第四章电子表格软件在会计中的应用讲诉.docx

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第四章电子表格软件在会计中的应用讲诉

第四章　电子表格软件在会计中的应用

　　1.章节内容：

　　2.考情分析：

　　各种题型都有可能出现，预计考试分值在20分左右。

　　3.学习方法：

　　本章主要为Excel的一般操作知识，在日常的工作生活中有比较多的涉及，所以在学习起来较为亲切，容易接受。

由于考试题型的不确定性，仍要求大家重视动手操作。

本章与第三章报表管理模块联系较为密切，尤其是公式与函数的应用，要结合起来融会贯通学习。

第一节　电子表格软件概述

　　一、常用的电子表格软件（★）

　　Windows操作系统：

微软Excel、金山WPS、LotusNotes、FormulaOne等

　　Mac操作系统：

Numbers

　　二、电子表格软件的主要功能（★）

　　1.建立工作簿

　　2.管理数据

　　3.实现数据网上共享

　　4.制作图表

　　5.开发应用系统

（一）建立工作簿

　　每个工作簿含有一张或多张工作表。

　　单元格是工作表的最小组成单位。

每一单元格最多可容纳32000个字符。

版本

默认工作表数量

行数

列数

EXCEL2003

3张

65536（2562）

256

EXCEL2013

1张

1048576（256×642）

16384（256×64）

（二）管理数据

　　用户通过Excel不仅可以直接在工作表的相关单元格中输入、存储数据，编制销量统计表、科目汇总表、试算平衡表、资产负债表、利润表以及大多数数据处理业务所需的表格,而且可以利用计算机，自动、快速地对工作表中的数据进行检索、排序、筛选、分类、汇总等操作，还可以运用运算公式和内置函数，对数据进行复杂的运算和分析。

　　（三）实现数据网上共享

　　通过Excel，用户可以创建超级链接，获取局域网或互联网上的共享数据，也可以将自己的工作簿设置成共享文件，保存在互联网的共享网站中，让世界上任何位置的互联网用户共享工作簿文件。

　　（四）制作图表

　　散点图、柱形图、饼图、条形图、面积图、折线图、气泡图、三维图等14类100多种基本图表。

　　（五）开发应用系统

　　Excel自带VBA宏语言，用户可以根据这些宏语言，自行编写和开发一些满足自身管理需要的应用系统，有效运用和扩大Excel的功能。

　　【例题·单选题】在Excel2013中，一个工作表由（　）组成。

　　A.65536行和256列

　　B.65536行和16384列

　　C.1048576行和16384列

　　D.1048576行和256列

『正确答案』C

『答案解析』在Excel2013中，行数=256×642，列数=256×64。

　　【例题·多选题】电子表格软件的主要功能有（　）。

　　A.建立工作簿

　　B.管理数据

　　C.实现数据网上共享

　　D.制作图表

『正确答案』ABCD

『答案解析』电子表格软件的主要功能有建立工作簿、管理数据、实现数据网上共享、制作图表、开发应用系统。

　　三、Excel软件的启动与退出（★★）

（一）Excel软件的启动

　　1.通过“开始”菜单中的Excel快捷命令启动

　　2.通过桌面或任务栏中的快捷方式启动

　　3.通过“运行”对话框启动

　　4.通过打开已有Excel文件启动

（二）Excel软件的退出

　　1.通过标题栏的“关闭”按钮退出

　　2.通过任务栏退出

　　3.通过快捷键退出：

Alt+F4

　　4.双击标题栏的控制按钮（Office按钮）退出

　　5.打开标题栏的控制按钮（Office按钮），点击退出

　　【例题·单选题】下列不属于Excel软件的退出方法的是（　）。

　　A.通过标题栏的“关闭”按钮退出

　　B.Alt+F4

　　C.双击标题栏的控制按钮

　　D.Ctrl+F4

『正确答案』D

『答案解析』选项D，属于关闭Excel文件的方法。

　　四、Excel软件的用户界面（★★）

　　Excel2003及以下版本的默认用户界面基本相同,由标题栏、菜单栏、工具栏、编辑区、工作表区、状态栏和任务窗格等要素组成;

