协同办公系统使用说明书103.docx
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协同办公系统使用说明书103
快普M6整合管理平台系统-整合管理平台
使用说明书（V2.03.100331.2000）
目录
第一章系统整体介绍4
1.1功能概况4
1.2相关操作5
第二章个人办公6
2.1计划任务6
2.2实际行动7
2.3工作报告7
2.4上级给我的点评/我给下属的点评8
2.5自定义桌面9
2.6在线短信9
2.7电子邮件10
3.2文件库12
第三章日常办公13
3.1工作流定制管理13
3.1.1表单定制13
3.1.2流程定制15
3.1.2流程监控18
3.2工作事宜办理18
3.2.1我拟办的事宜19
3.2.2提交的事宜20
3.2.3我办理的事宜20
3.2.4委托办理21
3.3公告通知21
第四章行政办公22
4．1人员休息安排22
4．2会议室管理22
4.2.1会议室使用申请查看和审批23
4.2.2会议室的申请23
4.3投票设置24
4.4投票查看25
第五章办公用品26
5.1办公用品仓库27
5.2办公用品类别27
5.3办公用品信息28
5.4办公用品领用28
5.5办公用品退回29
5.6办公用品入库30
5.7办公用品盘点31
5.8办公用品库存统计32
5.9办公用品管理和进销存财务的关系32
第六章车辆管理33
6.1车辆档案33
6.2车辆申请34
6.3油耗记录35
6.4其他功能35
第七章系统管理35
7.1企业信息36
7.2组织架构36
7.3员工信息和用户管理37
7.4权限管理38
7.4.1功能权限管理38
7.4.2职位权限设置39
7.4.3数据权限设置39
7.4.4基础数据权限设置40
7.5数据导入40
7.6套打管理41
7.6.1套打模板管理41
7.6.2套打字段信息42
7.6.3系统打印参数43
7.7系统参数43
7.8分支机构44
第八章其他功能45
8.1知识管理45
8.2电话管理46
8.2.1通讯记录管理及参数设置46
8.2.2拨打电话、电话录音47
第一章系统整体介绍
该系统采用最新技术架构，应用先进的网络平台及工作流引擎将各系统各部门充分协同起来，形成一个流水化的工作平台，实现公司各部门各信息系统的流水化作业和协同工作，从而提高工作效率，规范管理，是一套典型的智能型自动化办公管理系统。
该系统除传统的协同办公管理功能外，更重要是能为所有会形成孤岛的信息和业务系统提供整合功能，是整个整合管理平台的基础，可建立企业信息、组织架构、进行员工设置，设置各个子系统的功能权限定义及业务流程等等。
同时也整合了移动通信、邮件及互联网等各种最新技术。
1.1功能概况
个人办公——制订个人工作计划，上级可安排下级工作任务，计划有强大提醒功能；工作报告可设置模板并按模板填写，上级可进行点评审批，点评信息自动发短信给对方。
日常办公——通过新增需要审批的业务单据并提交，由系统根据相应流程设置自动判断下个办理人，需要我审批的所有单据会集中在“我办理的事宜”模块，如果外出可将部分或全部业务委托给指定人办理，实现外出期间需要我审批的流程自动提交给委托办理人办理。
公共信息——公告发布及阅读跟踪；文件库管理，可对内部文件进行归类、存档、备案的管理，可建多级文件夹，设多级权限控制，包括新增、修改、查看等权限，实现业务流程审批及公告的归档；知识库管理可对知识进行分类，并集思广益，可跟踪浏览情况。
在线短信——在线交流模块提供类似网络寻呼信息交流工具，帮助企业规范的内部网络通信系统，自动弹屏显示内部员工信息、公告、新收邮件通告，以及各种业务流程处理通知，并能通过信息链接直接定位到相关单据。
行政办公——会议室管理可实现会议室的申请、预约情况查询、会议提醒及人员签到等；投票管理可实现匿名投票。
