南天档案计算机管理信息系统用户手册要点.doc

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南天档案计算机管理信息系统

Ver3.2

用户手册

南天网络系统工程有限公司

目录

第一章系统概述

一．系统概述……………………………………………………1

二．系统特点……………………………………………………1

三．系统功能……………………………………………………2

四．系统运行环境………………………………………………3

第二章系统安装

一．硬件安装……………………………………………………4

二．软件安装……………………………………………………4

第三章系统启动

一．系统登录……………………………………………………9

二．使用约定……………………………………………………11

第四章收发文

一．收文登记……………………………………………………14

二．发文登记……………………………………………………17

三．文件查询……………………………………………………18

四．文件修改……………………………………………………21

五．文件归档……………………………………………………23

六．销毁清退……………………………………………………30

第五章数据整理

一．档案著录……………………………………………………34

二．档案修改……………………………………………………36

三．案卷调整……………………………………………………39

四．档案查询……………………………………………………40

五．自动标引……………………………………………………44

六．鉴定销毁……………………………………………………47

第六章图书资料

一．采编…………………………………………………………52

一．查询…………………………………………………………53

一．修改…………………………………………………………55

一．编目…………………………………………………………56

第七章借阅利用

一．利用管理……………………………………………………60

二．利用查询……………………………………………………66

三．利用统计……………………………………………………67

第八章档案编目

一．档案编目……………………………………………………68

二．编研材料……………………………………………………74

三．自定义表格…………………………………………………76

第九章统计报表

一．档案统计……………………………………………………93

二．全宗统计……………………………………………………94

三．统计年报……………………………………………………94

四．馆藏信息……………………………………………………96

五．馆室概况……………………………………………………97

第十章数据管理

一．备份恢复……………………………………………………98

二．数据导入……………………………………………………100

三．数据导出……………………………………………………103

四．档案移交……………………………………………………104

五．档案接收……………………………………………………106

六．档案交接信息………………………………………………108

第十一章系统维护

一．辅助字典……………………………………………………109

二．用户管理……………………………………………………110

三．登录日志……………………………………………………112

四．操作日志……………………………………………………113

五．界面设计……………………………………………………115

常见故障及解决方法…………………………………………………117

附录-1…………………………………………………………………118

附录-2…………………………………………………………………119

附录-3…………………………………………………………………122

附录-4…………………………………………………………………123

第一章系统概述

一．系统概述

档案是人类实践活动的原始记录，是丰富的信息资源。

伴随人类实践活动的发展，档案作为集服务性、政治机要性和科学性为一体的一门学科，在当今起着越来越重要的作用。

随着科学技术和社会经济的发展，计算机管理系统作为一种现代化的管理工具被广泛应用于生产和管理的各个部门。

而档案传统的手工操作管理已经严重阻碍了档案工作的进一步发展，使用计算机管理系统已经是档案管理发展的必然趋势。

我们通过与档案工作人员广泛配合，对档案工作进行了长期深入的了解和详细分析后，经过不断的探索和完善，开发出综合档案管理的“南天档案计算机管理信息系统”。

它利用科学的思想、组织、方法和手段，对档案工作进行了有效地管理，大大地提高了档案工作的效率和质量。

“南天档案计算机管理信息系统”按照国家《档案著录规则》、《文书档案案卷格式》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《归档文件整理规则》、《计算机软件开发规范》、《计算机软件产品开发文件编制指南》等技术规范和标准进行开发。

符合档案管理的要求，适用于各大、中、小型档案馆、各行业的综合档案科（室）。

二．系统特点

1.全中文界面设计，界面友好，操作简单，易学易用；

2.数据保密性和安全性高；

3.数据著录和收集效率高；

4.主题词和分类码内容丰富，计算机自动辅助标引；

5.文件自动归档，实现文档一体化；

6.自动生成符合国标的各种目录表格；

7.自定义报表生成器，自定义界面；

8.支持模糊查询、多级查询；查询方便迅速；

9.良好扩展性、可升级性和数据的可移植性；

10.跟踪最新的档案发展变化，适时进行改进提高，适应新的要求。

三．系统功能

南天档案计算机管理信息系统共有八大模块，分别是：

收发文、数据整理、检索查询、借阅利用、档案编目、统计报表、数据管理、系统维护。

1.文件管理模块

实现日常的收发文登记入库。

在登记入库完成后，可对已登记入库的文件进行查询、修改；对文件进行整理、归档后可以迁移到档案库，实现文档的一体化；以及对不需归档的文件进行销毁处理并能打印出相对应的表格。

