采购供应商管理办法.docx
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采购供应商管理办法
采购供应商管理办法
供应商管理办法
供应商管理流程图
供应商开发
为规范供应商开发流程，使之有章可循，特制定本规章。
1．范围
本公司新供应商之开发工作。
2.供应商开发程序
2．1供应商开发权责
（1）采购部负责供应商开发调研工作。
（2）质量监督部负责组织采购部、技术部组成供应商评价小组，并对供应商的资质进行综合评价，以确认其供方资格。
（3）产品部负责与供应商签订相关技术协议。
（4）质量监督部负责供应商的首批样品试装、试配验证及确认。
2．2供应商资讯来源
新供应商资讯来源一般有下列方式：
各种采购指南；新闻传播媒体，如电视、广播、报纸等；各种产品发表会；各类产品展示（销）会；行业协会；行业或政府之统计调查报告或刊物；同行或供应商介绍；公开征询；供应商主动联络；其他途径。
2．3供应商基本资料表
供应商应填写《供应商基本资料表》后，交采购部做为评价依据。
2．4供应商开发流程
寻找供应商；填写供应商基本资料表；与供应商洽谈；必要时作样品鉴定；提出供应商调查评核之申请。
2．5后续工作
依《供应商调查》规定，由评价小组对供应商作实际调查评价，以确定其可否列入合格供应商之列。
供应商调查
为了解供应商生产能力、质量控制，确认其是否有提供符合质量、价格、交货期，特制定本规章。
1．适用范围
对拟开发供应商之调查，及本公司合格供应商之年度复查。
2.供应商调查作业规定
2．1供应商调查程序
（1）采购部实施采购前，应对拟开发之供应商组织供应商调查工作，目的是了解供应商之各项综合管理能力，以确定其可否列为合格供应商名列。
（2）由质量监督部负责组织采购部、技术部组成供应商评价小组，对供应商实施调查评价，并填写《供应商调查表》。
（3）评价之结果由各部门作出建议，供主管副总经理核定是否准予成为本公司之合格供应商。
（4）未经供应商调查评价认可之供应商，除总经理特准外，不可成为本公司之供应商。
2．2供应商调查评价
2．2．1价格评价
对供应商所提供之物资价格、交货期，由采购部依下列因素作评核：
原料价格；加工费用；估价方法；付款方式；生产计划体系；最短及最长之交货期限；进度控制方法；异常排除能力。
2．2．2技术评价
对供应商之生产技术，由技术部依下列因素作评价：
技术水准；技术资料管理；设备状况；工艺流程与作业标准。
2．2．3质量评价
对供应商之质量评价，由质量监督部依下列因素作评价：
质量监督部组织与体系；质量规范与标准；检验之方法与记录；纠正与预防措施。
2．3供应商复查规定
经调查认可之合格供应商，原则上每年复查一次；复查流程类同首次调查评价；复查不合格之供应商，除经本公司总经理特准外，不可列入次年合格供应商之列；若供应商之质量、价格、交货期或服务产生重大变异时，可于一年中，随时对供应商作必要之复查。
供应商评价
为规范对合格供应商之日常评价，使供应商管理更合理公正，特制定本规章。
1．适用范围
仍在采购之合格供应商的评价。
2．供应商评价程序
2．1评价项目
供应商交货实绩之评价项目及分数比例如下（满分100分）：
质量评价：
40分；交货期评价：
25分；价格评价：
15分；服务评价：
15分；其他评价：
5分。
2．2评分办法
2．2．1质量评价：
由质量监督部依进货验收的批次合格率评分，每个月进行一次。
（1）计算：
进货批次合格率=（检验合格批数/总交验批数）×100%
（2）评分：
得分=40×进货批次合格率
2．2．2交货期评价
由采购部依订单规定的交货日期进行评分，方式如下：
如期交货货得分25分；延迟1~2日每批次扣2分；延迟3~4日每批次扣5分；延迟5~6日每批次扣10分；延迟7日以上不得分。
本项得分以0分为最低分。
