第5章文件管理.ppt

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第五章文件管理,第一节文件管理概述,一、文件定义及特征1、文件一般是指由法定组织依法制发，用来处理各种公务，如传布政令、颁布法律法规、提出工作意见、对外交往以及报告情况、请示问题、商洽事务、记载公务活动等，具有特定格式并要求行为客体具体实施办理的书面文字材料。

文件处理是文秘管理工作中经常性、不可或缺的一项工作，有助于各项工作的规范和科学化，有助于提高效率，克服官僚主义，发挥文秘人员的助手和辅助作用。

2、文件的特征,

（1）文件是以文字表达的，非文字表达的不是文件。

（2）文件是由公务产生的，非公务产生的不是文件。

（3）文件是实际用于处理公务的，非实际用于处理公务的不是文件。

（4）文件是由法定作者制成的，非法定作者制成的不是文件。

（5）文件是有特定格式的，非具特定格式的不是文件。

二文件处理的基本任务,1、创制文件2、传递文件3、办理文件4、处置办毕文件5、管理文件,三、文件管理的具体要求,1、准确、周密，确保质量：

2、及时、迅速，注重时效3、安全、可靠，确保国家机密4、集中统一管理5、实事求是，按要求和规定进行6、精简文件，反对官僚主义和文牍主义,四、文件管理的作用,1、领导、指导工作2、规范、约束作用3、宣传、教育作用4、沟通、联系作用5、依据、凭证作用,第二节文件处理程序,一、收文办理程序签收拆封登记分发传阅拟办批办承办催办注办。

情景分析,总经理办公室：

李总：

王俐（办公室主任），现在公司事务较多，你的工作都挺忙的，为了让办公室工作更有条理，公司打算再招聘多一位秘书，主要让她做一些基本的办公事务，如文书处理等，你准备一下，这个周末与人事部赵总去人才市场招聘一位，具体要求到时赵总对你讲，你负责业务面试就行了,火热的人才招聘会王俐与赵总收了一堆简历，经过认真筛选后，挑了三份，王俐面试甲、乙、丙三人，下面是她们的对话：

