第四章 跟单员与电脑化.docx
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第四章跟单员与电脑化
第四章跟单员与电脑化
1997年，李泽尧再次回到中国，并顺利成为某家跨国公司广东南海分公司的总经理助理，主管资材部、生产计划部和品管部等等，并为该家外企规划设计管理信息系统，这让他又一次有机会得到了全方位的实战经历。
据李泽尧介绍，那时侯，从接订单到出货的过程跟踪、从企业内部物流到库存管理、从工序设计、工资计件到成品产品的成本核算的电脑化等等，全都由他亲自负责，于是，已经30多岁的他开始埋头钻研编程。
由于以往从没有涉足过这一领域，他遇到了比较大的困难，这时候，他一直以来的刻苦用功得到了最真实的再现！
据了解，那时侯李泽尧天天“泡”在电脑前，如痴如醉，不断对自己说：
“我要懂，我要会，我要用！
”，拿出了当初读书的劲头，每天冥思苦想。
不过，功夫不负有心人！
几个月后，在另外两位电脑工程师的帮助下，李泽尧终于学有所成，开始能够为公司编程序。
后来，该公司的管理信息系统的整体规划和95%以上的程序编写都是由他亲手做出的，这让他拥有了亲自设计编写公司管理数据库的经历。
管理水平又一次得到了升华，并为他的职场生涯画上了极其精彩的一笔。
特别值得一提的是，李泽尧是亲手编程并完成了三大系统：
“五金厂计件工资系统”、“祥亿集团成本核算系统”——从五金、塑料、橡胶三个分厂原材料及零部件、装配厂的成品组装、集团间接人工费用安排与分摊，知道参加国际展览直接使用的报价表打印、“威宏企业订单处理系统”。
有意思的是，订单处理系统中各部门的工作界面上的图片可以由使用者自行设置，而很多干部、职员选择了美女图片——这对电脑系统的推广起到了积极作用。
而令人惊叹的是：
李泽尧还在系统里面设计了企业干部撰写工作及生活日记的界面，后来知道那就是博客了！
——可那是1999年至2000年的事啊！
2003年左右李泽尧在《广州日报》上忍不住对当时很时髦的“博客”二字的介绍中才发现，那就是所谓的博客啊！
！
李泽尧记得很清楚的是，当时技术研发部的一位袁姓工程师就在里面写过不少日记。
而其中一个细节是：
李泽尧2000年前所设计的网络日记界面上就已经有了“发表”“不发表（未发表）”两种选择，而且默认设置是“不发表”，而非“发表”。
——要知道，李泽尧2008-2009年间在新浪网开设博客的时候，其博客界面上还只有“发表”唯一选项，后来李泽尧还在博文中提出建议说叫新浪网设置“不发表”选择项，不知是李泽尧的建议被采纳生效、还是他们自己有了想法，才有了今天看到的“私密博文”，但是“发表”仍然是默认选项。
（特别声明：
此部分内容系摘自“李泽尧软件系列”有关技术文档，受著作权法保护）
电脑化对跟单员不是奢谈----消除畏惧心理
畏惧原因
对策
1
没有找到自己对于电脑化的切入点。
没有从自己的工作用途上理解电脑的功用
看看下面所谈的“跟单员与电脑化”内容，从工作上的实用、效率、智能化真正地了解她和理解她。
2
把电脑化理解得太理想、太极端：
以为电脑化就是人可以不做事，什么都由电脑自动出来
李泽尧规划设计的“采购助理”软件（单机版：
可在单机上用，象玩扑克牌那么方便）可以让普通采购人员的工作时间减少60%以上，而“跟单助理”软件（单机版）也有相近的效果（请见下面的介绍）-----“李泽尧软件系列”的理念是：
你有“会计电算化”，我就有“办事员作业电脑化”
3
以为没有MRPII或ERP就不能谈电脑化，而听说MRPII或ERP少则十几万，多则几十上百万。
4
接触较少：
某些公司不知道软件的威力，电脑也不普及,
自己学习、理解电脑化的原理、用途，然后说服公司购买电脑及软件，促成你所在环境的一个小小进步。
5
跟单员与电脑化