流程管理——根据不同流向判断设置多个审批环节，为各种业务定制审批流程，包括系统业务单据和自定义表单；通过流程监控可查看流转情况，进行催办、特送等；对重要公文可启用流水号管理；表单定制为各行业客户提供灵活的自定义表单，满足个性化需求。
车辆管理——车辆是公司重要资产，因流动性大，管理特别难，可根据车辆状态进行车辆的申请与安排，将所有维修、加油、投保、年审、事故及违章等重要信息记录下来，便于事后查看分析，还能自动记算百公里油耗，投保、年审自动提醒等。
办公用品——采购入库、领用、退回、库存、盘点、领用分析等，该模块主要用于非公司主营产品的办公用品管理，公司主营库存商品用于办公用品时用ERP领料出库来实现。
电子邮件——不仅可以发内部邮件，还可以发外部邮件，自主研发的邮件收发系统既取代了0utlook、Foxmail收发邮件的功能，彻底解决邮件收发管理系统与业务管理系统形成信息孤岛的问题，而且在每个客户及联系人关联页面可方便查看公司所有人给该客户收发的邮件信息，否则要到每个人的收发件箱查找过滤才能实现此功能。
通过邮件模板群发时自动提取客户、联系人、发件人等相关信息，实现批量标准化作业，个性化体验。
来电精灵CTI——配合快普USB来电盒实现来电自动弹屏，自动匹配客户及联系人并显示与该客户相关联的售前、售中、售后信息，实现快速响应，可设置去电前缀，在系统任何有电话或手机的地方直接点击即可拨出电话，免去手工拨号，同时实现自动电话录音。
手机短信——配合快普短信猫实现每个人只要能上系统就可发短信，可对各部门人员进行短信限额设置，可对系统员工和客户群发短信、系统短信提醒，定时发送设置等。
系统管理——可限制用户查看系统信息的起始时间、系统登录时间、设置用户密码修改周期及密码强度要求等安全管理；可设置功能权限、数据权限和敏感数据；用WORD灵活编辑想要的打印模板，每个模块可上传多个打印模板并默认其中一个，可按单据行数、固定行数或最大行数进行打印，设置打印提示及打印按钮控制等；桌面自定义、单据自定义及功能强大的系统参数设置等
1.2相关操作
过滤条件的设定点击任具体一功能模块，系统会将该模块的业务单据按过滤条件设置以列表的方式显示出来，这里可随时修改过滤条件更新查询状态。
单据的关联页签系统任一业务单据若有关联信息或关联单据，可点击单据左上方的分页签查看关联信息，并且可在该关联信息的页签中编辑或新增所对应的关联信息。
第二章个人办公
2.1计划任务
员工可根据实际情况作出详细工作计划，掌握工作重点；部门管理者可以查看本部门和下属机构所有人员的任务编制，对计划进行点评、调整工作计划、分配计划任务等，实时监控工作进度。
支持共享给团队成员，支持树状列表方式来展现各计划的层级关系，并借鉴了“日历管理”的图形化交互方法，来安排日程和任务，使之一目了然。
位置：
整合管理个人办公计划任务
计划列表的查看方式：
除了按照常规的列表查询，也可通过周日历和月日历的方式查询。
负责人员和共享人员:
负责人员为计划的主要负责人，可对计划进行编辑和调整执行状态。
共享人员则只能查看该计划信息。
计划分级：
通过选择<上级计划>来确定计划之间的层级关系，选择上级计划后，会自动继承上级计划的开始及结束时间，并可在该时间范围内进行修改。
快速制定计划：
可在同一页签制定多条计划后一并保存，之后可分别进行修改或完善。
计划的状态：
未开始—进行中—暂停—已完成—已延期—取消。
计划的关联：
可关联客户、上级点评、实际行动。
2.2实际行动
做好“时间日志”，记录当天具体做了哪些事（如果是做计划的事，就直接从计划表里调取，也可以手工输入）。
可以关联多个客户（销售行动）。
其中具体的实际行动可以关联具体的工作计划和具体的单据如：
费用管理、商机管理、合同（交付）、合同（回款）、市场活动、线索管理。
