中国科学院基本建设项目档案建档规范.docx
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中国科学院基本建设项目档案建档规范
1 总则
1.1为加强中国科学院基本建设项目（以下简称“项目”）建档工作，确保项目档案的完整、准确、系统和安全，发挥项目档案在项目运行、维修、管理和改扩建、项目后评价、监察审计、维权举证等工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》和《中国科学院关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》，形成本规范。
1.2本规范提出了项目建档工作的基本原则和管理职责，规定了项目文件归档范围、质量要求、整理和项目档案的验收、移交等要求。
1.3本规范适用于中国科学院新建、改建和扩建的基本建设项目，其他基本建设项目参照执行。
2规范性引用文件
下列标准所包含的条文，通过在本规范中引用而构成为本规范的条文。
GB/T10609.3-2009《技术制图复制图的折叠方法》GB/T11822-2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》
GB/T50328-2014《建设工程文件归档规范》
DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》CJJ/T187-2012《建设电子档案元数据标准》
国家档案局、国家发展和改革委员会《重大建设项目档案验收办法》（档发字〔2006〕2号）
《中国科学院基本建设项目管理办法》（科发条财字〔2013〕200号）上述引用的标准、规范如另有更新，则按新标准、新规范执行。
3术语和定义
3.1基本建设项目ConstructionProject
1
按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。
它由一个或若干个具有内在联系的单项工程所组成。
3.2单项工程UnitofProject
具有独立设计文件，可独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。
单项工程是构成建设工程项目的组成部分。
3.3单位工程SubunitofProject
具有独立设计文件，可独立组织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。
单位工程是构成单项工程的组成部分。
3.4分部工程PartsofProject
按单位工程的结构形式、工程部位、构件性质、使用材料、设备种类等不同而划分的工程项目。
分部工程是构成单位工程的组成部分。
3.5项目文件ConstructionProjectDocument
基本建设项目在策划、立项、审批、土地征迁、工程招投标、勘察、设计、施工、监理、竣工验收、项目验收全过程中形成的文字、图表、声像、电子等形式的文件。
3.6施工文件ConstructingDocument
项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。
3.7竣工图As-builtDrawing
工程竣工后，真实反映项目施工结果的图纸或图样。
3.8监理文件SupervisionDocument
监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。
3.9竣工验收文件HandingoverDocument
建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。
3.10项目验收文件DocumentofTestonCompletion
项目竣工投入使用后试运行中以及项目验收活动中形成的文件。
3.11项目档案ProjectArchives
在项目建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式的历史记录。
3.12项目电子文件ProjectElectronicRecords
在项目建设过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
3.13项目电子档案ProjectElectronicArchives
项目建设过程中形成的，具有参考利用价值并作为档案保存的电子文件及其元数据。
3.14项目声像档案ProjectAudio-visualArchives
项目建设过程中形成的、具有保存价值，用照片、影片、录音带、录像带、光盘、硬盘等记载的声音、图像和影像等历史记录。
