采购管理工作细化执行管理范本资料.docx
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采购管理工作细化执行管理范本资料
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第2章采购战略和计划细化执行与模板6
2．2采购战略和计划执行工具与模板6
2．2．1物资采购计划表6
2．2．2设备采购计划表6
2．2．3采购作业授权表7
2．2．4认证计划说明书7
2．3采购战略与计划执行制度与模板8
2．3．2采购规范化管理操作制度8
2．4采购战略与计划执行文案与模板8
2．4．1采购战略规划书8
2．4．2年度采购计划书11
第3章采购预算细化执行与模板13
3．2采购预算执行工具与模板13
3．2．1采购现金预算表13
3．2．2年度采购预算表13
3．2．3采购预算控制表14
3．2．4采购预算审核表14
3．2．5采购预算变更表15
3．3采购预算执行制度与模板16
3．3．1采购预算编制办法16
3．3．2采购预算管控制度18
3．4采购预算执行文案与模板19
3．4．1预算增加申请书19
3．4．2采购用款申请书20
第4章采购招标细化执行与模板21
4．2采购招标执行工具与模板21
4．2．1投标报名表21
4．2．2标书评审记录表22
4．2．3招标采购委托申请表22
4．3采购招标执行制度与模板23
4．3．1招标文件编制管理细则23
4．4采购招标执行文案与模板26
4．4．1招标公告26
4．4．2招标邀请书27
4．4．3中标通知书28
第5章供应商管理细化执行与模板29
5．2供应商管理执行工具与模板29
5．2．1供应商调查表29
5．2．2供应商评审记录表31
5．2．3供应商考核评级表32
5．3供应商管理执行制度与模板33
5．3．1供应商档案管理制度33
5．3．2供应商规范管理细则35
5．4供应商管理执行文案与模板38
5．4．1供应商调查报告38
5．4．2供应商开发方案40
5．4．3供应商沟通方案42
5．4．4供应商绩效改善方案44
第6章采购价格管理细化执行与模板46
6．2采购价格管理执行工具与模板46
6．2．1物资采购询价单46
6．2．2采购价格分析表47
6．2．3价格信息汇总表47
6．2．4设备采购报价表48
6．2．5比价议价记录单49
6．2．6采购价格变动表49
6．2．7采购价格审议表50
6．2．8采购物资核价表51
6．3采购价格管理执行制度与模板51
6．3．1报价舞弊管理办法51
6．3．2采购价格管理制度54
6．3．3采购底价管控办法56
6．4采购价格管理执行文案与模板59
6．4．1采购报价邀请函59
6．4．3采购价格调研分析报告60
第7章采购成本管理细化执行与模板63
7．2采购成本执行工具与模板63
7．2．1采购成本核算表63
7．2．2采购成本预算表63
7．2．3采购成本分析表64
7．2．4采购成本比较表64
7．3采购成本执行制度与模板65
7．3．1采购成本核算办法65
7．3．2采购成本评估办法67
第8章采购合同管理细化执行与模板69
8．2采购合同管理执行工具与模板69
8．2．1合同谈判记录表69
8．2．2采购合同约定表70
8．2．3采购合同评审表71
8．2．4合同信息统计表71
8．3采购合同管理执行制度与模板72
8．3．1采购合同管理制度72
8．3．4采购合同归档管理办法75
8．4．4采购合同纠纷处理方案76
第9章采购订单管理细化执行与模板79
9．2采购订单管理执行工具与模板79
9．2．1物资订购单79
9．2．2采购订单跟踪表79
9．2．3采购变更申请表80
9．2．4采购订单执行统计表81
9．3采购订单管理执行制度与模板81