有四个理由要求跟单员必须懂电脑化：
（1）电脑化很实用：
用上电脑化可以帮助你提升效率（比如《跟单助理》这样的小软件，你是很容易用上她的）；用不上而懂得其原理，她将为你提供思路、让你受益无穷。
（2）电脑化很时髦：
懂得其原理，可以让你多一些与人对话的本钱！
万一公司推行电脑化，你将可以大展手脚；懂得其原理，你就可以向你的公司或老板推荐电脑化，要知道，他们会非常希望从你那里得到关于电脑化的知识――只要他相信你懂，这就很好。
（3）电脑化是方向，你躲不开，逆水行舟，不进则退！
别人不可以躲，跟单员更不能躲！
（4）电脑化博大精深：
企业管理的方方面面都被统合到电脑化系统里去了。
你从下面的叙述就会知道此话不假。
先看两个实际案例，由易到难，了解和理解电脑化：
实际案例一，通过外贸公司出口型企业的跟单模式的电脑化
（2）从制高点----《跟单助理》软件的用途处切入：
项次
工作内容
电脑处理类型
电脑处理方式
数据来源说明（电脑化原理）
电脑化后工作量
1
样品生产通知单
A
原始输入
100%
2
快递清单
A
原始输入
100%
3
形式发票
A
原始输入
100%
4
客户订单
B
补充输入
通过软件提取电脑里存放的过去订单、样品生产通知单从而提升工作的效率和正确度。
50%
5
材料耗用表
B
补充输入
提取过去材料耗用表
50%
6
生产通知单
C
自动取得
可由软件将客户订单自动转换而得
10%
7
生产排程
B
自动取得
在生产通知单基础上工作
50%
8
采购单
C
自动取得
可由客户订单、材料耗用表、库存查询（未联网时由人工）结果自动得到
10%
9
材料进仓跟踪表
B
补充输入
在电脑采购单上录入收货数量而自动得到。
50%
10
仓库发料通知单
C
自动取得
由客户订单、材料耗用表自动取得
10%
11
装箱单
B
补充输入
客户订单
公司装箱规格或客户要求
50%
12
出货单
C
由客户订单自动取得
10%
13
提货单
A
原始输入
100%
14
已出货订单一览表
C
自动取得
由出货单自动取得
10%
15
未出货订单一览表
C
自动取得
由客户订单、出货单自动取得
10%
小计
工作量下降为原手工作业的47．3%
47．3%
说明：
（1）认真理解“数据来源”即可理解电脑化原理，而数据来源与手工做法之道理是一样的----这是我们说电脑化不可怕的理由，同时也是我们强调“找到自己对于电脑化的切入点”的原因
（2）表中的“电脑化后工作量”虽然只是估计、但方向却是没错的。
“小计”栏是没有区别各项工作的权重的结果。
（3）其中的那些“自动取得”项，是电脑化最爽的地方：
基础的、不得不做的做好之后，统计性的、报表性的就可以自动得到，这多爽！
------如果我让你一个月没有电，你会很难过。
如果你用过《跟单助理》软件，而后不让你用，你会同样难过。
提示
上表所列是《跟单助理》软件中最实务的部分，而实际上，由这些跟单员的实务工作所能自动得到的还有很多！
这将使工作量的下降更为剧烈
16
客户名录
C
自动取得
由客户订单自动取得：
一旦订单被确认，电脑就将当前（新）客户进行登录。
10%
17
客户别月结应收款
C
自动取得
由出货单结合客户订单自动取得
10%
18
客户别商品代码与公司成品代码对照表
C
自动取得
由客户订单自动取得：
订单里有“客户代码”和“成品代码”之别，每逢客户订单录入，电脑软件自动为你登记备查
10%
19
客户别发货台帐
C
自动取得
由出货单自动取得
10%
20
产品别销售台帐
C
自动取得
由出货单，或由客户订单自动取得均可
10%
21
业务员别销售台帐
C
自动取得
由出货单，或由客户订单自动取得均可
10%
合计
工作量下降为原手工作业的27．3%
27．3%
观念错误的预防