位置：
整合管理个人办公实际行动
实际行动的关联：
可选择对应的计划任务，也可在关联页签处关联客户，若有关联客户，此次实际行动相当于该客户的一条<联系记录>，在客户联系记录模块可查看此信息。
2.3工作报告
用于员工记录周、月、年的工作情况、心得体会、以及工作中出现的问题（可以直接从“计划任务”或“实际工作”功能模块导入数据）；并且部门管理者可以查看本部门和下属机构所有人员的报告，可以进行点评（给每个人评分，可参与绩效考核）。
位置：
整合管理个人办公工作报告
报告类型：
上周报告、本周报告、昨日报告、本日报告等。
选择不同报告类型后会影响报告主题的时间。
报告模板：
选择<导入报告模板>引入或编辑所需要的报告格式。
也可在此通过新建模板来增加所需的模板格式。
2.4上级给我的点评/我给下属的点评
查看上级用户对当前用户的计划任务、实际行动（联系记录）、工作报告、商机管理中的单据进行点评的内容。
点击点评内容的超链可以打开关联的具体单据。
位置：
整合管理个人办公上级给我的点评/我给下属的点评
点评的业务范围：
计划任务、工作报告、实际行动、商机管理
2.5自定义桌面
用户可以选择这些模块是否显示达到个性化定制桌面的作用。
用于定制用户桌面六个功能快分别显示的单据列表内容。
位置：
整合管理个人办公自定义桌面
关于本模块：
用户可在此编辑符合自己使用习惯的用户模板，并可以将设计的模板保存为多个方案，选择已保存的模板即可调用设计好的模板。
2.6在线短信
在线交流模块提供类似网络寻呼信息交流工具，帮助企业规范的内部网络通信系统，自动弹屏显示内部员工信息、公告、新收邮件通告，以及各种业务流程处理通知，并能通过信息链接直接定位到相关单据。
位置：
整合管理在线交流在线短信
信息类别：
列表中记录两种类型的信息：
1、其他用户直接手工编辑的日常交流信息。
2、系统相关业务的提示信息，如下属提交工作报告后我们能够看到系统提示信息，此时点击<查看链接>能够快速定位到对应的工作报告。
2.7电子邮件
不仅可以发内部邮件，还可以发外部邮件，自主研发的邮件收发系统既取代了0utlook、Foxmail收发邮件的功能，彻底解决邮件收发管理系统与业务管理系统形成信息孤岛的问题，而且在每个客户及联系人关联页面可方便查看公司所有人给该客户收发的邮件信息。
通过邮件模板群发时自动提取客户、联系人、发件人等相关信息，实现批量标准化作业，个性化体验。
位置：
整合管理在线交流电子邮件
邮件的发送范围：
可同时将一封发送给内部邮箱地址和外部邮箱地址，可以进行短信群发等。
外部邮箱的设置：
和foxmail的账户设置类似，设置成功后可以发送和接受外部邮件。
邮件模板
发送邮件时可以调用设置好的模板格式，如添加个人名片，自动调入客户联系人的名称，编辑常用问候等，方便我们快速规范的编辑邮件。
如果要在发外部邮件时能够自动调用客户的名称，则点击<插入编辑>，选择对应的“联系人：
联系人姓名”，确定后会加入到<模板内容>里对应的光标处。
3.2文件库
可对内部文件进行归类、存档、备案的管理，可建多级文件夹，设多级权限控制，包括新增、修改、查看等权限，实现业务流程审批及公告的归档。
位置：
整合管理个人办公文件库
文件的分类：
通过树状结构设置不同层级的文件夹，每个最末一级的文件夹中存放文件。
文件的权限：
针对不同的文件夹设立权限，文件会继承所属文件夹的权限。
文件夹权限设置解读:
A管理者：
文件夹的管理者由可新建文件夹的用户来设定，文件夹中的其它权限（编辑者、作者和读者）则由文件夹管理者设定。
文件夹管理者可以在文件夹中创建子文件夹，并指定子文件夹的管理者。
B编辑者：
文件夹的编辑者在本级文件夹和子文件夹中，具有编辑者权限能够新增、编辑文件。
C作者：
文件夹的作者在本级文件夹和子文件夹中，具有作者权限能够新增文件。
D读者：