　　Excel2007及以上版本的默认用户界面基本相同,主要由功能区、编辑区、工作表区和状态栏等要素组成。

　　【提示】功能区将标题栏、菜单栏、工具栏和任务窗格进行了合并，非常方便操作。

　　【提示】

　　1.工具栏可分为常用工具栏和格式工具栏。

　　2.单元格是工作表中最基本的存储单位。

　　3.如果需要打开任务窗格,可以选择“视图”菜单的“任务窗格”命令或使用快捷键Ctrl+F1将其打开。

　　4.如需隐藏功能区,可以在当前所在的选项卡处双击,再次双击将取消隐藏。

在隐藏状态下,可单击某选项卡来查看功能区并选择其中的命令。

　　五、Excel文件的管理（★★）

　　Excel文件的管理主要包括新建、保存、关闭、打开、保密、备份、修改、删除等工作。

（一）Excel文件的新建与保存

　　1.Excel文件的新建

（1）启动软件时：

自动建立新文件

（2）启动软件以后：

　　快捷键：

“Ctrl+N”键

　　菜单栏：

“文件”→“新建”

　　工具栏：

“新建”按钮

　　2.Excel文件的保存

　　快捷键：

“F12”键，另存为

　　“Ctrl+S”键，保存

　　工具栏：

“保存”按钮

　　菜单栏：

“文件”→“保存”或“另存为”

　　自动保存

（二）Excel文件的关闭与打开

　　1.Excel文件的关闭

（1）退出Excel软件，文件自动关闭

（2）不退出Excel软件：

　　工具栏：

“关闭”按钮

　　菜单栏：

“文件”→“关闭”

　　快捷键：

“Ctrl+F4”或“Ctrl+W”

　　【提示】注意与软件退出快捷键（Alt+F4）的区别

　　2.Excel文件的打开

（1）双击Excel文件打开

（2）菜单：

　　右键快捷菜单：

“打开”

　　菜单栏：

“文件”→“打开”

　　（3）工具栏：

“打开”

　　（4）快捷键：

“Ctrl+O”

　　（三）Excel文件的保密与备份

　　1.Excel文件的保密

（1）打开权限密码

（2）修改权限密码

　　“另存为”→“工具”→“常规选项”

　　2.Excel文件的备份

　　保存时，自动生成备份文件：

“原文件名+的备份”

　　图标与原文件不同

　　（四）Excel文件的修改与删除

　　1.Excel文件的修改

　　修改单元格内容、增删单元格和行列、调整单元格和行列的顺序、增删工作表和调整工作表顺序等。

　　2.Excel文件的删除

（1）选中要删除的Excel文件,按击“Delete”键进行删除

（2）鼠标右键点击要删除的Excel文件,选择删除命令。

　　【例题·多选题】新建Excel文件的方法有（　）。

　　A.使用任务栏中的新建图标

　　B.使用文件菜单中的新建命令

　　C.使用工具栏中的新建命令

　　D.使用“Ctrl+O”快捷键

『正确答案』BC

『答案解析』选项A应为单击常用工具栏的新建图标。

选项D是打开文件的方法，新建应该是“Ctrl+N”。

　　【例题·多选题】打开Excel文件的方法有（　）。

　　A.右键快捷菜单“打开”命令

　　B.快捷键“Shift+O”

　　C.Excel“文件”菜单中的“打开”命令

　　D.常用工具栏“打开”按钮

『正确答案』ACD

『答案解析』选项B，应该是“Ctrl+O”。

第二节　数据的输入与编辑

　　一、数据的输入（★★★）

（一）数据的手工录入

　　1.在单个单元格中录入数据

　　2.在单张工作表的多个单元格中快速录入完全相同的数据：

Ctrl+Enter

　　3.在单张工作表的多个单元格中快速录入部分相同的文本或数据

　　【例题·实务操作题】在Excel表A1:

A5区域中分别输入“中华会计网校特色班、中华会计网校精品班、中华会计网校实验班、中华会计网校通关班、中华会计网校面授班”数据。

　　4.在工作组的一个单元格或多个单元格中快速录入相同的数据

（1）按住Ctrl键,选取多张工作表,将其组合成工作组

（2）录入数据，方法同1、2、3

　　（3）取消工作组：

　　①单击组外任何一个工作表标签；

　　②右击组内任何一个工作标签，选择“取消成组工作表”

