QPGM0011 Document and Data control management regulationsnew version.docx
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QPGM0011DocumentandDatacontrolmanagementregulationsnewversion
VersionRecord
Version
Page
Causeofrevising
Originalauthor/dept.
Revisor/dept.
Date
1.0
Theneedofcompanylayout.
Huahuan,Wei/GM.
Juan,Li/GM
2009/09/01
Signrecord
Dept.
Personnel/Date
Dept.
Personnel/Date
Dept.
Personnel/Date
HR.
Shaoji,Wang
InjectionDept.
黎明聰
PM
陳修成
FD
Quyuan,Chong
SPKDept.
張森水
AU
譚財華
PT
Xiaohui,Chen
MD
李萬益
IS
Sherry
MA
Shenghui,Li
PUR
江文禮
QA
余剛
ED
黎明聰
Approved
Checked
Author
Establishdate：
2009/9/1
Revisedate：
year/month/day
陳修成
陳警裕
韋華煥
1.Purpose：
Toensuretherationalityofalldocuments（includingforeigndocuments）onquality/environment/safetyandhealthandcontroltheissue,useandrecycletokeepthelatestandthemosteffectiveversion.
2.Applicablescope：
Itcoversthedocumentsonquality,environment,safetyandhealth,includingQM,QP,WI,SIP,SOP,PMP,Engineeringdocuments,FMandforeigndocuments.Thesystemisasfollows:
QMquality/environment/safetyandhealthmanual
QPManagementRegulations
WorkingInstruction/InspectionRules/ProcessManagementPlan/StandardOperation
WI/SIP/PMP/SOP作業標准書、工程文件
FM/ED表單記錄﹑外來文件
管理行銷生管人力資源研發財務
【品保系統】
3.名詞釋義：
3.1淇譽臺北：
指淇譽電子科技股份有限公司。
3.2淇譽深圳：
指淇譽電子（深圳）有限公司,台北與深圳共用所有文件系統，若有單獨用文件，則在文中注明[淇譽台北]或[淇譽深圳]。
3.3內部品質/環境/安全健康文件：
3.3.1品質/環境/安全健康手冊（QM）：
為本公司品質/環境/安全健康管理與保證制度的適當說明，作為實施及維持公司品質/環境/安全健康管理制度及落實政策的永久性參考資料。
3.3.2管理辦法（QP）：
完成手冊內工作所必須之組織、職責管理運作方法、實施順序及內容與負責部門等細則及補助說明。
3.3.3作業細則（WI）﹑標准檢驗規範（SIP）﹑制程管制計畫（PMP）﹑作業標準書（SOP）:
為QM或QP所規定不足部份及完成QM系統所執行之詳細步驟、方法、要點等規定。
3.3.4表單（FM）﹕用來記錄品質活動的文件。
3.3.5工程文件:
工程圖面﹑承認書﹑零件材料表（EOM/BOM）、CMN（改模通知）等均屬之。
3.4管制文件：
用以追查所需達成之產品品質及品質/環境/安全健康管理系統是否有效運作之書面化或電子化文書。
具有文件類別﹑名稱﹑編號﹑版次﹑頁次﹑制/修訂日期﹑主辦者﹑會審者﹑核准者為基本管制要素﹔本公司內部系統文件及工程孌更單﹑BOM﹑零件承認書﹑圖面等均為管制文件﹐所有管制文件發行時均需蓋[發文章]﹐蓋有發文章的管制文件不得影印。
3.5非管制文件﹕分發至客戶或供應商之文件及資料與各單位參考用之文件及資料均屬之，當版本變更時不做舊版回收等工作﹐此文件為不受控文件。
3.6外來文件：
指來自於公司外部的文件。
3.6.1國家/國際標準（如：
CNS、TS16949、UL、CSA、IEC、EIA等標準）等技術資料;
3.6.2客戶所提供的訂購單、圖面、規格、技術規範、技術性廣告、說明書、標準書等。
