经典会议执行手册.docx
《经典会议执行手册.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《经典会议执行手册.docx（20页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。
经典会议执行手册
（公司LOGO）
2009年销售工作联合总结会
会议执行手册
总策划：
联系方式：
传真：
邮箱：
一、会务筹备及执行框架1
二、会议基本信息2
三、会议主要内容及日程4
三、会务组织机构划分5
四、各工作组具体工作安排7
五、会议礼仪要求7
六、腾冲地理人文简介8
七、信息汇总9
一、会务筹备及执行框架
工作任务
执行情况
草拟会议主题、会议时间、会议效果、会议行程及内容、会议物料、会议场地、人员分工、费用预算
已完成
时间：
月日——月日
确定会议主题、会议时间、会议效果、会议行程及内容、会议物料、会议场地、人员分工、费用预算
已完成
合作旅行社的选择及合同的签订、房间及会场的预定、工作装的订制、会议主题资料及各种宣传资料的设计及制作等
执行中
㈢会议前筹备
对会议前期筹备工作进行通报并交流沟通，同时就会议期间具体的各项事务及操作细节进行任务布置及分工
执行中
会议回执嘉宾人数的确定，房间的初步安排，会场的布置及调试
执行中
机场迎接、酒店接待、营销总结会议、旅游考察、餐饮、交通及会后休闲活动等
筹备
欢送嘉宾、账务结算、撤展、感情沟通、会后总结、会后报销
筹备
二、会议基本信息
项目
内容
会议名称
ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ2009年销售工作联合总结会
会议时间
2010年1月7日～1月12日
会议地点
ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ酒店
会议主题
2009年销售工作总结，2010年销售工作的展望。
专题培训讲座。
会议规模
120人左右
会议主办方
ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ
ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ
ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ
会议承办方
ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ
参会人员
ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ公司相关领导、公司代表及其各省区域代理商。
ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ相关领导、公司代表及其各省市区域代理商。
ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ相关领导、营销处及相关部门工作人员及生物所各省市区域代理商。
会务筹备理念
感恩携手合作共赢
同则亲、异则敬、兼相爱，交相利
三、会议主要内容及日程
㈠正式会议阶段2010年1月7日至1月9日
日期
时间
主要内容
地点
负责人
1月6日
全天
省外嘉宾ⅩⅩ报道，全天接机、接待
机场百事特
花园酒店
1月7日
全天
ⅩⅩ会议报道，入住酒店。
酒店
会务组
1月8日
上午
08:
30-08:
45
会议开幕式，组委会致辞
酒店中型会议室（规模：
120人）
主持人：
08:
45-09:
00
致欢迎辞
09:
00-09:
20
ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ领导致辞
09:
