洗浴业管理规范之第五篇财务收银管理第三章洗浴财务管理软件操作规程doc.docx

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洗浴业管理规范之第五篇财务收银管理第三章洗浴财务管理软件操作规程1

洗浴业管理规范之第五篇财务收银管理第三章洗浴财务管理软件操作规程

第三章洗浴财务管理软件操作规程

第一节洗浴财务管理计算机信息化的必要性

一、洗浴财务管理人工化的弊端

（一）跑单

前台疏忽，浴客不结账离开，造成跑单；开单、输单不及时，浴客结一·部分账离开，造成剩余跑单。

跑单后，为保证无过失记录和避免处罚，有关人员会通过人情撤掉已跑单据，所缺商品白购补齐；当实行两班制管理中，发现前台跑单时，无法定位是哪一天哪一班的失职。

（二）丢单

由于开单、输恤不及时和前台接待、结账高峰期时力不从心，忙中出错而造成丢单。

（三）错单

1．无意错单：

人工管理中，前台负责·一方面来客登记处理，一方面浴客结账处理，一方面还要签字别单，有的浴所还要求前台发放毛巾、洗发水或销售商品或开押金条等等；当季节性的生意旺季来临时，特别在碰到同时来一班人登记，同时走一班人结账的高峰期，前台往往力不从心肛中出错，造成错单或跑单。

·

2．恶意错单：

收银员为了作弊可以将已纳账单据放置到—F一批同9浴客身上，如浴客不结账，责任自然推到技师头上，巳结账金额据为已有。

浴客结账，意味重复结账，金额据为已有。

（凹）撤单

1．串通撤单：

收银员、技师、吧台可能会友好串通，撤单私分已收服务项目金额，特别是大金额的服务项目。

撒单私分已收商品项目金额，所缺商品可自购补齐。

2．恶意撤单：

收银员为了作弊可以将已结账单据撤单再放置到下批同号浴客身上，如浴客不结账，责任自然推到技师头上，已结账金额据为已有；浴客结账，意味着重复结账，金额据为已有。

（五）门票钱流失

当客人除了门票外，无任何其他消费，收银员可将已结门票金额据为已有。

收银员可将两次或两次以上当班已结同号客人的消费账单别在一起，而只上交一次门票金额，其余门票金额据为已有。

（六）过夜费流失

人工管理中，过夜费由工作人员清场开单或前台结账时根据时间收取，不可避免的造成客观过夜费流失或前台主观作弊或串通撤单作弊。

二、洗浴财务管理计算机信息化的必要性

（一）洗浴竞争的必然趋势

随着中国洗浴业的飞速发展，行业竞争趋势日渐激烈，洗浴业的特色化、综合化经营更加明显。

洗浴业名优企业品牌扩展力度加大，洗浴休闲企业集团化步伐加快，传统洗浴业正逐步向综合性的现代休闲娱乐方向转化。

现代休闲娱乐场所最显著的一个特征就是引用计．算机信息化管理系统。

若想在洗浴竞争中长足发展、优胜发展，洗浴财务管理必须信息化。

（二）有效避免人为收银管理的弊端

洗浴财务管理现代化的标志是运用微机联网收银系统，其特点是信息量大、数据准确、速度快、管理效能高，它能克服在企业管理中人为因素造成的不便，有效避免洗浴收银人工管理中跑单、漏单、丢单、撤单、作弊等财务流失的缺陷，又能提高服务质量和管理水平，使洗浴管理模式更趋于科学、完善、快捷。

（三）标准化管理的有机结合体

现代化的微机联网收银系统表现出来的科学、高效率的优点不可能完全解决洗浴财务管理的所有弊端，它必须结合人为的规范管理才能使财务管理更完善、更严密；洗浴企业标准化管理模式的创建，又必须有洗浴财务管理计算机信息化模式的参与。

