采购管理规范.docx
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采购管理规范
采购
管理规范
一、目的
规范采购操作步骤和方法，确保采购的质量和采购要求的适用性，符合公司整体的日常管理规定要求。
二、适用范围
本规范适用于公司的设备、工具、成型软件和固定资产（不含公司长期代理产品）等采购的控制。
三、定义
1、供应商：
是指能向采购者提供货物、工程和服务的法人或其他组织。
2、合格供应商：
是指经过公司一定程序评审确定可以与公司合作的供应商。
3、购物申请单：
是需求部门根据需要采购的项目所填写并提交给采购中心的单据，此单据须有部门经理和其他审核权限必须签批。
4、供应商选择考察表：
是确立为公司供应商前对供应商进行评估的表格，一般由采购主管对供应商进行考察并填写此表，填写完毕后交商务经理与运作中心总监时行审批。
5、供应商考核表：
是每财年度对供应商交货准时率、品质和售前售后服务等进行考察的的表格，根据考核决定是否与该供应商继续合作。
6、终止供应商的报告：
是指供应商发生恶劣服务、严重品质情况或考核不合等提出与其终止合作的报告，此报告由相关权责部门向采购中心提出，由采购主管填写逐级上报审批。
7、抽货检验标准：
此标准是对采购物品进行检验的参照标准，由技术部门或其他相关权责部门编写交采购中心汇总成册。
8、货物检验报告：
是货物验收部门和人员对货物进行验收后对所采购货物给出验收报告和处理意见。
四、采购管理制度
●洁自律，严守工作纪律。
不接受供应商礼金、礼品和宴请；
●严格遵守采购规范流程，按流程办事；
●能及时按质按量地采购到所需物品；
●严格供应商选择、评价、甑选以保证供应商供货质量；
●加强采购的事前管理，建立完善的设备价格信息档案，以有效地控制和降低采购成本并保证采购质量；
●科学、客观、认真地进行收货质量检查；
●处理好与供应商的关系，帮助供应商解决一定的问题；
●认真分析采购工作，改进流程、规范和采购标准，提出有助改进公司和供应商服务水平的建议；
●做好采购相关文档的存档、备份工作；
在满足公司需求的基础上最大限度降低采购成本；
●所有采购,必须事前获得批准.未经计划并报审核和批准,，除急购外不得采购，急购需在申请单上注时“急购”，并由总经理补批；
●凡具有共同特性的物品，尽最大可能以集中计划办理采购，可以核定物品项目，通知各请购部门依计划提出请购，然后集中办理采购；
●采购物品在条件相同的前提下应在正在发生业务或已确认的供应商处购买，不得随意变更供应商；
五、供应商选择标准
●具有良好的市信用和良好的售前、售后服务能力和服务意识；
●注册资金达到50万以上的一般纳税人；
●健全的商务管理流程和制度；
●良好的财务状况，至少可以给予七天以上帐期；
●具有优势的产品资源；
●相对有利于我公司的供配货地理区位；
●积极的合作态度；
六、供应商选择、评价和终止办法
供应商的资质水平直接关系到供货的质量、售后服务水平和重大产品问题的处理等储多问题，更有重大品质、售后事件等的处理态度、反应的及时性都与供应商本身的资质、能力有关。
因此有必要严格地筛选、考核供应商，对不合格供应商制订相关终止办法。
对供应商资信由高到低分为A、B、C、D四类。
具体定类办法参见《供应商考核办法及考核表》。
1、供应商档案管理要求
对于供应商的管理，要求建立存档文档表格和电子表格，存档文件包含《供应商选择考察表》、《供应商名录》、《供应商资料卡》《供应商考核表》、《询价记录》、《采购记录》、《到货检验报告》和《终止供应商的报告》，以及其它和往来单据等资料文档。
电子文档、表格按公司要求进行统一备份存档管理。