（请认真看过之后，经过小组讨论，写出你组所认为的不当之处，并说说你组认为应招聘三人中哪一个。

准备发言）,王俐面试甲的提问,王俐：

你好，请坐！

甲：

你好，谢谢！

王俐：

我公司想招一位办公室文员，主要做文书处理方面的工作，下面请你谈谈这样几个问题，好吗？

甲：

好的。

王俐：

请看这张纸条后再回答吧！

收文办理程序：

签收拆封登记分发传阅拟办批办承办催办注办。

请应聘者回答前三项的具体操作要领。

甲的面试回答,甲：

签收时，要清点份数；看看对方是否投对了，不是本单位的放在一旁，急件要先签收。

拆封时，秘书要看清收件人，不要随意乱拆。

拆时可用刀剪，也可用手撕开，如有信封开启器就更好了。

信封应立即扔进纸篓，不要占地方。

登记时，有三种方式：

簿册式、联单式、卡片式。

常用的是卡片式。

王俐面试乙的提问,王俐：

你好，请坐！

乙：

你好，谢谢！

王俐：

我公司想招一位办公室文员，主要做文书处理方面的工作，下面请你谈谈这样几个问题，好吗？

乙：

好的。

王俐：

请看这张纸条后再回答吧！

收文程序：

签收拆封登记分发传阅拟办批办承办催办注办。

请应聘者回答中三项的具体操作要领。

乙的面试回答,乙：

分发时，先要分出办件和阅件。

然后按主次分发，要有相应手续。

要注意范围。

传阅时，要严格范围，严禁文件横传。

传阅后要认真清查。

拟办时，需要秘书有一定政策水平和业务知识，要将拟办意见填入“文件处理单”的“拟办意见”栏中。

王俐面试丙的提问,王俐：

你好，请坐！

丙：

你好，谢谢！

王俐：

我公司想招一位办公室文员，主要做文书处理方面的工作，下面请你谈谈这样几个问题，好吗？

丙：

好的。

王俐：

请看这张纸条后再回答吧！

收文程序：

签收拆封登记分发传阅拟办批办承办催办注办。

请应聘者回答后四项的具体操作要领。

丙的面试回答,丙：

批办时，领导要快些，可用电话告诉秘书批办意见，要贯彻上级文件精神，要直接告知承办部门。

承办时，承办同样要快，要学会分清轻重缓急，要有结果。

催办时，所有的文书都要催办，一般以打电话为主要形式，发现拖延者给予相应处分。

注办时，将文件办理情况和结果在文件处理单上注明。

如收文承办后，注明是否已办复，复文字号、日期等。

收文要经过哪些程序？

甲乙丙三人的回答是否全面、准确？

试作一评析。

评析,甲：

签收时，要清点份数；要对照投递单清点，查看其件数是否与单上记载一致。

完成后要在上面签字，表示已收。

看看对方是否投对了，不是本单位的放在一旁，急件要先签收。

不是本单位的要退回，急件要注明签收的具体日期和时间。

发现的问题要尽量向发文单位查询。

签收程序,来函,签收,检查,签字,拆封时，秘书要看清收件人，不要随意乱拆。

正确。

拆时可用刀剪，也可用手撕开，如有信封开启器就更好了。

信封应立即扔进纸篓，不要占地方。

拆时不可用手撕，应用手拿信封，竖起轻弹数下，让里面文书落到底部；在上端左下角剪一个斜三角，再顺此剪开。

小心取出，有附件的更要一一对照好，分门别类后，用文件夹存放好。

信封不要立即扔掉，要放入空信封筒中保管一段时间，以便发现差错后查对或回复信件用。

登记时，有三种方式：

簿册式、联单式、卡片式。

常用的是卡片式。

常用的是簿册式。

三种方式比较：

收文登记簿,乙：

分发时，先要分出办件和阅件。

然后按主次分发，要有相应手续。

要注意范围。

基本正确。

分发要及时准确，最好将文件分为急件、要件、例行公务件、私人信件等，简要明了。

文件处理（办理）单,传阅时，要严格范围，严禁文件横传。

传阅后要认真清查。

基本正确。

横传即应阅人之间相互传阅，原则上不允许，因为这样容易丢失，难以分清责任。

清查时，看文件有无破损、缺页；看应阅人是否全部阅过；要对阅后退文记录标注清晰。

传阅文件，秘书要填写传阅文件登记单。

传阅文件登记单,文件传阅单（附于文件前）,文件字号（或收文号）,拟办时，需要秘书有一定政策水平和业务知识，要将拟办意见填入“文件处理单”的“拟办意见”栏中。

正确。

丙：

批办时，领导要快些，可用电话告诉秘书批办意见，要贯彻上级文件精神，要直接告知承办部门。

批办时，意见要直接明确、简明扼要，并填入“文件处理单”中的“批办意见”中，要签字署名和写日期，以备日后查考。

秘书根据批办意见告知承办部门。

承办时，承办同样要快，要学会分清轻重缓急，要有结果。

承办要有时限，要求秘书工作要迅速、高效。

要认真领会批办意见的精神，要做到件件有着落，事事有结果。

公司承办时限规定,催办时，所有的文书都要催办，一般以打电话为主要形式，发现拖延者给予相应处分。

不是所有的都要催办，只有上司交办的和明显有时限要求的才催办。

可采用打电话、发函、直接登门、约请承办部门来人汇报等形式。

紧急文件跟踪催办，重要文件重点催办，一般文件定期催办。

若有拖延等问题要及时汇报。

收文催办记录单年月日收文号_密级_,注办时，将文件办理情况和结果在文件处理单上注明。

如收文承办后，注明是否已办复，复文字号、日期等。

正确通过以上评析，三人中谁应胜出？

二、发文办理程序,拟稿会商审核签发缮印校对用印分发,情景分析,秘书办公室：

王俐：

（对那位刚招聘进来的小胡）小胡，最近正值公司业务旺季，公司人手紧缺，可又不能招人太多，所以经常要加班，按照李总的意思，加班费如何计算，他让我们先拿出个初步意见来，他同意后下个通知，所以你先起草一下这个通知，注意一定按国家相关法律法规来写。

