文书工作与档案管理教学课件作者第三版赵映诚1第一章(2805KB)..pptx
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第一章总论学习目标本章点睛主要内容知识框架图了解文书与档案、文书工作与档案管理的基本概念，熟悉其含义、性质、特点、作用，明确文书工作与档案管理工作的联系与区别。
熟悉文书与档案管理的组织机构，明确文书档案人员的基本素质与要求。
掌握文书工作与档案管理的基本原则和要求，以指导文书和档案管理工作的开展。
2134文书致用于现实社会事务；档案“疏通知远”，查考利用。
文以致远，文以载道。
文以致用，文以达意。
第一节文书与档案第二节文书工作与档案管理第三节文书工作与档案管理的组织机构与人员第四节学习文书与档案工作方法第一节文书与档案本节点睛一、文书与档案的含义二、文书与档案的性质、特点、作用三、文书与档案的联系与区别文书的系统整理和保存，最终使档案形成。
一、文书与档案的含义
（一）文书1.文书的概念文字材料文字书写从事文书工作的人图1-1文书的三种含义一、文书与档案的含义“文书”这个概念可以包含以下三种含义，见图1-1。
一、文书与档案的含义什么是文书呢？
文书就是指行为主体在社会活动中，为了一定的目的而形成并使用的具有应用性的和特定格式的文字材料。
一、文书与档案的含义这个定义说明了五点：
第一，文书首先是一种文字材料，即书面材料；第四，文书具有具体的目的性、针对性；第二，文书有特定的格式；第三，文书具有应用性；第五，形成和使用它的主体是党政机关、企事业单位、群众团体等社会组织和具体的个人或家庭。
一、文书与档案的含义2.公文了解文书的含义，不能不涉及公文。
公文的分类，见图1-2。
图1-2公文的分类3.文书、公文、文件的联系与区别公文通常也称为文书和文件，三者有时可以互为通用，见图1-3。
图1-3文书、公文、文件的联系与区别一、文书与档案的含义一、文书与档案的含义4.文书与应用文的联系与区别联系：
广义的文书同应用文在其本质含义上是一致的，都是具有应用性的文字材料。
区别：
应用文的范畴较广，外延较宽，而文书是应用文的组成部分。
1.档案的概念档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的，作为凭证的文字、图像、声音等的文书和信息材料。
这个定义说明了三点，见图1-4。
图1-4档案定义说明的三点含义
（二）档案2.档案的类别档案的形式是多种多样的，因而也就形成不同类别的档案。
就全部档案而言，主要有文书档案、科技档案、专门档案等。
其中文书档案始终占主要地位。
（1）文书档案；
（2）科技档案；（3）专门档案。
其中，文书档案一般包括党政档案、人物档案及家庭档案等。
（二）档案
（一）文书与档案的性质1.文书的性质文书的性质有本质属性和其他属性几个方面。
文书的本质属性是现实执行性，文书的现实执行性主要有两个方面的含义，见图1-5。
图1-5现实执行性的含义二、文书与档案性质、特点、作用2.档案的性质档案同样具有政治性、机密性、知识（信息）性等属性。
但档案的性质主要有以下三个方面：
第一，原始记录性；第二，利用的价值性；第三科学文化性二、文书与档案性质、特点、作用
（二）文书与档案的特点1.文书的特点文书的特点主要有三个方面：
（1）法定的作者；
（2）法定的权威和效力；（3）特定的程式性。
（二）文书与档案的特点2.档案的特点档案的特点主要表现在以下三个方面：
（1）系统性；
（2）选择性；（3）保存性。
（三）文书与档案的作用1.文书的作用文书的作用主要在于它可以作为传达和贯彻执行党和国家的各项路线方针政策，管理政务，处理事务，沟通机关、单位之间的联系的一种工具。
具体有以下五个方面，见图1-6。
图1-6文书的作用（三）文书与档案的作用2.档案的作用档案的作用是多方面、多层的，主要有三个方面的作用：
（1）现实工作及各项社会活动的查考依据作用；
（2）历史凭据作用；（3）科学研究的基础和条件作用。
三、文书与档案的联系与区别
（一）文书与档案的联系文书与档案具有密切的联系，在历史上，曾经出现过文书与档案不分的现象，这一方面说明文书档案工作的不成熟、不发展，但另一方面也说明文书与档案的三、文书与档案的联系与区别我国的文书档案历史悠久。
文心雕龙周礼后汉书尚书三、文书与档案的联系与区别后汉书祭祀志：
“自五帝始有书契。
”三、文书与档案的联系与区别刘勰在文心雕龙诏策中探究诏策本源时，一直追溯到“昔轩辕唐虞”时代。
有实物可证的是3000多年前的殷商时期，已经有了体式比较完备的文书档案甲骨文书。
三、文书与档案的联系与区别战国时代的尚书，即“上古之书”，是上古时期的文书档案。
西周时期，我国就设有专门管理文书和起草文书的官吏。