2.数据整理模块

实现文件材料经过整理、归档后形成的档案进行著录工作，著录中可以关联档案的原文，原文类型可以是图片文件、WPS文件、WORD文件、AVI文件、MP3文件等等。

在著录过程中系统提供逻辑错误提示，如档号不能重号、件号不能出现0、小数、负数及英文字母等。

在著录完成后，可对已著录的档案进行修改。

使系统自动标引主题词和分类号，减轻著录人员的工作量。

对到期的档案进行销毁处理，对档案的保管期限和密级进行降级处理。

3.图书资料模块

实现图书资料的登记入库。

在登记入库完成后，可对已登记如库的图书资料进行查询、修改；可打印出图书资料目录。

4.借阅利用模块

是档案馆对外的窗口，实现利用人资料、手续、利用情况的管理。

可进行利用业务的办理，包括借阅、归还、续借、催还、调卷，对利用情况进行查询、统计等。

5.档案编目模块

实现对各种档案信息（案卷级、文件级）编制各种目录并以多种格式打印输出。

目录形式为：

案卷目录、卷内目录、归档文件目录，备考表等。

根据用户利用的需要，提供专业模板文件，辅助用户撰写编研材料。

提供报表生成器，根据用户的需求自定义设计新报表。

6.统计报表模块

实现对已著录的档案信息、全宗信息按不同条件进行统计，并打印输出相关统计报表。

7.数据管理模块

实现数据的备份、恢复以及数据的批量导入、导出，进行档案的移交、接收管理等功能。

8.系统维护模块

实现对系统辅助字典进行初始化、建立登录和操作日志，添加、删除、修改用户，设置用户权限。

还可按用户习惯设定操作界面。

四．系统运行环境：

软件环境:

在Windows9x及Windows2000、WindowsXP、WindowsNT等环境下运行。

硬件环境:

1．计算机：

①PentiumII233MHzCPU或更高；

②32MB内存或更高；

③200MB硬盘空间或更高；

④光驱；

⑤VGA彩显；

⑥建议显示分辨率设为800X600或1024X768；

2．软件加密狗；

3．外设（如打印机、扫描仪等）。

第二章系统安装

一．硬件安装

在计算机关闭的状态下，将本系统的软件加密狗插到计算机并行口上。

如果需要连接打印机，再将打印机数据电缆的并口端插到加密狗上即可。

若需要安装其他外设，请做相应硬件连接。

（详细操作请参见附录-1）

启动计算机做相应外设的软件安装及设置。

二．软件安装

将本系统软件光盘放入你的计算机光驱中，光驱将会自动运行安装程序（若你的光驱不支持自动运行，则运行光盘根目录中的Setup.exe文件），出现下面的安装界面：

点击【下一步】按钮，出现界面：

选择【我同意该许可协议的条款】，然后点击【下一步】按钮，出现界面：

设置名称和公司后，点击【下一步】按钮，出现界面：

在此界面中，让你选择系统的安装路径，一般可以使用缺省的安装路径（c:

\nantian\archives）即可，不必修改。

如果要修改的话，可点击界面上的【更改】按钮，来进行安装路径的更改。

安装路径选择好后，点击【下一步】按钮，出现界面：

选择在开始菜单中的快捷方式名称和位置，然后点击【下一步】按钮，出现界面：

查看安装的信息，如果需要更改，可点击【上一步】按钮，返回上一界面进行修改，如果不需要更改，则点击【下一步】按钮，开始安装系统：

并显示：

如果要建立桌面快捷方式，则直接点击【下一步】按钮；如果不建立桌面快捷方式，则点击方框中的勾，将勾去掉，使其变为状态，再点击【下一步】按钮，出现界面：

点击【完成】按钮，系统完成安装并自动退出，返回到桌面，至此软件安装过程完成，请取出光盘。

第三章系统启动

在Windows系统【开始】菜单中选择：

程序->南天档案管理系统->南天档案，即可启动本系统，如果在桌面上建立了快捷方式的话，直接运行桌面的快捷方式，即可启动本系统。

一.系统登录

为了保证数据的安全性，每次在进入系统以前用户需提供用户名及密码，如果用户名或密码不正确则不允许进入系统（密码最小长度为8个字符（4个汉字），最大长度为16个字符（8个汉字））。

