集团办公用品管理规定.docx

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集团办公用品管理规定

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集团办公用品管理规定通用模板

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集团办公用品管理规定通用模板

使用说明：

本管理规范文档可用在标准化管理中规范所有操作的行为和管理，并要求成员一起遵守的规章或准则，从而发挥公司团队的作用，得到合作伙伴的信任，赢得商业机会。

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　　集团办公用品管理规定

　　为规范日常办公用品的采购、使用和保管，节约不必要的费用开支，降低成本消耗。

现本着勤俭节约的原则，就办公用品有关事宜规定如下：

　　一、采购、印刷品印制

　　1、公司日常所用办公用品，应由行政办公室负责统一采购，经批准购买专属办公用品应由行政办公室派员陪同。

　　2、各部门所需办公用品，应按“购物申请清单”中各项内容要求认真填写，经部门负责人审核签字后，送行政办公室待办。

　　3、行政办公室应将“购物申请单”汇总分类，依据财务审批权限规定报批。

除急需用品外，应集中办理采购，不得一事一办。

　　4、行政办公室采购物品应在有关人员陪同下办理，但陪同采购人（证明人）和验收人不得为同一人。

　　5、采购人员应认真负责，精挑细酌，力争做到价廉物美，经久耐用。

　　6、各部门所用的专用表格及印刷品，由各部门自行制定格式，按规定报总经理审批后，由行政办公室统一印制。

　　二、领用

　　1、各部门领用办公用品必须填写“领用单”，由部门负责人核签后，到行政办公室经行政经理签字后，方可领取。

　　2、除笔墨纸张外，凡属不易消耗物品等重复领用时，一律交旧换新。

　　三、保管

　　1、办公用品应由行政办公室专人进行登记造册，分类放置统一保管。

　　2、保管员应认真维护和保管好所存物品，以防发生潮、锈、蛀、霉等。

　　3、保管员应在每季度末向行政经理汇报物品消耗情况和台帐记录。

　　篇2：

集团及子公司办公用品管理制度

　　集团及子公司办公用品管理制度

　　未规范办公用品采购、分配、保管、使用、转移程序，确保集团资产的安全与完整，提高使用效益，特制定本制度。

　　一、适用范围

（一）本制度适用于集团及各分子公司。

（二）本制度所指办公用品是指企业拥有的单位价值500元以下、使用期限在一年以内、不作为固定资产核算的办公用品用具、食堂宿舍用品、劳保用品、保洁用品、福利用品及烟酒副食品、耗材或其它低值易耗品。

