采购监督管理办法.doc

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采购监督管理办法

名称

采购监督管理办法

编号

页数：

3

编制部门

编制日期

审核人

审核日期

批准人

批准日期

生效日期

颁发部门

分发部门

集团公司各部门、各子公司

一、目的：

加强采购管理，提升采购效率。

二、适用范围：

采购活动过程

三、定义：

采购应当遵循公开透明原则、公平竞争原则、公正原则和诚实信用原则。

四、权责：

全面监督检查采购流程的规范性

五、内容：

5.1采购流程执行监督

5.1.1严格执行询议价程序

物品采购必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。

5.1.2采购会审、合同会签制度

物品采购，合同签订必须经过有关部门参与，调研汇总各方意见，经高管审核。

5.1.3职责分离

货物的到库数量与质量验收采购人员不可参与。

采购货物质量、数量、交货等出现问题时，应由生产子公司通知采购部门进行处理。

5.1.4一致性原则

采购人员采购的物品或服务必须与采购单所要求规格、型号、数量相一致。

在市场条件不能满足采购部门要求或成本过高的情况下，及时反馈信息供申请部门更改采购单作参考。

5.2物资采购监督要重点把握关键环节

5.2.1采购计划的制定。

编制采购计划的采购部门或人员可能在编制采购计划时超出实际的物资需求和库存物资平衡，还可能将一些实际并不需要的物品加入到采购计划中，以谋求部门或个人的私利。

所以，在监督采购计划时应关注所采购物资是否必需以及怎样实施采购、采购的数量多少等。

    5.2.2供应商的选择。

在目前市场下，绝大多数物资品种数量多、产品质量参差不齐、供应商资信等级差异，使采购部门有较大的选择余地，并可能成为牟取私利的空间。

按照什么原则择优选用供应商，由谁来最终决定等问题都是监督的重点。

    5.2.3供应商的约束。

在采购活动中供应商是监督的重点。

主要体现在其是否遵守公司采购制度的各项规定，是否按公司采购制度的流程进行，是否各供应商之间相互串通，是否贿赂采购经办或其他采购相关人员等方面。

5.2.4采购价格的确定。

采购价格的形成受多种因素变量的影响，物资产品质量等级、材质配置、技术配置、交货条件、税率额度等原因，都会使同样一种物资产品的采购价格不同。

什么样的性价比对企业最有利是监督的关键点。

    5.2.4验收物资质量与数量。

实际到货的物资数量与质量存在短缺和质量不能满足要求的情况，这需要验收人员把关。

验收人员责任心和质量检测标准的把握成为监督的控制点。

5.2.5货款的结算。

采购合同签订并开始执行后，采购货款何时支付、支付金额大小、以何种方式支付是一个复杂的决策过程。

货款结算及支付流程的有效执行是监督的控制点。

5.3物资采购监督要重点关注核心人员

    5.3.1要从制度上规范采购人员的行为。

对采购员实行采购物资质量保证制度，对采购物资的质量实行"谁采购、谁负责"，对采购过程实行透明作业。

严防采购人员有意无意地将不应该透露的采购信息提前透露给供应商，编写采购审核表带有明显的倾向性，任由申购部门自行上报其需求数量和品目等，导致一些不必要的采购需求，也给供应商的推销游说大开方便之门；不顾具体情况、实际用途，盲目攀比，追求名牌，造成“不求最好，但求最贵”的现象，未将应当进行招标采购的项目擅自缩小金额分批采购，为个人目的拒签或延迟签订采购合同等。

