行政人事修.docx
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行政人事修
行政人事
工
作
手
册
编制：
辛山燕
审核：
批准：
编制单位：
宜昌市信德物业有限公司编制部门：
品质管理部
目录
1.综合管理部职能…………………………………………………3
2.综合部经理岗位职责……………………………………………4
3.综合部主管岗位职责……………………………………………5
4.综合部行政专员岗位职责………………………………………6
5.综合部人事专员岗位职责………………………………………7
6.综合部前台文员岗位职责………………………………………8
7.综合部资料管理员岗位职责……………………………………9
8.综合部培训专员岗位职责………………………………………10
9.综合部仓库管理员岗位职责……………………………………11
10.综合部司机岗位职责…………………………………………12
11.综合部采购员岗位职责………………………………………13
12.综合部厨工岗位职责…………………………………………14
13.办公设备管理规程……………………………………………15
14.办公用品管理规程……………………………………………18
15.员工工作服管理规程…………………………………………21
16.内务管理规程…………………………………………………23
17.车辆管理规程…………………………………………………28
18.公文管理规程…………………………………………………30
19.文件处理规程…………………………………………………36
20.会议管理规程…………………………………………………38
21.商务合同管理规程……………………………………………39
22.印章管理规程…………………………………………………41
23.公司档案管理规程……………………………………………44
24.仓库管理规程…………………………………………………49
25.物品验证规程…………………………………………………52
26.参观接待规程…………………………………………………56
27.办公电话使用规程……………………………………………58
28.固定资产管理规程……………………………………………59
29.员工聘用制度…………………………………………………62
30.员工异动管理规程……………………………………………67
31.人事档案管理规程……………………………………………71
32.考勤管理规程…………………………………………………73
33.社会保险办理规程……………………………………………78
34.劳动合同管理规程……………………………………………80
35.公司培训纪律…………………………………………………82
一、综合管理部部门职能
公司日常管理
1.安排公司会议和办公会议，做好各种会议的组织、记录，编写会议纪要和决议、编写公司工作计划、采购计划，撰写公司工作总结。
2.负责组织公司各项规章制度的起草与修订，并监督落实已下发制度的执行情况。
3.对外文函的起草、外来文函的接收、登记和处理，并跟进其实施情况，及时反馈信息。
4.存储、管理公司的内部资料、工程资料、公文、合同、协议正本、印章等。
5.规范管理传真机、复印机、电脑、饮水机、办公家具及电话等办公设备、设施的使用。
6.负责公司办公场所环境的管理及公司各职能部门综合部钥匙的管理与配发。
后勤管理
7.负责公司的物资采购;
8.负责定期清理入册公司财物，收集办公设备、设施资料，建立相应档案，联系维修及养护事宜，保障正常办公需要，避免公司财物流失。
9.负责后勤保障工作，管理工衣、工牌，办理退职员工物资退还手续。
10.负责电话费用的缴纳和电话分配使用。
11.负责公司招标管理及合同管理。