采购部每月将同一供应商当月各批订单交货评分进行平均，得出该月的交期评价得分。
2．2．3价格评价
由采购部对供应商价格水准评分，方式如下：
价格公平合理，报价迅速：
10分；价格尚属公平，报价缓慢：
8分；价格稍微偏高，报价迅速：
6分；价格稍微偏高，报价缓慢：
3分；价格甚不合理或报价十分低效：
0分。
2．2．4服务评价
2．2．4.1抱怨处理评分
由质量监督部对供应商之抱怨处理予以评分，评分如下：
诚意改进：
8分；尚能诚意改进：
5分；改进诚意不足：
2分；置之不理：
0分。
2．2．4.2.退货交换行动评分
由采购部对不良退货交换行动评分：
按期更换：
7分；偶尔拖延：
5分；经常拖延：
2分；置之不理：
0分。
2．3评价办法
供应商之评价每月进行一次；将各项得分汇入《供应商评价表》，并合计总得分；每半年平均一次厂商得分，计算方式为：
半年平均得分=每月得分总和/评价月数。
2．4评价分等
供应商评价等级划分如下：
平均得分90.1~100分者为A等；平均得分80.1~90分者为B等；平均得分70分者为C等。
2．5评价处理
A等供应商为优秀供应商，予以付款、订单、检验之优惠奖励；B等供应商为良好厂商，由采购部提请供应商改进不足；C等供应商由质量监督部、技术部、采购部部门予以辅导，三个月内未能达到C等以上予以淘汰；被淘汰供应商如欲再向本公司供货，需再经过供应商调查评价。
供应商管理
为规范供应商管理，提高经营合理化水准，特制定本规章。
1．适用范围
凡本公司之供应商管理。
2．供应商管理规定
2．1供应商开发
供应商开发程序如下：
供应商资料收集；供应商基本资料表填写；供应商接洽；样品鉴定；提出供应商评价申请。
2．2供应商评价
供应商评价程序如下：
组成供应商评价小组；分别对供应商之质良、价格、交货期、技术、生产管理作评价；列入合格供应商名列。
2．3订购、采购
订购、采购程序如下：
采购意想；询价；比价；议价；定价；订购；交货；验收。
2．4供应商评价
供应商评价程序如下：
每月对供应商就质良、价格、交期、服务等项目作评价；每年进行一次总评；列出各供应商之评价等级；依规定奖惩。
2．5供应商复查
每年对合格供应商进行一次复查；复查流程同供应商调查；有重大质量、价格、交货期、服务等问题时，随时可以作供应商复查。
2．6供应商辅导
对C等之供应商采取必要的辅导；不合格供应商应予除名；不合格供应商欲重新向本公司供货，应予辅导及重新作调查评核。
2．7供应商奖惩
2．7．1奖励方式
对优秀之供应商有下列奖励方式：
A等供应商，可优先取得交易机会；可优先支付货款或缩短票期；可获得品质免检或放宽检验；对价格合理化及提案改进，质良管理，另行奖励。
2．7．2惩处方式
（1）凡因供应商品质不良或交货期延误而造成之损失，由供应商负责赔偿；C等之供应商三个月内未能达到B等以上供应商之标准，应接受订单减量、停止交易。
因上述原因停止供货之供应商，如欲恢复供货，需接受重新调查评价。
采购计划与预算
为制定采购计划与预算编制流程，配合公司预算制度的推行，特制定本规章。
1．适用范围
本公司每年度之采购数量计划资金预算。
2．采购计划编制之规定
2．1采购计划的作用
编制采购计划有下列作用：
预估用料数量、交期、防止断料；避免库存过多、资金积压、空间浪费；配合生产、销售计划之达成；配合公司资金运用、周转；指导采购工作。
2．2采购计划之编制
2．2．1销售计划
公司于每年年底制订次年度之营业目标；销售公司根据年度目标、客户订单意向、市场预测等资料，作销售预测，并制订次年度销售计划。
2．2．2生产计划
生产运行部根据销售预测计划，本年度年底预计库存及次年度年底预计库存，制订次年度之预测生产计划；采购部根据生产预测计划，库存状况，制订次年度之物资需求计划；预估次年度各种消耗物籽的需求量。
2．2．3采购计划
采购部汇总各种物资需求计划并编制次年度采购计划。
2．2．4采购计划编制注意事项