9．3．1日常订单管理办法81
9．3．2异常订单处理办法83
9．3．3订单变更管理办法85
第10章采购交期管理细化执行与模板87
10．2采购交期管理执行工具与模板87
10．2．1采购交期控制表87
10．2．2采购催货通知单87
10．2．3交期延误分析表88
10．3采购交期管理执行制度与模板89
10．3．2采购交期跟催办法89
10．4采购交期管理执行文案与模板90
10．4．1物资交期跟催方案90
第11章采购质量管理细化执行与模板92
11．2采购质量管理执行工具与模板92
11．2．1采购检验报告单92
11．2．2特采作业申请单93
11．2．3设备采购验收单94
11．2．4采购认证计划表95
11．2．5质量偏差汇总表96
11．2．6紧急放行申请表97
11．3采购质量管理执行制度与模板98
11．3．1采购检验管理细则98
11．3．2产品质量赔偿和激励管理办法101
11．4采购质量管理执行文案与模板103
11．4．1供应商认证方案103
11．4．2采购质量改善方案105
第12章采购库存控制细化执行与模板107
12．2采购库存控制执行工具与模板107
12．2．1库存月报表107
12．2．2存量基准设定表107
12．2．3物资存量明细表108
12．2．4用量差异反应表108
12．2．5采购补货计划表109
12．3采购库存控制执行制度与模板109
12．3．2库存控制管理办法109
第13章采购结算管理细化执行与模板112
13．2采购结算管理执行工具与模板112
13．2．1预付货款申请表112
13．2．2采购付款结算表112
13．2．3现金采购申请表113
13．3采购结算管理执行制度与模板113
13．3．2采购支付管理办法113
13．4采购结算管理执行文案与模板115
13．4．1采购验收结算书115
第14章采购信息管理细化执行与模板116
14．2采购信息管理执行制度与模板116
14．2．1采购信息发布管理办法116
14．2．3采购信息保密制度模板117
第15章采购绩效管理细化执行与模板120
15．2采购绩效管理执行工具与模板120
15．2．1采购人员月度考核表120
15．2．2采购人员年度考核表121
15．2．3采购人员绩效改善表122
15．2．4采购人员绩效奖惩审批单122
15．3采购绩效管理执行制度与模板123
15．3．1采购绩效管理制度123
15．3．2采购稽核实施办法126
15．4采购绩效管理执行文案与模板128
15．4．1采购绩效评价方案128
第16章采购风险控制细化执行与模板133
16．2采购风险控制执行工具与模板133
16．2．1采购合同风险评估表133
16．2．2采购风险预测汇总表134
16．3采购风险控制执行制度与模板135
16．3．2商业贿赂处理管理办法135
16．3．3采购风险防范管理办法137
16．4采购风险控制执行文案与模板140
16．4．1采购风险评估方案140
第17章采购外包管理细化执行与模板142
17．2采购外包执行工具与模板142
17．2．1外包业务申请表142
17．2．2外包商调查评审表143
17．2．3外包商考核评估表144
17．3采购外包执行制度与模板145
17．3．2采购外包管理制度模板145
第18章国际采购管理细化执行与模板148
18．2国际采购执行制度与模板148
18．2．1国际采购业务操作规范148
18．2．2国际采购合同管理规范149
附：
弗布克已出版图书书目152
第2章采购战略和计划细化执行与模板
2．2采购战略和计划执行工具与模板
2．2．1物资采购计划表
编号：
需求部门：
日期：
年月日
项次
名称
规格/型号
单位
库存数
数量
单价
总价
推荐供应商
需求日期
本单合计金额