（二）单元格数据的快速填充

　　1.相同数据的填充：

填充柄、Ctrl键的使用

　　【提示】数字型以及不具有增或减序可能的文字型数据，可直接拖动；而日期型以及具有增或减序可能的文字型数据，应按住Ctrl键拖动。

　　2.序列的填充：

（1）输入第一、二个单元格数据。

（2）选中上述两个单元格，拖动填充柄。

　　【提示】是否按Ctrl键，与相同数据的填充正好相反！

　　3.填充序列类型的指定：

　　“自动填充选项”按钮

　　4.自定义排序

　　Excel2003：

工具→选项→自定义序列

　　Excel2007：

Office按钮→Excel选项→常用→编辑自定义列表

　　Excel2013：

文件→选项→高级→编辑自定义列表

　　（三）导入其他数据库的数据

　　EXCEL可以获取SQLServer、ACCESS等数据库的数据,实现与小型数据库管理系统的交互。

　　功能区：

数据→获取外部数据

　　二、数据的编辑（★★★）

（一）数据的复制、剪切、粘贴

　　复制：

Ctrl+C、剪切：

Ctrl+X、粘贴：

Ctrl+V

　　数据的剪切与复制不同。

　　数据复制后，原单元格中的数据仍然存在，目标单元格中同时还增加原单元格中的数据；

　　数据剪切后，原单元格中数据不复存在，只在目标单元格中增加原单元格中的数据。

（二）数据的查找和替换

　　1.查找和替换特定数据

　　Ctrl+F（查找）、Ctrl+H（替换）

　　Excel中的通配符“?

”代替任意单个字符,“*”代替多个任意字符。

　　例如：

查询“?

k*”,表示前一个字符是任意字符,第二个字符是“k”,后面是任意个任意字符。

　　2.选中包含公式的单元格

　　编辑→查找和选择→公式

　　3.替换格式

　　点击“选项”按钮，可以完成格式的批量替换。

　　【例题·判断题】Excel中的通配符“?

”代替多个任意字符,“*”代替任意单个字符。

（　）

『正确答案』×

『答案解析』Excel中的通配符“?

”代替任意单个字符,“*”代替多个任意字符。

　　三、数据的保护（★★★）

（一）保护工作簿

　　1.限制编辑权限：

　　设置两项保护内容：

结构、窗口

　　Excel2003：

工具→保护→保护工作簿

　　Excel2007、2013：

审阅→更改→保护工作簿

　　2.设置工作簿打开权限密码：

　　Excel2003：

“另存为”→工具→常规选项

　　Excel2007、2013：

左上角“Office或文件按钮”

（二）保护工作表

　　Excel2003：

工具→保护→保护工作表

　　Excel2007、2013：

审阅→更改→保护工作表

　　·允许用户编辑区域

　　在保护工作表情况下，可以设定允许用户编辑区域。

　　（三）锁定单元格

　　设置单元格格式→保护工作表→锁定

　　【提示】锁定单元格必须启用保护工作表功能。

　　【例题·判断题】保护工作簿必须启用保护工作表功能。

（　）

『正确答案』×

『答案解析』保护工作簿可以单独启用。

锁定单元格必须启用保护工作表功能。

　　【例题·多选题】Excel数据的保护包括（　）。

　　A.保护工作簿

　　B.保护工作表

　　C.锁定单元格

　　D.冻结窗格

『正确答案』ABC

『答案解析』冻结窗格不属于数据的保护，只是视图上的一个调整。

当我们在制作一个Excel表格时，如果列数较多，行数也较多时，一旦向下滚屏，则上面的标题行也跟着滚动，在处理数据时往往难以分清各列数据对应的标题，这时利用“冻结窗格”功能。

具体方法是将光标定位在要冻结的标题行（可以是一行或多行）的下一行，然后选择“冻结窗格”即可。

滚屏时，被冻结的标题行总是显示在最上面，增强了表格编辑的直观性。

第三节　公式与函数的应用

　　一、公式的应用（★★★）

（一）公式的概念及其构成

　　例如：

=68+B2*3-SUM（C1:

C5）

　　包含：

=、运算体、运算符（公式总是以等号“=”开始）

　　1.运算体是指能够运算的数据或者数据所在单元格的地址名称、函数等。

上例中68、B2、SUM（C1:

C5）

　　2.运算符是使Excel自动执行特定运算的符号。

Excel中,运算符主要有四种类型:

算术运算符、比较运算符、文本运算符、引用运算符。

（1）算术运算符:

可以完成基本的数学运算,包括:

“+”（加）、“-”（减）、“*”（乘）、“/”（除）、“^”（乘方）等,运算的结果为数值。

（2）比较运算符:

可以比较两个同类型的数据（都是数值或都是字符或都是日期）,包括:

“=”（等于）、“>”（大于）、“<”（小于）、“>=”（大于等于）、“<=”（小于等于）、“<>”（不等于）,运算的结果为逻辑值TRUE或FALSE。

　　（3）文本运算符:

