涵义秘书部门又称秘书机构，有广义和狭义之分。

广义的秘书机构，指承担办文办事、信息调研、综合协调、督促检查与事务管理等全部秘书工作的部门。

一般高层称办公厅，基层称办公室，包括其下属的秘书、档案、机要、调研、信访、行政、督查等部门。

（如下图）狭义的秘书机构，指承担以办文办会为主，专门辅助领导机关及其负责人办理秘书业务的部门，如秘书局、秘书处、秘书科等。

1.2秘书部门,秘书机构图,办公室（主任、副主任）,调研科室,秘书科室,档案科室,信访科室,行政科室,督查科室,机要科室,1.2.2秘书部门的地位秘书部门无论是在党政机关还是在企事业单位，都是直接为单位领导层服务的。

它处于承上启下、协调左右、沟通内外的枢纽地位。

如图：

1.2.3秘书部门的基本特征从属性秘书机构在整个机构体系中属于综合性的辅助部门。

中介性在党政机关、企事业单位内，领导层是决策机构，职能部门是执行机构。

秘书部门是其中介。

综合性秘书机构的主要活动是围绕领导层的活动而展开的，活动内容涉及面广。

1.3.1行政秘书工作内容与形式办文：

主要包括文书拟写、收发文处理、文档管理三个方面。

办会：

主要包括会前筹备、会中服务、会后落实。

办事：

主要包括接待、办公环境管理、办公室日常事务管理、办公用品管理、信息管理。

1.3秘书工作,（3）美国秘书专家约翰哈里森,接受口述，将它打印成文，草拟函件、总结等；接收并整理收到的邮件，下班前处理好雇主往外寄发的邮件；有接待的责任，包括迎接并款待来访者，处理打来的电话；为雇主写日志,安排他的约会和预约,协助他计划好一天的时间；安排雇主的旅行并安排好他的旅行路线；将雇主的私人和商业信件归档，做好索引；组织会议和参加会议，包括准备会议议程和会议纪录；有条不紊地安排好雇主的办公室，例如：

经常更新他墙上的图表，保管他的证件和文件夹,1.3.2秘书工作的特点从属性是现代秘书工作最根本的属性和特点。

被动性秘书机构的辅助地位，决定了秘书工作的被动性。

事务性秘书工作绝大多数都是具体的事务工作。

（办事能力）综合性秘书机构是综合办事机构，秘书工作也就具有鲜明的综合性。

机要性指秘书工作的机密性和重要性。

1.3.4秘书工作的作用枢纽作用秘书部门的地位是承上启下，联系左右，沟通各方的枢纽。

（是指在机构运作中的作用。

）辅助作用秘书工作的参谋助手作用，贯穿在秘书人员辅助领导工作的整个过程中。

（帮助领导搞好工作，是其参谋助手）形象作用秘书人员在工作中的一举一动、一言一行以及办事风格，都代表本单位的形象。

1.3.5秘书工作的发展趋势,逐步形成以公务秘书为主导、社会秘书为主体的职业阶层逐渐形成双向选择的社会化秘书性服务系统逐渐走向秘书工作科学化的道路,1.4港台及国外的秘书工作,1.4.1香港秘书工作1、香港秘书分类

（1）高层次秘书。

他们是上司的直接重要助手，其职责是全面辅佐上司。

其中层次最高、职权最大的是公司秘书（也有称行政总管）和董事长秘书。

从事这一工作需要5年以上工作经历，并通过英国特许秘书及行政人员公会组织的秘书特许状考试。

（2）一般事务性秘书。

香港秘书工作,2、香港秘书具有的职业观念

（1）服从上司。

（2）忠诚公司,忠诚是职场中最应值得重视的美德，只有所有的员工对企业忠诚，才能发挥出团队的力量，才能凝成一股绳，劲往一处使，推动企业走向成功,（3）处理好人际关系,（4）以处理事为主务,1.2台湾秘书工作,1.2.1台湾秘书的必备条件1、传统标准外形利落出色,学识涵养丰富,个性成熟稳重,1.2台湾秘书工作,2、新增标准有问题时，能自己找答案有情绪时，能自行排解不断给自己找机会随时站立在旁（主管随叫随到）话不多但很中听,做事很有分寸凡事能察言观色能设身处地地考虑问题能扮黑白脸有公关能力,1.4.2台湾秘书工作,1.2.2台湾的秘书职衔传统秘书职衔：

行政助理助理秘书秘书资深秘书执行秘书主任秘书外商对秘书职业的分类打字员接待员速记员操作员新世纪秘书的普遍头衔行政助理协调员行政专员资讯专员行政处长行政经理行政总监,1.4.3英国秘书职责,1、市政府秘书的职责：

上午九点开始，与上司对照各自的日程表剪报充好咖啡，送给上司及来宾饮用速记上司口述指示复信接听电话使用办公设备接待来访处理邮件分发文件,1.4.3英国秘书职责,2、英国公司秘书职责速记上司的口述指示打字接待来客文件归档记账烧煮咖啡或者茶拆阅文件寄发邮件记录来电安排工作日程,1.4.3国外秘书工作的发展趋势,第一、社会化第二、专业化第三、现代化第四、妇女化,【训练目标】通过训练，熟练地掌握有效发挥秘书工作作用的技能。