4基本原则
4.1项目建档工作实行统一领导和分级管理相结合的原则，坚持院所两级分级负责、统分结合的管理体制。
4.2项目建档工作实行项目法人负责制，由项目法人全面负责项目的建档工作。
4.3项目建档工作应纳入项目管理相关规章制度和工作流程，与项目建设、管理同步进行。
4.4项目档案必须完整、准确、系统、安全，能够全面真实反映项目自策划、立项、实施至项目验收的全过程。
5管理职责
5.1院项目主管部门
（1）下达项目建设任务时，同时下达项目建档任务，并将项目立项情况抄送中国科学院档案馆（以下简称“院档案馆”）。
3
（2）检查项目建设任务的执行或完成情况时，应同步检查项目的建档工作情况。
（3）下达项目验收计划时，明确档案工作的验收要求，同时抄送院档案馆。
（4）督促建设单位完成项目档案整改工作。
5.2院档案馆
（1）负责制定项目档案工作规章制度和标准规范。
（2）负责对建设单位项目建档工作进行业务指导和监督检查。
（3）负责组织大中型工程项目（建设投资规模在3000万元及以上的基本建设项目）档案验收；负责对院委托分院或其他单位组织的项目档案验收及整改情况进行监督、检查。
（4）负责组织开展项目档案管理人员的培训、交流。
（5）统筹建立中国科学院项目档案专业人员库，并对人员进行遴选和管理。
5.3分院
（1）负责组织协调本地区项目档案培训、交流和监督检查。
（2）负责组织院项目主管部门委托的项目档案验收。
5.4项目建设单位
（1）建立健全项目建档工作制度，并将建档工作纳入项目管理相关规章制度和工作流程。
（2）建立项目档案工作领导责任制，明确项目档案工作分管领导，将档案管理纳入项目建设管理，实行同时部署、同时检查、同时验收。
（3）建立以建设单位综合档案室为核心，有关部门和各参建单位共同参与的项目档案工作网络和沟通协调机制。
（4）将项目档案工作纳入项目合同管理，在签订合同或协议时，制定专门条款，明确各参建单位的项目档案管理职责及项目文件材料形成、归档职责、归档范围、质量要求、整理标准、归档套数、归档时间，明确违约责任，并与
结算支付挂钩。
（5）为项目建档工作提供必要的条件保障。
5.4.1项目主管部门
（1）配备符合项目建档工作需要的项目专职或兼职档案人员，负责项目文件的收集、整理工作。
（2）及时将项目立项情况及实施情况告知综合档案室。
（3）及时通知综合档案室或项目专职、兼职档案人员参加项目建设的重要会议、重大活动、交（竣）工验收等重要阶段的工作。
（4）会同综合档案室协调、督促、指导相关部门和各参建单位做好归档工作。
（5）组织做好项目档案验收及整改工作。
（6）项目档案通过验收后，负责将项目档案移交综合档案室。
5.4.2综合档案室
（1）根据院有关规范，制定项目建档工作制度、项目文件归档范围，根据项目批复的建设内容编制项目档案分类方案。
（2）负责对项目建档工作进行业务指导、培训和监督检查。
（3）负责对项目档案的完整性、准确性和系统性进行审查，组织完成项目档案自查和整改工作。
（4）在项目档案通过验收后1个月内，填报《中国科学院基本建设项目档案管理登记表》（附录1），并报送院档案馆。
（5）负责接收项目档案并办理交接手续。
5.5 项目其他参建单位
（1）按建设单位要求，负责所承担工程文件的收集、整理和归档工作，应整理符合本规范要求的档案移交建设单位，另编制一套与城建建设、规划管理有关的档案移交城建档案馆。
（2）总承包单位负责项目总承包范围内项目文件的收集、整理和归档工作的统筹协调和指导；各分包单位负责其分包部分文件的收集、整理，并提交
5
总承包单位审核和汇总，或在总承包单位协调下直接向建设单位项目主管部门移交归档。
（3）监理单位负责监督和检查监理工作范围内的勘察、设计、施工等单位的项目建档工作。
审查勘察、设计、施工等单位向建设单位移交档案的质量，形成项目档案情况报告并对项目文件的真实性、准确性、完整性签署意见。
6项目文件的归档范围和质量要求
6.1项目文件的归档范围
6.1.1项目从策划、立项、实施到项目验收全过程中形成的、具有保存价值的各种载体的文件，均应归档保存。
6.1.2每个项目应同时收集、归档电子文件。
建设单位应按照纸质档案数字化技术规范对项目纸质文件材料进行数字化转换，范围包括但不限于以下内容：
立项文件、项目管理文件、验收文件等。
6.1.3项目文件归档范围及保管期限详见《中国科学院基本建设项目文件归档范围及保管期限表》（附录2），各项目可结合实际情况对归档范围进行调整和细化。
6.2归档文件的质量要求
6.2.1归档的项目文件应为原件。
无法获取原件时，应在复制件上加盖复制件提供单位的印章，并注明原件存放地。