4.職責：
4.1文管中心（DCC）負責QM﹑QP﹑WI﹑SIP及工程文件之編號﹑登錄﹑發行及回收工作。
4.2生技部負責SOP﹑PMP之編號﹑登錄﹑發行及回收工作。
4.3工程部負責電路圖﹑電氣規格書﹑電氣測試報告﹑產品規格書﹑外來文件﹑工程變更文件、CMN、喇叭規格書﹑塑膠樣品及零件樣品之接收﹑登記與分發工作。
4.4各部門負責本部門之文件分發、建檔、登錄、管理等工作。
[淇譽台北]工程單位負責電路圖﹑電氣規格書﹑電氣測試報告﹑產品規格書等發行工作；管理單位﹑業務單位與[淇譽深圳]DCC負責外來文件接收﹑編號﹑登錄﹑分發工作。
5.流程：
（如附圖）
5.1內部系統文件流程
5.2外來文件流程
6.內容：
6.1文件制/修訂、審核及核准：
6.1.1責任部門依據品質/環境/安全健康文件之政策和目標擬定實用﹑精簡可行的文件，由執行原始審查及核准之同一職能部門/單位加以審查及核准，若因實際需要其他職能部門/單位審查核准時﹐則應取得其切實背景資料的依據；當文件規定不符合客戶要求和實際作業時,需及時修訂並發行新版。
6.1.2QM﹑QP﹑WI﹑SIP文件應依《品質系統文件標准格式表》進行制/修訂，除在《文件發行/廢止申請單》內標明修訂原因﹐還需在文件首頁中做好版本記錄。
6.1.3工程/研發部試作階段之文件制/修訂﹐由責任單位管理。
6.1.4QM﹑QP﹑WI文件制/修訂時由主辦單位填寫《文件發行/廢止申請單》﹐並會簽相關部門/單位﹐經核准後方可發行；表單會簽至單位主管即可。
6.1.5文件所有簽名均須簽上日期。
6.1.6當各部門有緊急文件需處理時﹐由主辦者在文件右上角標識“急件”，接收部門/單位應在四小時內處理之.以保效率。
6.1.7文件制/修訂、審核及核准權責區分表，如下﹕
文件類別
主辦
會審（審核）
核准
品質/環境安全健康手冊（QM）
品保主管
（深圳）所有部門主管（審核為副總）
總經理
管理辦法（QP）
各權責單位
（深圳）所有部門主管（審核為部門主管）
（副）總經理
作業細則（WI）
各權責單位
該文件所涉及的責任單位+ISO+稽核（審核為部門主管）
管理代表
檢驗規範（SIP）
品保單位
單位主管
部門主管
作業標准書（SOP）
生技單位
單位主管
部門主管
制程管制計畫（PMP）
生技單位
單位主管
部門主管
工程文件
工程/研發
單位主管
部門主管
表單（FM）
各權責單位
單位主管
部門主管
6.2文件接收整理、編號登錄、發行及管理：
6.2.1外來文件接收、整理、編號、登錄、發行及管理：
6.2.1.1[淇譽台北]管理/業務單位接收到客戶提供的技術性文件或被公認為技術文件及資料（如CNS、TS16949等）時，依《文件製作作業細則》編號登錄於《文件接收/分發登記表》，並蓋部門發文章交使用單位簽收保存；若各部門收到客戶文件及資料時，應先確定無誤後，再轉交管理/業務單位發行。
6.2.1.2[淇譽深圳]DCC接收到台北/上海傳真文件時﹐以郵件方式轉發給使用單位，並登錄於《文件接收/分發登記表》，其它供應商傳真直接以郵件方式轉發受文單位，不做簽收記錄。
6.2.1.3[淇譽深圳]DCC接收到本公司外來文件（含：
品保部收集的TS16949﹑ISO等管理體系方面的標準資料；客戶提供的檢驗規範和國家標準資料『如說明書﹑ISO等』；工程/研發部收集的工程技術標準等資料；其它部門收集的客戶文件及資料『如規範、說明書﹑圖面』）時，應先蓋“外來文件編號”章編號登錄，再交使用單位簽收保存。
若屬電子檔部分，DCC須列印一份紙張檔再進行作業。
6.2.1.4[淇譽深圳]工程部接收到技朮性外來文件（如電路圖﹑電氣規格書﹑產品規格書﹑產品工程傳真等）時﹐經電子/機構/美工等單位審查後﹐交技業課依《工程文件發行份數一覽表》發行各使用單位﹐並蓋“淇譽工程發文章”登錄簽收。
若技術性外來文件須變更或修訂﹐由工程部統一作回收發行處理。
6.2.1.5[淇譽深圳]各單位收到技術性等外來文件時，原則上應在五個工作日內完成審查、更新及分發並執行等工作﹐但由於工程部之電路圖﹑測試報告﹑電氣規格等資料在量產前可變性較大﹐故此類外來文件需另作別論。
6.2.2內部系統文件接收整理、編號登錄、發行及管理：
6.2.2.1各單位接收到經核准後的文件及資料時，依《文件製作作業細則》編號，並登錄於相關登記表，再發行。
6.2.2.2DCC發行QM、QP、WI、SIP、FM等文件時，將電子檔上傳公司內部EIP網站[含淇譽台北]發佈公告周知；並在電子檔發行三天內完成紙張檔發行。
發行明細如下表：
文件類別
DCC電子檔發行
紙張檔發行
須用章戳
QM/QP
PDF格式發行全廠,不可列印
品保1份