生产一线使用的原材料、耗材不在本制度管辖范围。

　　（三）本制度办公用品的范围不同于税法、会计准则的规定。

财务部门记账、报税应按照会计准则及税法相关规定执行。

　　（四）不论通过何种渠道、何种经费取得的办公用品，包括接受赠送、以投资形式转入的固定资产均适用于本制度。

　　二、相关部门职责：

（一）行政部门作为办公用品的统一管理部门，在集团财务的指导下，具体负责办公用品的采购和管理，并监督、指导各相关部门使用办公用品。

（二）办公用品财务记账、费用分摊由财务部门负责。

　　三、办公用品采购

（一）采购与管理分开，双人负责。

（二）行政部应建立常用办公用品参考价目表。

　　（三）办公用品采购程序：

　　1、行政部办公用品管理员每月25日前下发《办公用品需求统计表》。

各部门根据需要填写办公用品需求，经部门负责人签字后于月底前报行政部。

　　2、行政部办公用品管理员每月底前统计汇总各部门办公用品需求情况，结合库存情况核定采购数量，制作《月度办公用品采购清单》。

　　3、《月度办公用品采购清单》经行政经理签字后由交采购员进行采购。

　　4、采购员接到《月度办公用品采购清单》后应在三个工作日内完成采购。

在规定时间内无法完成采购的，应及时通知申报部门，以便其提前规划工作。

常用办公用品采购应建立供应商名录，以便进行追溯。

专业性或紧急办公用品采购，可由行政部授权申报部门自行采购，行政部进行监督。

　　5、采购员将办公用品采购回来后与办公用品管理员进行交接。

办公用品管理员须认真清点办公用品数目、型号，清点无误后填写入库单，两人共同在入库单上签字。

入库单一式两联，一份由办公用品管理员留存，一份由采购员报销时作为附件交财务部门记账。

　　6、采购员凭发票、采购清单及办公用品管理员签字的入库清单，经逐级审批后报销采购费用。

　　7、计划外采购由各部门提报采购清单，经行政经理签字后交采购员进行采购，并按上述程序履行入库和报销程序。

　　四、办公用品管理和领用

（一）办公用品管理员应建立办公用品台账，详细登记各类办公用品的名称、型号、数量、采购及领用情况。

（二）员工领用办公用品，须填写《办公用品/烟酒领用登记表》，履行审批程序后方可领用。

办公用品领取须由本人签字领取（副总以上可由行政部代签代领），领用人即为保管人，负有妥善保管和合理使用的责任。

多人合用的办公用品，部门负责人为保管责任人。

　　（三）办公用品发放原则上应以旧换新。

对于确实无法以旧换新的，行政部将结合办公用品的可用时间，参照领用记录等综合确定是否发放。

行政部有权对不合理的领用要求给予拒绝。

各类办公用品领用原则如下：

　　办公用品类

　　办公用品名称及分类

　　限领用频次批准人

　　备注说明

　　碳素笔、圆珠笔、笔芯、软抄等一次性消耗品

　　个人必备的办公用品，1个/月/人

　　期间可凭损坏或耗尽的同类办公用品更换，不限次硒鼓、墨盒、色带、打印纸、铅笔、橡皮、回形针、大头针、订书针、胶带、胶水、档案袋、抽杆夹、纽扣袋、拉链袋、纸杯、复写纸、印油、传真纸、照片纸、双面胶、文件夹、票据夹、钥匙盘、档案盒、电池、信封、装订耗材、账册、账本、账皮、账芯、凭证、单据、请柬、奖状、垃圾袋、尺、板夹、长尾夹等一次性消耗品

　　可以共用的或部分岗位专用的、不能确定数量的办公用品，按需领用

　　部门经理须注意比对上次领用时间，能够以旧换新的尽量以旧换新，控制一次领用数量

　　电话机、计算器、订书器、鼠标、键盘、U盘、插排、号码机、资料架、激光笔、美工刀、印台、杯托、鼠标垫、剪刀、笔筒、垃圾筐等小件耐用品

　　小件耐用品，原则上以旧换新;1年内不得重复领用;部门经理可凭损坏或耗尽的同类办公用品更换，须注意检查损坏原因，人为损坏须追责移动硬盘、饮水机、装订机、塑封机、打孔机、白板、录音笔等大件耐用办公用品

　　大件耐用品，共用为主，原则上不得重复领用

　　常务副总明确保管人

　　烟酒类

　　类别

　　内部或工程招待

　　一般业务

　　重要业务

　　烟

　　酒烟

　　酒

　　烟

　　酒

　　品种明细

　　黄金叶白塔

　　水晶41

　　老白干380老白干480古贝春

　　玉溪

　　玉尊

　　软中华苏烟

　　王牌极品39

　　审批权限

　　常务副总

　　总裁

　　（四）各部门应建立各岗位员工办公用品配备清单。

新员工入职，行政部凭人事部门出具的新员工入职证明为新员工配备办公用品。

　　（五）办公用品管理实行采购、发放两条线管理。

采购的办公用品必须先由办公用品管理员验收入库，后领用。

严禁自采、自发、自用。

　　（六）常用办公用品应保持一定的库存（一般为一个月的使用量）;办公用品入库后应分类存放，做到类别明细、摆放有序，防虫防鼠防潮。

　　（七）办公用品管理员至少每月对库存办公用品盘点一次，并与办公用品账目进行核对，做到账物相符。

　　（八）办公用品管理员每月统计汇总各部门办公用品领用情况，经各部门负责人签字后交财务部门进行费用分摊。

　　（九）员工如发生工作调动或离职等情况，办公用品管理员负责监督员工按规定进行办公用品交接，将个人领用的耐用办公用品（非一次性消耗品）交回行政部。

部门内部需要继续留用的，或多人合用的办公用品，应及时变更使用人。

　　（十）办公用品需要维修、维护的，应报行政部，由行政部统一安排;对于非正常损坏的办公用品，由损坏人/使用人照价赔偿。

　　（十一）测量仪器等纳入固定资产进行管理。

测量仪器日常由行政部负责保管。

各单位如有需要时，填写测量仪器借用登记表，从行政部借用测量仪器。

借用完毕，及时归还，并从借用登记表上注销。

　　附：

办公用品管理流程

　　任务名称

　　责任标准

　　备注

　　采购1、各部门每月25日提交采购《办公用品需求统计表》。

　　2、行政部汇总采购需求，月底前编制完成《月度办公用品采购清单》并报行政经理批准。

　　3、采购员按照采购清单于三个工作日内完成采购;特殊情况及时与提报部门沟通。

　　4、急需物品或专业性物品，授权提报部门自行采购，行政部进行监督。

　　入库1、采购到位，采购员与管理员进行交接;