三、文书与档案的联系与区别周礼天官记载：
宰夫有八职：
“五曰府，掌官契以治藏；六曰史，掌官书以赞治。
”治藏，即保管文书；赞治，即起草文书。
三、文书与档案的联系与区别文书与档案的密切联系主要表现在三个方面：
第一，两者记录和反映人们社会实践活动的功用相同；第二，两者在内容和格式上完全一致；第三，两者互为因果。
（二）文书与档案的区别文书与档案的区别主要表现在以下几个方面，如表表11-11所文书示与。
档案的区别性质形式目的作用效用时间文书现行效用零散的，单份的处理现实工作事物处理完毕即失效档案保存的历史信息组合，集中，多份历史价值作用以备将来之用第二节文书工作与档案管理本节点睛一、文书工作与档案管理的含义二、文书工作与档案管理的任务和内容三、文书工作与档案管理的基本原则和要求四、文书工作与档案管理的联系与区别文书工作与档案管理的含义、特点、任务、内容和区别是每个文书工作和档案管理工作人员必备常识。
一、文书工作与档案管理的含义
（一）文书工作的含义文书工作通常也叫文书处理工作，主要是指公务文书的形成、处理和管理的程序、手续等。
一个机关的组织或办事机构，围绕公文的形成、处理与保管工作，需要有一系列的工作
（二）档案管理的含义与特点档案管理也称档案工作，或档案管理工作，简单地说就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家的各项工作服务。
档案管理，就其本质来说，它是通过管理，提供
（二）档案管理的含义与特点档案管理的特征：
第一，管理性；第二，服务性；第三，政治性；第四，机要性。
档案柜财会档案档案盒二、文书工作与档案管理的任务和内容
（一）文书工作的任务、内容1.任务根据工作的需要和客观实际，高质量地形成机关的公文，科学地组织和准确地处理机关的公文，有秩序而安全地进行公文运转，完整妥善地保管公文，正确地发挥公文的作用，有效地推进机关工作，为领导工作服务，为社会主义现代化建设服务。
二、文书工作与档案管理的任务和内容2.内容
（1）公文的草拟、审核、签发、复核、登记和分送；
（2）公文的缮印、用印、登记、分发（包括传递）等（3）公文的签收、登记、审核、拟办；（4）批办、承办、催办、注办等；（5）会议、汇报的记录与整理；（6）公文的平时归卷、提供借阅与保管；（7）公文的系统整理与归档；（8）为领导人准备有关资料；（9）文书的机要保密；（10）完成领导人交办的其他文书工作事项。
二、文书工作与档案管理的任务和内容文书工作主要包括三大环节即公文的形成、公文的处理和公文的管理。
公文的形成是文书工作的前提环节；公文的处理是文书工作的中心环节；公文的管理是文书工作的归结环节。
前提、运转处理、归结正是公
（二）档案管理的任务、内容1.任务
（1）坚持集中统一管理档案的原则，建立国家档案工作制度；
（2）科学地管理档案，大力开发档案信息资源；（3）逐步实现档案管理的现代化，使档案工作更好地为党的总任务、总目标服务，为建设社会主义物质文明和精神文明服务。
（二）档案管理的任务、内容2.内容档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等六项工作。
这六项工作通常也称为档案工作的“六个环节”，也是档案工作的六项业务和六项任务。
从广义上说，整个档案事业工作包括：
档案室工作、档案馆工作、档案三、文书工作与档案管理的基本原则和要求
（一）文书工作的基本原则和要求1.文书工作的基本原则坚持实事求是、反映客观实际；精简公文，反对官僚主义、形式主义和文牍主义；注重实用，高效率地做好文书工作。
2.文书工作的具体要求
（二）档案工作的基本原则和要求1.我国档案工作的基本原则集中统一地管理国家全部档案，维护档案的完整与安全，便于党和国家各项工作的利用。
我国档案工作的组织原则和管理体制-集中统一地管理国家全部档案。
档案工作的基本要求-维护档案的完整与安全。
档案工作的根本目的-便于党和国家各项工作的利用。
（二）档案工作的基本原则和要求档案工作基本原则的三个方面是辩证统一的，前两者是手段，后者是目的。
没有前两者，就没有便于可供利用的物质基础；离开了后者，实行集中统一管理、维护档案的完整与安全便失去了意义和方向四、文书工作与档案管理的联系与区别
（一）文书工作与档案管理的联系由于文书与档案有着密切的联系，这就决定了文书工作与档案管理工作也有密切的联系，见图1-7。
图1-7文书工作与档案管理的联系
（二）文书工作与档案管理的区别文书工作与档案管理的区别主要表现在四个方面，见图1-8。
图1-8文书工作与档案管理的区别巴黎档案馆馆藏档案档案室中华人民共和国国家档案局第三节文书工作与档案管理的组织机构与人员本节点睛一、文书工作与档案管理的组织机构二、文书工作与档案管理的组织领导三、文书工作与档案管理工作人员文书工作与档案管理有其特定的组织机构与人员。
