Outlook基本功能操作说明.docx

Outlook基本功能操作说明.docx

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Outlook基本功能操作说明

Outlook基本功能操作

Outlook基本功能操作说明

前言：

Outlook是微软公司出品的套装软件的组件之一，它对OutlookExpress的功能进行了扩充。

Outlook的功能很多，可以用它来收发电子邮件、安排日程、管理联系人信息、任务管理、日记跟踪和使用便笺组织信息等功能，可以这么说Outlook是一个个人信息管理器（PIM）。

公司目前大多数信息传输将使用Outlook，因此能否很好地处理信息将取决于您对Outlook的使用。

下面我们将一一介绍Outlook的几大主要功能，便于您能快速掌握（以下以Outlook2003为例）。

一、收发邮件

1、发送邮件

单击左上角“新建（N）”按钮旁边的向下箭头键，单击“邮件”选项，会弹出编辑对话框，所图1所示。

图1

在相应栏目中输入主题及内容。

图2

如果是发送给集团公司内部人员，点击一下“收件人”，将弹出选择姓名对话框，从左边分别选择接收人的名字，点根据不同情况，点击“收件人”或“抄送人”或“秘密抄送”，后点击“确定”，返回图2界面，如果还想插入附件，点击菜单上的“插入”→“文件”，选择需要插入的文件后返回图2界面，再点击“发送（S）”按钮即完成邮件的发送。

图3

如果是发送给集团公司外部人员，直接在收件人及抄送人中输入对方的邮件地址，如输入，然后点击发送按钮即可完成邮件的发送了。

（秘密抄送：

指所有收件人看不到其他秘密收件人的姓名。

这常用于发相同的邮件给不同的客户，经如年终你可能将一张贺卡发给不同的客户，而又不希望客户名单泄露，通常采用这种方法。

）

2、接收邮件

收到的邮件一般保存在Inbox文件夹里，只需打开Inbox文件夹就可以看到邮件。

有未读邮件Inbox和未读邮件文件夹会以粗体字显示，并标有未读邮件的数量。

图4

a）阅读邮件

双击需要阅读的邮件，就可以打开邮件，阅读其内容。

点击相应的邮件会在阅读窗格中也会显示邮件内容。

b）答复发件人

如果想回复发件人，如图中选中某一主题，然后点击工具栏上的“答复发件人”，如果想答复所有人，点击“答复所有人”然后输入回复内容，再点击发送即可。

c）转发邮件

如果想将某一邮件转发给其他人，在如图中选中某一主题，点击工具栏上的“转发”，然后输入相应内容，再点击“发送”即可。

d）删除邮件

在如图中选中某一主题，点击左上角的“”删除图标，即将邮件转移到DeletedItems文件夹中。

删除在DeletedItems文件夹中的邮件将彻底删除。

二、邮件的分类管理及规则应用

大家在邮件使用过程中，可能会将邮件进行分类，比如说将某人发的邮件或某部门的邮件放在一起，或者对邮件进行标记，或按收发件人、日期、主题等等进行排序，查找邮件、外出时的自动答复等功能以方便组织和管理邮件。

下面将一一介绍其功能。

1、按收发件人、日期、标志等对邮件进行排序

如图所示右击“排序字段”，在下拉菜单中选择相应的排序字段，即可对邮件进行排序操作。

图5

2、查找邮件

如图所示点击工具栏“查找”按钮，会弹出“查找工具条”，在“查找”中输入特征字段和相应的范围，点击“立即查找”按钮即可。

图6

3、创建规则

为了便于管理我需要将某人发来的邮件放在一个特定的文件夹中，便于我来跟踪和管理，这就需要使用创建规则。

以下以创建管理信息部文件夹为例，介绍如何创建规则。

a）单击菜单“工具”→“规则和通知”；

b）在规则和通知对话框中单击“新建规则（N）”；

图7

c）在规则向导对话框中选择“将某人发来的邮件移至文件夹”选项，将“发件人为个人或通讯组列表改为*mtcnitdepartment”，将“将它移动到指定文件夹中”更改为MIS，单击完成。