文件夹的读者在本级文件夹和子文件夹中，具有读者权限能够浏览文件。
第三章日常办公
3.1工作流定制管理
在流程的管理上包括表单定制、流程定制、流程监控的功能。
流程定制成功后可通过办理事宜实现相关业务操作。
流程定制的步骤：
先定制表单，建立流程时选择对应的表单，再通过添加环节和流向信息来完善流程的设定。
3.1.1表单定制
表单的定制和修改，启用表单后即可投入使用。
位置：
整合管理日常办公表单定制
表单制作
1表单编排：
操作方式和WORD编辑类似。
根据实际需求在对应的位置处加入标题、字段名称和文字说明等。
2表单控件：
表单上需要操作人员填写或选择的部分，比如请假单上的请假申请人，所在部门，请假事由等需要通过表单控件进行定义。
如下图中编辑框里的空白方框和圆圈都属于不同类型的表单控件。
表单控件—单行输入框:
可通过这个控件关联系统基础信息如公司职员、部门等。
表单的导入导出：
可将系统已有表单导出，新建表单时也能导入已定制好的表单
3.1.2流程定制
流程定制是是针对某张表单或业务单据设置多级审核流程，是一张单据从制作到相关负责人之间的浏览、审批，即这张单据的业务流转的工作流程设定。
流程建立步骤
1．新建流程——选择表单：
流程定制的基础是表单，表单包括各个子系统已有的业务单据，也包括能够手工编辑的定制表单。
2．环节和流向新建流程后会出现<新建>和<结束>两个图标，这时候点击鼠标右键选择“添加环节”“添加流向”。
环节信息：
工作流程中的某个审批环节，指定该环节的审核人，可以是一个也可以是多个；可以通过在线短信或者手机短信设定催办提醒。
流向信息：
介于两个环节之间，通过流向信息里的“流入环节”和“流出环节”来绘制该流向的起始位置和终止位置，通过条件判断来决定该流程是否走这一流向。
在条件设定中可依据单据上的具体内容来判断，如销售订单上的金额是否超过一定数量，或该客户是否存在超期应收款等。
如上图所示：
该单据只要满足以下任一条件则需要走这个流向，即需要流转到<财务经理审批>这个环节，否则就直接流转到<店长这一环节>。
1单据“合计总金额”大于或等于50000.
2该客户的信用额度超标，即这家客户未结清的应收款加上这笔单据的金额超过这家客户的所设置的信用额度。
3这家客户有超过期限的应收款未结清。
4单据上含有任一货品的单价小于这所设置的零售价的95%。
。
另外也可对销售的货品进行判断，符合所选的商品之一，也需要走这个流向到指定审核环节。
3.1.2流程监控
作为流程管理者能够查看自己管辖范围的流程流转情况，能够对流转中的流程进行催办、特送、正常结束等操作，能够直接结束异常的流程。
环节特送：
特送人：
重新指定某个员工办理该流程目前所在环节。
特送环节:
将该流程跳过目前所在环节到指定环节。
3.2工作事宜办理
若系统中存在已启动的工作流程，则可在此办理相关工作事宜。
该业务流程包括<我拟办的事宜>、<我提交的事宜>、<我办理的事宜>、<委托办理>。
3.2.1我拟办的事宜
本模块过滤出用户自己新建的工作（单据），还未送审的，即草稿状态。
或直接在此选定录入需要办理的流程单据。
位置：
整合管理日常办公我拟办的事宜
3.2.2提交的事宜
本模块过滤出用户自己提交的工作（单据）。
用于创建人提交给后续环节后，还可以跟踪单据的后续办理过程，实时了解办理情况。
提交送审的单据存在三种流程状态：
流转中、暂停流转、已流转完。
若状态为已流转完成则表示该审核结束的流程（包含异常结束、审核通过和不通过）。
办理情况查看和催办：
可查看目前该单据的流转情况如当前办理的环节和当前办理人；通过催办提醒目前环节办理人员。
3.2.3我办理的事宜
用户可以在本模块看到需要自己办理的工作（单据）；每个用户只能接收到与本人职责相关和需要办理的工作（单据），接收不到与本人无关的工作。
