公文写作城市学院公文处理实施细则WORD10页.docx

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城市学院公文处理实施细则

第一章 总   则

第一条 为使我校公文处理工作规范化、科学化，提高公文处理的质量和效率，根据《中国共产党机关公文处理条例》（中办发〔1996〕14号）、《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）的有关规定，结合我校实际，制定本实施细则。

第二条 公文是传达党和国家的路线、方针、政策，发布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，汇报和交流情况的重要工具。

各级党政负责人、办事机构和公文处理人员必须重视和认真做好公文处理工作，使之更好地为学校的规范运行和健康发展服务。

第三条 公文处理的主要任务是：

公文的制发，公文的办理和传递，公文的立卷与归档，公文保密等。

第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确、安全、保密。

第五条 学校办公室是学校公文处理的管理机构，主管以学校党委和行政名义制发的各类公文并负责指导全校各单位和部门的公文处理工作。

全校各单位和部门，应有一名负责人分管公文处理工作，并确定专职或兼职文秘人员负责本单位、本部门日常公文的处理工作。

公文处理人员应当忠于职守、廉洁正派，具备相关专业知识。

第二章 公文种类与格式

第六条 学校所用公文的种类如下：

（一）决议。

适用于经会议讨论通过的重要决策事项。

（二）决定。

适用于对重要事项或者重大行动作出安排。

（三）意见。

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（四）通知。

适用于发布规章制度，任免和聘用干部，传达上级机关的指示，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转校属机构的公文，发布要求校属机构办理、周知、共同执行的事项。

（五）报告。

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。

（六）请示。

适用于向上级机关请求指示、批准。

（七）通报。

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神，交流重要情况。

（八）批复。

适用于答复校内各单位、机关各部门的请示事项。

（九）规定。

适用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

（十）函。

适用于不相隶属单位之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项等。

（十一）会议纪要。

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第七条 各单位、各部门不得自行使用第六条规定之外的公文种类，并严格区分请示和报告的使用范围。

请示需要上级机关给予明确回复意见，而报告的内容则是仅仅只需要上级机关知晓的事项。

也不得二者混合并用，公文标题中不得使用“请示报告”字样。

第八条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识（亦称“公文版头”）、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印制版记等组成。

公文的具体格式及发文字号的编排由学校办公室制定，另行发文。

第三章行文要求

（一）各单位要按照各自隶属关系和职权范围来确定行文关系。

对自己的上级单位要用上行文；对自己所属的下级单位要用下行文；对同级单位和不相隶属的单位要用平行文。

应该使用上行文的，不能使用下行文或平行文，反之亦然。

（二）各单位要对自己的行文负责。

行文的事项必须在本单位的职权范围之内，不属于自己职权范围内的事项不要行文。

　　（三）行文必须从实际出发，要有需要解决的问题。

坚持非行文不可才行文的原则，对那些内容不成熟的、内容重复的、可发可不发的公文，坚决不发；要减少例行性、事务性公文。

（四）要严格控制以校党委和校行政名义的发文。

属于涉及学校全局性、方针政策性和重大问题的公文，以校党委或校行政名义行文；属于各单位日常业务工作和职权范围内的事项，应由各单位自行发文或者几个同级单位联合发文。

（五）在一般情况下，不应越过自己的直接上级单位而向更高一级的上级单位行文，以免扰乱正常的领导关系和工作秩序。

如果确有必要向上越级行文时，应同时抄报被越过的直接上级单位。

　　（六）报请性的或需要对方办理、答复的公文，主送机关一般写一个。

如属于校党委职权范围内的事项，应向校党委请示或报告；属于校行政职权范围内的事项，则向校行政请示或报告。

受双重领导的单位上报公文时，应根据公文的内容，选择其中一个为主送单位，另一个为抄报单位。

不要多头主送，以免造成多头答复等现象。

　　（七）在一般情况下，请求请示、批准事项时，应主送给上级单位，不要向领导同志个人主送。

要坚决克服一文向几个领导同志主送的现象。

请示在主送上级单位的同时，不要向同级或下级单位抄送。

　　（八）如果确有必要，两个或两个以上的单位可以联合行文，但联合行文的各方必须是同级单位。

联合行文时主办单位排列在前，并只标注主办单位的发文字号。

　　（九）要依据发文单位和主送单位的隶属关系、发文单位的职权范围、行文的目的和要求以及文种的适用范围，正确选用文种。

如下级向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议时用“报告”；下级就某一事项向上级请求指示、批准时用“请示”；上级答复下级的“请示”用“批复”；向上级主管部门请求批准用“函”。