即完成规则的创建。

图8

今后所有发件人是IT部门组的邮件将全部移到MIS文件夹下。

4、设立外出时的助理程序

如果你即将要出差或休假，请不要忘了设立外出时的助理程序。

这样在外出期间，每收到一封邮件，邮件服务器会自动回复发件人，通知对方你已外出，暂时无法处理邮件。

操作：

点击菜单上的“工具”“外出时的助理程序”，弹出如下对话框。

在“以下文字仅自动答复每一发件人一次”的内容中输入你要回复的内容，点击“我目前外出”就可以自动回复了。

回公司上班后，点击一下“我目前在办公室”即可。

图9

5、其他

依据公司MT055文件规定，个人邮箱大小为100M（包括Inbox、SentItems、DeletedItems文件夹）。

当邮箱容量超过100M时，会定期收到管理员发出的邮件通知（也可以在邮箱属性查看容量），将限制邮件的发送功能，部分邮件也会转移到SystemCleanup文件夹中。

图10

三、设置会议

大家在平时工作中，可能会通知大家在何时何地开会或培训等其他事务，希望到了时间能自动提醒，Outlook已为我们提供了这一功能。

操作：

单击左上角“新建（N）”按钮旁边的向下箭头键，单击“约会”选项，会弹出编辑对话框。

如图2所示。

输入相应的主题、地点、时间、提醒时间、主要内容，再点击“重复周期”，可以设置每隔定期开会的时间，到时间会自动提醒。

图11

如果只要通知并提醒自己：

在以上内容填写好后就可以点击“保存并关闭”，到时会自动提醒自己。

如果要通知并提醒其他人：

在以上内容填好后，再点击“邀请与会者”，在弹出的收件人中填写将要通知的人员并确定，然后点击“发送”即可，收件人均会收到此邮件，到了开会并会提醒所有收件人。

四、创建便笺

便笺是一种可以用于快速方便记录一些信息的工具。

Outlook也提供了这一功能。

1、新建便笺

如图2所示单击左上角“新建（N）”按钮旁边的向下箭头键，单击“便笺”选项，会弹出便笺。

就可以进行编辑。

2、查看便笺

如图5所示点击便笺图标，便可打开便笺。

3、转发便笺

如图12所示，右击需要转发的便笺便可实现转发。

图12

五、创建日记

1、自动创建日记

点击菜单工具→选项，点击日记选项，如图所示选择需要记录的选项便可自动记录日记。

该方法只能自动记录Office组件的记录。

图13

2、手动创建日记

点击日历，点击需要创建的时间点，即可创建日记。

图14

六、任务管理

1、创建任务

如图2所示单击左上角“新建（N）”按钮旁边的向下箭头键，单击“任务”选项，会弹出任务编辑对话框。

输入相应的主题、开始时间、截止时间、优先级、完成率等，再点击“重复周期”，可以设置定期任务。

2、为他人分配任务

在创建任务的基础上，点击分配任务，在弹出的收件人一栏中输入需要完成任务的人，点击发送即可完成分配任务。

3、处理任务

当接受或谢绝一项任务后，Outlook会自动删除Inbox中的任务要求，对于接受的任务会保存在任务栏中。

任务实施者需要自己跟踪任务进度。

图15

七、关于发送传真

请参阅Faxmaker客户端的使用说明

八、管理联系人

在使用Outlook中，可以将你经常联系的客户信息及邮件地址存在Outlook中，以便今后发邮件时直接调用。

操作方法：

如图2所示单击左上角“新建（N）”按钮旁边的向下箭头键，单击“联系人”选项，会弹出联系人编辑对话框中输入相应的信息即可，点击保存并关闭即可。

今后在需要发送邮件时，点击“收件人”在弹出的对话框中，在“显示名称来源”中选择“联系人”，即可看到联系人中所有建立的名单，选择相应的人员到收件人中点击确定即可。

图16

九、在公司外收发邮件

请参阅CiscoVPNDialer的使用方法