在此可对所办理的务单据进行审批或特送，同时也可查看该单据的办理情况。
位置：
整合管理日常办公我办理的事宜
3.2.4委托办理
用户在不方便上网或者没有时间处理工作的时候，可以通过委托办理环节将一些审批工作在设置的时间段内委托给其他人员来协助处理，不影响企业内部正常的工作流转。
委托关系将在指定期限后结束，但也可以提前停止委托，收回办理权限。
位置：
整合管理日常办公委托办理
3.3公告通知
公告可由办公室（行政部）管理，由办公室（行政部）通过自定义的流程审批过程后，将本系统的重要通知和公告发布，各部门或分支机构的相关用户登录系统后即可看到.可设定公告的发布范围并通过<阅读记录>确认各用户的阅读情况。
位置：
整合管理公共信息公告通知
第四章行政办公
4．1人员休息安排
位置：
整合管理行政办公会议室管理
按日历的方式查看公司员工的缺勤状况，可记录未来一段时间内员工的在岗情况，以方便我们合理安排工作。
注：
如需修改或添加只能编辑当日以后的缺勤记录
4．2会议室管理
4.2.1会议室使用申请查看和审批
位置：
整合管理行政办公会议室管理
可查看目前所有会议室的申请情况，如果用户是该会议室的管理人员，则可对申请情况进行审批。
4.2.2会议室的申请
位置：
整合管理行政办公会议室管理新增
相关内容：
可设定会议名称、主题、出席人员；选择会议室、查看所选会议室预约情况；设定会议开始结束时间；设定时间提前通知出席人员；添加附件。
会议室管理：
管理公司所有的会议室，可进行新增、修改、删除等操作。
4.3投票设置
查看、设置并发布各项投票主题。
位置：
整合管理行政办公投票设置
允许匿名：
选中后投票者可隐瞒身份。
允许公开：
选中后非参与人员也能查看投票情况。
关联议题：
通过关联议题设置议题和投票选项，一个议题对应一系列选项；可设置多个议题。
各个议题之间的排序通过排序数字的大小决定（数值小的排前面）
4.4投票查看
通过投票查看可对已发布的投票主题进行投票和结果查询。
位置：
整合管理行政办公投票查看
第五章办公用品
通过对企业的各种办公用品进行登记、归属、使用及仓库进行管理，使办公用品的管理落到实处，加快办公效率。
可以设置多个办公用品仓库，提供办公用品的入库、盘点和库存统计管理，具有办公用品领用（或退回）申请与审批功能，并可以进行各种查询统计。
业务流程：
5.1办公用品仓库
可以根据公司各部门的需求这个多个仓库。
可以设置不同的员工进行管理，并分别赋予不同的权限。
与ERP中仓库管理类似。
位置：
整合管理办公用品办公用品仓库
可编辑管理办公用品仓库，如要新增仓库则在上方输入<仓库名称>、<位置>、<管理员>等相关信息，再点击<保存>即可。
启用状态：
只有启用状态选项打钩，才能进行该仓库的出入库、盘点等业务操作。
5.2办公用品类别
可以对办公用品进行详细的分类和设置，根据类别管理各种办公用品。
位置：
整合管理办公用品办公用品类别
办公用品类别以树状结构显示，新增类别时输入<类别名称>、<归属父级><排序号>、<启用状态>，再点<保存>即可。
5.3办公用品信息
对各种办公用品的基本资料进行分类管理。
类似ERP的产品资料。
位置：
整合管办公用品办公用品信息
5.4办公用品领用
办公用品入库后，员工可以对办公用品进行领用。
本张单据就是记录员工对办公用品领用的情况。
位置：
整合管理办公用品办公用品领用
领用时库存的查看：
调用<用品名称>时，能够调出相关库存信息，通过<库存分布>查看该用品各个仓库的储存情况。
5.5办公用品退回
有的办公用品不是消耗品，员工领用后需要退还给公司，或者对多领用的办公用品也需要退还给办公用品仓库。
办公用品退回单就是用于记录员工退回办公用品的情况。
位置：
整合管理办公用品办公用品退回
单据录入方式：
可直接按实际情况录入退回单，也可引用该用户已审核的办公用品领用单进行退回操作。