登录主界面如下：

在初次使用本系统时，系统的默认的用户名和密码如下：

用户名：

管理员

密码：

12345678

用户可以在系统维护中的【用户管理】模块中对默认值进行修改。

如果你要对用户名或密码进行修改，请你一定要记住修改后的用户名和密码。

进入系统后，整个应用的主界面如下：

此界面是本系统的主界面，只要点击相应的模块图片即可进入相对应的模块操作菜单，点击菜单就可进入相关操作界面。

二．使用约定

为了能快速、方便地使用好本系统，了解以下系统使用约定将有很大帮助。

1.本系统中的所有功能都是针对主界面中的每个功能模块来进行说明的，点击模块图片，即可进入相应模块菜单。

2.如果是第一次使用本系统，必须在【系统维护】模块中的【辅助字典】中做以下的初始化工作：

①设置单位名称

②设置本单位的全宗信息

③设置类别（问题/机构）

以上信息为必须维护项目，其他信息可以根据具体使用情况进行选择性维护。

3.在进行文件登记或档案著录时，蓝色字的数据项为必须输入数据项，即一定要有数据输入；黑色字的数据项可根据具体情况进行输入。

4.著录时按回车键可以使光标跳到下一个数据项，实现和Tab键相同的功能，当光标跳到最后一个数据项时，再按回车键，数据自动保存。

5.在档案著录时,文件字号的格式必须按以下的格式输入，不然在以后的表格打印时不规范。

格式如：

云办发（2002）第1号或云办发（2002）1号

云办发〔2002〕第1号或云办发〔2002〕1号

其中：

（）是半角状态下的小括号，即在输入英文状态下的形式。

〔〕是六角的方括号，注意不是[]。

6.在档案著录时,档号会自动生成，不需要手工进行输入。

7.原文管理

原文管理的主要功能是关联档案的原文，存入数据库，并对档案原文进行管理。

原文类型可以是图片文件、WPS文件、WORD文件、AVI文件等等，在配有扫描仪的计算机上，也可以直接对文件进行扫描。

原文管理的界面如下：

操作说明如下：

⑴增加：

若要增加一个文件，点击该按钮后打开如下界面：

在该对话框中选中你要增加的文件，然后点击【打开】按钮即可增加一个文件。

⑵扫描：

在配有扫描仪的计算机上对文件原文进行扫描。

⑶左移：

改变所选中文件的顺序，把所选中文件左移一个位置。

⑷右移：

改变所选中文件的顺序，把所选中文件右移一个位置

⑸删除：

删除所选中的文件

⑹改名：

对所选中文件进行改名。

选中要改名的文件，点击【改名】按钮后，选中文件下方的文字将会变成可编辑状态，这时可输入新的文件名。

⑺保存：

保存对原文所进行的操作（增加、删除、改名等）。

并将原文存入数据库。

⑻打开：

打开文件，查看文件原文信息。

选中要打开的文件，点击【打开】按钮，或者直接用鼠标双击要打开的文件，都可以打开文件。

如果选中的文件有默认打开方式，则系统以默认方式打开文件，如果选中的文件没有默认打开方式，则系统提示选择打开该文件的应用程序，如下：

在该对话框中选中要用来打开所选文件的应用程序，然后点击【打开】按钮即可打开文件。

⑼属性：

打开并查看所选文件的属性窗口。

⑽帮助：

打开原文管理的帮助信息。

⑾返回：

关闭原文管理窗口。

⑿单击鼠标右键，可以打开原文管理快捷菜单，快捷菜单中含有以上所有的按钮操作。

8.所有的查询条件之间的关系是“与”（并且）的关系。

查询结果应满足你设定的条件范围。

9.系统中所有的查询都支持模糊查询和二级查询。

不需要知道被查数据的完整信息，只要知道部分信息即可，如要查询题名里含有“任免”的文件，只需在查询窗口中的题名处输入“任免”两个字，或者在查询窗口中的题名首字母处输入“RM”，（汉字任免的声母组合）就可以把题名中所有含有“任免”的文件查找出来。

如果查询时在查询窗口中的题名处输入“任免通知”，或在题名首字母处输入“RMTZ”,（汉字任免和通知的声母组合）则查询出含有“任免”和“通知”的文件，“任免”和“通知”不分先后顺序。

10.本系统出厂前经过了严格的杀毒检验，但为了防止用户使用其他软件时带来其他病毒，建议用户在所使用的计算机上安装经过公安部认可的杀毒软件，如瑞星、金山毒霸、诺顿等杀毒软件。