6.2.2项目文件的载体和书写印制材料应符合档案保护的要求。
6.2.3项目文件应格式规范、字迹清楚、图样清晰、图表整洁，签字认可手续完备。
6.2.4竣工图的编制和修改应符合国家现行有关制图标准的规定。
归档的竣工图应逐张加盖竣工图章（附录3），履行签字手续。
不得使用复制的白图作为竣工图归档。
6.2.5照片和音、视频文件应保证载体的有效性，做到主题突出，声音、影像清晰，内容覆盖项目建设全过程的重要阶段和关键环节（重要的部位、工
艺、工序、隐蔽工程、重大事件和重要活动等），并标引清晰、著录规范，符合《中国科学院声像档案建档规范》的要求。
6.2.6项目电子文件应真实、完整、有效，符合《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）及国家或行业的相关标准规范要求。
归档的项目电子文件应包含元数据，元数据符合《建设电子档案元数据标准》（CJJ/T187-2012）的规定。
7项目文件的整理
7.1分类
项目档案分为综合管理文件、施工文件、监理文件、工艺设备文件、声像文件、电子文件等大类，具体参见《中国科学院基本建设项目档案分类示例图》
（附录4）。
7.2组卷
7.2.1组卷原则
遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。
7.2.2组卷方法
（1）项目综合管理文件按内容组卷，可划分为立项文件、建设用地文件、勘察设计文件、工程招投标文件、开工审批文件、项目管理文件、财务管理文件、验收文件等。
其中施工图按单项工程单独组卷，单项工程内按单位工程分专业组卷。
（2）施工文件按单项工程组卷，单项工程内按单位工程、分部（分项）工程组卷。
专业承（分）包施工的分部、子分部工程应分别单独组卷；室外工程按室外建筑环境和室外安装工程单独组卷；竣工图按单项工程单独组卷，单项工程内按单位工程分专业组卷。
（3）监理文件按内容组卷，可划分为监理管理文件、进度控制文件、质量控制文件和造价控制文件。
7
（4）工艺设备文件按系统分台套组卷。
（5）声像文件按载体形式组卷，与纸质档案建立互见号。
（6）电子文件按照国家或行业有关规范要求整理，应按项目档案分类建立多级文件夹，电子档案应与其他载体项目档案在案卷设置及档号上保持一致。
（7）项目形成的会计专业核算材料应按《中国科学院会计档案建档规范》整理，并归入建设单位会计档案。
（8）成册、成套文件宜保持其原有形态。
7.3卷内文件排列
7.3.1卷内文件应按附录2和附录4的类别和顺序排列。
7.3.2综合管理文件、监理文件按内容、时间或重要程度排列。
7.3.3施工文件按施工阶段、工序等进行排列。
其中购置设备文件按计划采购、开箱验收、随机文件、安装调试及运行维修等顺序排列；竣工图按专业、图号顺序排列。
7.3.4同一事项的请示和批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件、译文和原文不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后，译文在前、原文在后的顺序排列。
既有文字材料又有图纸的案卷，一般按文字材料在前、图纸材料在后的顺序排列。
7.4编写卷内文件页号
7.4.1卷内文件均按有效内容的页面编号，每卷页号均从“1”开始，各卷之间不连续编号；卷内以件为装订单位的，每件页号均从“1”开始。
7.4.2成套图样或印刷成册的文件，如已有连续页号可不再重新编写页号。
7.4.3案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。
7.5案卷编目
7.5.1卷内目录的编制
（1）卷内目录需对照卷内文件材料逐件准确著录，排列在卷内文件首页
之前，卷内目录式样见附录5。
（2）序号：
以一份文件为单位，从“l”依次标注。
（3）文件编号：
填写文件文号、型号、图号或代字、代号等。
（4）责任者：
填写文件的直接形成单位或个人。
有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。
（5）文件题名：
填写文件标题全称，没有标题或标题不规范的可依据内容自拟标题，拟写标题外应加“[]”。
（6）日期：
填写文件形成日期。
（7）页次/页数：
填写文件在卷内所排列的起始号，最后一份文件填写起止号。
卷内以件为装订单位的，填写每件文件的页数。
（8）备注：
填写需要说明的问题。
（9）档号：
依据建设单位项目档案分类方案，由项目代号、项目内档案分类号和案卷流水号组成。
由建设单位综合档案室统一填写。
7.5.2案卷封面的编制
（1）案卷封面式样见附录6。