一、文书工作与档案管理的组织机构
（一）文书工作机构领导机构：
是各级党政机关和负责人；管理机构：
是各级党政机关办公厅（室），并设立文秘部门或者配备专职人员负责文书处理工作。
机构的设置大体有两种情况：
第一，对一些较大的机关来说，设立专门的文书工作部门，如“文书处”、“文书科”等。
第二，对于一些较小的机关或者基层单位来说，一
（二）档案工作机构档案工作由于是为全社会进行服务的，因此机构的设置较为复杂。
主要有三类机构，见图1-9。
图1-9档案工作机构
（二）档案工作机构
（二）档案工作机构1.档案室档案室各机关、团体、企事业单位等统一保存和管理本机关档案的内部组织机构。
（1）档案室的作用它是机关工作的助手，它为机关的领导和各部门的工作提供作为参考和依据的档案材料，为机关工作和生产活动创造条件。
档案室是整个档案工作的基础。
它是国家档案不断补充的源泉；它是首先提供利用，发挥现实作用的前哨；它是先期保管档案的过渡性机构，为档案馆工作创造条件。
（二）档案工作机构
（2）档案室的基本任务集中统一地管理本机关的全部档案，为本机关各项工作和生产服务，并定期将具有长远保存价值的档案向档案馆移交。
（3）档案室的类型一般有五种类型：
机关文书档案室，科技档案室，影片照片录音录像等特种档案室
（二）档案工作机构2.档案馆档案管是党和国家集中保管档案材料的基地，是国家法定的专门永久保管档案的机构。
（1）档案馆的基本任务收集党和国家需要长远保管的档案和有关的资料，加以整理、编目、保管和研究并提供利用。
（2）档案馆的分类在我国，档案馆基本上是按地区并结合其他特点（如专业、时期等）来设置的，分为中央级档案
（二）档案工作机构3.档案事业管理机构档案事业管理机构主要是指各级档案局、处等，是党和国家指导和管理档案工作的部门。
档案事业管理机构的基本任务在统一管理党、政档案工作的原则下，分级负责地掌管全国档案事务，对全国档案工作进行指导与监督。
全国档案馆工作概况：
我国已有各级各类档案馆3816个，其中国家综合档、案馆3046个，国家专门档案馆225个，部门档案馆142个，企业档案馆304个，文化事业单位档案馆40个，科技事业单位档案馆59个。
档案馆总建筑面积4659866平方米，其中库房面积2574437平方米。
二、文书工作与档案管理的组织领导
（一）文书工作的组织领导文书部门主要接受本机关的领导，但也不排除上级文书部门对文书工作的指导。
一般地说，对文书工作的领导、指导关系可以从以下几个方面分析：
二、文书工作与档案管理的组织领导第一，从全国来说，中央办公厅、国务院办公厅分别负责领导和指导党和政府系统的文书工作。
第二，从一个机关来说，文书工作由本机关的秘书长或办公厅（室）主任负责领导。
第三，从上下级机关的关系来说，上级领导机关的办公厅（室）有责任对其所属的机关单位的文书工作进行业务上的指导。
第四，由于文书工作与档案工作有着密切联系，因此，机关档案部门有责任按照档案工作要求对机关各部门的归档文书整理分类及归档工作进行指导监督和检查。
二、文书工作与档案管理的组织领导
（二）档案工作的组织领导档案工作是在党和国家的领导下，通过档案事业管理机构进行统一领导和管理的，见图1-10。
图1-10档案工作组织机构图三、文书工作与档案管理工作人员一般说来凡在机关单位从事文秘的人员都可以看作是文书人员。
档案工作人员含义较为清楚，主要是从事档案管理工作的人员。
文书工作和档案管理工作人员是文书工作三、文书工作与档案管理工作人员第一，要有高度的政治责任心和思想觉悟忠于职守，廉洁正派。
第二，要有现代科学文化知识和基本业务技能，知识丰富，技能熟练。
第三，要有严谨细致的良好作风，埋头苦干，任劳任怨，甘当无名英雄。
第四，要有守口如瓶、严守机密的保密观念，不传密、不泄密，保证党和国家以及本机关单位机密的安全。
第四节学习文书与档案工作的方法本节点睛
（一）认真学习
（二）刻苦训练（三）注重实践
（一）认真学习一是要有正确的学习态度。
二是要把握文书写作的基本原理和规律。
三是要认真地熟悉和掌握各种不同的文体。
四是熟悉文书的写作过程，掌握文书主题的确立、材料的选用、结构的安排、语言的表达等，确立文书写作的基本功。
五是掌握文书的基本格式和要求,文书写作不是一日之功，但最起码的要求是格式正确，语句通顺，事项清楚明白。
（二）刻苦训练“纸上得来总觉浅。
绝知此事要躬行。
”第一，提高自己的文字表达能力，必须多写多练。
第二，多读、多看、多思、多辨。
第三，多练，实际地撰写。
（三）注重实践在学习档案工作部分时，建议老师带领学生到机关或单位档案室，现场结合实际进行教学操作及演练。
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