“&”（连接运算符）,用于把前后两个字符串连接在一起,生成一个字符串。

算术运算符和文本运算符优于比较运算。

　　（4）引用运算符:

是Excel特有的运算符,用于单元格引用,可以将单元格区域合并运算,包括:

　　①区域运算符“:

”（冒号）:

产生对包括在两个引用之间的所有单元格的引用,上例中SUM（C1:

C5）。

　　②联合运算符“,”（逗号）:

将多个引用合并为一个引用,即取多个区域的并集如SUM（A1:

A5,C1:

C5）。

　　③交叉运算符“”（空格）:

产生对多个引用共有的单元格的引用,即多个区域的交集,如

　　SUM（A1:

B5A4:

D9）,相当于SUM（A4:

B5）。

（二）公式的创建与修改

　　1.公式的创建

　　手动输入、移动点击输入

　　编辑栏显示公式单元格显示计算结果

　　【链接】报表管理模块中公式的录入，需要在“显示公式”或“格式”状态下。

　　2.公式的编辑

　　快捷键：

F2

　　（三）公式的运算次序

　　1.优先级次相同的运算符：

　　从左至右运算

　　2.多个优先级次不同的运算符：

　　从高至低运算

　　比如小括号、乘号等优先级较高。

　　（四）公式运算结果的显示

　　1.查看公式中某步骤的运算结果

　　快捷键：

F9（查看）、“Esc或Ctrl+Z”（恢复）

　　【提示】先按F2进入公式编辑状态，再按F9查看。

　　2.公式默认显示方式的改变

　　快捷键：

Ctrl+`（数字1左边的按键）

　　功能区：

公式→显示公式

　　3.将公式运算结果转换为数值

　　复制→选择性粘贴

　　【例题·单选题】下列属于区域运算符的是（　）。

　　A.“/”

　　B.“&”

　　C.“:

”

　　D.“,”

『正确答案』C

『答案解析』选项A为算术运算符；选项B为文本运算符；选项D为联合运算符。

　　二、单元格的引用（★★★）

　　例如：

=68+B2*3-SUM（C1:

C5）

（一）引用的类型

　　1.相对引用：

Excel默认使用的单元格引用

　　2.绝对引用

　　例如：

=68+$B$2*3-SUM（C1:

C5）

　　3.混合引用

　　例如：

=68+$B2*3-SUM（C1:

C5）

　　【例题·实务操作题】如图所示，计算学生的总成绩。

（二）输入单元格引用

　　1.在列标和行标前直接输入“$”符号。

　　2.输入完单元格地址以后，重复按“F4”键选择合适的引用类型。

　　【例题·实务操作题】把图中D2的单元格公式改为“=$B$2+$C$2”,然后将公式复制到单元格D3中,D3中的值与D2相同,引用地址没有改变。

　　（三）跨工作表单元格引用

　　工作表名!

数据源所在单元格地址

　　例如：

=68+Sheet1!

$B$2*3-SUM（C1:

C5）

　　（四）跨工作簿单元格引用

　　[工作簿名]工作表名!

数据源所在单元格地址

　　例如：

=68+[Book2]Sheet1!

$B$2*3-SUM（C1:

C5）

　　三、函数的应用（★★★）

　　基本格式：

函数名（参数序列）

　　函数只能出现在公式中。

除中文外都必须使用英文半角字符,参数无大小写之分。

　　【提示】重点把握参数的含义和运用。

（一）常用函数

　　1.统计函数

（1）MAX（number1,number2,……）

（2）MIN（number1,number2,……）

　　MAX/MIN函数忽略参数中的逻辑值和文本。

　　（3）SUM（number1,number2,……）

　　数值、逻辑值、文本数字、单元格和区域的引用地址。

例如：

=SUM（"1",2,TRUE）=4

　　（4）SUMIF（range,criteria,sum_range）

　　对于满足条件的单元格求和

　　（5）AVERAGE（number1,number2,……）

　　（6）AVERAGEIF（range,criteria,average_range）

　　（7）COUNT（value1,value2,……）

　　数字、空单元格、逻辑值、日期或文本数字

　　（8）COUNTIF（range,criteria）

　　例如,要在B1:

B10单元格范围内统计数值在80～90之间的人数,表达式应该是“=countif（B1:

B10,">=80"）-countif（B1:

B10,">90"）”

　　2.文本函数

（1）LEN（text）

　　用于返回文本字符串中的字符数。

　　例如：

=LEN（"中华会计网校"）=6

（2）RIGHT（text,num_chars）

　　用于从文本字符串中最后一个字符开始返回指定个数的字符。

　　例如：

=RIGHT（“中华会计网校”,2）=“网校”