备注
2．2．2设备采购计划表
序号
名称
型号
规格
零件
编号
数量
单位
参考
价格
要求到货时间
购买
单价
备注
申请
部门
经办人
备注
负责人
审批
意见
设备部经理
采购部经理
采购总监
总经理
2．2．3采购作业授权表
采购项目
金额范围
采购程序
合同验收
单位
付款程序
申请
初核
合办
复核
裁决
申请
初核
复核
裁决
2．2．4认证计划说明书
编号：
计划期：
年月日至年月日
物资名称
规格/型号
单位
需求数量
认证周期
已有认证容量
认证需求量
计划认证时间
2．3采购战略与计划执行制度与模板
2．3．2采购规范化管理操作制度
采购规范化管理操作制度
第1条为了规范本公司采购作业管理，特制定本制度。
第2条本公司所有供应物资均采用集中采购制度。
第3条本公司的物资采购计划应根据物资需求计划来拟订。
第4条本公司的储备物资采用预购备用方式采购，非储备物资采用现用现购方式采购。
第5条本公司采购人员应采取客观公正的态度和良好的职业道德来开展业务。
第6条本公司各部门如需采购物资，需提前填写采购申请表，并由该部门负责人审核签字后送采购部。
第7条本公司对外采购，必须经由一级供应商或制造商；当地制造的物资必须直接向制造商订购，并以询价、比价、议价或投标方式办理。
第8条对于每一个采购项目，原则上应寻找两家或两家以上的供应商询价。
第9条采购人员必须针对采购物资实施市场调查工作，并建立有关资料，作为选择供应商或制造商的依据。
第10条公司采购的所有物资，必须经过质量管理部检验后方可入库，入库后才能办理相关结算手续。
第11条本公司所有采购物资，均需建立明确的追溯标识或记录，实施独立的追踪制度，以监控采购物资质量。
第12条所有采购工作必须保持完整的采购记录，以便进行分析并支持采购决策。
第13条本制度由采购部制定，其解释和修订权归采购部所有。
第14条本制度自公示之日起实施。
2．4采购战略与计划执行文案与模板
2．4．1采购战略规划书
一、部门的工作事项
未来3到5年内，采购部的工作重心将会发生部分转移，但是主要职责不会改变，其主要的职责包括以下7个方面。
1．负责采购订单的拟定、采购计划的编排、物资订购及交货期的控制。
2．寻找物资供应商，进行其资料的收集与开发工作。
3．与供应商开展比价、议价、谈判工作，并沟通协调与供应商以及其他部门的关系。
4．改进采购的工作流程和标准，简化流通环节，减少库存的单位保持时间，加快存货周转。
5．发展、选择当地供应商并处理与其之间的关系，对其产品质量进行监控。
6．对供应商产品的价格、产能、品质、交货期进行审核，确定已有供货商的稳定供货能力。
7．及时跟踪掌握采购物资的价格行情变化及品质情况，以期提升产品品质及降低采购成本。
二、部门的工作目标；
在未来3到5年内，采购部将逐步完善工作制度，明细采购各岗位职责，确保规范化管理，具体的采购工作目标如下所示。
1．完善制度，明确职责，按章办事。
2．公正、透明地实现公开询价。
3．采购成本费用较2010年减少8%以上。
4．采购交期达成率较2010年提高5%以上。
5．做好价格、品质和职能定位工作，采购物资质量合格率达到%以上。
6．提高采购人员的自身素质和业务水平，保证货比三家，寻找质优价廉的物资。
7．采购信息化率达到%以上，基本实现自动下单。
8．未来3到5年内，采购部将继续围绕“控制成本、采购性价比最优的产品”的实际工作目标，要求采购人员在充分了解市场信息的基础上进行询比价，注重沟通技巧和谈判策略。
9．力争各长期合作供应商在原价位的基础上下浮2%～5%。
三、采购队伍建设规划
（一）采购人员素质建设
1．在接下来3到5年内，采购部将继续提高部门工作员工的业务素质和责任感，除了组织部门人员进行培训外，还更加注重使员工在平时的每项具体工作和每个工作细节中不断地提高业务素质。