上表关于《跟单助理》软件使跟单员工作量大为下降的估算，请你千万不要错误地理解为只是效率的问题，这就象中国现在的“每周五天工作制”与以前的“六天工作制”之差别，不只在于“五和六之别”，也不只在于“七分之五与七分之六之别”，而是在于“五分之二”与“六分之一”的差别、生活品质的差别！
还是那句话，让你一个月没有电，你会很难过。
生活就是这样进步的，没有回头路可走！
！
（3）《跟单助理》软件主流程图
实际案例二：
“李泽尧软件系列-----《采购助理》”软件介绍
（1）从制高点----《采购助理》软件的用途处切入：
项次
工作内容
电脑处理类型
电脑处理方式
数据来源说明（电脑化原理）
电脑化后工作量
1
生产通知单
A
补充输入
通过软件提取电脑里存放的过去生产通知单从而提升工作的效率和正确度。
100%
2
材料耗用表
B
补充输入
若逢新产品，可提取过去相近产品材料耗用表进行修改；对旧产品，则是一劳永逸。
50%
3
采购数量计算、采购单开列
C
自动取得
可由生产通知单、材料耗用表、库存查询（未联网时由人工输入电脑）自动得到
10%
4
收货录入
B
补充输入
要求供应商按你的采购单送货，仓库注明采购单号（收货依据）于收货单上，采购员只需对着采购单输入收货数量即可
50%
5
供应商欠料跟踪表
C
自动取得
由收货录入、采购单自动得到
10%
6
供应商名录
C
自动取得
由采购单自动取得：
一旦采购单被确认，电脑就将当前（新）供应商进行登录。
10%
7
供应商别商品代码与公司物料代码对照表
C
自动取得
由采购单自动取得：
采购单里有“供应商代码”和“（公司）物料代码”之别，每逢采购单录入，电脑软件自动为你登记备查
10%
8
供应商别收货台帐
C
自动取得
由收货录入自动取得
10%
9
物料别收货台帐
C
自动取得
由收货录入自动取得
10%
10
采购员别降价统计
C
自动取得
由采购单、收货录入自动取得
10%
合计
工作量下降为原手工作业的27%
27%
说明
采购员都应该知道，对于分工不够细的企业而言，采购工作有两个日常---动态数据处理大项：
一是，按订单展算物料的需求量（这就是人们常说的MRP----物料需求计划）
二是，由收货信息转换为对物料的进度跟踪
从上述分析可见，《采购助理》软件可以让采购员的工作量大为下降，下降60%不是梦！
----希望你从这里开始，能完全理解“什么叫电脑化？
”从而下面的内容不再抽象！
！
（2）《采购助理》软件主流程图
企业管理信息系统（MIS）方案细节
硬件网络架构：
（1）投入与产出（电脑化下的作业方式）
投入（需要的工作）
产出（得到的结果）
1
提供文件夹共享
1
任意电脑之间资料可以共享
2
提供打印机共享
2
打印机可以共用
3
建立公司文件箱、公告栏及档案室
3
减少纸张作业
4
4
免去跨部门文件人力传送之苦
5
5
可建立公司文件箱、公告栏及档案室
6
6
技术资料电脑联线共享提高保密性
7
7
避免旧版资料的干扰
8
敏感资料的销毁更方便、快捷和完全彻底
（2）流程图
管理信息系统平台
（1）投入与产出（电脑化下的作业方式）
投入（需要输入的工作内容）
产出（自动得到的结果数据）（对公司内部文件）
1
發件箱
1
收件箱
2
2
對方收讀日
3
3
公司公告栏内容阅览
4
4
阅览室
5
5
文件传递电子化（无纸化）：
免复印、免送件
6
6
自动实现新旧版资料的文档控制
7
7
减低文件资料泄密的概率
8
8
文件自动归档，免去取读后的人工收拾归档之烦恼
9
。
。
。
。
。
（2）流程图及说明
（A）.MRPII郵局由以下三個功能組成:
發件箱,收件箱,及對方的收讀日查詢
（B）.發件箱:
（a）.由"新增表單"打開新一頁,選定你要主送的個人及副本抄送人員名單.