人力资源
12.根据公司各部门的需求和岗位任职条件，制定员工招聘计划，组织员工的复试、择优录用工作。
13.负责组织编制公司的职位说明书，并根据实际需要进行修改。
14.负责员工的考勤、考核、晋升、调任、奖惩、辞退等工作；员工离职面谈及原因统计，负责员工劳动合同，员工档案的管理。
15.组织制定公司的培训计划，负责安排员工的入职培训及上岗前的培训，并对培训效果进行评估。
16.建立、完善公司的薪酬福利体系及相关管理制度，负责月度工资报表的编制、审核工作，安排人员按相关规定为员工办理各种保险手续。
17.建立、完善公司的绩效考核管理体系及相关管理制度；安排人员定期组织各部门按岗位职责、目标管理责任书实施员工绩效考核；根据公司组织任命程序，组织实施管理人员晋升前考核。
公共关系
18.负责公司各类证照的办理、更换及年检手续。
19.负责公司各项活动的宣传、组织。
二、综合管理部经理职责
任职要求：
50岁以下，大专以上，5年以上相关工作经验：
具备较强的领导及管理能力、善于沟通，具备较强的组织协调能力及分析判断能力；熟悉国家的有关政策法规，具有较强的交往能力；富有亲和力、较强的说服能力，品德高尚，道德素养好。
具备相关资格证书。
直接上司：
总经理
直接下属：
行政专员、前台、人事（综合）主管、司机、采购
主要职责与权限
1.负责部门的全面工作，制订整体管理方案，组织本部门的工作会议，及时发现问题并解决问题。
2.向公司高层决策者提供有关组织建设等方面的建议，并致力于提高公司的综合管理水平。
3.塑造、维护、发展和传播企业文化。
4.组织制定行政管理规章制度用督促，检查制度的执行。
5.组织协调公司年会，员工活动及各类会议，负责外联工作及办理各项证照。
6.采购计划的审核及市场调研，组织合同评审。
7.负责按印章管理，使用印章的审批、办理。
8.做好公司及部门保密工作，完成领导交办的其他工作。
三、综合管理部主管职责
任职要求：
28岁以下，高中以上，2年以上相关工作经验，具有良好的服务意识及一定的礼貌修养，善与人沟通；熟练使用办公软件、设备；具有良好的写作能力及沟通技巧；富有亲和力、耐心，工作积极主动，乐于助人，责任心强，做事果断、条理性强。
直接上司：
综合部经理
直接下属：
行政专员、人事专员、司机、采购
主要职责与权限
人事工作
1.负责公司人力资源规划，建立健全公司的人事管理制度、劳动用工制度、薪酬福利制度。
2.根据公司各部门的需求和岗位任职条件，制定员工招聘计划，组织员工的复试、择优录用工作。
2.负责公司所有员工的入职、辞职、升迁、解聘的整理记录，归类存档并妥善保管且随时待查。
3.制定完善公司绩效考核体系，组织和指导各部门的绩效考核工作，确保人力资源的合理利用。
4.负责工作信息的材料组织、整理、动态信息分析、上交工作。
5.为公司主管以上的管理者进行职业生涯规划设计。
6.负责员工劳动合同、人事档案的归档管理工作。
7.依据考核制度，审核员工考勤、加班、请休假等。
8.负责办理员工的社保及保险关系的转入转出工作。
行政工作
9.依据公司规章制度对办公环境、劳动纪律等进行规范化管理。
10.认真保管好各种文件、教学设备、资料、教材等。
11.制定员工的培训计划，组织和实施员工培训及转正考核。
12.定期组织员工的各项调查、体检、集体活动及年会等。
13.负责公司食堂的日常管理工作。
14.完成上级安排交办的其它工作。
公共关系
15.负责公司各类证照的办理、更换及年检手续。
16.负责公司各项活动的宣传、组织、实施。
四、综合部行政专员岗位职责
任职要求：
28岁以下，大专以上，2年以上相关工作经验，具有良好的责任心及一定的职业素养，善与人沟通；熟练使用办公软件、设备；具有良好的写作能力及沟通技巧；富有亲和力、耐心，工作积极主动，乐于助人，责任心强，做事果断、条理性强。