11.帮助系统

在使用系统过程中，点击【帮助】按钮，或者按下键盘上的F1键，可以打开帮助信息。

帮助信息对使用系统做了详细介绍。

第四章文件管理

文件管理模块实现了收、发文登记，文件查询、修改、归档、销毁、清退等日常文件管理工作的计算机化。

一．收文登记

收文登记主要完成收文信息的录入。

是本单位收到的从上级机关及其他单位发送来的文件登记工作。

文件的录入是计算机管理文件的开始，是必要途径，是计算机辅助文件管理的基础。

收文登记的主界面如下：

登记时蓝色字的数据项是必须输入项。

操作说明如下：

1.如果当前录入的文件有原文，可点击【原文】按钮，进入该份文件的原文管理界面，进行文件的原文管理。

（参看【使用约定】中的原文管理部分）

2.每次录入完一条记录项后，点击【保存】按钮，保存输入的数据。

3.在同一批输入中（未退出收文登记界面），点击【后退】或【前进】按钮，可以后退或前进到相应的下一条记录，然后进行修改。

注意：

建议录入完新的一条记录后，不点击【保存】按钮，然后进行后退或前进操作，不然会多保存最后一条无用的记录。

4.每次录入完一条记录项后，点击【办理】标签或【处理单】标签按钮，可转到文件办理情况或文件处理单情况，然后进行打印操作。

5.点击【批量打印处理单】按钮，可以调出已保存的文件进行打印处理单操作，并可同时打印多份文件处理单。

如下述：

①查询：

在左边设置查询条件，不必要知道要查数据的完整信息，只要知道部分信息即可，如查询文件标题里含有“任免”的文件，只需在查询窗口中的文件标题处输入“任免”两个字，就可以把文件标题中所有含有“任免”的文件查找出来。

点击【高级】按钮，可以打开高级查询条件设置窗口，进行更精确的查询。

②点击要打印处理单的文件，使其被选中，如果要选择多个文件，可按住Ctrl键然后选择多个文件；如果要选择连续的多个文件，可按住Shift键，先选择起始文件，再选择结束文件，这样中间的文件将被全部选中。

点击【全选】按钮，可选中全部文件，点击【不选】按钮，可清除选中的文件。

③点击【处理单】按钮，可转到文件处理单情况，然后进行打印操作。

6.点击【登记薄】按钮，可打印收文或发文登记薄。

7.点击【帮助】按钮，或按下键盘上F1按钮，打开收文登记的帮助信息。

8.返回：

关闭收文登记窗口。

二．发文登记

发文登记主要完成发文信息的录入。

是按国家和有关单位的规定对本单位向外发出的文件条目的登记工作。

发文登记的主界面如下：

登记时蓝色字的数据项是必须输入项。

操作说明如下：

1.如果当前录入的文件有原文，可点击【原文】按钮，进入该份文件的原文管理界面，进行文件的原文管理。

（参看【使用约定】中的原文管理部分）

2.每次录入一条完整记录后，点击【保存】按钮，保存输入的数据。

3.在同一批输入中（未退出发文登记界面），点击【后退】或【前进】按钮，可以后退或前进到相应的下一条记录，然后进行修改。

注意：

建议录入完新的一条记录后，不点击【保存】按钮，然后进行后退或前进操作，不然会多保存最后一条无用的记录

4.点击【登记薄】按钮，可打印收文或发文登记薄。

5.点击【帮助】按钮，或按下键盘上F1按钮，打开发文登记的帮助信息。

6.返回：

关闭发文登记窗口。

三．文件查询

将已录入的文件信息快速查询出来。

主界面如下：

操作说明如下：

1.查询：

在左边设置查询条件，不必要知道要查数据的完整信息，只要知道部分信息即可，如要查询文件标题里含有“任免”的文件，只需在查询窗口中的文件标题处输入“任免”两个字，就可以把文件标题中所有含有“任免”的文件查找出来。