采购计划要避免过于乐观或保守，应注意的事项有：
公司年度目标达成可能性；销售计划、生产计划之可行性和预见问题；物资需求资讯与库存状况之确定性；物资标准成本之影响；保障生产与降低库存之平衡；物资采购价格和市场供需之可能变化。
1．采购预算编制规定
3．1一般原则
采购预算分为用料预算与购料预算；财务部负责提供上年度材料单价、次年度汇率、利率等各项预算基准；本年底预计库存中之可用材料应计人次年度之用料预算，但不列入购料预算；次年度预计库存不列入用料预算，但应列入购料预算；购料单价特殊物料外，应以年度成本降低目标预估（如以上年度平均采购单价之95%计算）。
3．2用料预算
采购部负责次年度生产用料之各月预算明细的编列；用料单位负责低值易耗品、间接物料和资本支出预算明细的编列；同类物料不必细分而以总用量预算；物资损耗率应计入用料预算，但应以年度损耗率目标制订，一般可略高于标准损耗率而低于上年度平均损耗率，低于或等于年度损耗率目标；财务部负责汇总工作。
3．3购料预算
采购部负责次年各购料预算明细之编列；购料预算应考虑采购前置期、付款方式、库存状况；购料预算应以付款月份为编列依据；购料预算应考虑安全库存与最大库存，符合年度库存周转率之目标；购料预算应考虑分批采购、一次采购之优劣和市场单价趋势。
采购方式
规范采购方式，制定询价、议价流程，使之有章可循。
1．适用范围
凡本公司之物料采购方式。
2．采购方式规定
2．1采购方式确定依据
采购部根据下列因素确定最有利之采购方式：
物资使用状况；物资需求数量；物资需求频率；市场供需状况；经验；价格。
2．2采购方式
本公司物资采购方式一般有下列种类：
集中计划采购：
本公司通用性物资，以集中采购较为有利，依定时或定量之计划进行采购。
合约采购：
经常使用之物资，采购部应事先选定供应商，议定供应价格及交易条件，办理合约采购，以确保物资供应来源，简化采购作业。
采购方法同上，依定时或定量之方式进行采购。
一般采购：
除
（1）
（2）之外的物料，采购部依《采购单》逐单位办理询价，议价之作业。
1．询价、议价
3．1询价
凡属一般采购，采购部均应选择至少三家符合采购条件的供应商作为询价对象；确属货源紧张、独家代理、专卖品等特殊状况，不受
（1）条所限；凡属合约采购项目，采购部依合约之价格核价，不需另询价。
合约条件发生重大变化除外；如向特约供应商采购时，应附其报价明细表，如特约供应商有两家以上，则应向其同时索要报价明细表；凡属可作成本分析之采购项目，采购部应要求供应商作成本分析，以作议价之参考；选择询价或采购的对象，应依照直接生产厂商、代理商、经销商之顺序选择；询价后，应确认各家报价方式、产品规格、采购条件等是否一致方可比价。
3．2议价
询价后，选择两家以上供应商进行交互议价；议价时应注意质量、交期、服务兼顾。
3．3询价、议价注意事项
3．3．1议价优势掌握
以下状况、采购部应加强与供应商议价：
市场价格下跌或有下跌趋势时；采购频率明显增加时；本次采购数量大于前次时；本次报价偏高时；有同样品质、服务之供应商提供更低价格时；公司策略需要降低采购成本时；其他有利条件时。
3．3．2其他注意事项
专业材料、用品或项目，采购部应及时与主管领导汇报，共同询价与议价；供应商提供报价之物资规格与采购规格不同或属代用品时，采购部应送相关部门确认后方可议价；询价之供应商应属合格供应商或经总经理特准之供应商
采购流程
为落实物资、零件采购作业管理，确保采购工作顺畅，特制定本规章。
1．适用范围
本公司物资、零部件之订购、采购管理业务。
2．采购规定
2．1采购的提出
采购部依物资需要状况、库存数量、采购前置期等要求，开立采购单；采购单应注明物资名称、编号、规格、数量、需求日期及注意事项，经主管领导审核，并依采购核准权限送呈相关人员批准；请购单一联送交采购部，一联自存，一联交财务部；交期相同的同属一个供应厂商之物资，采购部门应填具在同一份请购单内；紧急请购时，请购部门应于备注栏注明，并加盖“紧急”章。