直接上司：
综合部经理
直接下属：
无
主要职责与权限
1.负责外来公文的签收和登记，并按领导拟写的处理意见分送领导及有关部门批示和传阅。
2.协助领导安排好公司各类会务工作，做好会议记录，按要求及时准确地整理会议记录、纪要、决议，将会议记录存档备案；按领导安排负责会议文件的起草工作。
3.按照公司的文件管理制度，对公司各种文件、文书、文档进行编码、登记、归档管理、负责公司内外各种来往文件的核稿，颁布和下发工作。
4.根据公司印章使用规定、保管公司的行政印章、合同专用章、业务用章等。
5.未尽事宜及上级领导安排的其它工作。
五、综合部人事专员岗位职责
任职要求：
28岁以下，大专以上，2年以上相关工作经验，具有良好的责任心及一定的职业素养，善与人沟通；熟练使用办公软件、设备；具有良好的写作能力及沟通技巧；富有亲和力、耐心，工作积极主动，乐于助人，责任心强，做事果断、条理性强。
直接上司：
综合部经理
直接下属：
无
主要职责与权限
1.在主管指导下，根据物业公司的需要，拟定员工招聘计划，选择招聘方式实施招聘工作；收取应聘人员简历，进行分析与初步筛选工作；协助安排人员面试工作。
2.收集、录入、更新公司的人事系统信息，编写，更新公司员工名册，收集与物业公司人力资源管理相关的人事动态信息，做好分析报告，定期提交相关领导。
3.具体负责员工劳动合同、人事档案的归档管理工作、负责员工档案的接收、转出、保管与借阅工作，负责收集人事档案材料、整理档案散件材料。
4.按国家相关的规定要求和物业公司的社会保障制度，办理员工的社会保险及保险关系的转入，转出工作。
5.按照公司要求，准确整理、计算员工的薪酬福利的核算工作。
6.负责公司所有员工的入职、辞职、升迁、解聘的整理记录，归类存档并妥善保管且随时待查。
7.负责员工工牌、饭卡的发放工作，对员工的工作调动及变更及时办好相关手续。
8.未尽事宜及上级领导安排的其它工作。
六、综合部前台文员岗位职责
任职要求：
28岁以下，大专以上，2年以上相关工作经验，具有良好的责任心及一定的职业素养，善与人沟通；熟练使用办公软件、设备；具有良好的写作能力及沟通技巧；富有亲和力、耐心，工作积极主动，乐于助人，责任心强，做事果断、条理性强。
直接上司：
综合部经理
直接下属：
无
主要职责与权限
1.负责进入公司办公场所的来客的接待、登记、导引，对未经预约者，阻挡在外或协助进行处理。
2.负责工作信息的材料组织、整理、上交工作及公司信息的发送、传递、跟办工作。
3.负责接听来访电话，记录电话内容，并做好记录与传达工作。
4.负责公司文件打印，复印机、打印机的管理等工作。
5.负责公司邮件、包裹、报纸的收发与转交。
6.协助来访客人的接待、公司会议后勤工作。
7.未尽事宜及上级领导安排的其它工作。
七、综合部资料管理员岗位职责
任职要求：
40岁以下，大专以上，3年以上相关工作经验，具有良好的责任心及一定的职业素养，原则性强；熟练使用办公软件、设备；具有良好的写作能力及信息处理能力；富有亲和力、耐心，工作积极主动，乐于助人，责任心强，做事果断、条理性强。
直接上司：
综合部经理
直接下属：
无
主要职责与权限
1.认真学习国家保密法和有关档案管理规定，严格执行公司档案管理制度。
2.负责物业的有关图纸资料的收集、装订、存档。
3.负责公司各类档案的建立与管理，依据管理制度，科学分类，方便检索。
4.严格执行档案使用、查询制度，规定不能外借的档案资料，未经经理批准不得外借，借阅档案必须详细登记，对造成破损、缺少、不按时归还者严格按规定处罚，并尽力弥补。
5.每周对档案室清洁一次，保证室内洁净，温度湿度恒定，通风消杀良好，防盗设施安全可靠。
6.未尽事宜及上级领导安排的其它工作。
八、综合部培训专员岗位职责
任职要求：