二者缺一不可，相得益彰。

本章结合“xx桑拿洗浴管理系统”的操作规程来说明计算机管理系统在洗浴管理中如何实现快速、高效、系统、严谨的综合性管理。

第二节洗浴财务管理系统组成和功能

一、洗浴财务管理系统组成

洗浴财务管理系统由前台销售和后台管理两大子系统组成，其中前台销售模块包括：

前台服务、结算查询、系统管理、客户登记四个子功能模块；后台管理模块包括：

每日管理、管理设定、统计分析、会员管理、客户管理、档案管理、系统等七个子模块。

洗浴财务管理系统提供完善细致的功能和用户界面。

前台销售子系统提供强大的实时处理功能；后台管理子系统提供准确、详细的统计数据，健全的档案管理机制，各种级别的数据保护和权限控制机制，灵活、快捷的报表生成方式，随心所欲的查询和“所见即所得”的打印功能，全面支持分析和决策的功能。

二、洗浴财务管理系统实现功能

（一）前台服务一手搞定

多人同时开牌、加单、退单、结账——气呵成，科学地利用小键盘使得一只手即可完成所有操作，大大提高工作效率，总体速度提高60％以上，缩短顾客等待时间。

（二）直观便捷的前台操作

洗浴财务管理系统的前台采用直观的操作界面，所有手牌都整齐排列在屏幕上，即时显示每个客人的情况，通过输人手牌编号直接定位到手牌后，按功能键即可完成相应功能。

（三）灵活的结账模式和结算方式

一人结多人账、结算部分消费品项、结所有人中的部分账等结账模式；现金、支票、信用卡、会员卡、预付款等各种结账方式，灵活的打折法——既可以定额的扣靳也可以按类别或比例打折，浴客签单和预结功能，系统都能支持。

（四）人性化的亲情服务

准确无误地记录下每个经常光临的客人信息，只要浴客报上姓名，通过电脑即时查询，即可了解客人的爱好、忌讳，使服务充满亲情。

（五）多样化的统计分析，帮助企业经营决策

统计分析功能可帮助浴所即时查询到每天每班次的品项、客流、销售等多种动态信息，非常灵活地生成每日营业报表。

对日常营业资料从各个角度进行统计分析，可以获取有价值的经营决策信息，帮助企业最高管理者调整经营策略。

（六）跟踪老顾客，迫访老朋友，发展新会员

采取会员制，通过电脑确认的会员卡可以在整个浴所的多个消费区域通用结账，实现“一卡通”。

会员管理模块可以灵活设定诸如折让比例、会员卡金额、会员信息等。

（七）全面轻松地管理部门、员：

正及包房档案

具备强大的员工档案管理功能：

针对部门和前台收银（P隅）建立详细档案，通过包房档案模块设定包房服务费的收费方式等

（八）财务系统的强大安全机制

每位操作员都有一个惟一·的用户区别口令，每人的权限由系统管理员分别设定，严格的前台骨理可以杜绝“跑冒滴漏”，而结班和暂时屏幕保护功能更将安全机制考虑到了每班每人的工作衔接细处。