（b）.錄入聯絡單內容.審核無誤后存檔,亦可打印做書面簽核之用.
（c）.存檔后可由"編輯"對內容做修改,之后存檔.
（d）."發送確認"后即完成發送動作,此時對方即可收讀你的文件.
（e）聯絡單號.發件日期,以及發文者由電腦自動產生.
（f）.每當對方在你"發送確認"后開機即可得到"有你一封信"之提示信息,以保証對方盡快
收讀到你的信息.
（g）.在"訂單"處輸入訂單號碼或"廣而告之"字樣,即可讓本聯絡單于確認時自動登錄到公
告欄
（C）.收件箱:
（a）.打開收件箱即可見到"最新來件清單",雙擊自己的名字即可閱讀所在聯絡單的內容.
（b）雙擊點讀后,該份聯絡單便自動從"最新來件清單"中消失.
（c）.該窗口之"聯絡單檔案"鍵可讓你讀取過去所有有關你的聯絡單,但有一點:
當你沒有讀
完"最新來件清單"中的文件時,該按鍵會無效,讓你無法讀取過去的文件.這是強制你收
讀最新來件內容的一種方法.如果你是真的很急需讀過去的某個文件,亦可先將"最新來
信清單"中的各項一一點開並關閉.然后再找讀你所急要的內容.這就好象送件文員把一
疊文件放在你的辦公桌正中央,而你無遐顧它把它先推到一邊一樣.
（D）.對方收讀日:
打開對方收讀日看你所發的聯絡單有無被對方收讀,以及對方收讀的日期.時間.（某年.
某月.某日.幾時幾分…）
（E）資訊廣場的重要功用
（a）.重要事項如訂單下達,設變通知發布,需"廣而告之"的聯絡單,訂單變更事項等作業,均自動在資訊廣場的公告欄里登記,從而把分散作業的資訊自動匯集到此,任何人只要到資訊廣場走一趟,便可盡知公司里的"天下大事"。
（b）.諸如產品耗材表,庫存狀況等資訊,除了在相關作業窗口自動提供外在資訊廣場里也可以方便的查看。
（F）公告欄（重要事項發布）：
a.打開公告欄即可看到重要事項如訂單下達,設變通知發布,"廣而告之"的聯絡單,訂單變更事項等的最新狀況.
b.點選雙擊相關的"單號"即可打開閱讀相應文件之內容.
（G）閱覽室（重要資料查詢）：
重要的資料,基本的資料提供出來,供相關作業人員查詢
（H）MRPII俱樂部：
（a）.周日全天,周六下班后,平時晚上七點半后俱樂部即予開放
（b）.創作與發表室:
你可以寫作,作品既可存于自己的日記本里,也可以發表供其他進入系統的人分享
（c）.專題討論會:
你可以參加別人的主題討論,也可提出自己的主題進行討論
（d）.聊天室:
聊天室里的人可一目了然,但他們可能不是真名,就象你自己也可以改用化名一樣
（I）張貼欄（EXCEL文件之建立,處理,及發表）
EXCEL很好用,外接的E-MAIL文件及其它的一些原因,可能讓我們無法拒絕EXCEL
计划部
（1）投入与产出（电脑化下的作业方式）
投入（需要输入的工作内容）
产出（自动得到的结果数据）
1
生产计划（周、月计划）
1
生产进度跟踪
2
进度调整
2
产出状况一览
3
工序产能
3
欠料状况
4
生产周期
4
交期达成率
5
成品安全库存
5
接单能力测算
6
6
出货日期预测
7
7
设备能力预测
8
成品呆料查询
9
人力需求预测
入库查询
车间库存
出货通知查询
厂商欠料查询
（2）
流程图（图中的A、B、C。
。
。
为电脑计算或查询点）
成品仓管理
（1）投入与产出（电脑化下的作业方式）
投入（需要输入的工作内容）
产出（自动得到的结果数据）
1
盤點作業
1
成品帳本（台帐）
2
調帳申請
2
成品庫存表
3