第四章 校内签报

第十二条 校内签报是指对校内各单位、部门向学校或部门报送的请示、报告的处理。

凡向学校、部门报送的请示、报告，应统一使用“兰州城市学院校内请示、报告处理单”进行报送。

第十三条 请示、报告一般直接报送至学校办公室按规定程序处理，属于学校有关职能部门职权范围内的具体问题,也可以直接报送至职能部门处理。

除校领导直接交办的事项外，请示、报告不应直接送校领导。

在特殊情况下各单位未经学校办公室而直接呈送给校领导的请示、报告，应在事后送学校办公室补办登记手续。

第十四条 “请示”应当一文一事，一般只写一个主送单位，不得多头主送。

如需同时送其他机关，应当用抄送形式。

“报告”中不得夹带请示事项。

第十五条 各单位、部门不得直接在下属机构所写的请示、报告上加处理单后向学校报送，必须以本单位、本部门的名义写出请示、报告意见，并加处理单之后再向学校报送。

下属机构的请示、报告可作为附件。

第十六条 学校办公室在收到请示、报告后，应及时签转到有关校领导批示，或签转到有关部门、单位提出意见后再签转有关校领导批示，或签转到有关部门、单位直接处理。

有关部门、单位在收到请示、报告后，对职权范围内的事情，要认真研究，尽职尽责地解决，不得推诿、拖延；对需要提出意见的请示、报告，应尽快提出具体、明确的意见后再送学校办公室。

第十七条 在校领导作出批示后，学校办公室应及时向有关单位、部门传达，并认真督办落实。

第十八条 凡经由学校办公室转办的请示、报告，必须严格登记，注明有关情况。

重要请示、报告应复印备份，以备查考、督办。

第十九条 对不符合行文规则的请示、报告，学校办公室可退回呈报单位。

第五章 公文处理程序及要求

（一）公文处理是通过相互衔接的一系列环节，完成制发、办理和管理公文所进行的全部工作，它包括发文处理和收文处理两个方面的工作。

（二）发文处理是指公文拟稿到发出和保管的整个运行过程。

发文处理程序包括：

交拟→拟搞→审核→签发→缮印→校对→用印→登记→分发→投送→立卷→归档→销毁等环节。

1．交拟是领导人将撰写公文的任务交给有关撰稿人员，它包括指定作者和明确任务两项内容。

交拟内容要尽量详细，要向撰稿人员交政策、交意图、交要求、交写法。

2．拟搞是关系公文质量优劣的关键性环节，要求内容准确、主题突出、观点鲜明、表达确切。

撰稿人员完成写作任务后，要在文稿首页附上发文单，并按要求填写有关栏目。

　　3．审核是对公文草稿的审查核对，其主要任务就是对拟出的文稿，从内容到形式上进行总的把关。

凡是以校党委或校行政名义行文，由主办部门起草后，均应送交学校办公室进行审核，办公室审核下发的程序为：

秘书科长初审，主管副主任审核，主人审核签署意见，主管校领导审阅，主要领导签发。

并由学校办公室送校领导签发。

学校办公室审核的重点是：

是否需要行文，以何种名义行文；内容是否符合党和国家的方针、政策、法律、法令，是否符合学校的实际情况，同上级和学校以前的规定有无矛盾；提出的要求和措施是否明确具体、切实可行；涉及其他部门或单位的问题是否经过协商取得一致；公文格式、结构是否符合规定，主抄送单位、密级是否恰当，文字表达是否准确、简练等。