　　（3）MID（text,start_num,num_chars）

　　用于返回文本字符串中从指定位置开始的指定数目的字符。

　　例如：

=MID（“中华会计网校”,3,4）=“会计网校”

　　（4）LEFT（text,num_chars）

　　用于返回文本字符串中第一个字符开始至指定个数的字符。

　　例如：

=LEFT（“中华会计网校”,4）=“中华会计”

　　3.逻辑函数IF

　　IF（logical_test,value_if_true,value_if_fa1se）

　　4.查找与引用函数

（1）LOOKUP

　　①向量形式

　　（lookup_value,lookup_vector,result_vector）

　　【提示】

　　如果函数LOOKUP在第二参数确定的区域中找不到与第一参数完全相同的值,则查找该区域中最接近第一参数且小于它的值。

　　如果第一参数小于第二参数确定的区域中的最小值,函数LOOKUP返回错误值“#N/A”。

　　②数组形式

　　LOOKUP（lookup_value,array）

　　用于在数组的第一行或第一列中查找指定的值,并返回数组最后一行或最后一列内同一位置的值。

　　例如：

　　=LOOKUP（5.2,{4.2,5,7,9,10}）=5,

　　=LOOKUP（1,{4.2,5,7,9,10}）=#N/A。

　　【提示】如果LOOKUP找不到lookup_value,它会使用该数组中小于或等于lookup_value的最大值。

　　如果lookup_value小于第一行或列（取决于数组维度）中的最小值,则LOOKUP会返回错误值。

　　2.INDEX（array,row_num,column_num）

　　用于返回表格或数组中的元素值,此元素由行号和列号的索引值给定。

　　例如：

=INDEX（B1:

E11,4,3）,确认后则显示出B1至E11单元格区域中,第4行和第3列交叉处的单元格（即D4）中的内容。

　　3.MATCH（lookup_value,lookup_array,match_type）

　　用于在单元格区域中搜索指定项,然后返回该项在单元格区域中的相对位置。

　　如果match_type为-1,查找大于或等于lookup_value的最小数值,lookup_array必须按降序排列；

　　如果match_type为0,查找等于lookup_value的第一个数值,lookup_array可以按任何顺序排列；

　　如果match_type为1,查找小于或等于lookup_value的最大数值,lookup_array必须按升序排列；

　　如果省略match_type,则默认为1。

　　如图所示,在F2中输入“=MATCH（E2,B1:

B11,0）”,则显示的结果是8。

　　5.日期与时间函数

（1）YEAR（serial_number）

　　用于返回某日期对应的年份

　　例如：

=YEAR（"1998/01/30"）=1998

（2）MONTH（serial_number）

　　用于返回某日期对应的月份

　　（3）DAY（serial_number）

　　用于返回某日期对应的天数

　　4.NOW（）

　　用于返回当前的日期和时间,该函数不需要参数。

　　【提示】日期有多种输入方式,包括:

带引号的文本串（例如"1998/01/30"）、序列号（如表示1998年1月30日的35825）或其他公式或函数的结果（DATE（1998,1,30））等。

　　【例题·单选题】下列各项中属于文本函数的是（　）。

　　A.MAX

　　B.SUMIF

　　C.RIGHT

　　D.LOOKUP

『正确答案』C

『答案解析』MAX、SUMIF为统计函数；LOOKUP为查找与引用函数。

（二）基本财务函数

　　1.SLN

　　SLN（cost,salvage,life）用于返回某项资产以直线法计提的每一期的折旧值。

　　cost指固定资产原值;salvage指固定资产的残值;life指固定资产的折旧期数。

这三个参数都是必需参数。

　　2.DDB（cost,salvage,life,period,factor）

　　用于使用双倍余额递减法或其他指定的方法,计算一项固定资产在给定期间内的折旧值。

　　cost指固定资产原值;salvage指固定资产的残值;life指固定资产的折旧期数;period指需要计算折旧值的期间,其单位必须与life相同。

必选参数。

　　factor指余额递减速率,是可选参数。

默认为2，即双倍余额递减法。

　　3.SYD（cost,salvage,life,per）

　　用于返回某项资产按年数总和折旧法计算的在第“per”期的折旧值。

　　cost指固定资产原值;salvage指固定资产的残值;life指固定资产的折旧期数;per指第几期,其单位必须与life相同。

　　另外，常见的财务函数还有年金终值FV、年金现值PV、年金PMT、利率RATE、期数NPER等资