点击【高级】按钮，可以打开高级查询条件设置窗口，进行更精确的查询。

2.原文：

如果已录入的文件有原文，则会在行号左边有图标显示，可点击【原文】按钮，进入该份文件的原文管理界面，进行文件的原文查询。

（参看【使用约定】中的原文管理部分）

3.后退：

查看上一条数据，数据往后翻。

4.前进：

查看下一条数据，数据往前翻。

5.卡片：

进入数据的卡片浏览界面，同时只能看到一条文件数据记录。

如下图：

6.转存：

将当前所选中的文件记录另存为其他形式文件，如Excel、Txt等。

7.定位：

如果查询到的数据较多的情况下，在此可以直接定位到你要看的那一条文件记录。

如下图：

在该界面中输入你要定位到的行号，然后按【定位】按钮即可定位到你所要查看的文件记录。

8.网格：

进入数据的网格浏览界面，同时可以看到多条文件数据。

在该界面下不能对数据进行修改。

9.排序：

对数据进行排序，点击该按钮后，系统弹出【排序】设置窗口，如下图：

在该窗口中可以设置是按哪个数据项来排序的，你只要在左边的【可选择字段】中双击你想要用来排序的字段，或者拖拽你想要用来排序的字段到右边的【排序字段】中。

可以选择多个排序字段。

排序字段的顺序可以通过上下拖拽右边的【排序字段】中的字段来完成。

在右边的【排序字段】中，如果选中了排序字段后面的升序选项，则该字段按升序来排序，否则按降序来排。

10.打印：

把查询结果打印出来。

如下图：

11.帮助：

打开文件查询的帮助信息。

12.返回：

关闭文件查询窗口。

四．文件修改

主要对已录入的文件进行适当的修改，保证文件信息的准确性。

主界面如下：

对已录入的文件信息进行修改，必须先把要修改的文件信息查询出来，然后才能进行修改。

操作说明如下：

1.查询：

在左边设置查询条件，不需要知道要查数据的完整信息，只要知道部分信息即可，如要查询文件标题里含有“任免”的文件，只需在查询窗口中的文件标题处输入“任免”两个字，就可以把文件标题中所有含有“任免”的文件查找出来。

点击【高级】按钮，可以打开高级查询条件设置窗口，进行更精确的查询。

2.原文：

如果已录入的文件信息有原文，则会在行号左边有图标显示，可点击【原文】按钮，进入该份文件的原文管理界面，进行文件的原文修改。

（参看【使用约定】中的原文管理部分）

3.后退：

查看上一条数据，数据往后翻。

4.前进：

查看下一条数据，数据往前翻。

5.定位：

如果查询到的数据较多的情况下，在此可以直接定位到你要看的那一条文件记录。

如下图：

6.排序：

对数据进行排序，点击该按钮后，系统弹出【排序】设置窗口，如下图：

在该窗口中可以设置是按哪个数据项来排序的，你只要在左边的【可选择字段】中双击你想要用来排序的字段，或者拖拽你想要用来排序的字段到右边的【排序字段】中。

可以选择多个排序字段。

排序字段的顺序可以通过上下拖拽右边的【排序字段】中的字段来完成。

在右边的【排序字段】中，如果选中了排序字段后面的升序选项，则该字段按升序来排序，否则按降序来排。

7.修改：

当查询出文件信息后，先选中要修改的文件信息，再点击【修改】按钮，可以打开文件修改窗口，在此窗口中对文件信息进行修改后，点击【保存】即可保存修改后的信息。

8.批量修改：

当查询出文件信息后，点击【批量修改】按钮，打开如下界面：

先选择‘著录项目’，然后在‘查找内容’中输入修改前的内容，在‘替换为’中输入修改后的内容，点击【查找下一个】按钮，查询出数据后，点击【替换】按钮，可替换当前记录；或者点击【全部替换】按钮，进行全部替换操作。

9.帮助：

打开文件修改的帮助信息。

10．返回：

关闭文件修改窗口。

五．文件归档

文件归档主要用于已录入收、发文登记信息后，归档按收文和发文的年份、问题（机构）、保管期限，对文件自动分类，整理组成档案，并根据需要任意调整件号，自动产生相应的归档文件目录。

如果归档错误，可以先撤消错误的归档，修改后重新归档。

（注意：

新规则取消案卷、卷内两级目录）主界面如下：

操作说明如下：

1.文件归档

①．查询：

在对文件进行归档前，先要查找到你要归档的文件，然后才能对它进行归档。

输入查询条件，如果不输入文件题名和文件字号，则查询出这一年、这个问题（机构）的全部记录。

如下：

点击要归档的文件，使其被选中，如果要选择多个文件，可按住Ctrl键然后选择多个文件；如果要选择连续的多个文件，可按住Shift键，先选择起始文件，再选择结束文件，这样中间的文件将被全部选中。

点击【全选】按钮，可选中全部文件，点击【不选】按钮，可清除选中的文件。

②．归档：

选择好要归档的文件后，设置归档文件的保管期限和件号，如下：

然后点击【归档】按钮，即可进行归档操作。

2.归档文件调整

①．件号调整：

如果归档时件号设置错误，可用此功能修改件号，界面如下：

根据全宗、年代、问题（机构）、保管期限进行已归档文件的查询。

查询到结果后，选中查询到的文件，即可修改其件号，修改完成后，点击【保存】按钮进行保存。

②．撤消归档：

如果归档错误，可用此功能撤消错误归档，然后再重