行政事业单位合同业务流程.docx
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行政事业单位合同业务流程
1.合同订立与审批流程
合同订立与审批流程图
职能科室
法律顾问
分管科室领导
规划财务科
局长
领导办公会
印章管理岗
合同管理岗
6审核
5修改合同文本
3草拟合同文本
1合同策划
2组织合同商谈
7审核
4提出审查意见
8审核
11签订合同
9审核
10审核
12加盖公章
合同履行与结算流程
13登记、备案
流程节点说明及输出要求：
序号
流程步骤
流程描述
输出文档
控制要素
责任岗位
责任科室
1
合同策划
经办岗进行合同策划
策划书
提出签订合同事由、初步确定对象，组织合同商谈，注意审查合法身份及资质证件。
经办岗
业务科室
2
组织合同商谈
业务科室收集对方资料，对合同相对方的主体资格、资信情况进行审查，牵头组织合同上商谈。
商谈记录
审查对方单位主体资格真实性合法性，关注单位资信变化，了解其履约能力和信誉情况。
对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，应当组织法律、技术、财会等工作人员参与谈判，必要时可聘请外部专家参与相关工作。
谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见，应当予以记录并妥善保管。
经办岗
业务科室
3
草拟合同文本
根据需求文件和采购过程中的合同谈判结果，参照合同范本模板草拟合同文本
合同文本（草稿）
合同内容和条款的表述完整准确，最大化维护本单位利益
经办岗
业务科室
4
提出审查意见
委托法律顾问对合同合法性进行审查
审查意见
审查合同条款、违约责任、争议管辖权等实质性条款等是否符合《中华人民共和国合同法》的规定，文字表述是否有歧义
法律顾问
5
修改合同文本
业务科室对法律顾问审查过的合同进行修改完善。
合同文本（正式）
认真分析研究，慎重对待审查意见，确保合同内容合法、合规
经办岗
业务科室
6
审核
科室负责人对修改完善后的合同进行审核，并报科室分管领导。
审核意见
对数量、质量条款、技术要求，交货时间、
地点等关键性内容进行技术审查
业务科科长
业务科室
7
审核
业务科室分管领导审核修订意见。
审核意见
对质量条款、技术要求等内容进行技术审查
业务分管领导
8
审核
财务科主要审核合同是否有资金来源、合同付款时间、付款条件等，签署审核意见。
审核意见
对支付条款等内容进行经济审查，审查是否有资金来源、合同付款时间、付款条件
财务科科长
财务科
9
审批
局长对合同进行审批。
审批意见
审查合同内容合理性、合规性及是否有资金来源符合“重大”制度要求
局长
10
审批
判断是否属于重大经济事项，若是则上报领导办公会研究决定。
重大经济合同的签订，由领导办公会研究决定。
会议纪要
审查合同内容合理性、合规性及是否有资金来源
领导办公会
11
签订合同
按照已通过审批的合同文本与相对方进行合同签订。
明确签署权限，非局长本人签字的严格执行授权审批程序，严禁越权
局长
12
加盖公章
印章管理岗在合同上加盖公章。
审查合同签批手续是否完备合规，
印章管理岗
办公室
13
登记、备案
合同管理岗登记合同信息并进行合同备案。
合同管理台账
合同备案登记及时完整
办公室
2.合同履行预结算流程
合同履行预结算流程图
职能科室
验收小组
分管科室领导
局长
领导办公会
3审核
1组织验收小组
7办理结账手续
报销支付流程
验收报告
履约验收
4审核
否
是
是否重大
5审核
6审批
流程节点说明及输出要求：
序号
流程步骤
流程描述
输出文档
控制要素
责任岗位
责任科室
1
组织验收小组
业务科室经办岗组织验收小组
验收小组须是两人以上的单数组成，必要时必须要有专业相关人员参与。
经办岗
业务科室
2
履约验收
业务科室组织验收小组对合同规定交付的内容进行验收
履约验收报告
验收合规、严谨，履约验收报告需验收小组两人以上或过半数以上签字同意。
验收小组
3
审核
业务科室负责人对履约验收报告进行初审
审核意见
审核报告的合规性、合理性和完整性，及成果质量是否符合预期
业务科科长
业务科室
4
审核
业务分管领导对履约验收报告进行审核
审核意见
审核报告的合规性、合理性和完整性，及成果质量是否符合预期
业务分管领导
5
审核
局长对履约验收报告进行审批
审核意见
审核报告的合规性、合理性和完整性，及成果质量是否符合预期
局长
6
审批
重大的合同履约验收须提交领导办公会审议
会议纪要
审核验收成果的质量是否符合预期
领导办公会
7
办理结账手续
合同履行完成后，业务科室办理结算手续
资料完整、真实。
验收小组
3.合同纠纷调节与处理流程
合同纠纷调节与处理流程图
合同对方
经办岗
分管科室领导
法律顾问
局长
合同管理岗
10是否协商一致
11拟定纠纷处理意见
15执行诉讼结果
订立正式合同
2发生合同纠纷
8协商资料
1订立合同
9汇总谈判结果
3报告合同纠纷
11提出法律仲裁
14申请法律仲裁
4调节处理合同纠纷
12审核
6提出处理意见
5审核
13审核
7审核
16保管书面协议诉讼结果
流程节点说明及输出要求：
序号
流程步骤
流程描述
输出文档
控制要素
责任岗位
责任科室
1
订立合同
经办岗与对方签订合同，双方盖章签字留存