（九）后台权限设定的强化

严格划分的权限设定保障只有相应的人员才能有权查询或改变某些特定的数据，收款报表、发票均在系统的严格监控之下，任何人为的错误或舞弊行为都将暴露无遗。

（十）会员卡使用灵活方便，易拆、易拼会员管理系统可单店使用、也可多店连锁，甚至可不与洗浴财务管理系统挂接进行独立使用。

（十——）其他

1．洗浴管理系统与餐饮、会员软件实现无缝连接。

2．连锁经营的洗浴企业通过洗浴财务管理系统做到经营、财务的统一。

第三节前台销售操作规程

一、前台销售模块组成

前台销售包括前台服务、结算查询、系统管理、客户登记四个子功能模块，提供对所有前台销售的服务功能。

二、前台销售操作流程图（422页）

三、前台销售实现功能（423页）

（二）加单（+）：

加单是客人进入消费区后进行相应的消费，由服务员把开的单据交给录入员，员根据顾客点单情况，依次录入计算机。

（三）退单（—）：

出现退单情况一般多是未消费的物品或损坏、变质的物品，退单情况应根据公司的规定进行合理的退单，经理签字后方可进行退单，并把开据的退单交到前台进行录入。

（四）包房处理（D）：

客人发放手牌后在此设置包房号。

（五）调换手牌（F4）：

客人未在消费区消费或开错手牌可进行丰牌阔换，一旦进行厂消赞则不能柞进行调换，否则将出现统计错误的情况。

（425页）

（二）加单（+）：

加单是客人进入消费区后进行相应的消费，由服务员把开的单据交给录入员，员根据顾客点单情况，依次录入计算机。

（三）退单（—）：

出现退单情况一般多是未消费的物品或损坏、变质的物品，退单情况应根据公司的规定进行合理的退单，经理签字后方可进行退单，并把开据的退单交到前台进行录入。

（四）包房处理（D）：

客人发放手牌后在此设置包房号。

（五）调换手牌（F4）：

客人未在消费区消费或开错手牌n／可进行丰牌阔换，一旦进行厂消赞则不能柞进行调换，否则将出现统计错误的情况。

（六）买单结算：

当客人不再进行消费时要求服务人员进行结账。

一般情况下，前台收银员应把客人消费的单据与录入的单据进行核对，顾客需要买单时，可以按（‘）键买单。

本客位晶项费为顾客实际消费的品项费用，本客位服务费，依据用户在后台软件中设定服务费收取方式来收取的金额，优惠金额为给顾客按照定额优惠、按比例优惠、按人类优惠的金额数。

相对应的预结数据与该手牌并单的单据金额数。

（七）单据查询：

客人结账后，如果想查询客人消费时，选择交询功能并选取相应的消费流水则可以看到客人消费情况以及结账方式等，在此功能下面可以进行打印账单、修改付款方式、返位结算（已经给客人结完账井想增加消费进行的操作）、查询并单明细等。

（八）结班：

收银员下班前必做的一项工作，每天在交接班时要进行结班操作，结班单反映了本班次的营业状况。

（九）查询登记：

查询客户基本信息、消费情况等。

（十）结赊账：

查询客人挂账后是否结账，若有赊账情况可以进行结账处翅。

（十，一）增加过夜费品项：

在后台的每日骨理下面设定好过夜费的品项后，在前台已开

的手牌下面按F10键可以对手牌增加过夜费。

（十二）设定：

1．使用钱箱。

如果机器配置了钱箱就选择该功能。

2．使用会员卡。

如果使用会员卡进行结算，选择该功能。

3．使用Ic卡录入器。

如果用户使用Ic卡点菜机就选择该功能。

端口指出读卡器连接的端口号。

4．找款提示。

对于多币种结算或需要知道找零金额的选择此功能。

5．结算同时打印：

结算完毕同时打印。

6．前台录单首先修改服务员：

7．前台禁用手牌：

不可用。

8．服务费收取方式：

选择1按，选择2按。

9，开牌后打开统一加单窗口。

10．打印后加退单提示。

如打印过结账单而没有结账，在增加或退掉晶项时提示。

11．结账单样式。

样式1—5系统已提前设定好，还可以根据用户要求进行定制。

四、前台销售特殊功能及快捷键

（一）多种打折方式：

比例；定额、类别、会员。

（二）多种付款方式：

现金、支票、信用卡、会员卡、挂账、宴请、其他（代金券）、其他结账（跑单、预结、会员预结）。

·

（三）权限没置严格：

细化对宴请、优惠、跑单、退单、反位结算、挂账的操作权限。

（四）多种录入方式：

编码、拼音字头、光标选择。

（五）支持多台远程打印机，自动按类别分单，即可实现不同厨房的分单打印。

（六）特殊操作功能：

赠单、品／项变价、空账删除、井单查询、预结并甲—、会员预结、押金登记、换服务员、n快速并账、n催单。

（七）功能键及快捷键：

／：

开单、+：

加单、—：

退单、乃：

包房、F4：

换位、P5：

买单、F6：

查单、结斑、FIO：

转夜、Fll：

退出系统、F12：

刷新PageDown：

确认单据

PageIJp：

打印账单。

第四节后台管理操作规程

一、后台管理实现功能

后台整体解决方案包括：

每日管理、管理设定、统计分析、会员管理、客户管理、档案管理、系统等七大模块，后台管理模块提供了对所有系统档案的编辑功能，建立客户档案和会员档案并给于会员卡，还可以查询统计分析当前数据和历史数据，在每日管理中对营业前的品项进行设定等。