28岁以下，大专以上，2年以上相关工作经验，具有良好的责任心及一定的职业素养，善与人沟通；熟练使用办公软件、设备；具有良好的写作能力及培训沟通技巧；富有亲和力、耐心，工作积极主动，乐于助人，责任心强，做事果断、条理性强。
直接上司：
综合部经理
直接下属：
无
主要职责与权限
1.负责所有新员工常规入职培训及档案建立。
2.负责培训用具、教具等物资的整理与保管。
3.负责物业公司大事记的整理、汇总与记录。
4.负责完成培训档案包括教材、试卷、照片等资料的整理、保管、归档。
5.负责培训讲师团档案、培训学分制档案、导导师档案的整理、归档与更新
6.负责培训需求调查：
根据计划完成各岗位、各部门的培训需求的调查与统计工作。
7.按要求定期更新物业公司企业文化宣传栏、物业企业文化宣传网站相关内容。
8.负责培训、会议前期准备工作：
包括场地准备、签到表、培训意见反馈表、培训记录、通知等。
9.完成领导临时交待的其他工作任务。
九、综合部仓库管理员职责
任职要求：
35岁以下，高中以上，2年以上相关工作经验，具有良好的服务意识及一定的礼貌修养，善与人沟通；熟练使用办公软件、设备，具有良好的写作能力及沟通能力；富有亲和力、耐心，工作积极主动，乐于助人，责任心强，熟悉基本的财务知识。
直接上司：
综合部经理
直接下属：
无
主要职责与权限
1.根据有关单据，严格核对品种、规格、数量、质量，把好验收关，对不合格货物拒绝入库。
2.根据《领料单》发货，发货时严格核对品种、规格、数量，防止差错。
3.做好进货和领料记录，记好各类物品数量帐，经常核对实物，做到帐实相符。
4.月底做好盘点工作。
5.做好仓库内清洁卫生工作。
6.加强对各类物品的保管工作，对一些易受潮的物品要放在通风干燥的地方，对一些易碎易爆物品要有专门存放地点，并采取切实措施妥加保管。
十、综合部司机岗位职责
任职要求：
45以下，高中以上，三年以上驾龄，具有良好的沟通能力及司机工作经验。
直接上司：
综合部经理
直接下属：
无
主要职责与权限
司机工作
1.自觉遵守《中华人民共和国道路交通管理条例》及有关交通安全管理的规章制度，安全驾驶。
2.严格执行公司其他相关规章制度。
3.负责公司管理人员的办公用车。
4.负责公司办公用品和其他常用物资外出采购的运输。
5.负责汽车的日常维护和保养清洁，保持车况良好。
6.及时交清各种费用，办理车辆年检等有关手续。
7.完成领导交办的其他工作。
十一、综合部采购员岗位职责
任职要求：
45以下，高中以上，三年以上驾龄，具有良好的沟通能力及采购技巧。
直接上司：
综合部经理
直接下属：
无
主要职责与权限
1.负责公司各部门所需物资的采样、购买、请付及报销等具体工作，调研市场情况，根据实际采样情况结合实际工作提出可行性采购意见。
2.根据公司《物资采购管理程序》负责公司工具、配品备件、低值易耗品的采购。
3.根据《供应商管理程序》负责进行供应商初选，配合各部门做好供应商审计、筛选和批准工作，完成并保存《供应商审计表》等供应商资质。
4.根据公司各部门计划需求，按时、按质完成采购工作。
5.负责监管办公区域设施设备的保养维护工作，包括饮水机的日常使用和维护。
6.协助部门主管实施对员工餐厅的日常管理工作。
7.做好公司及部门保密工作，完成领导交办的其他工作。
十二、综合部厨工岗位职责
任职要求：
45以下，高中以上，三年以上厨师经验，具有良好的后厨能力及采购技巧。
直接上司：
综合部经理
直接下属：
无
主要职责与权限
1.负责对各种饭菜的加工制作，保证食物质量安全,饭菜可口。
2.负责食堂所有设备的安全使用，维护保养、及清洁工作。
3.负责饭菜花样的创新、调换频次,每周至少改善一次伙食（肉类）。
4.负责食堂所需物料的请购工作（每周上报1-2次）。
5.负责食堂操作间、储物室、餐厅的环境卫生工作。
6.负责采购回食堂物品的管理及存放工作。