　　2、清点核对无误，管理员填写入库单双方签字后办理入库手续。

　　3、专业性设备还需经申报部门验收符合设计性能方可入库;

　　领用1、领用人填写《办公用品领用登记表》。

　　2、管理员发放办公用品。

　　3、员工离职、调动等，耐用办公用品（非一次性消耗品）收回或移交。

　　维修维护5、使用部门通知行政部;

　　6、行政部了解情况或现场查看;7、行政部安排维修;

　　8、专业设备由行政部授权使用部门联系维修，并进行监督。

　　库存管理1、常用办公用品应保持一定的合理库存（一般为一个月用量）;2、每月至少进行一次盘点，盘点表报行政经理;

　　篇3：

X集团公司办公用品管理规定

　　X集团公司办公用品管理规定

　　1.办公用品是集团公司管理人员办公必备用品，为规范办公用品的管理，使管理人员提高办公效率，创造优良的办公条件，特制订本规定。

　　2.办公用品种类

　　2.1 办公用品分为消耗品、管理消耗品及管理品三种：

 2.2 消耗品，包括：

　　铅笔、笔芯、刀片、墨水、胶水、胶带、大头针、图钉、订书钉、曲别针、橡皮筋、橡皮擦、夹子、复写纸、卷宗、标签、便条纸、信纸、印泥等。

　　2.3 管理消耗品，包括：

　　笔记本、签字笔、圆珠笔、钢笔、白板笔、荧光笔、涂改液、电池、削笔器等。

　　2.4 管理品，包括：

　　2.4.1文件框、文件夹、笔筒、直尺、剪刀、美工刀、打孔机、订书机、装订机、切纸机、大型削笔器、算盘、打码机、日期戳、计算器等。

　　2.4.2工程专用办公用具：

圈尺、靠尺、米尺、小铁锤、计算器等。

　　3. 办公用品领用

　　3.1办公用品分为个人领用与部门领用：

　　3.1.1个人领用：

系个人使用保管用品，如圆珠笔、橡皮。

　　3.1.2部门领用：

系本部门共同使用用品如打孔机、大型钉书机、打码机及工程专用办公用具。

　　3.2职员入职时，根据工作岗位职级不同，由行政部给予配备一份基准办公用品。

　　3.3按办公用品类别不同，领用控制不同：

　　3.3.1消耗品可依据历史记录（如以过去半年耗用平均数）、经验法则（估计消耗时间）设定领用管理基准（如圆珠笔芯每月发放一支），并可随部门或人员的工作调整进行相应调整。

　　3.3.2管理消耗品应限定人员使用，自第三次发放起，必须以旧品替换新品，但消耗品不在此限。

　　3.3.3管理品列入移交，如有故障或损坏，应以旧品换新品，如遗失应由个人或部门赔偿或自购。

　　3.4部门及个人因工作原因需要另外添置的办公用品，由申请部门（人）填写《采购申请》，经部门负责人审签字后，由行政部汇总上报审批后办理。

　　3.5配置或领用的各种办公用品，只限办公使用，不得用于私事和与公司无关工作，非特殊情况不得带出公司，严禁带回家私用。

　　3.6办公用品人为损坏，或因责任心不强造成丢失的，由本人写出书面报告，根据情况全部或部分由本人赔偿。

　　3.7人员离职时，应将剩余办公用品一并缴交行政部。

　　4.办公用品的采买与保管

　　4.1办公用品统一由行政部定点购买，定点商家的选择按照货比三家原则进行选点。

　　4.2必需品、采购不易或耗用量大者应酌量库存，特殊办公用品行政部无法采购者，可以经行政部同意授权各部门自行采购。

　　4.3公司开展大型活动所需用品，由各职能部门呈报购置计划，经分管领导签批后交行政部，报经集团领导审批后由行政部统一购买。

　　4.4印刷品（如信纸、信封、表格等）除各部门特殊表单外，其印刷、保管均由行政部统一印刷、保管。

　　4.5办公用品（库存备货）由行政部负责保管，并建立低值耐用品台帐，登记出入库，每月清查、盘点。

　　5.附则

　　5.1本规定由集团公司行政部负责解释。

　　5.2本规定从发布之日起施行。