（2）档号：
填写方法同7.5.1（9）。
（3）项目名称：
填写项目批复的正式名称，含单项工程的应同时注明单项工程名称。
（4）案卷题名：
本卷文件组合内容的概括性标题，应简明、扼要，反映卷内文件内容和文种。
（5）编制单位：
填写案卷内文件形成单位或主要责任者。
项目综合管理文件的编制单位一般为建设单位；施工文件的编制单位一般为施工单位；监理文件的编制单位一般为监理单位。
（6）起止日期：
填写案卷内全部文件形成的起止日期。
（7）保管期限：
填写组卷时划定的保管期限。
（8）密级：
填写卷内文件的最高密级。
（9）归档日期：
填写项目档案正式移交建设单位综合档案室的日期。
9
7.5.3案卷目录的编制
（1）案卷目录式样见附录7。
（2）序号：
填写案卷的流水顺序号。
（3）档号、项目名称、案卷题名、起止日期、保管期限、密级，填写方法同7.5.1（9）、7.5.2（3）、7.5.2（4）、7.5.2（6）、7.5.2（7）、7.5.2（8）。
（4）页数：
填写案卷内全部文件的页数之和。
（5）备注：
根据需要填写案卷的互见号或存放位置等信息。
7.6填写卷内备考表
7.6.1备考表排列在卷内文件的尾页之后，卷内备考表式样见附录8。
7.6.2说明：
填写卷内文件的件数、页数，注明与本卷有密切关系但不能保存在一起的文件或实物的互见号以及需要说明的本案卷组卷质量和其他情况。
7.6.3立卷人：
负责本卷立卷的责任人。
7.6.4审核人：
负责本卷质量的审核人。
7.7案卷装订
7.7.1案卷内文件可整卷装订或以件为单位装订。
7.7.2以件为单位装订的应在每件文件首页右上角空白处加盖档号章，式样见附录9。
档号填写方法同7.5.1（9），序号填写方法同7.5.1
（2）。
7.7.3图纸可不装订，参照《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T10609.3-2009）按照手风琴式和A4号图幅（210mm×297mm）折叠，标题栏在右下角露出来，与图纸目录一起装盒。
7.7.4对不宜装订的手稿、证件、声像材料、电子文件，可用盒、卷、袋或相册保管。
声像材料和电子文件等应附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行必要的标注。
7.7.5案卷装具一般采用卷夹、卷盒两种形式。
7.8案卷脊背
7.8.1案卷脊背印制在卷盒侧面，脊背式样见附录10。
7.8.2档号填写方法同7.5.1（9）。
7.8.3案卷脊背项目可根据需要选择填写。
7.9 案卷排列
全部案卷应按本规范附录2和附录4的类别和顺序排序，固定案卷先后顺序位置。
8项目档案的验收
8.1项目档案验收的组织
8.1.1国家主管部门委托中国科学院验收或中国科学院负责验收的大中型工程项目，由院档案馆组织实施。
8.1.2分院或其他单位验收的项目，由分院或相关单位档案工作的主管部门组织实施。
8.2项目档案验收组的组成
8.2.1院档案馆组织的项目档案验收，由院档案馆组织档案和相关专业领域人员组成。
验收组的人数为不少于5人的单数，其中应有不少于3名副高级及以上人员或高级业务主管。
8.2.2分院或其他单位组织的项目档案验收，由验收组织单位组织档案和相关专业领域人员成立验收组。
验收组的人数为不少于3人的单数，其中应有不少于1名副高级及以上人员或高级业务主管。
8.2.3档案验收组组长由验收组织单位人员担任。
8.3申请项目档案验收应具备的条件
8.3.1建设单位按照《中国科学院基本建设项目管理办法》（科发条财字
〔2013〕200号）要求已具备项目验收的条件。
8.3.2建设单位项目主管部门会同综合档案室于验收前2个月完成项目档案的自查，并向档案验收组织单位提交《中国科学院基本建设项目档案验收申请表》和项目档案自查报告（附录11）。
项目档案自查报告内容包括：
（1）项目建设概况，包括项目立项批复情况、主要建设内容、投资及来
11
源、建设周期、建设地址、项目工程验收情况。
（2）项目档案管理情况，包括项目档案的管理体系与工作网络、项目档案工作计划、项目档案工作相关规章制度、项目档案全过程管理情况、监理单位对项目档案管理、控制及质量审核等情况。
（3）项目档案基本情况，包括项目档案分类表、项目档案数量统计、项目文件的归档范围和质量情况。
（4）项目档案在项目建设、管理、试运行中所起作用的实例。
（5）项目建档工作中存在的主要问题及解决措施。
8.3.3院档案馆组织验收的项目，除满足上述条件外，建设单位还需向院档案馆提交项目初步设计及概算批复复制件或扫描件、项目档案案卷目录和卷内目录。