2．采购部应反复强调采购人员的责任感，要求每位员工对自己采购的材料设备负责到底，保证对材料、设备的有效追踪，并每周提交工作计划报告。
（二）预计增补、扩充岗位
在今年需求旺季时，我部门预计需招聘2～5名新员工，一部分专门负责辅料、外加工和零星采购工作，另一部分专门协助做好原料及设备采购工作，减少现有人员的工作负荷。
四、供应商管理规划
1．针对部分价格较高而又不降价的供货商做出局部调整，寻找新的供应商。
2．调整部分工作程序，增加采购复核环节，采购负责人在对材料、设备询比价的基础上进行复核后再由采购部经理进一步复核，实行两级质量和价格复核机制。
3．进一步完善合格供应商名录，只接受名录内供应商的报价。
4．与供应商建立战略合作伙伴关系，争取供应商的支持，谋求双方共同长期的健康发展，从而抢占市场、节约成本、降低价格的制高点，为公司的持续健康发展奠定基础。
5．建立重要物资供应商的信息数据库，记录这些供应商的产品或服务的规格、性能及其他信息。
五、采购流程及标准管理
2011年，采购部将以公司推行流程管理为契机，细化采购管理流程，编制完善的采购作业标准程序，确保采购进入规范化管理，全面提高采购水平。
六、采购成本控制
1．在开展采购工作前，必须制定采购预算，对采购成本进行估计和预测，理性地规划使用采购资金。
2．采购部人员应在采购过程中建立资金使用标准，对采购实施行为中的资金进行合理的配置和分发，随时检测与控制采购资金使用情况。
3．采购人员需注意运用各类采购成本控制办法，以提高资金的使用效率，优化采购管理中的资源调配，控制采购成本。
4．在进行供应商订单分配时，要避免货源单一，力争寻求多家供应，同时又要保证所选供应商承担的供应份额充足，以享受到供应商的优惠政策，降低物资的价格和采购成本。
七、采购工作流程
（一）已有标准作业流程
采购部现有已规范化的工作流程包括6项，具体如下所示。
1．物资采购流程（流程图略）。
2．产品的入库检验流程（流程图略）。
3．安全库存的确定与补货流程（流程图略）。
4．供应商的选择与管理流程（流程图略）。
5．采购质量控制流程（流程图略）。
6．采购结算工作流程（流程图略）。
（二）需要完善的流程
在下一规划期内，采购部需要不断完善已有工作流程，添加新的规范化工作流程，确保采购工作按照规范化流程进行。
（具体需要完善的流程略）
2．4．2年度采购计划书
年度采购计划书
一、指导思想
1．采购部要树立“为公司节约每一分钱”的观念，积极落实采购工作要点。
2．采购部坚持“同等质量比价格，同等价格比质量，最大限度为公司节约成本”的工作原则。
二、上年采购工作回顾
（一）组织实施“阳光采购策略”
1．采购部公开透明地按采购制度程序办事，在采购前、采购中、采购后的各个环节中要主动接受审计及其他部门监督。
2．不论是大宗材料、设备还是小型材料的零星采购，都尽量多地邀请相关职能部门参与。
即使在时间紧、任务重的时候，也始终坚持这个原则。
3．采购部热情邀请审计部相关人员一起询问比价，在采购各个环节中主动接受审计监督，在确保工作透明的同时保证了工作进度。
（二）完善制度，明确职责，按章办事
通过组织学习“采购战略规划书”和公司ISO9000质量管理体系文件，完善了更具操作性的“材料、设备采购控制流程”、“供应商评价作业指导书”等采购管理制度。
三、下年度工作要项说明
（一）公正、透明地实现公开招标
采购部计划在下年度完全采用公开招标，并保证竞标单位在三家以上，招标全程由总经办、审计部、采购部和相关部门共同参与，增加采购透明度，真正做到降低成本、保护公司利益。
（二）形成监督机制
1．做好价格和技术规格分离以及职能定位工作，价格必须经采购部和审计部审核，技术必须经技术部和总经办审核，以形成相互制衡的工作机制。