7.负责食堂区域的安全检查工作，发现隐患及时停用并申请维修。
8.负责食堂成本节约工作，包括：
水、电、煤气、米面、调料等。
9.熟知所辖区域物品存放，设备的使用，维护保养等。
十三、办公设备管理规程
1目的
为保证办公设备正常运行，合理使用，控制办公费用。
2适用范围
本规程适用于公司办公设备的使用管理。
3职责
3.1综合部负责根据各部门、服务中心采购清单统一安排采购。
3.2综合部负责统一采购办公电脑及相关耗材。
3.3综合部经理负责督查办公设备的使用管理。
3.4综合部仓库管理员职责:
3.4.1负责新购置办公设备的验收、入库和登记。
3.4.2负责办理有关办公设备短期借用的登记手续。
3.4.3负责安排办公设备的维修、保养。
3.5办公设备领用人（或借用人）负责所领用（借用）办公设备的保管，保证其正常运行并定期检查维护。
3.6部门负责人负责监督本部门员工变更时的设备交接手续的办理，并督促借用人归还所借用的办公设备。
4内容
4.1领用部门负责人为本部门的办公设备保管人，保管人（部门负责人）须在《办公设备管理卡》上签字。
保管人因工作变动或其它原因，需将所保管办公设备移交时，应及时办理交接手续，与接管人清点、移交办公设备（数量和使用情况）。
清点、移交完毕后，仓库管理员要求接管人在《办公设备管理卡》中责任人变更栏签字，同时仓库管理员签字确认。
4.2办公设备保管人辞职或被辞退时，仓库管理员经确认其保管卡上所登记的设备已办理完毕移交手续，方可在《员工离职申请表》“仓库管理员意见栏”内签字，综合部经理须在仓库管理员签字后，方可在综合部意见栏内签字。
4.3程序：
4.3.1所有的办公设备是根据与财务账目相一致的标准进行分类的，具体为：
4.3.1.1办公设备类（包括家私、传真机、复印机、打印机、空调、碎纸机、绘图仪、音像器材、电器、厨具、电话等）；
4.3.1.2电脑网络类（包括服务器、PC、外设设备、网络设备、电脑软件等）；
4.3.1.3交通设备类（包括汽车、摩托车、电动车、自行车等）；
4.3.1.4房屋类；
4.3.2办公设备管理的部门责任人：
4.3.2.1是指各部门或服务中心负责执行与办公设备管理规定所要求的相关手续及保证本部门或服务中心办公设备和公司办公设备记录相一致的执行人，一般为负责人.
4.3.3办公设备管理的公司责任人：
4.3.3.1是指负责贯彻、执行公司办公设备管理规定，办理办公设备管理的相关手续，督促各部门执行公司办公设备管理的有关规定，以保证公司办公设备的实物和办公设备的记录相一致、并负责公司办公设备日常维护工作的执行人。
其中，办公设备类、交通设备类和房屋类、电脑网络类办公设备，公司责任人为综合部。
4.4办公设备所有权及相关责任
4.4.1办公设备所有权：
4.4.1.1办公设备所有权归属于负担其成本费用的物管公司，在公司及辖下各服务中心范围内，办公设备位置的改变并不构成所有权的改变。
4.4.2办公设备管理的公司责任人责任
4.4.2.1负责按照规定办理办公设备的增加、转移、报废、减少、盘点等组织、登记手续，并对办公设备进行必要的维护安排。
4.4.3办公设备管理的部门/服务中心负责人应清楚本部门/服务中心所属下的办公设备所处的位置，并确保该固定办公设备处于正常的使用中；
4.4.4如发现使用人变更、或使用地点变更、或损坏、或遗失等，应及时通知该办公设备管理的公司责任人（综合部），以便于更改办公设备的登记资料和作相应的处理；
4.4.5负责本部门/服务中心的办公设备盘点工作。
4.5固定办公设备的折旧：
4.5.1固定办公设备每月折旧费由公司承担。
4.6办公设备的取得：
4.6.1申请购买办公设备：
4.6.1作购买前的准备，填写《采购（临时加急）申请单》然后将申请单汇总到综合部审核，由综合部进行调配，无库存则再由综合部组织购买。
4.6.2办公设备购入后的验收