院档案馆在收到验收申请材料之日起10个工作日内完成审核并向建设单位反馈审核结果。
对符合项目档案验收条件的，院档案馆向被验收单位下达验收通知，明确验收时间、验收组成员和验收工作安排。
8.4项目档案验收工作程序
项目档案验收以验收组织单位召集验收会议的形式进行。
验收组全体成员参加项目档案验收会议，被验收单位负责提供会议场地和相关条件。
会议主要议程包括：
8.4.1建设单位项目主管部门或档案工作主管部门汇报项目建设概况和项目档案工作情况（参见8.3.2项目档案自查报告内容）。
8.4.2验收组提出相关质询。
8.4.3验收组现场检查项目档案及管理情况
采用现场质询、现场查验案卷的方式检查项目档案及管理情况。
检查重点为项目立项、勘察设计、工程招投标、开工审批、竣工验收、原材料质量检验、隐蔽工程验收、竣工图等文件。
查验案卷的比例和数量为：
100卷（含100卷）以下的，全部检查；101卷-1000卷（含1000卷）的，抽查率不低于30%；1001卷以上的，抽查率不低于15%。
检查档案时，覆盖各种载体和项目实施的各个阶段。
8.4.4验收组综合评议并反馈
验收组汇总项目档案检查情况，并对项目档案管理工作和项目档案的完整、准确、系统、安全、有效情况进行综合评价，并宣布验收结果。
8.5项目档案验收结果
8.5.1项目档案验收结果分为合格与不合格。
8.5.2项目档案验收合格的项目，档案验收组出具验收意见。
验收意见的主要内容包括：
项目建设概况，项目档案管理情况，项目文件的形成、积累、收集、整理情况，项目档案的数量及档案完整性、准确性、系统性和安全性的评价，档案验收的结论性意见。
8.5.3项目档案验收不合格的项目，档案验收组出具整改备忘录，要求项目建设单位限期整改，并向验收组织单位提交书面整改报告（加盖建设单位公章）。
项目档案整改后仍不符合验收要求的，不得进行项目验收。
9项目档案的移交
9.1勘察、设计单位应在勘察、设计任务完成后，施工、监理单位应在提交竣工结算申请前，将各自形成的符合规范要求的项目档案移交建设单位。
建设单位项目主管部门会同综合档案室进行档案完整性、准确性、系统性和案卷质量审查，符合规定后，办理交接手续。
9.2项目档案在通过项目验收后1个月之内，移交本单位综合档案室。
9.3项目档案移交时，由移交单位编制档案移交清单（附录12），明确档案移交的内容、案卷数、图纸张数等，并有完备的签字盖章等交接手续。
10附则
10.1本规范由中国科学院办公厅负责解释。
10.2本规范自发布之日起实施，原《中国科学院基本建设项目档案建档规范》同时废止。
13
附录1
中国科学院基本建设项目档案管理登记表
项目名称
项目建设单位
项目档案总数
卷（册）
图纸张数
张
项目竣工日期
项目验收日期
项目档案验收
组织单位
验收组成员及单位
验收结论
填表单位
（盖 章）
年 月 日
注：
此表于项目档案通过验收后1个月内报院档案馆。
附录2
中国科学院基本建设项目文件归档范围及保管期限表
序号
文件内容
保管期限
一、立项文件
l
项目建议书及其请示、批复文件；建议书评审及评审意见答复文件
永久
2
可行性研究报告及其请示、批复文件（含调整文件），可行性研究报告评审及
评审意见答复文件
永久
3
项目评估论证文件
（1）
环境影响评价报告书（表）及其请示、批复文件
永久
（2）
社会稳定风险评估报告、节能评估报告、交通影响评价报告、地质灾害危险性
评价报告、水土保持评价报告等
永久
（3）
专项评审或论证会文件、专家建议文件
永久
4
调研报告
永久
5
有关立项的会议纪要、领导讲话和批示等
永久
二、建设用地文件
1
选址申请（选址意见书申请表、选址申请报告）及批复文件，选址规划意见通
知书及附图
永久
2
用地申请表（用地预审申请表、用地申请报告）及建设用地批准书
永久
3
地块控制性详细规划报告书及批复、详细规划说明书及图纸
永久
4
建设用地规划许可证（含附件、附图）及其请示、批复文件
永久
5
征用、划拨建设用地文件，国管局备案文件
永久
6
国有土地使用证或国有土地使用权出让、国有土地交易文件、土地确权证明文
件、土地预审文件
永久
7
土地勘察定界报告书
永久
8
拆迁文件
（1）
拆迁可行性研究报告及其请示、批复文件
永久
（2）
拆迁评估文件、拆迁公告、房屋拆迁许可证、拆迁红线图
永久
（3）
拆迁安置方案、审批文件、补偿协议
永久
（4）
拆迁户基本情况文件
长期
三、勘察、设计文件
l
工程地质勘察报告
永久
2
水文地质、气象、地震等勘察报告
永久
3
建设用地钉桩通知单、普通测量成果报告书
永久
4
地形测
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