小胡：

好的，我马上就写。

第二天：

王俐：

小胡，昨天让你写的通知草稿写怎么样了？

小胡：

哦，早完成了，昨晚我就放到李总办公台上了。

王俐：

放李总那去了？

这么快？

小胡：

有什么不对吗？

不是说李总看过同意了就发吗？

王俐：

那你的底稿还有吧？

拿来我先看一下。

小胡：

你也要看？

对不起，我不知道，喏，这是，你看吧。

风光公司关于加班费计算方法的通知,各位同仁：

鉴于目前公司业务红火，大家加班劳累，比较辛苦，但这是没办法的事，不可能再招较多员工，只好大家咬紧牙关，共渡难关。

当然，不会让大家白忙活，公司一定会根据国家相关法律法规发放加班费的。

下面将有关事项通知如下：

一、发放对象：

公司所有员工。

二、发放的时段：

八小时以外。

三、发放的标准：

个人每小时平均工资的三倍。

四、注意事项：

加班员工要有部门领导签字和最少一位同事口头或书面证明。

办公室二五年六月二日,思考题,、发文有哪些程序？

小胡发文程序有问题吗？

按照你的理解，说说她应当如何做。

、这份通知有问题吗？

若有，请作修改。

实训题参考答案,小胡所写草稿不经王俐审核就直接送李总处是不对的，违背了办公室发文程序。

下面具体介绍发文程序：

1、拟稿：

秘书人员拟出文书草稿过程。

此项过程为：

领导交拟领会领导意图收集、组织材料构思讨论修改送领导审阅,2、会商：

文书涉及到不相隶属的部门或平级单位或部门时，发文机关应依法与其协商，只有征得同意后方可发文。

3、审核：

对草拟好的文书进行审查。

在送领导审阅前，由秘书部门负责。

由上可知，小胡错在哪里知道了吧？

4、签发：

主要领导对文稿的最后一次全面核查并最后确认过程。

签发后即成定稿，其他任何人不得擅自修改，否则将负行政或法律责任。

可分为正签、代签、核签、会签。

签发时要在指定位置批注同意发出的意见，并署完整的职务、姓名、日期。

5、缮印和校对：

缮写和印刷。

缮写就是抄写或打印。

印刷就是批量“复制”文字、图形等。

6、用印：

在正式文本上加盖印章。

7、分发：

分装、发送,某某公司发文审批单,发文登记簿,风光公司关于加班费发放问题的通知,各位同仁：

鉴于目前公司业务繁忙，人手紧张，各部门加班工作比较频繁，敬请大家在完成工作任务的前提下注意休息。

公司将根据国家相关法律法规发放加班费的。

下面将有关事项通知如下：

一、发放对象：

公司所有加班的员工。

二、发放的时段：

法定工作时间（八小时）以外。

三、发放的标准：

个人每小时平均工资的三倍。

四、注意事项：

加班员工要有部门领导签字和最少一位同事书面证明。

办公室二五年六月二日,三、其他处理程序,1、立卷公文办理完毕后，承办人员应根据文书立卷的要求，把有查考价值的公文原稿和有关材料整理好，送交文书或档案部门清理立卷，个人不得私自保存应当存档的公文。

2、销毁没有查考和存档价值的公文，经过严格筛选和鉴别，列出清单，经主管领导人批准后，可以销毁。

销毁文件要进行登记，要有专人监督，保证不漏销，不丢失，不泄密。