【案例分析1】季市长与他的秘书,1.5技能训练,季市长与他的秘书,与季市长接触过的中外朋友，没有一个不敬佩他学识渊博。

和他见面后，文学艺术家会把他看做知己；工程技术专家把他看成同行；井下工人和他见面后说他是贴心人；种地的老农乐意与他扳着手指谈收成；就是那些有自己研究领域里人痴入迷的“怪人”，也会与季市长有共同语言。

不少人称季市长是全才、天才。

只有他的妻子知道，老季不过是个比别人勤奋些的凡人。

这位出了名的、勤奋的凡人后面，还有一个不出名的、更勤奋的人市长的秘书老许。

季市长与他的秘书,季市长上任伊始，就发现办公厅秘书处老许学识渊博，功底深厚。

俄罗斯曾派出一个宇航科技代表团来市里访问。

市长要出面接待，许秘书为此准备好了谈话提纲。

会谈中，季市长不仅对世界宇航领域的发展状况作了透彻的分析，而且展望了未来的发展，对人类共同开发宇宙资源提出了一些很有见解的看法。

那些宇航专家一个个伸着大拇指赞口不绝，说季市长的见解精辟，有独到之处，对宇宙尖端,科学了解如此深刻的政府官员是不多见的。

后来，季市长又接见了一个考古代表团。

季市长从许秘书准备的材料中，不仅掌握了本省本市的古文化遗产，而且对我国最新考古成果也了解得比较全面，特别对该考古代表团成员的成果都知晓得十分具体。

有位专家私下问旁人，季市长是否是考古学者出身?

当他得知市长原是搞建筑的专业人员时，他惊奇得目瞪口呆。

一天，日本一个建筑代表团要来市访问。

季市长认为自己是搞建筑出身，又当城建系统领导多年，对建筑行业的情况还是比较了解的。

因为工作忙，所以没有去看许秘书为他准备的资料。

结果，在会谈中客人问起中国园林建筑各流派的艺术风格时，季节长一时难说清楚。

好在许秘书在坐，礼貌而自然地接过话题，既回答了客人提出的问题，也顾及了领导的威信。

从那以后，市长每天下班总要看看办公桌上有没有许秘书留下的资料。

如果有，他一定要带在身边。

哪怕工作到深夜，他也要把许秘书留下的资料读完、记住。

前不久，许秘书积劳成疾住院了。

恰巧这时美国水生物代表团前来访问。

市政府办公厅为了搞一份市长参考的资料，请来了高校和科研单位的水生物方面的专家，结果搞了两天因意见不统一而写不出一份材料来。

明天就要与美国朋友会谈，市长下班时习惯地看看自己的办公桌，只见一份水生物研究方面的综合资料，照例放在那儿。

许秘书病中还没有忘记自己的职责。

第二天，那些专家们没写出综合材料，办公厅只得安排他们一起出席座谈，以便帮助领导回答专业性很强的问题。

没想到市长谈吐自如，旁征博引，毫无外行窘态。

不仅美国专家对市长的学识感到吃惊，连本市的学者也大为赞叹。

老许与市长配合了四年，市长的书籍和资料增加了五倍。

市长升任省长后，每晚睡觉前看第二天需要的资料的习惯没变。

秘书已经退休了，但被他画着各种符合的各类资料，还经常在原任市长、现在的季省长的手中、枕下和书桌上。

问题讨论：

1、通过案例分析，如何理解市长夫人对市长的评价：

“老季不过是个比别人勤奋些的凡人。

这位出了名的、勤奋的凡人后面，还有一个不出名的更勤奋的人市长的秘书老许”,2、从案例中可以看出许秘书在幕后的辛勤工作，对领导人及市长起了哪些积极作用？

3、若你担任市长秘书，要产生像许秘书这样有效的辅助效果，你将做哪些方面的准备？

哪种行为好,新星公司张总经理突然收到一封非常无礼的来信，信是由一家平时交往很深的协作单位的厂长写来的。

总经理怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室，让他记录自己口述的回信：

“我实在没有料到会收到这样一封来信，尽管我们之间已有那么长时间的往来，但事到如今，我不得不中止我们之间的往来，并且按照惯例，我要将此事公布于众。

”总经理命令秘书立即将信抄写好寄出。

问题讨论：

对于这位总经理的命令，秘书可以采取三种行为：

哪种行为好,1“是，马上办理。

”说完，秘书回到自己的办公室，立即将信抄好寄走。

2秘书不仅没有退下去抄写，反而直言相劝：

“总经理，请您三思，给对方回这样的信，后果将不堪设想。

在这个问题上，难道我们自己没有需要反省的地方吗?

”3当天下午快下班的时候，秘书将抄写好的信递给已心平气和的总经理，问：

“总经理，这封信可以寄走吗?

”你认为哪种方法正确？

1.你对秘书这一职业是怎么看的?

2.秘书工作的原则有哪些?

3.秘书工作有什么作用?

4.秘书工作的发展趋势是什么?

问题讨论,祝学习进步！