20-09:
40
ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ公司领导致辞
09:
40-10:
00
ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ公司领导致辞
10:
00-10:
30
集体照合影及茶歇
10:
30-11:
30
ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ2009年营销工作总结会
12:
00-13:
00
自助午餐
酒店
会务组
下午
14:
00-15:
00
ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ公司2009年营销工作总结会
酒店中型会议室（规模：
120人）
15:
00-15:
15
茶歇
会务组
15:
15-16:
15
ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ公司2009年营销工作总结会
16:
15-16:
30
茶歇
会务组
16:
30-18:
30
议题讨论：
风险基金及异常反应的处理
19:
00~
欢迎晚宴
酒店中餐厅
会务组
1月9日
上午
09:
00-10:
30
专题培训1（议题待定）建议：
酒店中型会议室（规模：
120人）
会务组
10:
30-10:
45
茶歇15分钟
10:
45-12:
15
专题培训2（议题待定）
12:
30-13:
30
自助午餐
观光酒店
会务组
下午
14:
30-17:
30
自由讨论
18:
00-20:
00
晚宴，联欢
ⅩⅩⅩⅩ
㈡会议考察阶段2010年1月10至1月12日
日期
时间
主要内容
地点
负责人
1月10日
上午
08:
00-08:
30
自助早餐
观光酒店
会务组
08:
30-12:
00
出发前往火山景区，游览大小空山，黑空山、城子楼火山、柱状节理、黑鱼河，感受独特的山体风貌。
火山景区
各区域经理
12:
00-13:
00
午餐
侨香斋
会务组
下午
13:
00-16:
00
游览“国家首批重点保护湿地”之一的北海湿地。
北海湿地
各区域经理
16:
00-18:
00
参观翡翠边贸集市、珠宝城。
珠宝市场
18:
00~20:
00
晚餐
越州人家
会务组
1月11日
上午
08:
00-08:
30
自助早餐
观光酒店
会务组
08:
30-10:
00
前往游览国家级著名的侨乡—和顺古镇（艾思奇故居，元龙阁，和顺图书馆，文昌宫等）
和顺古镇
各区域经理
10:
00-12:
30
乘车前往热海景区，游览游览大滚锅，珍珠泉，眼镜泉、怀胎井、泉华裙、美女池等
热海景区
13:
00-14:
00
午餐
热海大滚锅
会务组
下午
14:
30-18:
00
参观翡翠边贸集市、珠宝城。
珠宝市场
各区域经理
18:
00-20:
00
晚餐
玉泉园
会务组
1月12日
全天
全体送机，办理登记手续、欢送嘉宾
会务组
三、会务组织机构划分
工作组
工作职责
人员
联系方式
组委会主任
负责人员、事物的决策及监督执行。
组委会副主任
负责人员、物料的全局统筹、调度、协调
执行主任
负责会议全程各具体事务的统筹、安排及执行工作，并负责协调各会务小组的工作及督促工作执行情况。
大会秘书组
负责执行总协调，协调各小组工作的执行并做好相关的服务工作，保证全程会务工作的顺利开展。
负责会议全程方案、文集、报告等文字材料的统稿及编辑。
（组长）
礼仪接待组
负责来宾的签到及住宿安排，会议资料及礼品的准备及发放工作。
负责会场、宴会厅布置、音响调试、投影设备调试、摄影等。
负责会议期间会场的礼仪及服务工作。
全程负责礼仪培训及监督礼仪服务过程。
（组长）
餐饮财务组