    5.3.2要从管理体制上加强对采购决策者的监督。

实行统一采购、统一管理。

实行集体决策原则，接受监督检查，重点确定采购的质量、性能、价格，尽量减少物资采购中可能造成的损失。

对于重大物资、设备采购要经流程审核，方可付诸实施。

建立落实责任制，将采购中的敏感问题纳入问责细则中，建立"部门主管负总责，采购经办各负其责"的机制。

5.3.3要对采购人员形成长期有效的思想教育培训机制。

进行警示教育，通过案例教育，以案明纪，以实例为诫，让相关的采购管理人员清醒地意识到贪心的可怕后果。

培养出廉洁自律，拥有良好的职业操守。

提高采购人员的业务素质和自我约束的自觉性。

5.4采购监督重点手段

   5.4.1公开招标采购制度。

招标采购，即采购者对需要采购的项目公开招标，通过一套严格的组织程序，让投标者在质量、价格、售后服务等方面相互竞争，从而实现采购的最优化。

招标采购的最大特点就是程序的规范性、厂家的竞争性。

招标过程中，必须成立由各个相关部门人员组成的工作机构，使招标行为正常运转，以保证招标的公开、公正、公平，避免人为因素的影响，较好防止暗箱操作。

5.4.2集中采购制度。

分散采购是大量滋生腐败问题的一个主要的体制性原因，集中采购是堵塞采购过程中各种漏洞的重要体制保证，它不仅可以增强议价能力、降低采购成本，而且可以实施专业化采购、规范化管理，减少效益流失和腐败问题发生的可能性。

明确要求按照规定权限做好物资采购，落实定点供应商准入制度，严格执行物资采购公开招标规定，不得以任何形式规避招标，不准任何人越权采购。

5.4.3采购监督检查制度。

在规范物资采购内部运行机制的同时，也应加强外部的监督机制。

为进一步规范物资采购管理行为，必须借助其他组织、部门的力量形成合力，加大监督力度。

建立对重大物资采购业务定期开展审计制度，通过审计督查物资需求计划的提报、采购渠道选择、价格确定、质检验收、货款支付等重点环节执行各项规章制度情况，预防腐败问题的发生。

随即开展一次物资采购流程执行稽核，以进一步保证物资采购监督制度的落实。

5.4.4职能分工控制制度。

物资从采购到入库点数、质量验收、使用过程监控、货款结算将涉及质量技术部、生产部、仓储、资产购建部门等许多部门和环节，建立职能分工控制制度，以明确请购、订购、验收、付款、记账等环节的相关人员的责任，加强互控、他控和自控十分必要。

对物资采购供应的各个环节实行考核监控。

严格进行动态管理，审议评定物资供应商准入资格，对物资供应商的资质、产品质量和售后服务进行跟踪调查，对不合格的厂商坚决予以清除其准入资格。

实行"谁主管采购物资、谁负责物资质量"的责任追究制度和询价比价定价制度，严把"采购价格、物资质量、验收入库"关，真正做到料源可靠，采购规范，降低成本，确保供应物资质量。

5.4.5物资定期盘点制度。

通过盘点知晓账与物、账与账相是否一致，可以掌控仓库库存物资的结构，购货情况、资金周转率的利用情况，呆滞料产生的原因及处理情况，生产过程废品数量及处理情况，可以追责及减少浪费，可以控制盲目采购导致库存积压。

5.5采购监督的违规行为

5.5.1违反有关规定插手大宗物资采购工作、不经招标、不经集体讨论，擅自指定或暗示供货商的。

5.5.2采购过程中拒绝监督、泄露标底、暗箱操作、招标走过场的。

5.5.3个人或部门私自收受供货方折扣、回扣、礼物、宴请、送旅游、有价证券、参与供应商分红的。

5.5.4与供货商相互勾结，高估冒算，有意多付货款的。

5.5.5贪污、私分、占用、挪用、挥霍浪费采购资金的。

5.5.6不按招标程序，不履行或不认真履行职责，致使购进货物以次充好、质次价高或假冒伪劣产品的。

5.5.7在大宗物资采购监督工作中，不认真履行岗位职责，具有失职渎职行为的。

5.6违规处罚：

按照公司相关行为准则及处罚条例进行。