对不符合要求的文稿应提出意见，退回修改或与拟稿人共同修改。

凡经修改后的文稿均应如实保留修改的痕迹并附在正式文稿后。

　　4．签发是单位领导人对审核过的文稿进行最终审定并签署印发。

草拟的文稿一经签发即成定稿。

对于未经学校办公室审核而直接送校领导的文稿，校领导一般不应签发，防止造成文稿“倒流”。

领导人在发文单上填写的签发意见要明确，要签署姓名和时间。

签发完毕后，办公室工作人员要进行发文登记和发文编号。

　　5．缮印是根据领导人签发后的定稿，经过缮写或印刷制成正式文本。

缮印要忠于定稿，印制格式要规范，要力求使每一份公文的外观形式都端庄、美观、大方，同时要注意做好保密工作。

　　6．校对是保证公文文字准确，避免出现错漏的重要环节。

要严格按照校对要求和步骤进行校对，要正确使用校对符号并遵守使用规则。

　　7．用印是指在制成的公文落款处加盖发文单位的印章。

除会议纪要外，其它公文一律要加盖印章。

用印要以领导人签发为依据，要注意名称的统一，要保证印章字样的端正、清晰。

　　8．发文登记是对准备发出的公文进行统一记载，以便对发文进行清点、统计、控制、查找和回收。

发文登记的项目要合理，登记要准确。

　　9．分发是依照发文的范围，对印制后的公文点份、写封、拣配、装封和加封。

向外发出的涉密公文除了要封口之外，还要密封。

　　10．投送是通过一定形式，将公文送到受文单位。

投送要准确、及时、安全，要严格履行登记手续。

涉及国家秘密的公文要通过机要通讯部门投送。

　　11．立卷是各单位根据立卷的分工将处理完毕的具有查考和保存价值的公文，按照它们之间的联系组成案卷。

立卷要遵循公文形成的规律，保持公文之间的历史联系，便于保管、查找和利用的原则。

立卷前，应参照归档范围，将需要归档的公文收集齐全。

立卷要按公文的共同特征，适当照顾公文的不同保存价值组卷，并编排页号，填写卷内目录，拟写案卷标题等，经检查、装订后，向学校档案馆移交。

学校档案馆负责指导立卷工作。

　　12．归档是将一年来立成的所有案卷移交给学校档案部门集中保管。

归档要按照《兰州城市学院文件材料立卷归档制度》的要求进行，并认真履行手续。

归档一般在次年六月底以前完成。

　　13．销毁是对没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和有关领导人批准后，定期销毁。

销毁涉及国家秘密的公文要履行严格的登记和批准手续，并由两人以上进行监销。

　　（三）收文处理是指对收进的公文进行办理和保管的整个过程。

收文处理程序包括签收→拆封→登记→筛选→分发→传阅→拟办→批办→承办→催办、查办→办复→立卷→归档→销毁等环节。

　　1．签收是收到公文后在对方送件登记簿上签字。

签收时要认真细致做好检查、清点工作，核实无误后在送件登记簿上签署姓名和时间。

党内文件、行政系统的公文以及参加会议带回的文件材料统一由学校办公室签收。

　　2．拆封是办公室工作人员特有的职责，除被授权外，其他人员一律不得擅自拆封。

对拆封后取出的公文要仔细清点，如发现有出入，应立即采取措施。

　　3．收文登记是对收到的公文，按照一定的要求进行编号，并记录公文的来源、时间、标题、去向和处理结果的工作。

登记可采取簿册式登记、卡片式登记、联单式登记和电脑登记。

登记时要逐项填写项目，防止出现漏登、重登和跳号现象。

收文登记后，要在公文右上角加盖收文章。

　　4．筛选是对收文进行鉴别和归类。

通过筛选将重要的公文，分别缓急先后送领导人阅读，从而有效地减轻领导人的阅文负担，提高工作效率。

　　5．分发是将筛选后的公文分别送有关领导人、有关单位或承办人员。

分发要保证主要领导、主管领导和主办单位的需要优先分发。

对于不能确定承办单位的公文，应按领导的批示意见分发。

　　6．传阅是办公室人员组织有关领导和单位轮流阅读公文。

对于平件一般采取轮辐式传阅法（分传）；对于急件、绝密件和密码电报采取专人送阅法；还可以利用机要阅文室集中阅读公文。

传阅公文要严格控制阅读范围。

办公室工作人员在组织传阅过程中要勤送、勤取、勤催。

　　7．拟办是办公室的负责同志对收文进行阅读后，提出初步处理意见，供领导同志斟酌参考。

拟办意见要准确可行、简明扼要，并填写在“收文处理单”的“拟办意见”栏内。

　　8．批办是单位领导人对收文如何办理作出批示意见。

批办意见要明确提出处理的原则和方法，明确指定承办部门或承办人，并签署姓名和时间。

批办意见要填写在“收文处理单”的“批办意见”栏内。

　　9．承办是有关单位的工作人员，根据领导的批办意见，按照来文的内容和要求，具体办理和执行来文精神。

承办要落实责任、分清主次先后。

对于需要几个单位会办的公文，主办单位要主动牵头，做好协商工作，协办单位要积极配合。

　　10．催办、查办是办公室工作人员对需要办理答复的公文，根据缓急情况和承办时限的要求，对承办单位及时进行督促、检查。

催办、查办要注重实效，在落实上下功夫。

常用的方法有：

打电话、发函和登门催办、查办。

　　11．办复是在办理完毕后，将承办情况和结果及时向批示领导和来文单位答复。

需要办复的公文，无论上级、下级，还是平级和不相隶属单位的，都应做到件件有着落，事事有结果。

办复后，承办者应将办复的结果、办复的形式及办复人的姓名、办复时间填写在“收文处理单”的“处理结果”栏内。

12．立卷、归档、销毁环节的工作要求与发文处理程序中的有关环节基本相同。

第六章 附   则

第三十一条 本规定由学校办公室负责解释。

第三十二条 本规定自公布之日起施行。