制定会议全程的餐饮方案并负责会议期间订餐、酒水等所有餐饮的相关工作，协助酒店工作人员做好会议期间的茶歇准备工作。
负责统筹并安排会议全程相关物料的购买及管理工作。
负责管理会议期间所有的财务工作，包括会议期间各项目组的现金或支票的收支，并进行相应统计记录。
（组长）
车辆调度及嘉宾接送组
负责会议全程车辆的统筹安排，制定派车计划，制作派车单，并登记用车情况。
统筹安排接送嘉宾，制作接站欢迎牌、车内致统一欢迎辞。
负责与旅行社协商会务考察的用车。
（组长）
会议接待组
与车辆调度组协调工作负责会议全程经销商的接送，接待。
负责经销商在ⅩⅩ期间的接送、接待。
会议期间嘉宾的全程陪同服务。
会议考察期间与旅行社接洽协作，会议考察期间嘉宾的陪同服务。
会议期间休闲娱乐活动的安排。
（组长）
晚会筹备组
负责晚会的节目、互动游戏策划、排练及演出。
晚会主持人。
（组长）
备注:
各会务组人员由各小组长负责统一管理，根据会议实际情况可互相驰援，如需调整则需由组委会主任统一进行调整安排。
四、各工作组具体工作安排
1、大会秘书组
组长
工作事项
完成时间
统一工作服及名族服装的订制及分发
1月3日前
参会人员信息的统计及整理
参会嘉宾ⅩⅩ至ⅩⅩ往返机票的预定
会议礼品的准备。
礼品盒、照片盒收齐整理
会议主题资料及各种宣传资料的设计及制作（会议背景板、晚宴背景板、签到板、水牌、指路牌、席位卡、会议代表证等）
会议手册、企业资料等相关会议资料的准备
2、礼仪接待组
组长
工作事项
完成时间
制定详细的住宿方案、嘉宾的房间分配表
1月1日前
会议座次表、欢迎晚宴嘉宾就餐席位安排表
1月1日前
协助完成会议手册、企业资料等相关会议资料的准备
1月3日前
礼仪培训，采购化妆品
1月7日前
签到台与会场大环境的布置
1选择合适位置摆放签到台与签到背景板
2欢迎横幅、水牌及指路牌等的摆放
③会议指南、签到本等相关会议物料的准备
1月7日前
会议厅：
会场内及会场外的布置及验收
1主席台及背景版的搭建，主席台桌椅、演讲台的造型布置
2对灯光、音响及视频设备进行调试
3会场内外的装饰，鲜花、横幅、气球等
4水牌、指路牌、席位卡的摆放
5茶歇及各类会场用物料的准备
1月8日前
宴会厅的布置及验收
1会场舞台搭建布置、监控
2宴会桌椅形象造型布置
3会场内外的装饰
4对灯光、音响及视频设备进行调试
5水牌、指路牌、席位卡的摆放
1月8日晚宴前
礼仪协助嘉宾签到、领取会议议程、会议赠品，分房间钥匙
1月7日
协调酒店服务人员，引导与会嘉宾入住，并安排好随后的事宜
会场服务
1提前将会场布置好，会议资料、茶水等
2会议厅前设置迎宾礼仪人员欢迎嘉宾
3引导重要嘉宾入座前台主席台
4迎宾礼仪全部进入主席台两侧及会场制定位置协助其他事宜
5场内服务人员按照上中下分段负责，停留于指定位置
6颁奖时递奖品
7时刻留意现场情况，随时准备应对突发情况
1月8日至9日
收钥匙、退房，欢送嘉宾，对房间使用数目进行统计
1月9日至12日
3、餐饮财务组
组长
工作事项
完成时间
会议期间现金及支票的提前支借
1月3日前
制定菜谱及会议全程餐饮路线图
酒水、饮料及其它所有相关物料的准备
会议期间财务管理方案的制定
订餐及用餐时间预定及确认
1月7日前
茶歇及各类会场用物料的准备（水果、鲜花、饮料等）
1月8日前
协助完成欢迎晚宴餐厅的布置
1月8日前
会议期间各项账务支付、记录及管理
当天
4、车辆调度及嘉宾接送组
组长
工作事项
完成时间
可调度车辆的统计及预期使用车辆计划
1月3日前
预定ⅩⅩ用车辆并完成与会议接待组交接
前往ⅩⅩ车辆计划
确定嘉宾接送方案并进行接送人员的分配
1月7日前
与旅行社的车辆负责人取得联系，预定车辆，并确定会议考察出发时间，接送迎接方案等
接机
1接机人员统一着装及礼仪
2车辆尽量停泊到出口附近容易上下的地方
3确定接机方案并完成人员分配
4机场内迎接及嘉宾护送