4.6.2.1办公设备管理的公司责任人应负责办公设备到达后的质量确认，保证其今后的正常使用。
4.6.2.2当物品送到时，申请人或接收人应检查该物品以确保以下几点：
1）物品与办公设备申请单上物品一致。
2）送来的物品与送货单上物品一致。
4.6.3物品质量是合格的：
4.6.3.1如发生物品与要求不符或质量不合格，该接收人或办公设备管理的部门/服务中心责任人必须通知综合部并作有关的协调，保证对办公设备情况的及时了解。
4.7办公设备转移：
4.7.1所申请的办公设备是由综合部从库存中调配的，则属使用者的变更，不产生新的办公设备编号，综合部作相应的变更使用人登记。
4.7.2当一项物品被认定为办公设备后，由综合部登记，填写《办公设备台账》，给予其一个新的设备编号，按统一的位置将办公设备编号的标签粘贴在该物品上。
4.8办公设备的签收：
4.8.1综合部将该办公设备编号填写在《办公设备台账》的“设备编号”中，再由申请人或使用人在“领用人”上签收。
4.9办公设备资料的存档：
4.9.1办公设备管理的公司责任人，将该办公设备的申请表、购买合同、产品介绍书、保质书、发票复印件、办公设备卡片、办公设备转移单等资料存档。
4.10办公设备购买款的支付：
4.10.1由综合部负责办理办公设备购买款的支付手续.
4.11办公设备的处分：
办公设备的处分应填写《办公设备处理申请表》.
4.11.1由于使用中损坏而处分的，在归档时必须附有损坏报告。
4.11.2由于遗失（或被盗）而处分的，在归档时必须附有遗失（或被盗）报告。
4.11.3需废弃而处分的，应须附有该物品的照片，以作处分参考。
4.11.4固定办公设备的变卖，必须附有变卖的有关资料，包括变卖报告、手续、票据复印件等。
4.12定期办公设备检查：
两种周期性的维护来保持记录的精确、真实：
4.12.1办公设备的年报（由综合部负责）
4.12.2周期性盘点（由综合部主持各部门配合）
4.12.3办公设备的年报：
综合部于每年12月31日前，根据当年二次办公设备盘点的情况，调整好办公设备登记后，打印出公司/服务中心办公设备的年报，交档案室归档；同时将各部门/服务中心的办公设备年报发给各办公设备管理的部门责任人。
十四、办公用品管理规程
1目的
合理有效地使用办公用品，控制办公费用。
2适用范围
本规程适用于低值易耗办公用品的管理。
3职责
3.1综合部负责采购、配送常用的办公用品。
3.2综合部仓库管理员负责本部门及公司领导办公用品的登记、管理和发放；每月办公费用的核算、统计和分摊。
3.3部门负责人审核本部门员工领用办公用品的申请，控制本部门的办公费用。
3.4各部门文员或行政助理负责本部门办公用品的领取、发放及回收。
3.5综合部负责审批各部门、服务中心每月申报的采购计划。
4内容
4.1办公用品的采购：
4.1.1办公用品由综合部统一采购，实行月度配送采购。
4.1.2综合部依照《采购控制程序》选择合适的供应商。
4.1.3各部门文员或行政助理根据本部门办公用品领用及剩余情况，制订出下月办公用品采购计划。
各部门采购计划报综合部审核，总经理批准。
4.2办公用品的领用
4.2.1员工领用办公用品的标准为人均每月15元以内，按部门编制内实际人数分配到各部门，由各部门负责人控制使用。
4.2.2各部门文员或行政助理应设立《办公用品领用登记表》，员工领用办公用品须进行登记，在各自部门文员或行政助理处领取。
部门员工辞职时，办公用品由文员或行政助理收回。
4.2.3综合部仓库管理员负责公司领导及本部门员工办公用品领用的登记管理。
4.3办公费用控制：
4.3.1各部门每月底拟订下一个月的办公用品领用计划，报综合部审批，所需物品由综合部采购、配送，申请部门根
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