成品入庫單
3
成品庫存月結
4
出貨單
4
呆料自动查询
5
5
6
6
7
7
8
（2）流程图
原料仓管理（此略，参考成品仓）
生产部生产管理
（1）投入与产出（电脑化下的作业方式）
投入（需要输入的工作内容）
产出（自动得到的结果数据）
1
生產命令單
1
进度跟蹤表
2
零件加工流程
2
产出金額月結
3
生產單位設置
3
损耗状况检讨
4
產出錄入/入库单/交接單
4
（2）流程图
生产部計件工资专案
（1）投入与产出（电脑化下的作业方式）
投入（需要输入的工作内容）
产出（自动得到的结果数据）
1
工序工時標準
1
員工工資總覽
2
員工系數
2
員工工資卡
3
工序產出（交接单）錄入
3
產出月結
4
員工考勤（小組計件）
4
5
5
（2）流程图
产品标准成本核算
（1）投入与产出（电脑化下的作业方式）
投入（需要输入的工作内容）
产出（自动得到的结果数据）
1
工序工時
1
零件成本總表
2
機台、人工計費標準
2
機種成本總表
3
零件耗料標準
3
成本未完成
4
部门管理费零件分摊
4
機種耗材成本
5
流程設定
5
6
工厂管理费产品分摊
6
（2）流程图
人事薪资管理
（1）投入与产出（电脑化下的作业方式）
投入（需要输入的工作内容）
产出（自动得到的结果数据）
1
人事资料
1
工资表自动计算
2
调薪单
2
人事资料查询
3
离职单
3
离职率自动统计
4
请假条
4
5
考勤卡
5
6
扣款单
6
7
加班单
7
8
（2）流程图
开发部
（1）投入与产出（电脑化下的作业方式）
投入（需要输入的工作内容）
产出（自动得到的结果数据）
1
編碼規則/編碼
1
耗材表查詢
2
工厂標準色系
2
配色查詢
3
設變通知单
3
4
機種耗材表（BOM）
4
5
機種種配色方案
5
6
6
（2）流程图
软件设计中的注意事项：
软件适应管理，还是管理适应软件？
---面向实际，提升管理
以采购员为例，一个普通高中毕业生，进厂来似懂非懂从头开始，十天半月后他也就基本适应了——采购工作到底有多复杂呢？
为什么软件要搞那么复杂？
面向实际，提升管理，把复杂的东西变得简单这才是真功夫。
我们的指导思想之一就是面对企业管理实际，以国际规范化管理为样板将其规范化、标准化，然后通过专案开发，将其管理纳入电脑管理系统，从而保证：
实际可用，简时易用（会实务管理者不学即会电脑管理）。
这既是100%成功的保证，也是作业效率的保证。
目前市场上那些通用了MRPⅡ，ERP为什么在美国仅有20%成功率，台湾15%，大陆10%呢？
其致命点就是教条照搬，见下图所示：
（3）立足管理确保效率：
电脑化管理系统归根结蒂是为管理服务的，编程也好，模式也好，它们也都只是一个为管理服务的工具，因此必须立足管理实际，以管理为重心，确保效率。
我们之所以强调立足管理，确保效率的策略，原因是目前市场软件有两种
不良倾向：
一种是
另一种是
通用MRPⅡ、ERP把管理把管理搞得复杂难懂，不适合大多数企业实际失败90%，走到了管理和效率的反面
一些可懂管理的软件公司，照抄MRPⅡ、ERP的注定失败，或面向企业实际时的力不从心。
从中可见，不精通管理去谈管理软件，那是不可思方议的。
有那么多基本资料要录入吗？
问题：
客户资料需要进行基本资料的录入吗？
我们认为：
（1）可以不用；
（2）最好不用
原因是：
（1）可以不用的原因是：