2．2采购核准权限
2．2．1物资采购核准权限
采购金额预估在人民币5万元以下者，由副总经理核准；采购金额预估在人民币5万元以上者，由总经理核准。
2．2．2国外物资采购核准权限
购金额预估在美元5万元以下者，由副总经理核准；采购金额预估在美元5万元以上者，由总经理核准。
2．3采购的撤消
已开具采购单，并经核准后因各种原因需撤消采购时，由采购部门以书面方式呈原核准人，采购部门回收各联请购单，并加盖“撤消”章，立即停止一切采购动作；未能及时停止采购时，采购部应协调善后工作。
1．采购规定
3．1采购方式
本公司采购方式一般有下列种类：
集中采购：
通用性物资，尽量采用集中采购方式。
合约采购：
经常性物资，尽量采用合约采购方式，以确保货源与价格之稳定。
一般采购：
除
（1）
（2）以外之物资，采用随需求而采购之方式。
3．2采购作业规定
3．2．1询价、议价
采购部接获核准后之《采购单》，应选择至少三家符合采购条件的供应商作为询价对象；供应商提供报价之物资规格与采购规格不同或属代用品时，采购部应报主管领导确认；专业材料、用品或项目，采购部应会同相关部门审批；采购议价采购交互议价之方式；议价应注意质量、交期、服务兼顾。
3．2．2呈核及核准
采购部询价、议价完成后，于《采购单》上填写询价或议价结果，必要时附上书面说明；标准拟订购供应商、交货期限与报价有效期限，经主管领导审核，并依采购核准权限呈核；再呈主管副总经理核准。
3．2．3订购作业
采购部接获经核准之《采购单》后，应以《订购单》形式向供应商订购物资，并以电话或传真形式确认交期；若属一份订购单多次分批交货的情形，采购人员应于订购单上明确注明；采购人员应控制物资订购交期，及时向供应商跟催交货进度。
3．2．4验收与付款
依相关检验与入库规定进行验收工作；依财务管理规定，办理供应商付款工作。
3．3国外采购作业规定
3．3．1询价、议价
参照国内采购作业方式进行。
3．3．2呈核及核准
参照国内采购作业方式进行。
3．3．3订购作业
采购部接获核准之《采购单》后，应以《订购单》形式向供应商订购物资，并以传真或E-mail形式确认交期；需与供应商签订长期合同者，应事先办妥相关事项，并呈核示。
3．3．4进口事务处理
依国家法规办理进口签证；办理进口保险与公证；进口船务安排；进口结汇；依国家法令申办进口税；提供提货文件；办理进口报关手续；报关；公证；退汇。
采购价格管理
为确保材料高品质低价格，从而达成降低成本之宗旨，规范采购价格审核管理，特制定本规章。
1．适用范围
各项原物资采购时，价格之审核、确认。
2．价格审核规定
2．1报价依据
产品部提供图纸，作为采购部成本分析之基础和供应商报价之依据；非通用物资，一般由供应商先提供样品，供产品部确认可用后，方予报价。
2．2价格审核
供应商接到图纸后，于规定期限内提出报价单；采购部一般应挑选三家以上供应商询价，以作比价、议价依据；采购人员以《报价单》一式三份呈采购部主管审核，认为需要再进一步议价时，退回采购人员重新议价，或由采购部主管亲自与供应商议价；采购部主管审核之价格，呈分管副总经理审核，并呈总经理确认批准；副总经理、总经理均可视需要再行议价或要求采购部进一步议价；《单价审核单》经核准后，一联转财务，一联由采购部存档，一联转供应商。
2．3价格调查
已核定之材料，采购部必须经常分析或收集资料，作为降低成本之依据；本公司各有关部门，均有义务协助提供价格讯息，以利采购部比价参考；已核定之物资采购单价如需上涨或降低，应以《报价单》形式重新报批，且附上书面之原因说明；单价涨跌之审核流程，应同新价格审核流程；在同等价格、质量条件下，涨跌后采购应优先考虑与原供应商合作；为配合公司成本降低策略，原则上每年应就采购之单价要求供应商作降价之配合；采购数量或频率有明显增加时，应要求供应商适当降低单价。