正式合同
合同内容是否真实完整，明确合同双方的权益以及其他内容
经办岗
合同对方
2-3
合同纠纷
经办岗与合同对方发生合同纠纷，应及时上报
合同纠纷
合同双方是否违反合同内容或者没履行合同内容，纠纷内容是否真实，是否有充足的证据
经办岗
办公室
4
调处纠纷
经办负责人对出现的合同纠纷进行调处
调处意见
调处内容是否有效的解决纠纷，调处的内容是否真实有效
经办负责人
办公室
5
审核
法律顾问对调处意见进行审核
审核意见
审核流程是否规范，调处意见是否具有法律相关的专业知识
法律顾问
6
提出意见
法律顾问提出法律处理意见
处理意见
明确处理意见的法律范围，处理意见是否真实有效
法律顾问
7
审核
局长对提出的法律处理意见进行审批
批复意见
审核流程的规范性，明确审核的内容
局长
8-10
协商谈判
经办岗与合同对方进行协商谈判
谈判结果
协商内容是否完整，谈判流程是否规范
经办岗
办公室
11
拟定意见
协商达到一致，双方签订书面补充协议
处理意见
流程的规范性，补充协议的真实完整性
经办岗
合同对方
制定仲裁
合同纠纷经协商无法解决的，应依合同约定选择仲裁或诉讼方式解决
制定仲裁
流程是否具有合法合规性
经办岗
办公室
12
审核
经办岗负责人对拟出的处理意见进行审核
审核意见
拟出的处理意见是否完善，是否明确相关的范围，，是否符合相关法律规定，审核流程是否规范
经办负责人
办公室
审核
法律顾问对制定的仲裁内容进行审核
审核意见
制定的仲裁内容是否完善，是否明确相关的范围，，是否符合相关法律规定，审核流程是否规范
法律顾问
13
审核
法律顾问对拟出的处理意见进行审核
审核意见
拟出的处理意见是否完善，是否符合相关法律规定，是否明确相关的范围，审核流程是否规范
法律顾问
审批
局长对制定的仲裁内容进行审批
批复意见
制定的内容是否符合相关法律规定，内容是否真实完整，审批流程是否规范化
局长
14
审批
局长对提交的处理意见进行审批
批复意见
拟出的处理意见是否完善，是否明确相关的范围，法律性是否真实有效。
审核流程是否规范
局长
提出仲裁
经办岗提出仲裁诉讼
提出仲裁
经办岗
办公室
15
补充合同
协商解决之后，合同双方对合同进行补充
正式合同
程序是否符合相关规定要求，提出的方式是否合法合规合同内容的真实完整性，手续是否完善，合同内容是否具有法律相关规定
经办岗
办公室
执行诉讼结果
合同双方按照诉讼结果执行
诉讼结果
诉讼结果的真实性
经办岗
合同对方
16
保管文档
合同档案管理岗保管书面协议或诉讼结果
书面协议或诉讼结果
确保保管文档的完整性及有效性
档案管理岗
办公室
4．合同档案建立与保管流程
合同档案建立与保管流程图
使用科室
使用科室科长
分管科室领导
档案管理岗
12档案查询
6提出借阅申请
1需要存档的资料
7审核
2审核
8审核
3审核
11借走档案
10办理登记
9审批
5进行档案编码，形成档案资料
4审核
13归还档案
流程节点说明及输出要求：
序号
流程步骤
流程描述
输出文档
控制要素
责任岗位
责任科室
1
资料存档
把合同档案收集整理进行存档
资料存档
明确存档的内容，资料的收集是否真实完整，收集合同档案的及时性。
归档合同必须是原件
经办岗
使用科室
2
审核
使用科室负责人对存档的合同档案进行审核
审核意见
审核流程是否规范，明确审核内容的范围
经办岗
使用科室
3
审核
局长对存档的合同档案进行审核
审核意见
审核流程是否规范，明确审核内容的范围
局长
4
审核
档案管理岗对对存档的合同档案进行审核
审核意见
审核流程是否规范，明确审核内容的范围
档案管理岗
办公室
5
档案编码
档案管理岗对合同档案进行编码，形成档案资料
移交清单
资料是否真实完整资料是否真实完整，明确合同档案的具体内容，了解合同的履行情况，从而确定合同档案的归档范围
档案管理岗
办公室
6
借阅申请
使用科室提出档案借阅申请
申请单
是否按照相关规定要求提出申请，明确申请内容的范围性，申请内容是否完整
经办岗
使用科室
7
审核
使用科室负责人对借阅申请进行审核
审核意见
审核流程是否合法合规，手续是否齐全
经办岗
使用科室
8
审核
局长对借阅申请进行审核
审核意见
审核流程是否合法合规，手续是否齐全
局长
9
审批
档案管理岗对提交的申请进行审批
批复意见
审核流程是否合法合规，手续是否齐全
档案管理岗
办公室
10
借阅登记
档案管理岗办理借阅登记手续。
登记表
登记的信息是否真实完整，手续是否完善
档案管理岗
办公室
11
借阅合同
阅合同档案，有的可借走，有的不准借走。
登记表
借出合同时，须按有关手续借阅。
借阅流程要符合规范化。
对所有借出的文件资料应当面清点份数、页数，发现问题查明情况，及时报告
档案管理岗
办公室
12
阅读合同
借出后阅读合同档案摘录有关资料，复印要登记。
记录资料
查阅资料不允许查阅与申请无关的资料。
做好合同管理的保密工作，未经许可不能擅自借阅、外带归档合同。
经办岗
使用科室
13
归还合同
档案管理岗要检验借阅的合同档案的完整性、安全性。
办理归还手续，复印资料需要登记盖章。
档案资料
认真核对合同档案的完整性和安全性，要做好归还档案的登记记录
档案管理岗
办公室
14
借阅结束
归还登记
归还手续是否完善，归还的登记信息是否真实完整
档案管理岗
办公室
11
升级会员 