2．防范、抑制腐败，建立材料价格信息库和材料价格监管机制，提高采购人员的自身素质和业务水平，保证货比三家，购买质优价廉的物资。
（三）做好成本控制
围绕“控制成本、采购性价比最优的产品”的工作目标，要求采购人员在充分了解市场信息的基础上注重沟通技巧和谈判策略。
（四）加强对供应商的管理协调
1．本部门计划进一步加强对供应商的管理，本着对供应商负责的态度，对每一位来访的供应商进行分类登记，确保了供应商资料不会流失。
2．全面加强对供应商信息的掌握程度，建立并完善供应商数据库，以利于供应商管理。
四、具体工作计划
（一）供应商管理计划
1．年度供应商搜集工作计划于1月至2月中旬完成。
2．供应商资料整理工作计划于2月底之前完成。
3．供应商资料核查工作计划于3月15日之前完成。
4．供应商考核评估方案制订计划于3月中旬开始，在去年年度总结的基础上制定，计划于4月上旬完成。
5．4月上旬开始供应商考核方案的试用，直至本年年底，均采用新的供应商考核评估方案。
（二）成本控制计划
1．计划与1～3月开展市场物资成本调查。
2．计划在3月份上年度财务报表出来之后进行采购成本分析，计划在1个月内完成。
3．在4月底之前根据采购成本分析结果，设立重点管控与非重点管控物资及供应商。
4．采购成本管理人员应根据成本分析的结果和日常采购运作状况，在5月份制定成本评估办法。
5．全年度根据上年年末制定的成本管控办法控制采购成本。
6．本年度7～10月份制定成本管控考核方案，并在年末的采购成本考核中试用。
（三）物资采购计划（略）
第3章采购预算细化执行与模板
3．2采购预算执行工具与模板
3．2．1采购现金预算表
编制部门：
单位：
万元
序号
物资类别
1月
2月
3月
×月
新购
预付
到期
新购
预付
到期
新购
预付
到期
1
2
3
审批人：
审核人：
制表人：
3．2．2年度采购预算表
编制部门：
单位：
万元
采购项目
1月
2月
3月
4月
5月
6月
7月
8月
9月
10月
11月
12月
累计
填表人：
采购部经理：
3．2．3采购预算控制表
编制单位：
编制日期：
年月日单位：
万元
序号
品名
单位
购买价
运输率
关税
采购价（含税）
税率
成本价
运费
税率
成本价
编写人：
审批人：
3．2．4采购预算审核表
审核日期：
年月日
申购部门
申购单编号
总经理
品名
数量
采
购
记
录
序号
供应商
价格
品牌
1
副总经理
2
3
4
采购经理
签署意见
承办人
3．2．5采购预算变更表
编制部门：
编制日期：
年月日单位：
万元
变更类别
□预算调整□预算增加□预算追减
预算科目
细项说明
原核定预算
拟核定预算
拟变更内容
调整幅度
预算变更原因
采购部经理
审核
财务部经理
审核
财务总监审核
3．3采购预算执行制度与模板
3．3．1采购预算编制办法
采购预算编制办法
第1章总则
第1条目的
为了规范采购预算的编制工作，确保采购工作的顺利进行，控制采购费用支出，提高公司资金的使用效率，特制定本办法。
第2条适用范围
本办法适用于本公司采购预算编制的管理工作。
第3条管理职责
1．总经办负责采购预算的审核与批准。
2．采购部负责根据采购计划编制采购预算，并严格执行。
3．财务部协助采购部制定采购预算，整合本公司整体预算，监督采购预算的执行。
第2章采购预算的编制
第4条影响采购预算编制的因素
1．采购环境。
2．产品销售计划、生产计划。
3．物资使用清单。
4．存量管制卡。
5．物料标准成本的设定。
第5条采购预算的编制依据
1．生产经营所需要的物资数量。
2．预计物资在期末的库存量。
3．本期计划末结转库存量。
结转库存量由仓储部和采购部根据各种物资的安全库存量和提前采购期进行确认。
4．物资计划价格。
物资
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