1．采购成本分析
3．1成本分析项目
成本分析系就供应商提供之报价的成本估计，逐项作审查、评估，以求证成本之合理性。
一般包括以下项目：
直接及间接材料成本；工艺方法；所需设备、工具；直接及间接人工成本；制造费用或外包费用；营销费用；税金；供应商行业利润。
3．2成本分析之运用
以下情形时，应进行成本分析：
新材新、新产品无采购经验时；底价难以确认时；无法确认供应商报价之合理性的；供应商单一时；采购金额巨大时；为提高议价效率时。
3．3成本分析表的提供方式
成本分析表提供方式一般有：
由供应商提供；由采购部编制标准报价单或成本分析表，交供应商填妥。
3．4成本分析步骤
成本分析意在降低成本、价格、其步骤一般如下：
确认设计是否超过规格要求；检讨使用材料之特性与必要性；计算各方案之使用材料成本；提出改善建议并检讨；检讨加工方法、加工工程；选定最合适之设备、工具；作业条件的检讨；加工工时的评估；就制造费用、营销费用、利润空间进行压缩。
3．5成本分析注意事项
利用自己或他人之经验；应用会计查核手段；利用技术分析方法；向同类供应商学习；建立成本计算经验公式；提高议价技巧。
采购质量管理
规范采购过程的质量管理规定，使采购质量管理有章可循。
1．适用范围
本公司物资采购、验收、索赔等过程的质量管理。
2．采购质量管理规定
2．1文件资料要求
物资订购前，本公司应提供下列文件资料，或在订购单、采购合约内予以明确规定：
订购物资之规格、图纸、技术要求等；产品技术精度、等级要求；各种检验规范、标准或适用规格；所需之产品认证要求或公司质量管理体系认证要求。
2．2合格供应商之选择
物资采购，除经总经理特准外，均需向合格供应商订购。
合格供应商一般要求符合下列条件：
经本公司供应商调查，列入合格供应商名列；经本公司供应商评价，资讯等级在B级以上；提供的样品经本公司确认合格；类似物资以往采购之良好记录；同业中之佼佼者。
2．3质量保证协议
物资采购，应由供应商承负质量保证之责任，并在订购前明确，本公司要求供应商承诺下列质量保证：
供应商质量管理体系需符合本公司指定之质量保证系统、如ISO9000或QS9000体系等；供应商应保证产品制造过程的必要控制与检测；供应商产品出厂前应有逐批作抽样检验；供应商应随货送交其出货质量检验合格之记录；接受本公司必要之供应商调查、评价及辅导；保证对提供的产品在使用或销售中发生的因供应商责任导致之不良的责任承担与赔付。
2．4进货验收之规定
供应商提供之物资，必须经过本公司采购、质检验收、仓库等部门人员之相关验收工作，主要包括下列项目：
确认订购单：
核对供应商之交货单与本公司之订购单。
确认供应商：
对有两家以上供应商之物资，应确认物资来源有无错误或混乱。
确认送到日期：
用以确定厂商是否如期交货，以作为评价、奖惩之根据。
确认物资的名称与规格：
避免交货错误之发生。
清点数量：
确认交货数量与进料验收单及数量是否一致，是否超出订购单规定之数量。
质量检验：
质量监督部外检组依进货检验规定进行抽样检验，以确定交货品质是否符合质量要求。
处理短损：
根据点收、检验结果，对发生短损的，予以更正数量，必要时向供应商索赔。
退还不合格品：
对检验不合格之物资，退供应商进行必要处理，由此造成的损失，向供应商进行索赔。
物资标识：
对检验合格物资，检验员应进行标示，入库后应予以保持标识，以确保后续质量之可追溯性（如供应商名称、物料规格、数量、交货时间、点收人员、检验人员等级料之标注，以便追溯、区分、使用之方便）。
2．5质量纠纷处理
有关采购物资发生规格不符、质量不合格、交货延迟、破损短少、使用不良等情况之处理流程统称为质量纠纷处理。
具体规定如下：
2．5．1处置依据
以双方事先约定之质量标准作为处置依据，并于订购单上详细说明，其中涉及交货时间、检验标准、包装方式等的，原则上以本公司之要求为依据。