订单录入的时候作业人员一定要选择或录入客户，对于新客户，就从此处录入即可，而一旦订单被确认，便可将客户资料依订单上的资料自动建档——这是智能化特色的功能。
（2）最好不用的原因是：
订单录入不应该是专业录入员的工作，而应该是接单人员（经办人员）的工作的一部份，客户来一份传真，常常只有接单人员才真正“读懂”然后再“翻译解释”给录入员，由录入员再录入电脑，这样不合理！
既然接单人员负责客户资料，那么新客户只需由它负责就好，既然是它负责，又何必在订单录入之外再加一个专门的客户录入手续呢？
于是，提供一个客户资料维护窗口是合理的。
以此类推，判断的依据是：
（1）基本上属于一次性到位的资料，如币别、部门别、宜以基本资料（专门的窗口）录入。
（2）属于随时间而不断变化，需要经常新增的资料如客户厂商等的建档，则宜采用智能化的自动登录，再加之维护窗口即可。
要专门的录入员吗？
电脑管理系统相关的作业人员有：
于是我们建议：
也就是说：
（1）文职人员、经办人员，如采购、生管、物控、研发等直接面对电脑作业。
（2）现场作业人员、一线作业人员，其作业相关的资料，如领料单等宜以专门人员负责录入。
电脑化的两种作业方式：
（1）事前录入：
面对电脑作业的事中或事前录入（由相关作业人员自行录入）
（2）事后录入：
作业完成后的事后录入（送交录入中心的专门人员录入或相关作业人员于事后录入）
举例说明如下：
A．“事前录入”的《成品入库单》的作业方式：
先由生产单位从电脑里录入入库成品后打印出《成品入库单》，该《成品入库单》打印件随成品一起送仓库，由仓库在上面签名确认后作为生产单位完成入库的凭据，然后仓库在电脑里进行入库确认。
B．“事前录入”的《采购单》的作业方式：
采购员在电脑里开单后打印件送主管审核（盖公司合同章），而后传真给供货厂商，之后采购员在电脑里自行进行确认，以便纳入跟踪。
C．“事后录入”的计件工资《产出单》或《工序交接单》的作业方式：
大面积的、人数众多的工人产出单据，由于在现场作业，没必要也不可能都配上电脑，而且用电脑开单是没有效率的，故采用“事后录入”即：
开单、确认、交接等工作都与没有电脑前的手工作业情况一样，只是到工作完成后把单据送录入中心或自己进行“事后录入”。
“李泽尧软件系列”特色：
资讯整合——资讯广场
（A）厂报（B）公告栏（C）留言板（D）格言（每日一语）
（1）数据安全措施（丢失和破坏上的安全）
（A）服务器夜间自动备份：
可根据设置选择每日任意时段，如：
晚上11：
00或凌晨2：
00
进行文件全面备份，并确保每次备份均用于冲销最久的那个备份（即最久的备
份在不需要时自动清除）
（B）资料文件脱机备份：
可依需要进行定期（如每日）磁盘备份
（C）双硬盘自动映象备份
（D）打印件保存：
对公司极重要之文件资料可打印出来存档
（E）停电保护重多UPS之使用
（2）公司资料商业机密安全措施（商业泄密上的安全）
（A）身份识别及权限管理
（B）界面分开原则上的管制
（C）密码定期更改管制：
依公司规定的时限密码定时过期，迫使相关人员变更自己的密码，以达到较好的密码和权限管制
（D）密码加密管制
（E）系统自动退出管制：
超时（依各人设置或依公司统一设置<如5分钟>而变）未工作时自动退出系统
（F）硬件管制：
各终端去除光驱、软驱
（G）工作环境保护：
温度、湿度、防火、防碰、防尘控制；进入人员进行控制；备用电源
（3）实用性——實务管理仿真
（A）公司
升级会员 