〝DCC發文〞章
WI
主辦單位/現場單位各1份
SIP
成品SIP
品保/品管各1份
其它SIP
主辦單位1份
FM
Word/Excel格式發行
自行列印
無
SOP
無
由生技單位管控發行
〝管制文件（SOP）專用〞章
PMP
無
由生技單位管控發行
〝生技發文〞章
6.2.2.3DCC所有原稿文件不加蓋“發文”章，並不得攜出其儲存區。
6.2.2.4品質/環境/安全健康文件紙張檔分發時，按《系統文件分發/回收登記表》做簽收記錄（注：
發行新版文件時，舊版同時回收）並保存。
有關產品的技術文件（如BOM﹑承認書﹑及工程圖紙等）依《工程文件發行份數一覽表》發行，按《文件發行/回收登記表》做簽收記錄並保存，。
6.2.2.5各單位對於待發行的文件及資料應及時發行﹐並對放置網絡上的文件進行不定時檢查﹐確保新版文件的及時更新;文件發行單位應依文件要求做好文件輸入（包括文件會審﹑版本記錄﹑書寫格式﹑文件編號等）確認工作﹐對於不符合要求的文件不予發行。
6.3文件廢止、回收、銷毀：
6.3.1QM﹑QP﹑WI﹑SIP、FM廢止時，DCC應從EIP網站刪除此文件﹐並以電子檔形式發布公告周知，同時更新《文件縱覽表》。
所有舊版紙張檔自所有使用場所回收，每一頁加蓋「此頁作廢」章，以示廢止和防止誤用。
原稿由DCC蓋「作廢謹供參考」章並保存，以便追溯。
6.3.2文件需銷毀（如：
QM﹑QP﹑WI﹑SIP、FM回收之舊版、品質/環境/安全健康文件記錄表單已逾保存期限、技業課有關文件等）時，應填寫《品質記錄逾期銷毀申請單》,並經部門主管/原執行審查單位核准後，再交原文件發行單位統一銷毀處理。
6.4文件管制:
6.4.1各單位在接收到新版QP﹑WI、SOP等文件電子檔發行後﹐須在一周內自行學習或組織人員培訓學習﹐以達到所有與文件相關的人員都能瞭解並能切實執行。
重要作業場所應保存與現場有關的作業細則/標準書等文件之有效版本。
6.4.2各單位主管應指派專人負責文件管制。
6.4.3正式文件上不得書寫文字。
6.4.4各部門/單位需申請補發文件紙張檔時﹐應填寫《文件補發申請單》﹐經發行單位主管核准後方可補發文件。
6.4.5文件資料管制章戳如《文件發行印章一覽表》，蓋章位置原則上應在每頁文件的右上角。
6.5文件存檔、保存期限:
6.5.1文件資料電子檔接收、存檔、磁片留存，依《電腦資料管制作業細則》執行；紙張檔依各單位管控。
6.5.2文件保存期限如下表:
文件類別
保存期限
QM、QP、WI
永久保存
產品方面的三級文件（包括SIP﹑SOP﹑PMP﹑BOM﹑承認書﹑及工程圖紙等技朮文件）
產品在現行生產和服務中規定有效期再加上一個日曆年
其他體系文件（品質記錄）
依《記錄管理辦法》辦理
產品外來文件
產品在現行生產和服務中規定有效期再加上二個日曆年
客戶要求時依客戶要求執行
7.附則：
本辦法經呈（副）總經理核淮後，自發行之日起實施，修改時亦同。
8.參考文件：
8.1文件製作作業細則（WI-GM023）
8.2電腦資料管制作業細則（WI-GM005）
8.3記錄管理辦法（QP-QA017）
9.附件：
9.1文件接收/分發登記表（QP-GM001-F01）
9.2系統文件分發/回收登記表（QP-GM001-F02）
9.3文件發行/回收登記表（QP-GM001-F03）
9.4文件總覽表（QP-GM001-F04）
9.5文件發行/廢止申請單（QP-GM001-F05）
9.6文件補發申請單（QP-GM001-F06）
9.7品質記錄逾期銷毀申請單（QP-GM001-F07）
9.8品質系統文件標准格式表（QP-GM001-F08）
9.9工程文件發行份數一覽表（QP-GM001-F09）
9.10文件發行印章一覽表（QP-GM001-F10）
9.11內部聯絡文（AP-H-003-F05）
5.1內部系統文件流程：
流程
責任單位
說明
表單
NO
NO
發行
各單位
相關單位
部級主管
管理代表
（副）總經理
DCC
相關單位
DCC
相關單位
接收單位
主辦單位
DCC
MIS
《文件製作作業細則》
《電腦資料管制作業細則》
見本文6.1.7《文件制/修訂、審核及核准權責區分表》
《文件總覽表》
《系統文件分發/回收記錄表》
《內部聯絡文》
《文件發行/廢止申請單》
5.2外來文件流程:
流程
責任單位
說明
表單
文件發行
工程文件
其它文件
ok
各單位
相關單位
DCC
DCC
相關單位
DCC
工程技業課
工程部技業課
[淇譽深圳]
見本文6.2.1
《文件接收/分發登記表》
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