二、后台管理功能实现操作规程

（一）每日管理：

营业准备、前台营业情况（客位、POS机收款）、客人结账情况、收款员报表、日结。

1营业准备：

每天营业前需要设定的——些功9e。

如品项停用设定、品项时价设定、品项促销设定，固定品／项设定、特殊消费设定、补齐最低消费设定等。

2．前台营业情况：

其中客位信息反映r前厅手牌开牌状况。

POS机收款情况反映了前台每台咖机现在的收银情况。

3．客人结账情况：

反映了前台客人是否结账，具体结算方式等

4．收款员报表：

可以根据签到和签退时间查询历史收银信息，包括结算明细。

5．日结：

手工选择日期或系统自动进行闩结款。

（427页）

（二）管理设定：

品／项打折设定、厅管理设定、企业信息设定、权限管理。

1．品／项打折设定：

允许用户自行设定哪些品项小类可以打折或不打折。

2．厅管理设定：

设定每个厅的抹零方式和限制，指定服务是否参与打折。

管理权限设定每个厅的优惠上限。

挂账的具体方式（会员卡、身份匪），前台是否较验权限。

前台具体的返现比例等。

用户还町m具体指定该厅的每个手牌服务费收取的具体方式（不处理、按指定金额、按消费比例、按顾客人数、按时间）。

服务费设定指出哪些类收取服务费，哪些类别不收取服务费，还可以对于牌进行批量设定服务费。

3．企业信息：

反映了企业的基本情况，营业的时间范围等。

4．权限管理：

可以针对每个员工设定相应的权限。

对于特殊营业情况还可以给员工没定相应的授权号，以便前台营业时校验（宴请权、优惠权、跑单、返位、结赊账）。

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（三）统计分析：

当前数据查询、历史数据查询、预算。

1．当前数据杳询：

项目调整报表（查询已销售的、结算完毕的以及经过特价、变价、增单、临时打折等已调整的晶项明细）、品项销售报表（查询经过加单、结算、调推后的品项类别明细）、部门主类销售报表、部门类别销售报表、部门品项销售报表、营业销售报表（反映了每天各巾别的营业销售和结算情况）收入汇总报表、手牌调换记录（查询手牌开牌后的消费情况）、收银员结算明细报表、收银员收款明细报表、包房使用明细。

2．历史数据查询：

查询历史报表包括项目调整报表、品项销售报表、部门主类销售报表、部门类别销售报表、部门品项销售报表、营业销售报表、收入汇总报表、乎牌调换记录、技师提成报表、包间／手牌禁用统计、包间使用明细报表、收银员结算明细报表、收银员收款明细报表、包房使用明细。

3．预算：

对比数据列表（对比当天、当月和当年的实际发生与预算的差额）、收入统计报表（统计当天、当月、当年的收入和数量）。

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（四）会员管理：

卡型设置、会员’卡档案、卡操作、会员卡管理、账户冲红、消费明细汇总、会员账户。

1．卡型设置：

设置会员卡卡型（金卡、银卡、龙卡等）以及可以肘不同的卡进行打折定义。

2．会员卡档案：

单个或批量建立卡的基本信息。

3．卡操作：

制作会员卡、设置密码、克值金额及查询消费情况。

4．会员卡臂理：

设援会员卡废止、停用和挂失等状态。

5．账户冲红：

包括消费冲红和亢值冲红，消费是只读卡器划掉顾客的消费金额后，投有在数据库中消掉金额，那么操作虽要在此进行冲红。

充值是只由于某种原因使数据库中的金额多减了，那么操作员应当把多减的给补回来，就选择充值冲红。

6．消费明细汇总：

查询会员账户的消费情况。

7．会员账户：

查询会员账户的余额。

（五）客户管理：

客户档案、数据汇总、公司往来对账、客户消费、结赊账记录、搜索。

1．客户档案：

建立一些经常往来的客户，或成为本点会员时建立客户基本信息。

2．数据汇总：

汇总客户的消费信息及消费明细。

3．公司往来对账：

查询往来公司或会员的结账赊账情况。

4．客户消费：

按指定时间查询客户消费明细。

5．结赊账记录：

按时间统计公司账户的结赊账明细。

6．搜索：

查询客户档案信息。

（六）档案管理：

部门档案、厅／手牌（可以一个一个增加也可按批量增加）、品硼类别、员工档案、晶／项档案、Pos档案、结算方式、退单原因、禁用原因维护、手牌调换原因维护、外币档案、价目制作、套票设定、包房档案、信用卡档案、支票类型。