5根据嘉宾等级派送不同车辆
1月7日
会议期间外出车辆调度安排，临时用车安排
1月7日至12日
在会议期间统计嘉宾回程信息并制定送机计划
送机
1月9日至12日
返回ⅩⅩ车辆的统一调度
1月12日
5、会议接待组
组长
工作事项
完成时间
由于负责会议全程经销商的接送与接待，完成与各小组的对接
1月6日前
接嘉宾、并安排入住酒店及当天的餐饮，其中经销商住机场百事特，ⅩⅩ住春城花园酒店
1月6日
送机，分配人员陪同经销商前往ⅩⅩ（航班ⅩⅩ（ⅩⅩ——ⅩⅩ），起飞时间：
09:
40；抵达时间：
10:
30）
1月7日
分配人员陪同ⅩⅩ人员乘车前往ⅩⅩ
会议期间嘉宾的全程陪同服务
1月7日至12日
会议期间休闲娱乐活动的安排
6、晚会筹备组
组长
工作事项
完成时间
节目策划方案
1月8日晚宴前
节目排练
节目台词准备
晚会主持
备注：
各工作组组长自行召集本组人员讨论工作细节,保证按时按质完成工作。
五、会议礼仪要求
项目
礼仪要求
服装
会议期间着统一工作装，不许穿休闲鞋，佩戴统一工作牌；欢迎晚宴当晚有民族服装的必须穿着民族服装，无民族服装的统一穿着工作装。
其他晚宴期间自行安排大方得体的服装。
考察期间穿着要求整洁大方即可。
仪容仪表
男士不得留胡须、不得留长发、头发须修剪有型、保持适当的湿度，女士化妆适度得体，不得配戴与工作装不相衬的首饰，头发须整洁利落，不得乱蓬蓬
言行举止
遇见客户时，无论认识与不认识，须向客户微笑并问好，对客户要礼貌、热情、真诚，不得冷落、怠慢任何客户，杜绝同与会人员发生任何不愉快的事件（争执，投诉等）
备注：
会议期间将由礼仪接待组负责监督会务组礼仪服务过程，保证会议流程顺利进行
会议期间衣着规定表：
1.规定：
男士衣着搭配为：
工作外套，白色衬衣，深蓝色领带；
女士一号衣着搭配为：
2008年的工作装，穿着外套，裙子，衬衣；
女士二号衣着搭配为：
2009年的工作装，穿着外套，裙子，衬衣，鞋子。
鞋子统一用2009年套装鞋。
女士在会议期间要求统一穿着套裙（无套裙者穿着套装即可）。
性别
1月6日
1月7日
1月8日
晚宴
1月9日
1月10日
1月11日
1月12日
女士
二号
一号
二号
有民族服装穿民族服装，无民族服装穿套裙二号
一号
参与考察的穿着大方整洁即可，不参与考察的工作人员穿二号套裙
参与考察的穿着大方整洁即可，不参与考察的工作人员穿一号套裙
二号
六、腾冲地理人文简介
腾冲县位于云南西部边陲，距省会昆明606公里；与缅甸山水相连，国境线长148.075千米，距缅甸克钦邦首府密支那200公里，距印度雷多仅602公里。
全县国土面积5845平方公里，居住着汉、回、傣、佤、傈僳、阿昌等25种民族；辖18个乡镇，2008年末总人口64.2万人，其中汉族人口占70%。
腾冲气候和生态环境极佳，冬无严寒、夏无酷暑、四季如春，年平均气温14.8℃，年降雨量1480毫米，森林覆盖率达70.7%。
腾冲是中国走向南亚的“桥头堡”，历史上的“南方丝绸之路”、“驼峰航线”、“史迪威公路”（即中印公路）均经过腾冲，是中缅贸易的重要前沿。
腾冲拥有得天独厚的人文地理旅游资源，拥有中国最密集的火山群和地热温泉，神秘雄奇的高黎贡山和怒江天险。
四大著名国家级风景区：
高黎贡山国家自然保护区、火山地热国家重点风景名胜区、来凤山国家森林公园、北海国家级保护湿地，拥有了“中国第一魅力名镇――和顺”、“中国翡翠第一城――腾冲”等品牌。
腾冲自古玉业兴旺，千余年来跟玉石之王--翡翠结下了不解之缘，人们把它称之为翡翠城，就在这里传出了许多关于翡翠的趣闻，就在清末民初也是车水马龙，有玉出腾冲之说。
七、信息汇总
㈠相关酒店信息
机场百事特联系人：
电话：
花园酒店联系人：
电话：
观光酒店地址：
销售部联系人：
电话：
餐饮部联系人：
电话：
（二）会后休闲场所
（三）美食
（四）其它信息
升级会员 