2．5．2采购物资退货与索赔
拟退回之采购物资应由仓管员清点整理后，通知采购部；采购部经办人员通知供应商到指定地点领取退货品；现货供应之退货，要求供应商更换合格之物资；订制品之退货，原则上要求供应商重做或修改至合格为止；确属无法修复或供应商技术能力不足时，可取消订单，另觅供应商；退货情形依订购合约条款办理扣款或索赔；双方事前没有明确订购合约时，以实际造成本公司之损失向供应商索赔。
2．5．3采购其他索赔规定
由供应商原因造成之交货延迟，以实际造成本公司之损失向供应商索赔；破损短少情形，由供应商补足合格物料，若由此造成本公司之损失，依实际发生状况索赔；因供应商原因导致物资在使用或销售中发现不良，造成本公司之损失，依实际发生状况索赔；其他原因导致本公司之损失，依实际损失向供应商索赔。
2．5．4国外采购物资退货与索赔
因规格不符或品质不良引起之退货及索赔规定如下：
要求供应商储运更换合格物资或将不合格品退供应商修复；退货或补运之费用由供应商负责；由此造成之本公司损失，依双方合约向供应商索赔。
2．5．5国外采购其他索赔规定
发生破损短少情形，向保险公司索赔或航运公司索赔；发生短卸情形，向航运公司及保险公司索赔；发生短装情形，向供应商索赔；上述索赔依合同规定处理。
采购交货期管理
为了确保采购物资交货期限，使交货期管理更为顺畅，特制定本规章。
1．适用范围
本公司采购之物资的交货期管理。
2.交货期管理规定
2.1确保交货期的重要性
交货期管理是采购的重点之一，确保交货期的目的，是必要的时间，提供生产所必需的物资，以保障生产运行并达成合理生产成本之目标。
2.1.1交货期延迟的影响
交货期延迟造成的不良影响有以下方面：
导致制造部门断料，从而影响效率；由于物资交货期延迟，间接导致成品交期延迟；由于效率受影响，需要增加工作时间，导致制造费用的增加；由于物资交货期延误，采取替代品导致成本增加或品质降低；交货期延误，导致客户减少或取消订单，从而导致采购物资之囤积和其他损失；交货期延误，导致采购、运输、检验之成本增加；断料频繁，易导致互相配合的各部门人员士气受挫。
2．1．2交货期提前太多的影响
交期提前太多也有不良之影响，主要有：
导致库存成本之增加；导致流动资金周转率下降；允许交货期提前，导致供应商优先生产高单价物资而忽略低单价物资；由于交货期经常提前，导致库存囤积、空间不足；交货期提前频繁，使供应商对交货期的管理松懈，导致下次的延误。
2．2交货期延迟的原因
2．2．1供应商责任
因供应商责任导致交货期延误的状况：
接订单量超过供应商的产能；供应商技术、工艺能力不足；供应商对时间估计错误；供应商生产管理不当；供应商之生产材料出现货源危机；供应商质量管理不当；供应商经营者的顾客服务理念不佳；供应商欠缺交货期管理能力；不可抗力原因；其他因供应商责任所致之情形。
2．2．2采购部责任
因采购部责任导致交货期延误的状况：
供应商选定错误；业务手续不完整或耽误；价格决定不合理或勉强；进度掌握与督促不力；经验不足；下订单量超过供应商之产能；更换供应商所致；付款条件过于严苛或未能及时付款；缺乏交货期管理意识；其他因采购原因所致的情形。
2．2．3其他部门责任
因采购以外部门导致交货期延误的状况：
采购前置时间不足；技术资料不齐备；紧急订货；生产计划变更；设计变更或标准调整；订货数量太少；供应商品质辅导不足；点收、检验等工作延误；采购错误；其他因本公司人员原因所致的情形。
2．2．4沟通不良所致之原因
因本公司与供应商双方沟通不良导致交货期延误的状况：
未能掌握一方或双方的产能变化；指示、联络不确实；技术资料交接不充分；质量标准沟通不一致；单方面确定交货期，缺少沟通；首次合作出现偏差；缺乏合理的沟通窗口；未达成交期、单价、付款等
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