供应商选择流程
3、供应商选择考察表
供应商选择考察表
考察人：
年月日
待选供应商基本资料
名称
法人代表：
地址：
邮编：
电话：
联系人：
传真：
经营性质：
主营产品：
详细评价指标
经济实力
序号
评价办法
结果
备注
1
注册资金数额是多少
2
是不是一般纳税人
3
上年度销售额是多少
4
给其他商家账期一般是多久
5
一共有多少员工
市场信誉
序号
评价办法
结果
备注
1
被媒体曝光次数
2
业内口碑
3
有哪些假货/水货
4
售后服务水平怎么样
优势资源
序号
评价办法
结果
备注
1
与主营产品厂家的关系（代理/经销/总代…）
2
给不同渠道的价格结构及毛利
3
相关产品线是否齐全
4
最短送货时间是多久
管理水平
序号
评价办法
结果
备注
1
业务人员有没有怠慢顾客现象
2
对售前咨询有没有耐心讲解
3
有没有完善的货物进出流程
4
员工是不是大小事情都要请示
批示意见
商务经理意见
签名：
运作中心总监意见
签名：
考察结果
□推荐为C类认可供应商□推荐为D类认可供应商□不能推荐为供应商
4、合格供应商名录
合格供应商名录
表格更新日期：
年月日
序号
编号
企业名称
等级
地址
提供的产品及折扣
联系人
电话
备注
5、供应商资料卡
供应商资料卡
供应商编号：
建卡日期：
产品类别：
建卡人：
公司名称
联系人/职务
公司地址
电话
传真
仓库地址
电话
传真
开户行
帐号
公司类别
□代理商代理级别：
□生产商
创立时间
注册资本
法人代表
公司性质
公司规模
人员
构成
管理层
技术人员
普通员工
合计
人数
比例
经营范围
序号
考核
年度
准时交货率
品质
服务
总分
评等
考核表
编号
备注
6、供应商考核办法及考核表
供应商的考核采取财年度考核办法，由采购中心征集各方意见汇总成考核评语，再由相关权责部门给出评审意见，最终由运作总监决定是否终止供应资格。
供应商考核表
NO：
PUR-KS-流水号
供应商名称
考核日期
主要考核人
产品名称
考核评语
评分
等级
考
核
内
容
准时
交货率
品质
服务
其它
综合
评价
意见
是否取消其资格
各
权
责
部
门
审批意见
7、终止供应商的报告
终止供应商的报告
年月日
供应商编号：
供应商名称：
建立联系时间：
最初联系人：
目前联系人：
来往主要业务：
终止原因：
目前来往财、物、帐等情况：
终止该供应商可能造成的影响：
终止供应商的步骤：
终止供应商申请人签字：
商务经理签字：
运作总监批示：
七、采购流程
1、采购原则
●采购经办人员接获"请购单"后应依请购的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，需精选三家以上的供应商进行询价、比价并经分析后议价。
●采购申请人在采购过程提出撤消采购申请时，采购经办人员要及时转入撤消程序，即中止本次采购作业，并在相关单据上加盖“撤消”章。
●采购经办人员询价完成后，于"请购单"详填询价或议价结果及拟订"订购厂商""交货期限"与"报价有效期限"经主管审核，并依请购核决权限呈核
2、常规采购
业务人员
采购中心
商务部经理
财务部门
3、小额应急采购
需求人
采购中心
商务部经理
总经理室
财务部
八、货物检验
1、抽货检验标准
来料名称
抽样数
验收准则
接收数量
计算机主机
100%
1）运行测试正常，配置正确
2）机箱无破损、变形
3）全新设备
不合格拒收
CPU
100%
1）运行测试正常，配置正确
2）外观无破损、变形
不合格拒收
内存
100%
1）运行测试正常，配置正确
2）外观无破损、变形
不合格拒收
主板
100%
1）运行测试正常，配置正确
2）外观无破损、变形