另外也可在已审核的领用单据上直接点<用品退回>生成相应的办公用品退回单。
5.6办公用品入库
在收到货品时将办公用品办理入库手续，与办公用品领用单相似。
位置：
整合管理办公用品办公用品入库
5.7办公用品盘点
由于库存货品保质期已过，或保管不善导致货品丢失、损坏等无法使用，盘点货品数量小于账面数量或因其它原因要减少帐面库存数量时，可以通过采用【库存盘点】进行处理。
当实地盘点之后，仓库的实存货品数量大于账面数量或因其它原因要增加账面库存数量时，可通过采用【库存盘点】进行处理。
位置：
整合管理办公用品办公用品盘点
盘点类别：
报溢：
表示盘盈，该记录会增加现有库存。
报损：
表示盘亏，该记录会扣减现有库存。
5.8办公用品库存统计
办公用品库存统计反应一段时间内该办公用品各个仓库的库存情况，如入库、盘点、领用、退回情况。
用户可以使用此报表查询办公用品在各办公用品仓库的库存情况。
位置：
整合管理办公用品办公用品统计信息
5.9办公用品管理和进销存财务的关系
1.办公用品系统在操作上是完全独立的，入库出库都不影响财务和进销存系统的数据。
2.办公用品入库和进销存财的关系：
如果是价值比较低的办公用品入库，需另外在进销存财务系统手工录入低值易耗品的采购凭证。
如果是价值比较高的办公用品入库如电脑，则需要在进销存财系统里做固定资产处理。
3办公用品领用和进销存财的关系：
低值易耗品领用后，进销存财系统手工录入相关费用凭证。
固定资产领用后，财务上按月折旧去计提费用。
4如果是主营业务产品需要作为办公用品领用，除了在办公用品系统中办理该产品的出入库。
另外在领用时也需要在进销存财系统里生成相应的<领料出库单>，核算科目选择相应的费用科目。
第六章车辆管理
车辆管理——车辆是公司重要资产，因流动性大，管理特别难，可根据车辆状态进行车辆的申请与安排，将所有维修、加油、投保、年审、事故及违章等重要信息记录下来，便于事后查看分析，还能自动记算百公里油耗，投保、年审自动提醒等。
业务范围：
6.1车辆档案
本模块用来管理车辆的基本信息，可添加新车辆，也可对已有的车辆信息进行修改和删除，还可查看每辆车的预定情况。
将所有车辆按照状态分类列出，方便用户查询和管理。
位置：
整合管理车辆管理车辆档案
车辆状态：
表示该车目前的使用情况
关联信息：
通过关联页签可查看或编辑与该车辆所有相关的业务模块，如<申请与安排>、<维修记录>、<油耗记录>等。
6.2车辆申请
申请使用车辆及使用过程的记录管理，在这里能够查看所有的用车申请单，并能够查看或修改单据状态。
单据四种状态：
草稿审核通过<出车>使用中<回车>结束
6.3油耗记录
车辆和司机单车运行油耗的考核和管理，主要功能包括运行油耗录入、油耗查询和油耗管理（可自动算出每次的百公里油耗）等。
位置：
整合管理车辆管理油耗记录
可通过车辆档案里的管理页签查看或新增特定车辆的单次油耗记录。
需要手工录入部分：
加油量（本次加油量）、总金额（本次加油金额）、当前油量（本次加油后油表的数字）当前里程（加油时表盘上的里程数）。
不可编辑部分：
上次油量（读取上次油耗记录的“当前油量”）上次里程（读取上次加油时的里程）
自动计算部分：
单价（根据本次“总金额”/“加油量”计算得出）
百公里油耗（距离上次加油这段时间的百公里油耗，管理人员可以通过每次“油耗记录的百公里油耗”来评估该车的使用情况）
6.4其他功能
可通过车辆管理特定车辆的页签处理依据实际情况录入和查看<维修记录>、<投保记录><年审记录><事故记录><违章记录>等。
第七章系统管理
本模块包括企业信息、组织架构、员工信息、功能权限、打印设置、系统参数的设定等，是整个整合管理
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