不合格拒收
硬盘
100%
1）运行测试正常，配置正确
2）外观无破损、变形
不合格拒收
板卡（显示卡、网卡、声卡等）
100%
1）运行测试正常，配置正确
2）外观无破损、变形
不合格拒收
软盘驱动器
100%
1）运行测试正常，配置正确
2）外观无破损、变形
不合格拒收
光盘驱动器
100%
1）运行测试正常，配置正确
2）外观无破损、变形
不合格拒收
键盘
50%
1）运行测试正常，配置正确
2）外观无破损、变形
不合格拒收
鼠标
50%
1）运行测试正常，配置正确
2）外观无破损、变形
不合格拒收
显示器
100%
1）运行测试正常，配置正确
2）外观无破损、变形
不合格拒收
UPS
100%
1）运行测试正常，配置正确
2）机箱无破损、变形
不合格拒收
网络交换机
100%
1）运行测试正常，配置正确
2）机箱无破损、变形
不合格拒收
路由器
100%
1）运行测试正常，配置正确
2）机箱无破损、变形
不合格拒收
集线器
100%
1）运行测试正常，配置正确
2）机箱无破损、变形
不合格拒收
网线
30%
1）机箱无破损、变形
2）原厂包装和无开箱痕迹
3）全新产品
不合格拒收
接插件（面板、模块等）
30%
1）机箱无破损、变形
2）原厂包装和无开箱痕迹
3）全新产品
不合格拒收
2、货物检验报告
NO：
供应商：
检验日期：
年月日
产品名称
型号规格
来货数量
来货日期
抽样数量
验证记录
序号
验证项目
标准要求
实测结果
结论
验证结论：
检验人：
复核：
不合格批处理意见：
□可用□挑选囗换货囗退货审批：
九、采购中心职责与绩效考核
1、采购中心工作职责
i.建立供应厂商与价格记录；
ii.采购方式设定及市场行情调查；
iii.询价、比价、议价、订购工作；
iv.送货进度控制与逾送督促；
v.来货质量、数量异常处理；
vi.付款整理、审查；
vii.提交采购工作报告。
2、采购主管绩效考核标准
采购主管的绩效标准
工作职责
绩效指标
绩效标准
完成项目所
需的采购工作
使申请部门得到所需
的设备和材料
1.一个月内各部门投诉没有在承诺的期限内得到设备或材料的次数不超过1次；
2.一年内因采购的设备型号错误造成的退货次数不超过2次；
3.项目采购的成本控制在预先设定的范围内。
优秀绩效的表现：
尽可能地推迟付款时间；控制进货速度，使库存最小；向多方供货商询价，得到性价比最佳的供货。
改进采购的工作流程和标准
改进了的流程或标准
上级主管人员对以下方面表示满意：
*所有的采购有关流程和工作标准每年至少进行一次修订；
*相关的规定得到了正确的发布和沟通；
*在流程中能够考虑到对不同情况的区别对待。
供货商关系管理
供货商关系
1.对大的供货商能定期进行拜访；
2.供应商总数减少，使供货更为集中。
优秀绩效的表现：
能够帮助供货商解决一定的问题。
向管理层提供采购报告
管理层所得到的信息
管理层对如下方面表示满意：
*提供的采购报告有意义；
*报告有助于改进本公司以及供货商的服务水准。
十、采购报告必须具备要素及分析图表
采购主管须将每个月的采购工作进行总结、分析以供上级了解工作情况，发现采购工作中的不足，让上级肯定其作为的同时能及时给出改进意见或指示。
采购工作报告至少须包含以下要求和分析图表：
1、本月采购货物的类别与比例
2、本月因采购型号错误存在退货的次数
3、本月各供应商供货的金额及分布情况
4、询价与议价结果的差异总金额及各供应商的差额分布情况
5、供应商送货效率
6、各供应商存的问题及改进建议
7、采购中存在的问题及改进建议
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